ALGUMAS CONSIDERAÇÕES ADMINISTRATIVO-FINANCEIRAS PARA AS UG’S PETROBRÁS

1. ALGUMAS CONSIDERAÇÕES ADMINISTRATIVO-FINANCEIRAS PARA AS UG’S PETROBRÁS

2. DOCUMENTOS HÁBEIS • Definição: “Documentação que comprova os atos e fatos que originam o lançamento na escrituração contábil da entidade” Ministério da Previdência Social. • Documentos que possuem validade fiscal perante o fisco Municipal, Estadual e Federal para efeito de prestação de contas.

3. DOCUMENTOS HÁBEIS • Notas fiscais de saída (venda) dentro do prazo de validade e que possuam dados como inscrição estadual, CNPJ, série e modelo da mesma ou autorização pela Secretaria da Fazenda para emissão; • Cupons fiscais; • Notas fiscais de serviços emitidas por prefeituras decorrentes de prestação de serviços; • Nota Fiscal Eletrônica*; • Fatura ou duplicada; • RPA – Recibo de Pagamento a Autônomo.

4. DOCUMENTOS HÁBEIS OBESERVAÇÕES IMPORTANTES • Atentar para a validade da Nota fiscal que consta sempre no canto superior direito ou no canto inferior da nota. Caso a nota fiscal não possua a data de validade impressa no corpo da nota, observar a data da AIDF (autorização para impressão de documento fiscal) que tem de ser de sessenta meses antes da realização da despesa. • Sempre solicitar recibo de quitação da despesa. Quando não houver solicitar carimbo de pago no corpo da nota.

5. DOCUMENTOS HÁBEIS OBESERVAÇÕES IMPORTANTES Todas as Notas Fiscais e/ou Recibos de quitação devem conter: a) O nome e endereço completo da UG; b) A data da compra (emissão) ou do serviço realizado; c) A descrição detalhada do produto comprado e/ou do serviço prestado; d) Os valores unitários; e) Retenções na fonte, quando for o caso;

6. DOCUMENTOS HÁBEIS OBESERVAÇÕES IMPORTANTES f) valor total; g) a comprovação do pagamento (quitação) efetuado, seja por meio do recibo de quitação assinado pelo vendedor e/ou prestador de serviços, por boleto bancário (ficha de compensação) autenticado ou ainda por comprovante de depósito bancário na conta do fornecedor vencedor do processo de cotação. h) o deposito ou transferência eletrônica deverá ser sempre na conta específica do fornecedor, cuja denominação deverá ser igual a constante da Nota Fiscal.

7. DOCUMENTOS HÁBEIS OBESERVAÇÕES IMPORTANTES i) Nos casos de notas fiscais modelo tipo 1 ou 1A a UG deverá estar atenta, antes do pagamento da despesa, se àquele fornecedor não se encontra - naquela data - obrigado a emitir apenas Nota Fiscal Eletrônica.

8. DOCUMENTOS HÁBEIS • Recomendamos a UGque antes de realizar os pagamentos aos seus fornecedores, que verifiquem se a empresa encontra-se ativa, através do site Receita Federal www.receita.fazenda.gov.br (CNPJ);

9. DÚVIDAS !!!

10. PROCEDIMENTOS DA NF-E Substitui os talonários tipo 1/1A; Consultar o cartão de CNPJ do fornecedor para verificação de CNAE (Código Nacional de Atividade Econômica) primários e secundários; ATRAVÉS DO LINK http://www.receita.fazenda.gov.br/PessoaJuridica/CNPJ/cnpjreva/Cnpjreva_Solicitacao.asp

11. PROCEDIMENTOS DA NF-E Verificar o anexo único do Protocolo do ICMS de nº 42/2009 para consulta se àquele(s) CNAE(S) encontram-se obrigado naquela data a emissão de NF-e em substituição dos modelos 1 e 1A. ESSA PESQUISA DEVE SER FEITA ATRAVÉS DO LINK: http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/protocolos/icms/2009/pt042_09.htm

12. PROCEDIMENTOS DA NF-E Nos casos de emissão de DANFE- Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, a UG deverá imprimir e anexar ao pagamento no site correspondente ao Estado (UF) de emissão da Nota a autenticidade daquele DANFE. E só após a impressão da AUTORIZAÇÃO que deverá efetuar o pagamento.

13. EXEMPLO DE COMO VERIFICARCNAE – Site

14. ACESSANDO O PROTOCOLO ICMS 42/2009 CNAE PRINCIPAL – 47.731-8.00 CNAE SECUNDÁRIO – 47.32-6.00 DATA EMISSÃO DA NOTA FISCAL 01/05/2012 LINK ACESSO: http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/protocolos/icms/2009/pt042_09.htm

15. ATENÇÃO, OBSERVAÇÃO IMPORTANTE !!! • Não confundir Nota Fiscal de Venda com Nota fiscal de serviço: • NF venda – Aquisição de produtos; • NF serviço – Prestação de serviços PF e PJ.

16. ATENÇÃO, OBSERVAÇÃO IMPORTANTE !!! Exemplo: Areia Produto NF de venda NF de serviço Hospedagem Serviço

17. PERGUNTA 01 – Nf-e Escreva o passo a passo que a Instituição deve fazer ao receber uma nota fiscal série 1 ou 1A?

18. PERGUNTA 02 Qual(is) os tipos de documentos que comprovam qualquer tipo de despesa, independente do valor (venda mercantil) A) nota fiscal avulsa; B) cupom fiscal; C) nota fiscal série D; D) nota fiscal eletrônica; E) recibo de reembolso.

19. DOCUMENTOS INÁBEIS Documentos que não possuem validade fiscal perante o fisco Municipal, Estadual e Federal para efeito de prestação de contas e não aceitos para efeito de prestação de contas. EXEMPLOS Notas fiscais com rasuras ou emendas; Despesas comprovadas apenas com recibo, quando a mesma exige uma nota fiscal ou cupom fiscal; Notas fiscais sem a descrição do produto ou serviço adquirido;

20. DOCUMENTOS INÁBEIS Documentos que não possuem validade fiscal perante o fisco Municipal, Estadual e Federal para efeito de prestação de contas e não aceitos para efeito de prestação de contas. EXEMPLOS Notas fiscais cujo destinatário não seja a UG; Nota fiscal emitida fora do prazo de validade da mesma; Nota fiscal Série 1 ou 1 A, onde correto seria Nf-e.

21. PROBLEMAS EVIDENCIADOS NA DOCUM. FINANCEIRA • Rasuras em documentos fiscais; • Aquisição de Produtos com Nota Fiscal de serviço; • Aquisição de Serviço com nota fiscal de venda de mercadoria; • Ausência retenção impostos; • Ausência recibo quitação; • Notas fiscais não nominais a Instituição; • Cupons fiscais apagados emitidos em papel térmico sem a retirada da fotocópia do mesmo.

22. PROBLEMAS QUE PODEM OCASIONAR DEVOLUÇÃO DE RECURSOS • Documentos inábeis; • Despesas realizadas fora da área de atuação; • Despesas em nome da diretoria; • Evidencia de realização de despesa sem a elaboração de processo de cotação correspondente; • Pagamento de multas e juros; • Despesas realizadas fora da vigência do contrato; • Funcionários publicos em todas as esferas, tanto para contratação de pessoal, quanto para prestação de serviços • Contratação de membros de diretoria de outras UG’s.

23. DÚVIDAS !!!

24. RECIBO PAGAMENTOAUTONOMO – RPA • Nome e o endereço completo do beneficiário; • Número de sua Carteira de Identidade e CPF, PIS ou Inscrição no INSS, sua assinatura, o valor pago, o local e a data do pagamento, bem como uma descrição detalhada do serviço realizado. O que deve conter RPA Obs.: Se o prestador de serviços não possuir número de Cadastramento do PIS ou da Previdência Social, deverá ser inscrito no INSS antes de ser feito o pagamento do serviço e se, por alguma razão não for possível cadastra-lo, ele não poderá prestar o serviço, a fim de evitar problemas na apresentação da GFIP.

25. RECIBO PAGAMENTOAUTONOMO – RPA • Deve ser efetuada a retenção destinada ao INSS nos limites previstos atualmente; • Deve ser efetuada a retenção do ISS, se o prestador de serviços não possuir inscrição municipal como prestador de serviços autônomo ou não apresentar NF de serviço; • Deve ser efetuada a retenção do Imposto de Renda na Fonte – IRRF, se o valor líquido dos serviços, após a deduções legais (INSS, dependentes do prestador de serviço mediante apresentação documento comprobatório e do valor da tabela), exceder o limite de isenção previsto na Tabela Progressiva do Imposto de Renda atualizada; • O Recibo deve detalhar os valores bruto, líquido e respectivos descontos.

26. RESUMO IMPOSTOS SOBRE RPA QUAIS OS IMPOSTOS RETIDOS ISS RETIDO FONTE INSS IRRF ACORDO TABELA PROGRESSIVA

27. O QUE FAZER NOS CASOS EM QUE A ENTIDADE FOR FILANTRÓPICA Recolher INSS sobre o serviço prestado, descontado do Prestador num percentual de: 20%

28. COMO CALCULAR UM RPA Valor Bruto: R$ 1.000,00 INSS: R$ (110,00) ISS (5%): R$ (50,00) Total líquido: R$ 840,00 • Notas: • ISS pode variar até 5% dependendo da legislação vigente de cada município; • Entidade filantrópicas recolhem 20% do INSS devido a prestação do serviço.

29. PROBLEMAS EVIDENCIADOS NOS RPA’s ANALISADOS • Não retenção INSS e/ou IRRF, sem a apresentação de documentação comprobatória; • Não recolhimento encargos devidos; • Não retenção, apesar ter feito recolhimento Imposto incidente – despesa projeto; • Apropriação indébita; • Ajuste no valor líquido a ser pago.

30. DÚVIDAS !!!

31. CUIDADO... QUAL O LOCAL QUE SERÁ RETIDO O ISS? • A lei federal que rege o imposto sobre serviços é a Lei Complementar nº 116 de 31 de julho de 2003, baseando-se nela cada município instituiu seu Código Tributário Municipal - CTM, visto que cada um deles tem alguma peculiaridade em relação aos serviços prestados em seus domínios. Sendo assim o contribuinte deve seguir a princípio a legislação do seu município, caso ainda existam dúvidas sobre a aplicação da lei municipal deve-se consultar a LC nº 116/03. • O referido imposto é devido no local do estabelecimento do prestador ou, na falta dele, no domicílio do prestador, salvo nas exceções previstas no art. 3º da LC 116/03, que o imposto será devido no local da prestação do serviço, sendo, então, retido na fonte.

32. CARACTERÍSTICAS DO ISS ISS Homologado/Próprio: • Nf Avulsa; • ISS retido na sede domicílio; • Dam em nome Prestador. ISS Fonte; • ISS retido na fonte; • ISS recolhido na sede da UG; • Dam em nome da Instituição.

33. INSS • Incide sobre os serviços prestados mediante cessão de mão-de-obra ou empreitada, inclusive em regime de trabalho temporário. • Percentual: 11% • Valor mínimo recolhido em guia é de R$ 29,00. Se o valor apurado não atingir o mínimo estipulado por guia, o mesmo deverá ser acumulado para a ser recolhido no próximo mês.

34. Serviços Prestados em: 15 de julho de 2010 R$ 500,00 IRRF R$ 5,00 Serviços Prestados em: 29 de julho de 2010 R$ 500,00 IRRF R$ 5,00 Serviços Prestados em: 01 de julho de 2010 R$ 500,00 IRRF R$ 5,00 IRRF a recolher no mês (1+2+3) = 15,00 IMPOSTO DE RENDA - IR Será recolhido o IRRF de um prestador dentro do mês competência se o valor do imposto for superior a R$ 10,00 (caso contrário deverá ser acumulado e recolhido no mês seguinte), lembrando que o valor é cumulativo no mês, com base na raiz do CNPJ do prestador. Ex.: Caso um prestador emita 3 notas de serviço no mês de julho no valor de R$ 500,00:

35. PERGUNTA 03 Diferencie ISS Homologado de ISS Substituição Fonte mencionando as características pertinentes a cada um?

36. PLANILHA CONTROLE USO DOS VEÍCULOS • Uma planilha para cada veículo; • Alimentação diária; • Assimetria de informações entre os dados físicos e financeiros; • Documento Hábil; • Habilitação em dias dos responsáveis pelos o uso dos veículos.

37. ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO

38. ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO Por ordem de data de Pagamento/n° do cheque – Relatório Conciliação de Documentos do SIGA NET • Separar documentos por mês; • Anexar sempre ao documento mapa de cotação referente a processo de compras; • Arquivar documentos na ordem de registro do SIGA NET de acordo com relatório de Registros de Gastos do SIGA NET – opção conciliação documento; • Guardar documentos em pastas classificadoras; • Evitar grampos e “clips” – risco de perder ou estragar documento; • Evitar anexar documentos em folhas reaproveitadas nos dois lados;

39. ARQUIVAMENTO DOCUMENTAÇÃO FINANCEIRA • Encargos sociais e despesa de pessoal (original) /prestação de serviço – 35 anos; • Documentação financeira – 15 anos após a aprovação prestação contas.

40. ARQUIVAMENTO DOCUMENTAÇÃO FINANCEIRA DICAS: • Elaborar planilha mensal de detalhamento de pagamento encargos; • Arquivar documentação financeira de acordo com o relatório de registro de gastos do SIGANet; • Elaborar dossiê dos funcionários de acordo com a relação que consta no manual financeiro; • Anexar, a cada mês de documentação financeira, relatórios do sistema correspondente ao mês de análise e cópia planilha conciliação e extratos bancários;

41. ARQUIVAMENTO DOCUMENTAÇÃO FINANCEIRA DICAS: • Toda a documentação deve ser vinculada ao projeto após o pagamento da mesma, mediante carimbo que precisa conter número do TCTF e nome do Financiador; • Identificar todas as pastas de documentação financeira com os dados do Contrato; • Retirar cópia, imediatamente de todo documento comprobatório de despesa emitido em papel térmico e anexa-la junto ao original.

42. ARQUIVAMENTO DOCUMENTAÇÃO FINANCEIRA Da simetria entre os registros físicos e financeiros • Atentar para a coerência entre os registros físicos e financeiros correspondentes. Observar o registrado no SIGANET, eles devem ter as mesmas informações, pois correspondem a um mesmo fato. • Ex. Mesmo CPF do beneficiário da cisterna no Termo de Recebimento e no Recibo de Contribuição à Família da mesma cisterna. Quando outra pessoa da família assinar o recibo de contribuição a família, deve-se proceder como no Termo de Recebimento: Atestar o parentesco entre o beneficiário selecionado e quem assinou o recibo de contribuição; • A mesma coerência deve ser observada nas listas de presença dos eventos, reembolsos, etc.

43. PERGUNTA 04 Quais os cuidados que devemos ter no arquivamento da documentação financeira? A) vincular o documento imediatamente após o pagamento; B) Arquivar de acordo com o relatório do Siga Net; C) Evitar o uso de grampos e clips; D) Documentação nominal, datada, emitida dentro da validade fiscal.

44. F I M