Roma 21 maggio 2007

1. FORUM PA 2007 – ICT, Razionalizzazione delle infrastrutture La razionalizzazione delle infrastrutture come strumento di riduzione della spesa e come leva strategica per il cambiamento organizzativo Gaetano Santucci Responsabile Area Indirizzo, supporto e verifica delle Pubbliche Amministrazioni Centrali Roma 21 maggio 2007 Area Indirizzo Supporto e Verifica PAC

2. AGENDA • Razionalizzazione: possibilità o necessità? • Strumento di riduzione della spesa • Leva strategica per il cambiamento • Il progetto 3C del CNIPA • Descrizione del progetto • Metodi e risultati • Sperimentazione dei risultati • Cinque domande

3. Le fasi del progetto 3C 1 2 3 Ipotesi di lavoro – Situazione CED PAC Ipotesi tipologie di consolidamento Definizione business case per casi reali • Elevato numero di CED nella PAC • Frammentazione delle risorse elaborative anche all’interno delle singole P.A. • Architettura d’esercizio non ottimizzata (numerosi server di medie dimensioni / server sotto-utilizzati) • Supporto tecnico per unità elaborativa sovradimensionato a causa della mancanza di ottimizzazione • Costi di manutenzione elevati a causa della mancanza di razionalizzazione dei servizi di supporto • Spazi fisici sotto – utilizzati • Presidio della sicurezza non ottimizzato: non omogeneo e non allineato alle esigenze specifiche delle diverse amministrazioni Consolidamento “fisico” degli spazi dei CED Consolidamento fisico apparati (Server, Mainframe, Storage) Virtualizzazione Server e Storage Grid computing Consolidamento applicazioni Business Continuity Consolidamento servizi di gestione Servizi ASP • Rilevamento CNIPA 2005 per confermare le ipotesi e valutare l’efficacia degli interventi di consolidamento • Acquisizione benchmark • Preparazione business case di alto livello degli scenari di razionalizzazione • Valutazione efficacia potenziale e rischi degli interventi di consolidamento

4. Distribuzione CED per localizzazione Sono stati censiti 1.033 CED appartenenti a 38 PAC, di cui: CED (generalmente localizzati a Roma) che svolgono una funzione di supporto all’amministrazione non limitata ad un area geografica specifica CED centrali 92 CED CED che supportano le attività dell’amministrazione in un’area territoriale sovra provinciale (regione / raggruppamenti di province) CED intermedi 67 CED CED provinciali CED che supportano le attività dell’amministrazione in una specifica provincia 874 CED Totale: 1.033 CED

5. Sintesi dei dati rilevati • Nei CED censiti sono installati 31 mainframe e circa 9.600 server (il 35% - circa 3.600 server - nei CED periferici e 6.000 in quelli centrali o sovra-regionali) • L’occupazione di mq dei CED risulta di 62.000 mq (di cui 26.000 nei CED periferici, pari al 42%) • Abbiamo stimato(2) circa 7.300 addetti (l’80% interni) di cui 4.300 nei CED periferici, pari al 60% circa (1) CED Centrali sono CED che svolgono una funzione indipendente da una particolare area geografica, e sono generalmente localizzati nelle vicinanze di Roma (2) Stima effettuata col modello econometrico predisposto per calcolare i risparmi sul campione oggetto del rilevamento (38 amministrazioni). Il numero fornito dalle amminitrazioni – parzialmente incompleto - è di circa 4500

6. Macro situazione CED rilevata - Numerosità dei CED per classe Distribuzione dei CED per dimensione Alcune Evidenze 600 62% • Più del 60% dei CED ha una dimensione inferiore ai 50mq • Solo il 5% occupa più di 100mq • Sebbene la maggior parte di CED di ridotte dimensioni sia di tipo CED territoriali, esistono anche dei “micro” CED centrali (circa 28 CED centrali di dimensione inferiore ai 50mq) # CED sul territorio 500 # CED centrali 89% CED 82% PAC 400 33% 300 200 4% 100 1% 0 >1000 < 50 mq 50 < mq < 100 100 < mq < 1000

7. Confronto dei dati rilevati con le best practice di settore

8. Effetto “economia di scala” nella P.A. • Mettendo tra loro in correlazione i valori rilevati nel censimento riguardo i 3 principali driver di costo di un CED (mq occupati, n° server, n° addetti), si ricava che l’effetto “economia di scala” produce un consistente beneficio anche nella situazione di parziale inefficienza attuale. • I CED più grandi hanno dei valori base più vicini ai benchmark di mercato, anche se largamente migliorabili. • Questi valori “migliori” sono stati utilizzati per definire le “best practices” della P.A. nella situazione attuale.

9. Possibili interventi di razionalizzazione • Dalla letteratura e dall’esperienza, risultano applicabili ai CED della PAC diverse tipologie di interventi di razionalizzazione, ma quelle di più immediata realizzabilità sono: • Consolidamento fisico (box moving) • Consolidamento fisico + virtualizzazione apparati • Sono stati individuati altri scenari di consolidamento • Grid computing • Consolidamento applicazioni • Virtualizzazione client • Condivisione servizi di gestione • L’analisi di questi ulteriori interventi è stata rimandata ad una seconda fase.

10. Tipologie di consolidamento “fisico” analizzate A.Consolidamento provinciale multi-amministrazione B. Consolidamento sovra-provinciale mono-amministrazione C. Centralizzazione mono-amministrazione PA 1 PA 2 PA n PA 1/ Zona1 PA 1/ Zona2 PA 1/ Zona1 PA 1/ Zona2 CED centrali CED centrali CED centrali CED intermedi CED intermedi CED intermedi + + CED provinciali CED provinciali CED provinciali + + + + + + + + D. Centralizzazione e fusione mono-amministrazione E. Consolidamento CED centrali di una sola amministrazione F. Consolidamento CED centrali di più amministrazioni PA 1 PA 2 PA 1 PA 2 PA 1/ Zona1 PA 1/ Zona2 CED centrali CED centrali CED centrali + + + + + + + CED intermedi CED intermedi CED intermedi + + CED provinciali CED provinciali CED provinciali + + +

11. Principali voci di costo di un CED Compensi personale Logistica Infrastrutture tecnologiche (HW & SW base) Connettività

12. Valutazione interventi:risparmi, tempi, complessità Alto 2 anni F2(payback 3 anni) C2(payback 3 anni) C1 D5 LEGENDA A.Consolidamento provinciale multi-amministrazione A2 B. Consolidamento sovra-provinciale mono-amministrazione Tempo di ottenimentodel beneficio (payback) E3 Settore interventi prioritari C. Centralizzazione mono-amministrazione D4 D2 D9 A1 D. Centralizzazione e fusione mono-amministrazione D7 A3 E1 D3 E. Consolidamento CED centrali di una sola amministrazione D1 F1 D8 D6 F3 E2 F. Consolidamento CED centrali di più amministrazioni Basso 0.8 anni Bassa Complessità dell’intervento Elevata La dimensione è proporzionale al risparmio prodotto (NPV5anni) Interventi prioritari

13. 5 DOMANDE • E’ possibile oggi non razionalizzare ? • La razionalizzazione delle infrastrutture richiede vs induce la razionalizzazione dell’organizzazione ? O nessuna delle due ? • La razionalizzazione costa. In quanto tempo si recuperano gli investimenti, considerando solo le riduzioni di spesa certe ? • Le amministrazioni sono pronte (e come) a ridurre le spese derivanti dalla diminuzione di attività affidate a personale interno ? • I fornitori sono pronti (e come) a farsi carico degli investimenti contando solo sul recupero derivante dalle riduzioni di spesa certe (escluse le riduzioni derivanti da minori attività interne alle amministrazioni) ?

14. INTERVENTI • Gaetano Santucci – CNIPA - La razionalizzazione delle infrastrutture come strumento di riduzione della spesa e come leva strategica per il cambiamento organizzativo • Francesco Baldoni – M. Giustizia - Il consolidamento delle infrastrutture tecnologiche e il miglioramento dell'organizzazione nell'Amministrazione giudiziaria • Guido Russo - Università di Napoli "Federico II“ - La razionalizzazione delle infrastrutture IT: una metodologia di intervento • Luigi Baldoni - Comune di Roma - L'esperienza di razionalizzazione del Comune di Roma • Vincenzo Camillacci – M. Economia e Finanze - L'incremento dell'efficienza gestionale delle infrastrutture tecnologiche distribuite sul territorio • Roberto Dognini - AMD • Alessandro Cantelli - Università di Bologna - Server Consolidation, l'esperienza dell'Ateneo di Bologna • Giovanni Leonetti – INPDAP - La razionalizzazione delle infrastrutture tecnologiche in INPDAP • Sandro Pigatti - Hewlett Packard