Isikuandmete töötlemine, avalikustamine ja kaitse dokumendihalduses-Postipoisi näitel

1. Isikuandmete töötlemine, avalikustamine ja kaitse dokumendihalduses-Postipoisi näitel

2. Esitluse teemad • Sissejuhatus • Õiguslik raamistik dokumendihaldusüsteemide arendamisel • Postipoisi näide

3. AS MicroLink Eesti on ... • ... Baltikumijuhtivinfohalduselahendustepakkuja: • 9 aastanekogemus, 300 dokumendihaldusejuurutust • 20 dokumendihaldusekonsultanti sh omaarendusmeeskonnad • sertifitseeritudtootekonsultandid, ISO 9001:2000 sertifitseeritudjuurutusmetoodika • ulatuslikudteadmiseddokumendi- jaarhiivihaldusest, erinevatest dokumendihalduselahendustest • ettevõte omab riigisaladuse töötlemise luba, tootekonsultanditel on riigisaladuse töötlemise load • ettevõte pakub turvalist keskkonda andmete hoidmiseks

4. Eesti DHS turust

5. Olulised õigusaktid (1) • Põhiseadus • Avaliku teabe seadus • Digitaalallkirja seadus • Avaldustele vastamise seadus • Kohaliku omavalitsuse korralduse seadus • Arhiiviseadus koos arhiivieeskirjaga • Andmekogude seadus • Isikuandmete kaitse seadus • Tõestamisseadus • Asjaajamiskorra ühtsed alused • ... • Standardid ja juhised • EVS-ISO 15489-1:2004, 15489-2:2004Kvaliteedistandard • EVS 882-1 Kiri • Juhised:Rahvusarhiivi(kümmekond) ja Riigikantselei juhised

6. Olulised õigusaktid (2) • Asutusesisene õiguslik regulatsioon - asjaajamiskord sh • teabenõude menetlemise kord • dokumentide avalikustamise kord • juurdepääsupiirangute kehtestamise kord • juurdepääsupiiranguga dokumentide kasutamise kord • digitaaldokumentide allkirjastamise kord • Isikuandmete kaitse seadus • Isikuandmed. Isikuandmed on mistahesandmedtuvastatudvõituvastatavafüüsiliseisikukohta, sõltumatasellest, milliselkujulvõimillisesvormis need andmed on • Delikaatsed isiku andmed • Avaliku teabe seadus • Isiku eraelu piisava kaitse tagab § 35Teabeasutusesisesekstunnistamisealused

7. DHS esitatavad nõuded (AÜA § 6) • (1) Asutustevahelisedvõiasutuseelektrooniliseddokumentideloomise, haldamiseja • menetlemise infosüsteemid (edaspidi dokumendihaldussüsteem) peavad tagamanõuetekohase • asjaajamise, sealhulgasvõimaldama: • – 1) dokumendiregistreerimise, sõltumatadokumendikandjast; • – 2) dokumendivormistamisevastavaltkehtestatudvorminõuetelejakõigivormielementide • muutumatuna säilimise kogu vastavale dokumendisarjale kehtestatud säilitustähtaja jooksul; • – 3) kehtestatudjuurdepääsuõigustekasutamise; • – 4) lihtsa ja kiire juurdepääsu dokumentidele; • – 5) asjaajamis- jaarhiveerimistoimingudniiüksikdokumendikui ka dokumentidekogumitega; • – 6) dokumentide säilimise selliselt, et oleks tagatud dokumentide autentsus, usaldusväärsus, • terviklikkus ja kasutatavus nende eraldamiseni hävitamiseks või arhiivi üleandmiseks; • – 7) igalajalkindlakstehadokumendigasüsteemistehtudtoimingud, toimingutetegemiseajaja • toiminguidteostanudisikud. • (1.1) Ministeeriumide, Riigikantselei, maavalitsuste, ametite ja inspektsioonide • dokumendihaldussüsteemidpeavadlisakslõikes 1 toodulevõimaldama: • – 1) dokumendi kooskõlastamist, allkirjastamist ja edastamist; • – 2) dokumentideautomaatsetsidumistandmetega, miskirjeldavaddokumentidekonteksti, sisu, • struktuuri ja haldamise ajalugu (edaspidi metaandmed).

8. Postipoiss (1) • on veebipõhinedokumendihaldustarkvara, misvõimaldabjuhtidajahallatasaabuvaid, väljaminevaidjasisemisidokumentekoguelutsüklijooksul • turulalatesaastast 1998. aastast • on arenenudkoos Eesti asjaajamisega ja arvestab õigusaktides kehtestatud nõudeid

9. Postipoiss (2) –avalikus sektoris

10. Olulised funktsionaalsused (1) • Postipoisis on võimalik dokumentide loomisel kasutada erinevaid dokumendiliigipõhised ekraanivorme. Ekraanivormid on vabalt kujundatavad ning kasutatavaid andmevälju saab juurde teha ning muuta. Ekraanivormidele saab lisada ka dokumendi blanketid. • Turvalisus: • Kasutajatehaldustoimubrollidejagruppidepõhiselt. Postipoisis on vaikimisisisseehitatud 3 rolli (administraator, kasutaja, vaatleja). Igalekasutajaleantakseomakasutajanimijaparool, millegasaabsüsteemisisselogidaningkasutajatetegevused on autenditud. • Dokumentide digiallkirjastamine • ID kaardiga programmi sisse logimine. Kõikide tegevuste logimine. PDF-ide genereerimine. Liidesed KITiga, Active Directory-ga ja LTAB-ga. Postipoisi tugi krüpteerimisel. Ajatempel

11. Olulised funktsionaalsused (2) • Dokumendiregistriavalikustamine (ADR (Saurused OÜ liides, koostöösMicrolink Eesti AS-ga; dokumendiregistriavalikustamisekskasutatakseasutusekodulehtening MLE pooltluuaksedokumentideavalikustamiseks XML väljundid, mishakkavadedastamaandmeidPostipoisistasutusekodulehele). • Dokumendivahetuskeskuse liides ja liidesed teiste infosüsteemidega (sh Postipoiste vahel) • Otsing – moodulvõimaldabtehaaruandeidjastatistikat . Lisakssellele on võimaliktehavajaduselevastavaidväljavõtteid (vabadpäringud) janeidväljastadaExcelisse, kussaabneidtöödelda

12. NÄIDE • Dokumentide registreerimise ja avalikustamise protsess Postipoisi näitel

13. Tänan!Kontaktid: Raigo Raid, raigo.raid@microlink.ee, 5147706Hiie Viigipuu, hiie.viigipuu@microlink.ee,5140888