SEMINARIO-TALLER: “COSTOS BASICOS PARA LA MICRO Y PEQUEÑA EMPRESA” EXPOSITORA: NELLY AMARILES

1. SEMINARIO-TALLER: “COSTOS BASICOS PARA LA MICRO Y PEQUEÑA EMPRESA” EXPOSITORA: NELLY AMARILES ADMINISTRADORA DE EMPRESAS CONSULTORA EN COSTOS manellya@une.net.co FECHA: ABRIL 26 DE 2006 LUGAR: COMFAMA MEDELLIN

2. OBJETIVO DEL SEMINARIO-TALLER Conocer una metodología básica de costeo que permita al empresario (pymes) determinar el costo a los productos, conocer el margen que genera y ejercer control sobre los recursos y procesos.

3. TEMAS A DESARROLLAR • CONCEPTOS BASICOS DE COSTOS • Definición, propósito y utilidades de los costos • Clasificación de costos • Sistemas de costeo • ELABORACION DE PRESUPUESTOS • Proyección de ventas • Costos y gastos fijos • Costos y gastos variables • Hoja de costos y de utilidad por producto • HERRAMIENTAS DE EVALUACION Y CONTROL • Costo por hora • Margen de contribución • Punto de equilibrio • Margen de ventas antes de impuesto • EJERCICIO DE COSTEO EN PLANTILLA DE EXCEL

4. INTRODUCCION

5. MARCO LEGAL

6. CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS DE TRANSFORMACIÓN: Toma un material, lo transforma en un producto nuevo, para luego vender. COMERCIALES: Compra productos ya elaborados, agrega algunos costos y luego vende. DE SERVICIOS: Mediante una serie de actividades configura un servicio, que luego lo ejecuta ante consumidores. EXTRACTIVAS: Explotación de recursos naturales (metales, piedras, petróleo, etc.

7. CUAL ES EL PROPOSITO DE TENER UN SISTEMA DE COSTEO? • Organizar la información económica y financiera de la empresa y hacer mas eficiente la planeación, el control y la toma de decisiones. • Conocer el margen de sus productos y de la empresa. • Obtener una estructura de costos dinámica que garantice: Eficiencia. Valor agregado. Rentabilidad. Competitividad. • Tener una herramienta que permita el control de los recursos. • Crear una cultura del costo o actitud de cada individuo frente al manejo de los recursos: **Tiempo. **Insumos. **Equipos.

8. UTILIDAD DE LOS COSTOS EN LA EMPRESA • Sirven de base para fijar y/o controlar precios de venta. • Mediante los costos se cotizan trabajos y evalúan proyectos. • Se analizan procesos y se controla la eficiencia. • Ayudan a detectar actividades, clientes, agencias o productos en que la empresa pierde dinero. • Se conoce el margen de contribución y el punto de equilibrio del producto y de la empresa. • Se calculan indicadores de productividad a fin evaluar el desempeño. • Con los costos se valorizan inventarios.

9. CONCEPTOS DE COSTOS • En una empresa industrial, se llama costo de un artículo a la suma de todas las erogaciones de dinero efectuadas en la adquisición y procesamiento de los elementos que conforman el articulo. • Para un comerciante el costo de los artículos vendidos, está compuesto por: el precio de adquisición, y otras adiciones menores como: fletes, servicios públicos, sueldos, bodegaje, empaques, adornos, software y hardware, etc. • En una empresa de servicios el costo está representado por los erogaciones efectuadas con el fin de adquirir los elementos necesarios para dar forma al servicio y a la satisfacción de la necesidad.

10. LOS COSTOS

11. DEFINICION • Es la medición en términos monetarios de la cantidad de recursos económicos utilizados en la generación de un bien o un servicio. • Costo es toda erogación de dinero que la empresa utiliza o destina para un fin especifico: elaborar un producto, prestar un servicio Lo que no se mide no se controla

12. CLASIFICACION DE LAS EROGACIONES DE DINERO VARIABLES FIJOS DIRECTOS INDIRECTOS COSTOS Producción EROGACIONES DE DINERO VARIABLES FIJOS DIRECTOS INDIRECTOS GASTOS Adom y ventas PERDIDAS

13. Costos-Gastos Se utilizan para conocer la estructura de la empresa en cuanto a erogaciones de Produc. Admon. Y ventas. Directos-Indirectos Se utilizan para una correcta asignación de costo y gasto a productos, servicios, procesos, actividades, proyectos, clientes, etc. Variables-Fijos Se utiliza para optimizar recursos fijos, tomar decisiones de hacer, comprar o eliminar, aumentar o disminuir unidades, hallar el margen de contribución y el punto de equilibrio.

14. Pérdida: Es un sacrificio extraordinario de valores donde no hay beneficio. • Reprocesos • Altos desperdicios • Devoluciones del cliente. • Compras no planeadas • Productos imperfectos • Tiempo ocioso • Deficiente selección de personal • Altos ausentismos e incapacidades • Publicidad mal diseñada • Reuniones improductivas • Teléfono mal utilizado • Despilfarro de insumos • Proveedores no calificados, Otros.

15. TABLA DE CLASIFICACION

16. COSTOSDIRECTOS - MATERIALES

17. COSTOS DIRECTOS - MANO DE OBRA: • Es el salario devengado por las personas que participan directamente en el proceso de elaboración de productos o prestación de servicios, su trabajo se puede medir porque entregan unidades, el pago puede ser mensualmente o al destajo (por unidad) e incluye: • Salario básico e incentivos. • Recargo nocturno • Auxilio de transporte • Seguridad social (eps, pensión, arp). • Parafiscales (caja c, sena, icbf) • Prestaciones sociales (cesantías, intereses, prima) • Ropa de trabajo ( 3 veces al año) • Pagos extralegales.

18. COSTOS INDIRECTOS -CIF EN EMPRESA DE MANUFACTURA: MATERIALES INDIRECTOS Materiales eléctricos. Repuestos y accesorios. Empaque de protección en producción. Insumos para cafetería. Insumos para aseo. Papelería y útiles de producción. Lubricantes. MANO DE OBRA INDIRECTA. Coordinador producción. Facilitadores. Ayudantes de planta. Secretaria de producción. Mecánicos. Vigilantes OTROS INSUMOS INDIRECTOS: Arriendo planta o depreciación del local. Energía, agua, gas. Servicio de transporte. Servicio de mantenimiento. Depreciaciones.

19. COSTOS - VARIABLES

20. COSTOS FIJOS - PRODUCCION Arriendo de local por mes Vigilancia de producción por mes Sueldo del coordinador de producción por mes Depreciación máquinas por mes Capacitación personal planta por mes Aseguramiento de calidad por mes Seguridad industrial por mes Insumos de aseo por mes Insumos de cafetería por mes Material eléctrico por mes Seguros de mercancías por mes Otros por mes

21. DEPRECIACION Es el valor que van perdiendo los activos por el desgaste en el trabajo o uso. Se debe cargar al costo del producto

22. GASTOS – VARIABLES DE ADMON Y VENTAS

23. GASTOS FIJOS DE ADMON Y VENTAS

24. PRESUPUESTOS Un sistema de costos funcional utiliza costos predeterminados, ya que permiten controlar y tomar decisiones a priori. PRE-SUPUESTOS: Es la estimación en cantidades y en pesos de los recursos necesarios para la elaboración, gestión y venta de los productos y servicios, definidos en el plan estratégico de la compañía y para un periodo determinado, que puede ser 6 meses, 12 meses u otro.

25. RECOMENDACIONES PARA ELABORAR PRESUPUESTOS • El presupuesto de costos y gastos fijos se apoya en el Estado de Resultados acumulado seis o doce meses atrás, se elabora para un año y se halla un promedio por mes. • Algunas cuentas parten de cero, otras se eliminan para este periodo. • Se debe tener en cuenta incrementos en el nivel de actividad e incrementos por IPC futuro. • Incluir valores diferidos y provisiones a pagar en el periodo. • Negociar los precios de insumos con los proveedores para el año y proyectar tasa de cambio para importaciones. • Se debe tener en cuenta todos los recursos que se consumen en el proceso, así sean mínimos, no tiene sentido esconderlos. • A los costos no se les carga las ineficiencias de la planta (reprocesos, capacidad ociosa, altos desperdicios). • Separar los gastos de la empresa de los gastos del hogar.

26. OTRAS RECOMENDACIONES Adicionar arriendo de local cuando las actividades se desarrollan en la casa. Tener Ppto para el aseguramiento de la calidad. Pppto para tratamiento de residuos, seguridad industrial, seguros de vida, incendio y robo a fin de proteger la empresa de quiebras.

27. MARGEN DE CONTRIBUCION EN $ • Para un solo producto: • $ MC = precio de venta – costo y gasto variable • % MC = (MC $ / precio de venta) * 100 • Para varios productos % MC promedio en = (MC total / valor total de las ventas) * 100

28. PUNTO DE EQUILIBRIO ES EL NIVEL DE VENTAS DONDE LA UTILIDAD ES CERO, ES DECIR QUE LA EMPRESA NI GANA NI PIERDE. FORMATO DEL CALCULO: (Costos fijos + gastos fijos) totales por mes PE en pesos = ---------------------------------------- % de margen de contribución- promedio (Costos fijos + gastos fijos) totales por mes PE en unidades = ------------------------------------------- Contribución marginal en pesos, unitaria

29. PRECIO DE VENTA Y COTIZACION Cotizar es determinar por anticipado el precio de venta de un producto, un servicio o un trabajo a realizar. Cada empresa tiene su política de cálculo: Costeo directo. Costeo total. Costeo full FORMATO DE CALCULO : Costo unitario (directo, total o full) Precio de venta = -------------------------------------------- (100% – % de utilidad deseada) $13.420 13.420 -------------- = ------------ = 17.893 100% - 25% 0.75

30. SISTEMAS DE COSTEO

31. QUÉ ES UN SISTEMA DE COSTEO? • Es una técnica que mediante procedimientos específicos clasifica, acumula y distribuye costos a productos, servicios u otro objeto. • PRODUCTOS Y SERVICIOS: • Confección de camisa • Construcción de un edificio • Programa de calidad • Paquete turístico • Asesoría jurídica

32. ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE COSTEO • Un sistema de costos se elige o diseña, dependiendo de las necesidades y del tipo de empresa, para conformarlo se tiene en cuenta principalmente tres elementos: • La forma de acumular los costos: • Por ordenes de producción (OP) • Por procesos • Por actividades (ABC) • Costos conjuntos • La naturaleza del costo: • Real o histórico • Estimado • Estándar • El método de costeo • Costo directo • Costo total (directo + indirecto) • Costo full (costos + gastos)

33. SISTEMA DE ACUMULACION DE COSTOS POR ORDENES DE PRODUCCION (OP) • Que es una OP? • Es un proyecto de fabricación especifico que contiene cliente, diseño, tiempo, procesos, máquinas, materia prima, costos, procedimientos, etc • Los costos se acumulan por cada OP, al terminar el trabajo, se suman los costos y se distribuyen al número de unidades terminadas. • Cada O.P tiene una especificación distinta. • El trabajo se puede suspender en el camino. • Es útil para empresas de publicidad, diseños, industria de calzado, muebles, urbanizadoras, artes gráficas etc.

34. ORDEN DE PRODUCCION Orden de producción No.____Cliente: ____Fecha de inicio:______ Producto o servicio:_____________ Fecha de entrega:_____ Diseño: ______ Características:____ Cantidad I ____ F ____ REQUERIMIENTOS: Máquinas___________________________________________ Personas___________________________________________ Materiales__________________________________________ ACUMULACIÓN DE COSTOS: COSTO TOTAL POR UNIDAD = COSTO TOTAL O.P / CANTIDAD F

35. ACUMULACION DE COSTOS POR PROCESOS • QUE SON LOS PROCESOS? • Son secciones o centros de costos en la Cía. En cada uno de ellos se hace un trabajo especializado de operaciones continuas. Consume recursos y tiene responsables. • Los costos se acumulan por período en cada proceso. Se parte de un presupuesto. • Por cada proceso circula el producto absorbiendo costos. Cada proceso entrega al siguiente un producto mejorado es decir, con valor agregado. No es posible suspender el trabajo en el recorrido • Los productos son de características similares y volumen alto, ejemplo: industria plástica, cemento, confecciones, gaseosas, etc

36. ESQUEMA DE COSTOS POR PROCESOS /

37. SISTEMA DE COSTEO POR ACTIVIDADES (ABC) (Costing Based Activity). Que son las actividades? Es la descomposición del trabajo que conforma un servicio o producto en partes identificables, medibles y útiles de considerar y controlar aisladamente, Ejemplo: Diseñar, comprar, seleccionar las personas, despachar mercancías, etc. El sistema acumula los costos por actividades, que luego transfiere a objetos de costo. Esta metodología controla a la actividad que es quien consume recurso. Método útil en empresas de servicios: hospitales, bancos, empresa de energía, empresa de alta tecnología, etc,. allí el costo del material directo es mínimo y prevalece el indirecto.

38. DISTRIBUCION DE COSTOS POR ACTIVIDADES – ABC Ejemplo: Servicio educativo

39. FORMATOS PARA ORGANIZAR LA INFORMACION DE COSTOS EN EXCEL Y REALIZAR LOS CALCULOS • Proyección de ventas mes por mes • Presupuesto de producción por mes • Liquidación de la mano de obra y obligaciones por mes • Calculo de la depreciación por mes • Presupuesto de costos y gastos fijos por mes • Calculo de la capacidad de producción en minutos-mes • Costo por minuto • Presupuesto de costos y gastos variables • Margen de contribución • Punto de equilibrio • Precios de venta • Calendario y obligaciones laborales

40. “LO QUE NO SE COSTEA NO SE EVALÚA, NI SE CONTROLA, NI SE MEJORA”

41. BIBIOGRAFÍA Contabilidad de costos. Gómez Bravo Contabilidad de costos. Baker, Jacobson, Ramírez Padilla Cartilla “Los costos y los Gastos”. Fundación Carvajal