Sistemi di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali

1. Sistemi di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali Processo vendite e incassi

2. Introduzione • Contabilità • Revisione • Il processo in dettaglio

3. Definizione • Il ciclo vendite comprende tutte le operazioni di cessione di beni e servizi prodotti dall’impresa nonché i relativi regolamenti monetari ad esse riconducibili. I principali sotto-processi di base in cui esso si compone sono il ricevimento dell’ordine, spedizione dei beni o erogazione delle prestazioni, la contabilizzazione della fattura e la gestione incassi.

4. Definizioni Ricavo: contropartita dei beni e servizi venduti nell’esercizio dell’attività principale e delle attività accessorie. Crediti: diritto di esigere da clienti ed altri terzi determinati ammontari a determinate scadenze. In funzione della destinazione strategica e funzionale, i crediti possono essere classificati nell’attivo immobilizzato oppure nell’attivo circolante CNDCeR - P.C. n.15

5. Ricavi delle vendite e delle prestazioni • corrispettivi cessione dei beni • corrispettivi prestazione di servizi • che costituiscono attività caratteristica azienda • In tale voce devono essere contabilizzate: • 1. le cessioni e le prestazioni principali • 2. le cessioni e le prestazioni accessorie • ART. 2425-BIS C.C.: i ricavi devono essere indicati al netto di: • resi • sconti • abbuoni e premi • imposte direttamente connesse alla vendita dei prodotti e alla prestazione dei servizi

6. Principi contabili di riferimento • principio contabile n. 11 – Finalità e postulati del bilancio d’esercizio • principio contabile n. 15 – I Crediti • principio contabile n. 26 – Operazioni e partite in moneta estera • PwC Audit Guide (4232, 4233, 4310, 4311, 4274…)

7. Introduzione • Contabilità • Revisione • Il processo in dettaglio

8. Conti di Bilancio C) ATTIVO CIRCOLANTE II. Crediti 1) verso clienti 2) verso imprese controllate 3) verso imprese collegate 4) verso controllanti 5) verso altri S. P. A) VALORE DELLE PRODUZIONE Ricavi delle vendite e delle prestazioni C.E.

9. Criteri di iscrizione • Art. 2426 C.C. I crediti devono essere iscritti secondo il valore presumibile di realizzazione. Il primo punto di riferimento e' il “valore nominale dei crediti”, che deve essere rettificato in presenza di: • eventi che generano dubbi nell’esigibilità; • resi e rettifiche di fatturazione; • sconti ed abbuoni; • interessi non maturati.

10. Svalutazione Un credito è di dubbia riscossione quando: • i clienti contestano la fornitura dalla quale è sorto il credito; • le condizioni economiche dei clienti risultano essere precarie. Non appena una perdita su crediti diventa probabile deve essere accantonato un FONDO SVALUTAZIONE. Il Fondo svalutazione crediti mira quindi a coprire: • perdite già manifestatesi; • perdite non ancora manifestatesi ma temute o latenti; • perdite che si potranno subire sui crediti ceduti a terzi per i quali sussista ancora un’obbligazione di regresso.

11. Svalutazione (segue) Il processo di definizione delle svalutazioni comporta: • un’analisi dei singoli crediti; • la stima, in base all'esperienza e ad ogni altro elemento utile, delle perdite (manifeste e presunte) in essere alla data di bilancio; • la valutazione dell'andamento degli indici di anzianità dei crediti scaduti rispetto a quelli degli esercizi precedenti; • la valutazione delle condizioni economiche generali, di settore e di rischio paese. Quando un credito è considerato “perso”, deve essere eliminato dalle attività. Se il fondo accantonato in precedenza è inferiore al totale dei crediti da stornare, l’ammontare mancante costituisce un costo dell’esercizio.

12. Competenza • I crediti derivanti dalle vendite sorgono quando rischi, oneri e benefici connessi alla proprietà vengono trasferiti. • I ricavi per la vendita di beni mobili normalmente si conseguono alla data di consegna o spedizione. • I ricavi per la vendita di beni immmobili ed aziende normalmente si conseguono al momento della sottoscrizione del contratto. • I ricavi per prestazioni di servizi si conseguono al momento dell’ultimazione dei servizi o in modo continuativo nel tempo (se vi sono i presupposti).

13. Classificazione

14. Introduzione • Contabilità • Revisione • Il processo in dettaglio

15. Principali rischi di revisione • Inesistenza / inaccuratezza del saldo in bilancio • Mancata registrazione delle fatture da emettere • Non ragionevole stima del Fondo Svalutazione Crediti • Errato Cut-off delle vendite (Prefatturato / Postfatturato) • NB - Ci può essere un errore di cut-off dei ricavi senza che ci sia un errore di cut-off delle rimanenze!

16. I crediti sono solvibili? (V) Le poste in valuta sono corrette? (A) Le perdite su crediti sono valide? (E/O) Le totalizzazione di crediti e debiti sono state correttamente effettuate? (V) Gli sconti sono stati registrati accuratamente e correttamente? (C,A,E/O) I rischi del ciclo attivo: Mind Map EXISTENCE / OCCURRENCE (E/O) RIGHTS AND OBLIGATIONS (RO) ACCURACY (A) COMPLETENESS (C) VALUATION (V) Sono state registrate tutte le transazioni di vendita? (C,A,E/O) Le vendite sono effettivamente avvenute? I clienti/debitori esistono?(E/O Il cliente effettivamente ha diritto ai crediti? (RO) Sono state incluse le transazioni precedenti la chiusura del bilancio?(CO) $$$ CUT OFF (CO) La registrazione dei singoli crediti è accurata? (A) Le transazioni effettuate dopo la chiusura del bilancio sono state escluse?(CO) I crediti sono stati propriamente inclusi e classificati nel bilancio? (P&D) PRESENTATION & DISCLOSURE (P&D)

17. Introduzione • Contabilità • Revisione • Il processo in dettaglio

18. Ricavi (R&R) Immobilizzazioni materiali Acquisti (P&P) Contabilità generale (GL) Personale e paghe Magazzino Preparazione bilancio di fine anno Transazionifinanziarie significative Bilancio Processi di business Il processo vendite (ricavi)

19. Processo vendite e incassi - Ciclo attivoObiettivi della sessione • Nel corso della sessione esamineremo i seguenti aspetti: • sottoprocessi chiave all’interno del ciclo • ruoli chiave e responsabilità • esempi di flowchart del processo • rischi chiave e controlli • impatto del ciclo a livello di bilancio

20. Gestione dell’ordine Distribuzione & Consegna Fatturazione Incasso Rettifiche & Manutenzione piano dei conti Manutenzione Dati Fissi Processo vendite e incassi

21. Gestione dell’ordine Distribuzione & Consegna Fatturazione Incasso Rettifiche & Manutenzione piano dei conti Manutenzione Dati Fissi Processo vendite e incassiRuoli e responsabilità

22. Gestione dell’ordine Distribuzione & Consegna Fatturazione Incasso Rettifiche & Manutenzione piano dei conti Manutenzione Dati Fissi Processo vendite e incassi

23. Processo vendite e incassi Gestione dell’ordine Creazione dell’ordine Esigenze del cliente Monitoraggio

24. Processo vendite e incassi Gestione dell’ordine • Esigenze del cliente • Iniziative di marketing • CRM (Customer relationship management) • Contatto con il cliente • Analisi dei bisogni • Analisi di credito • Proposta / offerta

25. Processo vendite e incassi Gestione dell’ordine • Creazione dell’ordine • Raccolta dei dettagli sul cliente • Conferma dell’ordine • Aspettative di consegna • Cancellazione dell’ordine

26. Processo vendite e incassiGestione dell’ordine • Monitoraggio • Ordini in sospeso • Consegne da effettuare • Ordini trattenuti – (automatizzato o manuale)

27. Processo vendite e incassiRischi tipici • Rischi finanziari e rischi operativi • Ordini non accuratamente registrati possono condurre a un’errata revenue recognition. • Gli ordini dei clienti sono persi a causa di uno scarso servizio clienti e inefficaci sistemi di vendita online. • Scarso servizio di assistenza telefonica da parte degli operatori del call centre. • Incapacità di soddisfare tutti gli ordini a causa di carenze di magazzino.

28. Processo vendite e incassiEsempi di Controlli • Riconciliazione manuale tra la fonte documentale degli ordini di vendita e l’ordine di vendita effettivo. • Gli ordini di vendita sono sequenzialmente numerati e contabilizzati. • Gli ordini di vendita richiedono determinati campi obbligatori come cliente, descrizione dell’item, prezzo, quantità, tasse, modalità di consegna e termini di pagamento.

29. Gestione dell’ordine Distribuzione & Consegna Fatturazione Incasso Rettifiche & Manutenzione piano dei conti Manutenzione Dati Fissi Processo vendite e incassi

30. Processo vendite e incassi Distribuzione & Consegna Esecuzione ordine

31. Processo vendite e incassi Distribuzione & Consegna • Esecuzione ordine • Picking • Packing • Invio

32. Processo vendite e incassi Rischi tipici • Rischi finanziari • L’inaccurata registrazione della quantità e/o del tipo di beni inviati può condurre ad una errata registrazione dei ricavi e costi delle vendite. • Spedizioni non fatturate possono non essere identificate. • I ricavi e i relativi costi delle vendite possono essere contabilizzati in periodi contabili errati.

33. Processo vendite e incassi Rischi tipici • Rischi operativi • Incapacità di soddisfare tutti gli ordini a causa di mancanza di quantità a magazzino. • L’outsourcing del processo di consegna ad un service provider non è efficace dal punto di vista economico. • Sovradimensionamento dello staff del magazzino per il picking, il packing e l’invio dei prodotti.

34. Processi vendite e incassi Esempi di controlli • Il sistema sulla base degli ordini precedentemente inseriti genera automaticamente le picking list. Ogni picking list è confrontata con l’invio fisico da parte dello staff del magazzino per confermare l’accuratezza e la validità della spedizione. • Su base giornaliera il manager del magazzino rivede il report di tutte le consegne programmate per il giorno precedente e conferma che tutte le spedizioni siano state effettuate. I sospesi sono analizzati e risolti. • Il sistema permette solamente l’invio dei prodotti abbinabili ad ogni ordine, come selezionato nell’inserimento dell’ordine. Il sistema non permette la selezione di prodotti alternativi.

35. Gestione dell’ordine Distribuzione & Consegna Fatturazione Incasso Rettifiche & Manutenzione piano dei conti Manutenzione Dati Fissi Processo vendite e incassi

36. Processo vendite e incassi Fatturazione Conferma della fattura Generazione della fattura Monitoraggio

37. Processo vendite e incassi Fatturazione • Conferma della fattura • Politiche contabili locali per il riconoscimento dei ricavi • Fatturazione Alla creazione dell’ordine Alla consegna (esecuzione dell’ordine)

38. Processo vendite e incassi Fatturazione • Generazione della fattura • Processi automatici • Fatturazione manuale • Fattura inviata al cliente

39. Processo vendite e incassi Fatturazione • Monitoraggio • Ordini sospesi • Ordini evasi ma non fatturati • Fatture manuali • Variazioni dei prezzi

40. Processo vendite e incassi Rischi tipici • Rischi finanziari • Le fatture non sono emesse per tutti i clienti tempestivamente portando alla sottostima di ricavi e crediti in periodi specifici (cut-off). • Gli accantonamenti e gli aggiustamenti possono essere inappropriati, e quindi le registrazioni contabili errate. Conseguentemente i ricavi possono essere sovra o sottostimati. • Le fatture sono registrate in periodi contabili errati.

41. Processo vendite e incassiRischi tipici • Rischi operativi • Il cash flow non è massimizzato se i pagamenti dai clienti non sono ricevuti tempestivamente. • I ritardi di fatturazione portano a ritardi nei pagamenti. • Ritardi nell’invio delle fatture soprattutto verso clienti esteri.

42. Processo vendite e incassi Esempi di controlli • Dopo la spedizione dal magazzino il sistema produce automaticamente le fatture che vengono inviate con la stessa data. Le date di spedizione non possono essere modificate. • I crediti sono in quadratura con i totali delle fatture generate dal sistema per le spedizioni della giornata. Il manager responsabile dei crediti firma il report di controllo a evidenza della verifica effettuata. • Le fatture manuali create dal sistema richiedono l’approvazione attraverso uno step specifico nel sistema con l’approvazione del Finance Manager e l’inclusione dei dettagli della fattura.

43. Gestione dell’ordine Distribuzione & Consegna Fatturazione Incasso Rettifiche & Manutenzione piano dei conti Manutenzione Dati Fissi Processo vendite e incassi

44. Processo vendite e incassi Fatturazione Crediti scaduti Allocazione dei pagamenti Ricezione pagamento

45. Processo vendite e incassi Incasso • Ricezione pagamento • Metodo di pagamento • Procedure bancarie • Incasso

46. Processo vendite e incassi Incasso • Allocazione dei pagamenti • Automatizzata • Manuale • Incassi non allocati ai relativi crediti

47. Processo vendite e incassi Incasso • Crediti Scaduti • Categorie o insiemi • Monitoraggio • Procedure di recupero crediti – incluse azioni legali • Accantonamento a Fondo Svalutazione Crediti

48. Processo vendite e incassi Rischi tipici • Rischi finanziari • Gli incassi possono subire: • Smarrimento • Appropriazione indebita • Allocazione errata: ha come conseguenza importi di bilancio errati per crediti pendenti. • Crediti scaduti possono non essere regolarmente rivisti, conducendo quindi ad un’errata esposizione dei crediti e del bilancio. • L’accantonamento per crediti dubbi è inadeguato.

49. Processo vendite e incassi Rischi tipici • Rischi operativi • I processi di recupero crediti non sono formalizzati, quindi i crediti scaduti non sono recuperati in maniera puntuale. • I processi di allocazione manuale dei pagamenti sono dispendiosi e portano a errori.

50. Processo vendite e incassi Esempi di controlli • La banca invia giornalmente alla società report riassuntivi e file elettronici degli incassi. L’ammontare totale degli incassi ricavati dal report riassuntivo sono registrati come “disponibilità liquide” e come “crediti non abbinabili nel sistema di fatturazione”. Il report è firmato dall’area Finance dopo l’allocazione dei pagamenti. • Un ageing dettagliato dei crediti per cliente è revisionato mensilmente ed ogni saldo in sospeso o altri saldi inusuali (es. Saldi a debito) sono indagati e risolti. • Pagamenti non allocati sono rivisti mensilmente dal Finance Manager. Saldi sospesi da tempo o altri saldi inusuali sono indagati e risolti.