Administración de Oficinas

1. Administración de Oficinas Laura Arce Hernández Mª Loren Ramírez Wendy Contreras Mayorga capt10

2. Gestión, Conservación y Procesamiento de la Información Capítulo 10

3. Gestión de la Información Identificación, presentación y transmisión de datos. El conocimiento puede ser utilizado en el momento que se necesite. Mejora el desempeño y aprendizaje positivo en la empresa.

4. Administrar el Conocimiento Recurso utilizado para detectar, organizar, difundir y contribuir el desempeño para la toma de decisiones adecuada.

5. Gestión de la Documentación Interna Se identifica con necesidades de gestión documental. Se presenta con administración de documentos saturados y desactualizados.

6. Gestión de Recursos de Documentación Externa Implica la información del entorno. Un análisis social con información ambiental general, pueden incidir en cambios de estrategia.

7. Beneficios de la Gestión de la Información

8. Conservación de la Información Todos los documentos se consideran confidenciales en menor o mayor grado.

9. Sistemas de Archivo Preparar un índice de los archivos para que se facilite la localización de documentos e información.

10. ArchivoAlfabético. Archivo por Asunto. Los documentos se archivan siguiendo la secuencia del alfabeto. La información se guarda bajo un asunto o tema.

11. Archivo Numérico Los archivos se colocan por número. Archivo Geográfico Se agrupa la información por territorios.

12. ArchivosDescentralizados Se guardan en oficinas individuales. Manejados por el personal de la misma oficina. ArchivosCentralizados Se conservan en un lugar central en empresas grandes. Están custodiados por personal de administración de documentos.

13. ArchivoElectrónico. Los documentos que se crean en la computadora, se graban en medios magnéticos (CD, DVD, USB) Deben rotularse, organizarse y asegurarse que la información se grave correctamente.

14. Procesamiento de la Información

15. CorrespondenciaRecibida Documentos más comunes: • Cartas Comerciales. • Circulares y anuncios. • Revistas y paquetes. • Material Publicitario. • Correos Electrónicos.

16. Responsabilidades en el Procesamiento de la Información

17. Registro de Correspondencia Se anota: • Fecha y Hora en que se recibe • Destinatario • Encargado de recibir la correspondencia • Descripción del documento • Comentarios

18. Correspondencia Enviada El envío debe ser legible y comprensible. Evitando la divulgación de la información confidencial. Debe sellar y verificar la información a enviar.

19. Reprografía Reproducción de múltiples copias. Se requiere el número de hojas, tamaño, color, encuadernado o engrapado.

20. Distribución de la Información Sistema de mensajes computarizados: • Correo Electrónico: permite transmitir mensajes de un usuario a otro rápidamente con bajo costo. • Correo de Mensajes: recibe mensajes telefónicos gravándolos en una máquina contestadora. • Facsímil: Forma de recibir información por un fax, se incluyen láminas, fotografías y diagramas.

21. Recomendaciones para procesar la correspondencia

22. Dictado y Transcripción de Documentos • Tener listo el material que necesita. • Escuchar con atención y concentrarse. • Verificar que los datos y las oraciones estén completas. • Crear documentos de calidad, aceptable en estilo y formato.

23. Documentos Comerciales La Carta: Documento formal. • Fecha • Dirección Interna • Saludo • Cuerpo de la carta • Despedida • Codificación

24. Memorando Documento con estilo informal • Fecha • Línea de “para” • Línea de “de” • Línea de asunto • Cuerpo o texto

25. Retención de Documentos: Se debe conocer la utilidad del archivo. Se clasifican como inactivos, semi activos o activos. • Transferencia de Documentos: Se ubican en un lugar seguro los documentos de valor, pero no son consultados con frecuencia. • Destrucción de Documentos: Realizar una lista de los documentos para enviarlos al método de destrucción.

26. “Siempre que te pregunten si puedes hacer un trabajo, contesta que sí, y ponte enseguida a aprender cómo se hace.” Franklin Delano Roosevelt Gracias!!!