GOEDE PRAKTIJK 8 / BONNE PRATIQUE 8 Gevangenis Gent – Van klassiek hiërarchisch model naar participatief aangestuurde o

1. GOEDE PRAKTIJK 8 / BONNE PRATIQUE 8 Gevangenis Gent – Van klassiek hiërarchisch model naar participatief aangestuurde organisatie. Luc STAS

7. Doelstelling • Aansturen van de gevangenis met toepassing van participatief management. • Twee fasen: • Fase 1: 1998 – 2003 transitie naar een nieuwe organisatiestructuur gebaseerd op teamwerk • Fase 2: 2005 – 2008 toepassing van hedendaagse managementmethoden voor de publieke sector

8. Keuze voor participatief management • Waarom? • Verhogen van de motivatie van de medewerkers • Een beroep doen op de competenties van medewerkers • Verhogen probleemoplossend vermogen en komen tot creatievere oplossingen • Betere arbeidsverhoudingen en betere communicatie • Als facilitator bij verandering

9. Het veranderingsproces - Fase I Nieuwe organisatiestructuur • De voorbereiding: • 1997 Prototype van team ontwikkeld in 1997  Team inkom en bezoek • 1998 Benchlearning bij gevangenis te St.-Gillis • 1998 Interne audit door consultant Actieplan (5 jaar)

10. Management Management Penitentiaire assistenten Penitentiaire assistenten Kwartierchefs ……. Team 1 Team 2 Team 5 Team 4 Team 3 Team n Penitentiaire beambten Van oude naar nieuwe structuur (1998 –1999) Teamleiders per team

11. Keuken team Team C Team B Werkhuis team CentrumTeam Team D Team A Team Inkom en Bezoek

12. Verantwoordelijkheden voor teamleiders • Leiderschap – Coach en mentor van de teamleden • “Integraal manager” binnen eigen domein • Interne controle inzake procedures • Toezicht op werken volgens eenzelfde lijn t.a.v. gedetineerden • Opmaken van het dienstrooster • Sterke teamleiders fungeren als voorbeeld

13. Gepercipieerde voordelen van teamwerk • Flexibeler werkroosters • Beheersen van verlofachterstand • Empoweren van medewerkers • Basisstructuur voor ontwikkelcirkels • Periodiek en gestructureerd overleg • Geeft meerwaarde aan het werken in ploegsysteem • Basis voor participatief management

14. Het overleg en de opleidingen • De overlegstructuur • Overlegvergaderingen van directie, penitentiaire assistenten en teamleiders • Teamdagen 2x per jaar • Opleidingen – trainingen • - “Indoor” met groepen van deelnemers uit alle echelons: coachen, leidinggeven, teambuilding

15. Het veranderingsproces – Fase II • Keuze voor integrale kwaliteitszorg - Redenen • Expliciete doelstelling van de FOD Justitie • New Public Management ook in de gevangenis • Belastingbetaler wil “value for money” • Betere dienstverlener en betere werkgever • Integrale kwaliteitszorg op basis van het CAF • Basiswet gevangeniswezen als richtlijn voor kwaliteit • Past in de filosofie van de ontwikkelcirkelmethode

16. Het veranderingsproces – Fase II • 2005 –2008 – Implementatie van hedendaagse managementmethoden voor de publieke sector - Stappen • Aanduiden beleidsmedewerker (2006) • Strategisch & Operationeel Plan (2006 – 2008) • Balanced Scorecard (2006) • CAF-zelfevaluatie als start van integraal kwaliteitsmanagement (2007) • BASAM medewerkersenquête (2007) • Ontwikkelcirkels (2005 – 2008)

17. Strategisch & Operationeel Plan (2006 – 2008) • Ontwikkeld op participatieve wijze wat betreft • Formulering missie en visie • SWOT-analyse • Strategiebepaling • Samenstelling strategisch planningteam • Focus op leiderschap, communicatie, versterken van teams en klantenbevragingen

20. CAF-zelfevaluatie (2007) • Infosessies voor alle medewerkers voor en na het proces • Zelfevaluatiegroep (ZEG) bestaande uit 12 medewerkers uit diverse diensten en teams • Actieplan als insteek voor het nieuwe strategische plan • Was toepassing van participatief management • Leidt tot gezamenlijke organisatietaal

21. Scores CAF-zelfevaluatie in 2007

22. BASAM medewerkersenquête (2007) • 85% respons! • Resultaten als input voor CAF en Operationeel Plan • Resultaten werden besproken op: • Infosessie voor alle medewerkers • Directieteam • Vergadering directie met penitentiaire assistenten • Teamleidersvergadering • Teamopleidingsdagen (najaar 2007)

23. Onze inspiratiebronnen • 2005 Nederlandse gevangenissen (INK-proces) • 2005 Belgische publieke organisaties die CAF gebruiken (Politiezones enz.) • 2007 Bezoek gevangenis te Oslo (Balanced scorecard) • 2007 BASAM medewerkersenquête i.s.m. DJI Nederland • 2002 –2006 Studies Management en PUMP • Samenwerking met bachelor en masterstudenten

25. Wat is er veranderd? • Positieve effecten op de organisatiecultuur en veranderingsbereidheid. • Ontstaan van een gemeenschappelijke organisatietaal • Strategie wordt medebepaald door de medewerkers • Grotere betrokkenheid van medewerkers • Betere communicatie • Verhoogd probleemoplossend vermogen bij teamleiders • Geïndividualiseerde bejegening van gedetineerden (cfr. zorgteam)

26. Enkele voorbeelden. • Teamleiderschap wordt ervaren als een sterke erkenning • Jongste telg – het zorgteam • Deelname aan Open Bedrijvendag 2007 – krachtig voorbeeld van teamwerk!

29. Positieve en negatieve ervaringen • Participatief management motiveert medewerkers • Er is constant behoefte aan verandering – geen enkele stap is een eindpunt (ups & downs) • De incrementele methode bij veranderingen is succesvol in een gevangenisorganisatie

31. Contactpersonen Luc STAS - Adviseur-gevangenisdirecteur Philippe CRYNS - Beleidsmedewerker FOD JUSTITIE Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen Gevangenis Gent Nieuwewandeling 89 9000 GENT - België Tel +32 (0)9/265.82.22 www.gevangenisgent.be Luc.Stas@just.fgov.be Philippe.Cryns@just.fgov.be