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Gerência de Projetos de TI 6. Custos

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Gerência de Projetos de TI 6. Custos. Adriano Graziosi & Márcio Moreira marcio.moreira@pitagoras.com.br http://si.lopesgazzani.com.br/docentes/marcio/. Somente o necessário ... Mas sem disperdício. Custos. Gerência de custos.

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ger ncia de projetos de ti 6 custos

Gerência de Projetos de TI6. Custos

Adriano Graziosi & Márcio Moreira

marcio.moreira@pitagoras.com.br

http://si.lopesgazzani.com.br/docentes/marcio/

ger ncia de custos
Gerência de custos
  • Em projeto de escopo pequeno estes processos são quase inseparáveis
conceitos importantes
Conceitos importantes
  • Análise de valor:
    • Forma mais barata de se fazer algo
  • Tipos de Custos:
    • Diretos:
      • Decorrentes das ações do projeto
      • Ex.: Viagens, salários do projeto, materiais do projeto
    • Indiretos:
      • Despesas de mais de um projeto (normalmente rateados)
      • Ex.: Custo do PMO, salas de reunião compartilhadas
    • Fixos:
      • Não variam de acordo com a produção
      • Ex.: Aluguel da empresa, contabilidade
  • Variáveis:
    • Variam de acordo com o nível de produção
    • Ex.: Prêmios por produtividade, comissões, energia
  • Afundados:
    • Custos já incorridos no projeto independente de sua aprovação
    • Ex.: Custo de avaliação da viabilidade do projeto
  • Marginais:
    • Custo incorrido devido à aceleração (compressão ou paralelismo) do projeto
    • Ex.: Custo de horas-extras, custo da contratação de recursos mais caros
planejar a gest o de custos1
Planejar a gestão de custos
  • Missão:
    • Estabelecer políticas, procedimentos e documentação para planejar, gerenciar, gastar e controlar os custos do projeto
  • Técnicas Analíticas:
    • Escolher a opção estratégica para suportar os custos do projeto
      • Ex.: recursos próprios, financiamento com capital próprio ou de terceiros
    • Definir os critérios decisões de fazer, comprar, locar, financiar, etc.
    • Estas decisões estão sujeitas às regras financeiras da empresa
plano de gest o de custos
Plano de gestão de custos
  • Definições típicas:
    • Unidades de medida
    • Nível de precisão
    • Nível de acurácia
    • Links com procedimentos organizacionais
    • Limites de controle
    • Regras de medição de desempenho
      • Valor Agregado (Earned Value)
    • Formato dos relatórios
    • Descrição dos processos
    • Custo total de propriedade (TCO)
      • Total Cost of Ownership
    • Etc.
exemplos de quest es
Exemplos de questões
  • 1) Um gerente de projeto precisa analisar os custos do projeto para encontrar maneiras de reduzi-los. Seria MELHOR se o gerente de projeto verificasse:
    • A. Custos variáveis e custos fixos.
    • B. Custos fixos e custos indiretos.
    • C. Custos diretos e custos variáveis.
    • D. Custos indiretos e custos diretos.
  • 2) Qual das opções a seguir é a forma MENOS eficaz de influenciar os fatores que geram mudanças na linha de base dos custos?
    • A. Revisar o escopo do projeto com o gerente funcional responsável pelo maior número de mudanças solicitadas.
    • B. Explicar, a quem solicita mudanças, o impacto negativo da mudança no projeto.
    • C. Eliminar o escopo causador da maioria das mudanças.
    • D. Notificar todas as partes interessadas de que não serão permitidas mais mudanças.
estimar os custos1
Estimar os custos
  • Missão:
    • Desenvolver a estimativa de custos dos recursos necessários para executar as atividades do projeto
  • Dica:
    • Antes de cotar no mercado, você deve saber que valores são esperados
an lise de reservas
Análise de reservas

Riscos

Reservas

Reserva de Contingência:

Obtidas através do VME (Valor Monetário Esperado) dos Riscos Conhecidos

Reservas Gerenciais:

Devem suportar problemas de riscos desconhecidos

Ex.: % do valor estimado do projeto, valor fixo, etc.

Análise de Reservas:

À medida que o projeto avança as incertezas vão diminuindo e as reservas vão sendo usadas, reduzidas ou eliminadas

estimar os custos t cnicas e sa das
Estimar os custos - técnicas e saídas
  • Custo da Qualidade (CDQ):
  • Estimativa de custos da atividade:
    • Mínimo, mais provável e máximo ou mais provável ± % variação aceitável
  • Base de estimativas:
    • Modelos e propostas utilizadas, premissas adotadas, restrições conhecidas e nível de confiança da estimativa final
exemplos de quest es1
Exemplos de questões
  • 3) Todas as opções a seguir são saídas do processos Estimar os custos, EXCETO:
    • A. Uma compreensão do risco estimado de custos no trabalho
    • B. A prevenção da inclusão de mudanças inadequadas na linha de base de custos
    • C. Uma indicação do intervalo de custos possíveis do projeto
    • D. Documentação de todas as premissas adotadas durante o processo de Estimar os custos
  • 4) Durante qual grupo de processos do gerenciamento de projetos as previsões orçamentárias são criadas?
    • A. Monitoramento e controle
    • B. Planejamento
    • C. Iniciação
    • D. Execução
determinar o or amento1
Determinar o orçamento
  • Missão:
    • Definir o orçamento do projeto e fechar a linha base de custos
  • Agregação de Custos:
    • Orça-se custos de atividades, que são agregados em pacotes de trabalho, entregas e finalmente para todo o projeto
determinar o or amento t cnicas
Determinar o orçamento - técnicas
  • Relações históricas:
    • Dados históricos que permitam estimativas analógicas ou paramétricas
    • Considerar: precisão dos dados, facilidade de uso e escalabilidade do modelo
  • Reconciliação do limite de recursos financeiros:
    • Os clientes estabelecem um fluxo de caixa para o projeto
    • A reconciliação visa equilibrar os custos com o fluxo de caixa podendo gerar necessidade de financiamento ou reagendamento
determinar o or amento sa das
Determinar o orçamento - saídas

Alçada do Cliente

ou da Alta

Administração

Alçada do GP

exemplos de quest es2
Exemplos de questões
  • 5) Qual dos itens abaixo não é uma saída do Determinar o orçamento?
    • A. Estimativas do projeto
    • B. Reservas de contingência
    • C. Reservas gerenciais
    • D. Previsões de custos
  • 6) Você é um gerente de projetos trabalhando em um projeto que exige o teste de 100 itens, com espaçamento uniforme pelo período de cinco semanas. Você acaba de iniciar a semana três, com um orçamento geral de Us$10 mil. Até esta data, você gastou Us$2 mil com 40 itens testados com sucesso. O que a variação de custo (VC) diz a você nessas circunstâncias?
    • A. O projeto está prosseguindo a 100% da taxa prevista.
    • B. O projeto está Us$2 mil abaixo do orçamento.
    • C. O projeto está dentro do orçamento.
    • D. O projeto está obtendo Us$2 de trabalho para cada Us$ gasto.
controlar os custos1
Controlar os custos
  • Missão:
    • Controlar o progresso de custos do projeto, as mudanças na linha base de custo e influenciar os fatores que geram variações de custos
  • Principais ações:
    • Gerar as mudanças na hora certa e controlar sua implementação
    • Garantir que o realizado fique dentro do previsto no período e no projeto
    • Isolar, entender e atuar nos fatores geradores de variação
    • Manter a adequação do andamento físico aos gastos do projeto
    • Prevenir a absorção de mudanças físicas e/ou financeiras não autorizadas
    • Analisar os impactos das mudanças e notificar os interessados (parte do Controle Integrado de Mudanças)
    • Etc.
gest o do valor agregado
Gestão do valor agregado
  • Earned Value (EV) ou Valor Agregado (VA):
    • VA (EV) = % Físico Concluído x Valor Planejado (VP)
  • O GP deve coletar o % Físico Concluído com a equipe:
    • Se não for possível calcular este % podemos utilizar:
      • Regra 50/50: 50% ao iniciar e 50% somente quando terminar
      • Regra 20/80: 20% ao iniciar e 80% somente quando terminar
      • Regra 0/100: 0% ao iniciar e 100% somente quando terminar
  • Fórmulas do % Realizado:
    • % Concluído = Duração Realizada / Duração Planejada
    • % Trabalho Concluído = Trabalho Realizado / Trabalho Planejado
    • % Concluído por VA = VA Realizado / Valor Planejado
exemplo de c lculos de realizado
Exemplo de cálculos de % realizado

Premissas: Temos 3 atividades no projeto: A1, A2 e A3

Temos 2 recursos no projeto: R1 de R$200/h e R2 de R$500/h

Trabalhamos 8h por dia neste projeto

Data de Status: Estamos na quarta-feira na hora do almoço e estamos 100% em dia

precis o dos realizados
Precisão dos % realizados
  • Grau de precisão:
    • % Concluído: função (duração)
    • % Trabalho Concluído: função (duração, recursos)
    • % Físico Concluído: função (escopo)
    • % Concluído Por VA: função (escopo, duração, recursos, custos)
  • Variáveis: PMBOK MS Project
    • VP: Valor Planejado (Custo da Linha Base)
      • Custo Orçado do Trabalho Planejado (valor planejado para execução da tarefa)
    • VA: Valor Agregado (COTR ou BCWP)
      • Custo Orçado do Trabalho Realizado (valor orçado do trabalho já realizado)
    • CR: Custo Real (CRTR ou ACWP)
      • Custo Real do Trabalho Realizado (custo realmente incorrido na realização)
  • % Concluído Por Valor Agregado:
    • PMBOK: % Concluído Por VA = VA Realizado / Valor Planejado
    • Project: % Concluído Por VA = COTR / Custo da Linha Base

Precisão

an lise de varia es
Análise de variações
  • Análise de Variações:
    • VCR: Variações de Cronograma (SV: Schedule Variance):
      • VCR = VA – VP (Valor Agregado – Valor Planejado)
    • VC: Variações de Custos (CV: Cost Variance):
      • VC = VA – CR (Valor Agregado – Custo Real)
      • Ajudam a analisar a extensão das variações que ocorreram ou irão acontecer
ndices de desempenho
Índices de desempenho
  • IDP: Índice de Desempenho de Prazos (SPI)
    • SPI: Schedule Performance Index
    • IDP = VA / VP (Valor Agregado / Valor Planejado)
      • Índice que mostra o retorno efetivo do tempo gasto
    • Se < 1  Projeto atrasado (previsto > agregado), ex.: 0,92  8% atraso
    • Se > 1  Projeto adiantado (agregado > planejado), ex.: 1,03  3% adiantado
  • IDC: Índice de Desempenho de Custos (CPI)
    • CPI: Cost Performance Index
    • IDC = VA / CR (Valor Agregado / Custo Real)
      • Índice de retorno efetivo do $ investido
    • Se < 1  Gastança (real > agregado)
    • Se > 1  Economia (agregado > real)

ONT

previs es
Previsões
  • Orçamento No Término (ONT):
    • ONT = VP (Valor Planejado Total)
  • Estimativas de custos No Término do projeto:
    • Otimista: ENTo = CR + (ONT - VA)
      • Trabalho executado no ritmo orçado
    • Realista: ENTr = ONT / IDC
      • Trabalho executado no IDC atual
    • Pessimista: ENTp = CR + [(ONT - VA) / (IDP x IDC)]
      • Trabalho executado considerando IDC e IDP
  • Índice de Desempenho para Terminar (IDPT):
    • Qual o desempenho a ser aplicado para que possamos concluir com o custo batendo com o ONT ou ENT
    • IDPT: Trabalho Restante (em termos de orçamento)
    • Recursos Financeiros Restantes
    • IDPT (ONT): (ONT – VA) / (ONT – CR) é maior que 1
    • IDPT (ENT): (ONT – VA) / (ENT – CR) é menor que 1
exemplo de previs es
Exemplo de previsões
  • Numa determinada Data de Status temos:
    • ONT: 10.000 VP: 5.500 VA: 5.000 CR: 6.000
    • IDP = VA / VP = 5.000 / 5.500 = 0,91
    • IDC = VA / CR = 5.000 / 6.000 = 0,83
    • Estimativas de custos no término do projeto:
      • ENTo = CR + (ONT - VA)
      • = 6.000 + (10.000 – 5.000) = 11.000,00
      • ENTr = ONT / IDC
      • = 10.000 / 0,83 = 12.048,19
      • ENTp = CR + [(ONT - VA) / (IDP x IDC)]
      • = 6.000 + [(10.000 – 5.000) / (0,91 x 0,83)] = 12.619,89
    • Índice de Desempenho para Terminar (IDPT):
      • IDPT (ONT) = (ONT – VA) / (ONT – CR)
      • = (10.000 – 5.000) / (10.000 – 6.000) = 1,25
      • IDPT (ENT) = (ONT – VA) / (ENT – CR)
      • = (10.000 – 5.000) / (12.048,19 – 6.000) = 0,83
exemplos de quest es3
Exemplos de questões
  • 7) Um projeto está com IDC (índice de desempenho de custos) 1,1 e IDP (índice de desempenho de prazo) 0,92. O que podemos esperar deste projeto?
    • A. Ele deve terminar no prazo, mas vai estourar o custo
    • B. Ele deve terminar no custo, mas vai estourar o prazo
    • C. Ele deve terminar abaixo do prazo, mas vai estourar o custo
    • D. Ele deve terminar abaixo do custo, mas vai estourar o prazo
  • 8) Medição do valor agregado é um exemplo de:
    • A. Relatórios de desempenho.
    • B. Controle do planejamento integrado.
    • C. Diagrama de Ishikawa.
    • D. Integração dos componentes do projeto em uma unidade coesa.
exemplos de quest es4
Exemplos de questões
  • 9) Você assumiu um projeto que está Us$100 mil acima do orçado. Você sabe que a equipe completou Us$500 mil de trabalho. Seu patrocinador telefonou o dia inteiro e deixou mensagens, enquanto você estava em reuniões, solicitando uma atualização rápida na situação do projeto. O que você dirá a ele quando retornar a ligação?
    • A. O IDC é 0,90.
    • B. O IDP é 1,10.
    • C. O IDC é 0,83.
    • D. O IDP é 0,83.
  • 10) O monitoramento de custos realizados até a data para detectar variações em relação ao plano ocorre durante:
    • A. A criação do sistema de controle de mudanças de custos.
    • B. A recomendação de ações corretivas.
    • C. A atualização da linha de base de custos.
    • D. Avaliações de desempenho do projeto.
exemplos de quest es5
Exemplos de questões
  • 11) Sua GP assistente faz a análise mensal do Valor Agregado, mas ficou doente antes terminá-la. Ela lhe forneceu as seguintes informações: IDC = 1,1; CR (C.Real) = Us$800 mil; VP (V.Planejado) = Us$890 mil. Como o projeto está indo?
    • A. O cronograma está atrasado em 5% do prazo do projeto.
    • B. O cronograma e o orçamento estão melhores do que previsto.
    • C. Há dinheiro suficiente para pagar um treinamento extra.
    • D. Você não tem preocupações reais sobre o cronograma ou custo.
  • 12) O MELHOR método para controlar os custos é:
    • A. Estimar no início do projeto e depois comparar os custos reais com a linha de base.
    • B. Fazer estimativas durante a execução do projeto e gerenciar cada atividade de acordo com o orçamento.
    • C. Fazer estimativas durante o planejamento e refazer as estimativas antes do início de cada atividade.
    • D. Estimar no início do projeto e fazer a administração confirmar as estimativas.
exemplos de quest es6
Exemplos de questões
  • 13) Você vai assumir um projeto de outro GP e obtém as seguintes informações. A atividade Z tem uma IMC de dia 15 e uma IMT de dia 20, esta atividade é difícil. O IDC é de 1,1 e o IDP é de 0,8. Há 11 partes interessadas. Com base nestas informações, qual seria sua MAIOR preocupação?
    • A. Cronograma do projeto.
    • B. Folga da atividade Z.
    • C. Custo do projeto.
    • D. O número de recursos disponíveis.
  • 14) Todas as opções a seguir são relevantes para analisar um estouro de custos, EXCETO:
    • A. Valores de referência da mão de obra.
    • B. Recursos usados.
    • C. Plano de gerenciamento de comunicações.
    • D. Espera.