Valoración de la documentación

1. Valoración de la documentación • Definición y objetivos de la valoración • Normativa • Procedimiento de valoración • Formulario de propuestas de valoración • Resultados de la valoración • Eliminación • Prácticas

2. Definición y concepto Proceso de análisis y selección cuyo objetivo es establecer los plazos de transferencia, conservación y acceso de las series documentales. (CIA)

3. Objetivos • Racionalizar y simplificar la producción documental para conseguir una gestión administrativa más eficaz. • Configurar el patrimonio documental histórico de un país.

4. ¿Por qué se valora? Incremento de la producción documental debido a: • Aumento de población • Extensión de la función administrativa. El Estado cada vez presta más servicios • Desarrollo de la democracia y transparencia de la administración • Facilidad técnica de producir y reproducir documentos • Duplicación y reproducción de los documentos en su gestión, debida a la inexistencia o incorrecta aplicación de procedimientos administrativos: Obsesión por el control.

5. Normativa (I) -Estatal - Ley de Patrimonio Histórico Español (art. 58) (1985) - Real Decreto de composición y funcionamiento de la Comisión Superior Calificadora (2000 y 2007) - Real Decreto por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original (2002) - Órdenes de aprobación de tablas de valoración documental

6. Normativa (II) • Autonómica Leyes de Archivos Normativa sobre las Comisiones Autonómicas de Calificación de Documentos Decretos sobre valoración y selección de documentos Órdenes de aprobación de tablas de valoración documental - Propia de la institución Reglamentos de Archivos Reglamentos de funcionamiento de Comisiones de Calificación de Documentos Procedimientos e instrucciones de valoración y selección

7. Procedimiento de valoración • Elección de la serie a valorar • Aprobación de la Junta Calificadora de la CV • Recogida de información • Cumplimentación del formulario de valoración • Propuesta de valoración de la serie doc. • Aprobación por la Junta Calificadora de la CV • Publicación • Aplicación • Control de la valoración

8. Formulario de propuestas de valoración - Datos de identificación - Datos de valoración - Propuesta de conservación / eliminación • Propuesta de accesibilidad • Propuesta de plazo de transferencia - Área de notas/observaciones

9. Identificación (I) • Denominación de la serie • Unidad productora • Función y finalidad por la que ha sido creada • Fechas extremas. Fecha de inicio de la serie …. • Marco legal • Procedimiento: Breve descripción del trámite del expediente tipo • Documentos básicos que forman los expedientes de la serie • Ordenación • Ubicación de ejemplares

10. Identificación (II) • Características físicas: Soporte Volumen y crecimiento anual • Series relacionadas: Duplicadas Series precedentes Series descendentes Series relacionadas Documentos recopilatorios

11. Valoración • Valores primarios Administrativo Legal Fiscal Científico-tecnológico • Valores secundarios Testimonial Informativo/histórico

12. Conservación/Eliminación • Conservación permanente • Eliminación - Tipos - Total - Parcial - Selección de documentos - Muestreo: - Cronológico - Geográfico - Alfabético - Numérico - Aleatorio - Plazos (desde el cierre del expediente)

13. Accesibilidad • Régimen de acceso Libre Restringido • Condiciones Plazos Personas Tipo de documentos

14. Resultados de la valoración • Tablas de valoración documental • Tablas/calendarios de conservación/ eliminación • Calendarios de transferencias

15. Eliminación • ¿Qué es? Se entiende por eliminación de documentos la destrucción física de unidades o series documentales por el órgano responsable del archivo u oficina pública en que se encuentren, empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización. La eliminación de documentos sólo podrá llevarse a cabo, tras el correspondiente proceso de valoración documental

16. Conservación: Criterios generales • Cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislación vigente establece para su conservación. • Los documentos con valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas. • Los documentos que reflejen el origen, la organización y la evolución de las funciones y estructuras orgánicas de la institución. • Los documentos emanados de los órganos de gobierno. • Los registros, actas y documentación recapitulativa única. • Los documentos que contengan información significativa sobre acontecimientos o hechos de importancia para la historia política, económica o social de la institución. • Los documentos que contengan información de tipo estadístico útil para el estudio de la historia. • Toda la documentación anterior a 1940.

17. Eliminación: Criterios generales • Material editado. • Los documentos cuyos datos estén contenidos en otro tipo de documentación (en registros, actas u otros documentos recapitulativos). • Los documentos que presenten un estado de deterioro tal que haga imposible su recuperación, o con faltas informativas tan importantes que no justifique su conservación. • Las copias simples de documentos siempre que los originales estén completos y localizados. • La documentación de apoyo informativo que no tiene función administrativa.

18. Eliminación ¿Dónde se elimina? - Archivos de oficina Documentación que cumple las condiciones generales de eliminación (excepto material editado) Documentación cuyo calendario de conservación sea muy corto - Archivo General

19. Eliminación Procedimiento de eliminación • Inventario de eliminación • Verificación del plazo • Preparación física de la documentación • Entrega y destrucción de la documentación • Certificación de destrucción • Acta de eliminación de la documentación • Control de la eliminación • Comunicación a la Comisión de Calificación de Doc. de la GV. • Informe a la Comisión de documentos y archivos de la institución