valoraci n de la documentaci n n.
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Valoración de la documentación

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Valoración de la documentación. Definición y objetivos de la valoración Normativa Procedimiento de valoración Formulario de propuestas de valoración Resultados de la valoración Eliminación Prácticas. Definición y concepto.

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Presentation Transcript
valoraci n de la documentaci n
Valoración de la documentación
  • Definición y objetivos de la valoración
  • Normativa
  • Procedimiento de valoración
  • Formulario de propuestas de valoración
  • Resultados de la valoración
  • Eliminación
  • Prácticas
definici n y concepto
Definición y concepto

Proceso de análisis y selección cuyo objetivo es establecer los plazos de transferencia, conservación y acceso de las series documentales. (CIA)

objetivos
Objetivos
  • Racionalizar y simplificar la producción documental para conseguir una gestión administrativa más eficaz.
  • Configurar el patrimonio documental histórico de un país.
por qu se valora
¿Por qué se valora?

Incremento de la producción documental

debido a:

  • Aumento de población
  • Extensión de la función administrativa. El Estado cada vez presta más servicios
  • Desarrollo de la democracia y transparencia de la administración
  • Facilidad técnica de producir y reproducir documentos
  • Duplicación y reproducción de los documentos en su gestión, debida a la inexistencia o incorrecta aplicación de procedimientos administrativos: Obsesión por el control.
normativa i
Normativa (I)

-Estatal

- Ley de Patrimonio Histórico Español (art. 58) (1985)

- Real Decreto de composición y funcionamiento de la Comisión Superior Calificadora (2000 y 2007)

- Real Decreto por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original (2002)

- Órdenes de aprobación de tablas de valoración documental

normativa ii
Normativa (II)
  • Autonómica

Leyes de Archivos

Normativa sobre las Comisiones Autonómicas de Calificación de Documentos

Decretos sobre valoración y selección de documentos

Órdenes de aprobación de tablas de valoración documental

- Propia de la institución

Reglamentos de Archivos

Reglamentos de funcionamiento de Comisiones de Calificación de Documentos

Procedimientos e instrucciones de valoración y selección

procedimiento de valoraci n
Procedimiento de valoración
  • Elección de la serie a valorar
  • Aprobación de la Junta Calificadora de la CV
  • Recogida de información
  • Cumplimentación del formulario de valoración
  • Propuesta de valoración de la serie doc.
  • Aprobación por la Junta Calificadora de la CV
  • Publicación
  • Aplicación
  • Control de la valoración
formulario de propuestas de valoraci n
Formulario de propuestas de valoración

- Datos de identificación

- Datos de valoración

- Propuesta de conservación / eliminación

  • Propuesta de accesibilidad
  • Propuesta de plazo de transferencia

- Área de notas/observaciones

identificaci n i
Identificación (I)
  • Denominación de la serie
  • Unidad productora
  • Función y finalidad por la que ha sido creada
  • Fechas extremas. Fecha de inicio de la serie ….
  • Marco legal
  • Procedimiento: Breve descripción del trámite del expediente tipo
  • Documentos básicos que forman los expedientes de la serie
  • Ordenación
  • Ubicación de ejemplares
identificaci n ii
Identificación (II)
  • Características físicas:

Soporte

Volumen y crecimiento anual

  • Series relacionadas:

Duplicadas

Series precedentes

Series descendentes

Series relacionadas

Documentos recopilatorios

valoraci n
Valoración
  • Valores primarios

Administrativo

Legal

Fiscal

Científico-tecnológico

  • Valores secundarios

Testimonial

Informativo/histórico

conservaci n eliminaci n
Conservación/Eliminación
  • Conservación permanente
  • Eliminación

- Tipos

- Total

- Parcial

- Selección de documentos

- Muestreo: - Cronológico

- Geográfico

- Alfabético - Numérico

- Aleatorio

- Plazos (desde el cierre del expediente)

accesibilidad
Accesibilidad
  • Régimen de acceso

Libre

Restringido

  • Condiciones

Plazos

Personas

Tipo de documentos

resultados de la valoraci n
Resultados de la valoración
  • Tablas de valoración documental
  • Tablas/calendarios de conservación/ eliminación
  • Calendarios de transferencias
eliminaci n
Eliminación
  • ¿Qué es?

Se entiende por eliminación de documentos la destrucción física de unidades o series documentales por el órgano responsable del archivo u oficina pública en que se encuentren, empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización. La eliminación de documentos sólo podrá llevarse a cabo, tras el correspondiente proceso de valoración documental

conservaci n criterios generales
Conservación: Criterios generales
  • Cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislación vigente establece para su conservación.
  • Los documentos con valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas.
  • Los documentos que reflejen el origen, la organización y la evolución de las funciones y estructuras orgánicas de la institución.
  • Los documentos emanados de los órganos de gobierno.
  • Los registros, actas y documentación recapitulativa única.
  • Los documentos que contengan información significativa sobre acontecimientos o hechos de importancia para la historia política, económica o social de la institución.
  • Los documentos que contengan información de tipo estadístico útil para el estudio de la historia.
  • Toda la documentación anterior a 1940.
eliminaci n criterios generales
Eliminación: Criterios generales
  • Material editado.
  • Los documentos cuyos datos estén contenidos en otro tipo de documentación (en registros, actas u otros documentos recapitulativos).
  • Los documentos que presenten un estado de deterioro tal que haga imposible su recuperación, o con faltas informativas tan importantes que no justifique su conservación.
  • Las copias simples de documentos siempre que los originales estén completos y localizados.
  • La documentación de apoyo informativo que no tiene función administrativa.
eliminaci n1
Eliminación

¿Dónde se elimina?

- Archivos de oficina

Documentación que cumple las condiciones generales de eliminación (excepto material editado)

Documentación cuyo calendario de conservación sea muy corto

- Archivo General

eliminaci n2
Eliminación

Procedimiento de eliminación

  • Inventario de eliminación
  • Verificación del plazo
  • Preparación física de la documentación
  • Entrega y destrucción de la documentación
  • Certificación de destrucción
  • Acta de eliminación de la documentación
  • Control de la eliminación
    • Comunicación a la Comisión de Calificación de Doc. de la GV.
    • Informe a la Comisión de documentos y archivos de la institución