Zasady realizacji umów o dofinansowanie projektu w ramach Poddziałania 2.1.1 PO KL. Omówienie zasad sprawozdawczości fin

1. Zasady realizacji umów o dofinansowanie projektu w ramach Poddziałania 2.1.1 PO KL.Omówienie zasad sprawozdawczości finansowej21 stycznia 2010 roku

2. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Terminy składania wniosków o płatność • płatność pierwsza: złożenie wraz z podpisaną umową o dofinansowanie harmonogramu płatności oraz zabezpieczenia umowy. • płatność pośrednia: składanie nie rzadziej niż raz na 3 miesiące do 10 dnia roboczego miesiąca następującego po zakończeniu okresu rozliczeniowego. • wniosek końcowy: należy złożyć w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji projektu oraz dokonać zwrotu niewykorzystanych środków, tj. oszczędności powstałych w okresie realizacji projektu.

3. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Dokonywanie płatności • UFP wprowadza w systemie przepływu środków w programach finansowanych z funduszy strukturalnych instytucję Płatnika, którego funkcję ma pełnić Bank Gospodarstwa Krajowego (BGK). • Płatności będą dokonywane z dwóch źródeł : • 85% „płatność ze środków europejskich” - płatność dokonywana przez BGK na podstawie zlecenia PARP • 15% „ współfinansowanie krajowe” (dotacja celowa)– płatność dokonywana przez PARP, obowiązek zwrotu na koniec roku budżetowego. • Oba źródła powinny być wypłacane w tym samym czasie

4. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Terminy weryfikacji wniosku o płatność • Wniosek o płatność: weryfikacja wniosku w ciągu 20 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku • Każda przedkładana wersja wniosku podlega ocenie w ciągu 20 dni roboczych.

5. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Harmonogram płatności oraz kary za niezłożenie wniosku zgodnie z harmonogramem • Metody aktualizacji harmonogramu: • Wniosek o płatność, • Zgoda IP2 w dwóch przypadkach: • brak przekazania jednego ze źródeł, • brak środków w okresie rozliczeniowym wniosku o płatność.

6. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Harmonogram płatności oraz kary za niezłożenie wniosku zgodnie z harmonogramem • Zgodnie z art. 189 ust. 3 UFP w przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę lub w terminie określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności od środków pozostałych do rozliczenia naliczane będą odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność Beneficjent ma prawo złożyć wniosek o płatność, w którym rozliczanych jest mniej niż 70% środków dotychczas przekazanych, o ile wynika to z harmonogramu płatności zaakceptowanego przez IP / IW (IP2).

7. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Harmonogram płatności oraz kary za niezłożenie wniosku zgodnie z harmonogramem

8. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Wniosek beneficjenta o płatność nr 1: otrzymane dofinansowanie 48 000 zł beneficjent nie wnioskuje o kolejną transzę za okres styczeń-marzec 2009 na kwotę 26 000 zł złożony 10.04.2009nie nalicza się odsetek

9. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Wniosek beneficjenta o płatność nr 2: otrzymane dofinansowanie 48 000 zł (bez zmian) za okres kwiecień – czerwiec 2009 na kwotę 9 000 zł złożony 10.07.2009nie nalicza się odsetek (rozliczono ponad 70% otrzymanych transz: 35 000 / 48 000 = 72,9%)

10. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Wniosek beneficjenta o płatność nr 3:łącznie otrzymane dofinansowanie 78 000 zł za okres lipiec - wrzesień 2009 na kwotę 19 000 zł złożony 10.10.2009nalicza się odsetki od kwoty pozostającej do rozliczenia (tj. 78 000 * 70% – 26 000 – 9 000 – 19 000 zł = 600 zł)

11. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Wniosek beneficjenta o płatność nr 4:łącznie otrzymane dofinansowanie 108 000 zł za okres październik - grudzień 2009 na kwotę 22 000 zł złożony 20.01.2010 roku • nalicza się odsetki od daty wypłaty środków do daty złożenia wniosku o płatność. Podstawę stanowi kwota: 108 000 * 70% – 54 000 = 21 600 zł

12. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Weryfikacja wniosku o płatność przez PARP • W przypadku błędów lub braków we wniosku PARP może zwrócić się do Beneficjenta z prośbą o: • poprawę wniosku, • przesłanie brakujących informacji • udzielenie niezbędnych wyjaśnień, • przesłania wybranych lub wszystkich kserokopii dokumentów księgowych poświadczonych za zgodność z oryginałem, które zostały uwzględnione we wniosku o płatność • Beneficjent dokonuje poprawy wniosku w wyznaczonym w piśmie przez PARP terminie pod rygorem wstrzymania wypłaty kolejnej transzy

13. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Zatwierdzenie wniosku o płatność przez PARP • Po zatwierdzeniu wniosku o płatność PARP przekazuje do Beneficjenta Informacjęo wynikach weryfikacji wniosku o płatność. • Informacja zawierać będzie: a) wysokość wydatków uznanych za niekwalifikowalne wraz z uzasadnieniem; b) wysokość rozliczonych korekt finansowych; c) wysokość rozliczonych nieprawidłowości finansowych wraz z odsetkami; d) wysokość zatwierdzonych wydatków w ramach cross-financingu;

14. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności e) podział na źródła finansowania wydatków zatwierdzonych w podziale na płatność i dotację celową; f) wysokość kolejnej transzy do przekazania Beneficjentowi w podziale na płatność i dotację celową; g) kwotę otrzymanych środków w ramach projektu w podziale na płatność i dotację celową.

15. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Rachunek bankowy projektu • Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionych kont bankowych do: • wpłat środków w ramach dofinansowania, • wpłat Beneficjentów Ostatecznych. • Opłaty związane z utrzymaniem rachunków bankowych mogą stanowić wydatki kwalifikowane. • Wszystkie płatności dokonywane w związku z realizacją umowy powinny być dokonywane za pośrednictwem wyodrębnionych rachunków bankowych

16. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Warunki przekazywania transz Beneficjentom • posiadanie przez Beneficjenta wyodrębnionego rachunku bankowego, • Uwaga: Beneficjent zobowiązany jest do bezzwłocznego poinformowania PARP zmianie wyodrębnionego rachunku • wydatkowanie co najmniej 70% dotychczas otrzymanych transz w okresie rozliczeniowym wniosku • Uwaga: Nieosiągnięcie powyższego procentu nie zwalnia z obowiązku składania terminowo wniosków o płatność • dostępność środków na finansowanie Działania.

17. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Zawieszenie wypłacania transz • może nastąpić w przypadku stwierdzenia: • nieprawidłowej realizacji Projektu, • utrudniania kontroli realizacji Projektu, • dokumentowania realizacji Projektu niezgodnie z postanowieniami umowy, • na wniosek instytucji kontrolnych. • 2 .uruchomienie płatności następuje po usunięciu lub wyjaśnieniu nieprawidłowości

18. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Zwrot środków • następuje jeżeli na podstawie wniosków o płatność lub w trakcie kontroli zostanie stwierdzone, że dotacja jest przez Beneficjenta: • wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem, • wykorzystana z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 184 ustawy o finansach publicznych, • pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości. • zwrot następuje na pisemne wezwanie PARP w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia wezwania do zapłaty. • zwrot następuje wraz z odsetkami naliczonymi zgodnie z art. 207 ustawy o finansach publicznych, liczonymi od dnia przekazania środków.

19. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków • dotyczy Projektodawcy oraz Partnerów; • wymóg utrzymywania odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem; • ewidencja podlega weryfikacji w trakcie kontroli projektu na miejscu; • Ze względu na rodzaj prowadzonej ewidencji beneficjentów można podzielić na 2 grupy: • beneficjentów prowadzących pełną księgowość; • pozostałych beneficjentów nieprowadzących pełnej księgowości.

20. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Pełna księgowość • należy prowadzić odrębną ewidencję księgową nie zaś odrębne księgi rachunkowe; • jednostka może tego dokonać poprzez odpowiednie zmiany w polityce rachunkowości polegające na: • wprowadzeniu dodatkowych rejestrów dokumentów księgowych, kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych, pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych z danym projektem, • wprowadzeniu wyodrębnionego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem.

21. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Brak pełnej księgowości • comiesięczne sporządzanie techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki dotyczące projektu nr … na koniec miesiąca : …/rok. • zestawienie powinno być kumulatywne i obejmować wydatki od początku realizacji projektu do końca danego miesiąca kalendarzowego, • sporządzane jest poprzez narastające ujęcie wydatków dotyczących poszczególnych zadań oraz kosztów pośrednich.

22. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • 1. Co do zasady jednostki sektora finansów publicznych objęte są obowiązkiem księgowań w proporcji: • - 85% (finansowanie z funduszy strukturalnych); • - 15% (współfinansowanie krajowe). • 2. Konieczność zachowana proporcji na koniec okresu realizacji projektu oraz dodatkowo na koniec każdego roku budżetowego – dotyczy wszystkich Beneficjentów.

23. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Rozliczanie wkładu prywatnego w projekcie • Wkład gotówkowy – musi zostać zebrany na cele projektu. • Wkład gotówkowy musi zostać wniesiony przez uczestników: • pracowników przedsiębiorstw, • osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą.

24. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności Wydatki pośrednie w ramach POKL Metoda kosztowa • rozliczenie na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków – pełna dokumentacja kosztowa, wyciągi bankowe, opisy dokumentów, • możliwość rozliczenia wydatków do wysokości kwoty nie przekraczającej kwoty określonej w kosztorysie projektu.

25. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności Wydatki pośrednie – metoda ryczałtowa • rozliczanie na podstawie ryczałtu przyjętego na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie. • obowiązkiem Beneficjenta jest bieżące, np.: comiesięczne, przeksięgowanie środków w ramach wydatków pośrednich z konta głównego projektu, • przyjęty limit procentowy w rozliczaniu wydatków będzie odnosił się zawsze do rzeczywiście poniesionych wydatków bezpośrednich pomniejszonych o cross-financing, • zmniejszenie puli wydatków bezpośrednich będzie wpływało na automatyczne obniżenie puli wydatków pośrednich, • podczas kontroli na miejscu weryfikowana będzie szczegółowo metodologia wyliczenia wydatków.

26. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Wydatki pośrednie – metoda ryczałtowa • Możliwość zmiany przyjętej metody ryczałtowej na kosztową w trakcie realizacji projektu: • konieczność akceptacji przez IP2; • ujęcie wydatków rozliczonych jako korektę finansową; • ponowne przedstawienie wydatków metodą kosztową we wniosku.

27. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności Zasady rozliczania wydatków we wniosku o płatność We wniosku przedstawiane są wydatki projektu przypisane do każdego zadania oraz wydatków pośrednich, Wydatki są weryfikowane i odnoszą się do budżetu zadaniowego nie zaś do budżetu szczegółowego, Nie może zostać przekroczona łączna wartość wydatków zaplanowanych na personel w ramach zadania zarządzanie, Możliwe jest rozliczanie wydatków innych niż założone w budżecie szczegółowym, jeśli są one ściśle związane z danym zadaniem. Zgodnie z art. 190 UFP, każdy wydatek kwalifikowalny powinien zostać ujęty we wniosku o płatność w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia.

28. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki są: • faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dokumentami zapłaty, • w przypadku amortyzacji – tabele amortyzacyjne środków trwałych wraz ze stosownymi dokumentami księgowymi,

29. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Sposób opisywania dokumentacji księgowej • Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) posiadać opis zawierający co najmniej: • numer umowy o dofinansowanie projektu, • informację, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego, • nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu w ramach którego wydatek jest ponoszony (lub adnotację, że dotyczy dokument kosztów pośrednich), • kwotę kwalifikowaną w ramach danego zadania.

30. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Sposób opisywania dokumentacji księgowej c.d. • Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien: • zawierać informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej, • odniesienie do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień Publicznych - w przypadku gdy dokument dotyczy zamówienia publicznego, • nabycia towaru / usługi z zastosowaniem zasady konkurencyjności – również odniesienie do zastosowania ww. trybu

31. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Odsetki i przychody w projekcie • Odsetki narosłe na koncie dotacji stanowią dochód Beneficjenta i nie są wykazywane we wniosku o płatność. • Przychód powinien zostać wykazany we wniosku o płatność. Podlega zwrotowi przez Beneficjenta na koniec roku budżetowego, bądź na pisemne wezwanie IP2. Od przychodu nie są naliczane odsetki.

32. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • WNIOSEK O PŁATNOŚĆ – sposób wypełniania części finansowej

33. Zgodne z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie Rodzaj płatności „zaliczkowa” Kwota zgodna z harmonogramem płatności Suma z załącznika 1 – wszystkie wydatki rozliczane we wniosku Okres w którym zostały poniesione i zaksięgowane wydatki /pełny miesiąc/

34. Kol. nr 1 Zadania zdefiniowane we wniosku o dofinansowanie Kol. nr 2 Wydatki zgodne z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie Kol. nr 3 Kwoty wydatków zgodnie z załącznikiem nr 1 + koszty pośrednie Kol. nr 4 Wydatki Kumulatywne zatwierdzone w Informacjach o wynikach… Kol. 5 Procentowa wartość realizacji projektu

35. Uzyskany przychód w okresie objętym wnioskiem Przychodem nie są odsetki bankowe !

36. Tabela: • wypełniana w przypadku wykrycia wydatków niekwalifikowalnych w poprzednich, zatwierdzonych wnioskach o płatność, • wypełniana w sposób pozwalający na identyfikację wydatku, którego korekta dotyczy.

37. W okresie, którego dotyczy wniosek o płatność Kumulatywnie od początku projektu Kwota rozliczonego dofinansowania Wkład prywatny

38. ROZLICZENIE KWOTY DOFINANSOWANIA I WKŁADU WŁASNEGO

39. Kwoty kolejnych transz do wypłaty Okresy rozliczeniowe (pełne miesiące kalendarzowe) Informacja o całkowitych planowanych wydatkach kwalifikowalnych, w kolejnych okresach rozliczeniowych do zakończenia projektu

40. Dokumenty księgowe powinny być pogrupowane zgodnie z zadaniami wskazanymi we wniosku o dofinansowanie

41. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Załącznik nr 1 • dokumenty księgowe pogrupowane zgodnie z zadaniami wykazanymi w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie oraz na dotyczące kosztów pośrednich, jeżeli koszty te rozliczane są na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, • wydatki w ramach każdego zadania należy podsumować., • jeśli w ramach jednego dokumentu księgowego rozliczane są wydatki mające różną stawkę VAT, pozycje z faktury należy pogrupować według stawek VAT, • w przypadku gdy dany wydatek został poniesiony z kilku źródeł należy go wykazać w osobnych wierszach podając w kolumnie 9 wartość wydatku sfinansowaną z danego źródła.

42. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Pozostałe załączniki do wniosku o płatność • załącznik nr 2 – szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia, • informacja o wszystkich uczestnikach projektu (wersja elektroniczna), • wyciągi bankowe z przyporządkowaniem wydatków do pozycji z załącznika nr 1, • raporty kasowe (bez załączników) bądź podpisane przez beneficjenta zestawienie płatności gotówkowych z przyporządkowaniem wydatków do pozycji z załącznika nr 1, • oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT.

43. Dziękuję za uwagę