Nella direzione della contabilità economico patrimoniale: l'esperienza del Polo di Rimini

1. Nella direzione della contabilità economico patrimoniale: l'esperienza del Polo di Rimini - Una sintesi del progetto -Il percorso di avvicinamento e le sue tappe (dalla consapevolezza alla piena operatività)Susi Poli e Amministrazione del Polo

2. La sperimentazione Obiettivo del progetto dare impulso all’applicazione della coep, portarla sullo stesso piano della cofi • Quadro d’insieme del Polo di Rimini • Gli attori • I processi • Gli strumenti

3. Il quadro d’insieme del Polo di Rimini Il contesto territoriale funzione di supporto e stimolo alle iniziative - Comune, enti locali, Diocesi - Ordini professionali - Ente di sostegno Il contesto organizzativo - La struttura contabile - I fattori determinanti

4. La struttura contabile CIA - permette la tenuta di una contabilità integrata e simultanea - Polo gestisce una contabilità finanziaria di cassa: “porta di ingresso” delle informazioni contabili I centri di responsabilità finanziaria – CdR - un CdR per ogni corso di laurea o facoltà - un CdR per ogni servizio di Polo (es. Biblioteca Centralizzata e Servizi Informatici)

5. I fattori determinanti • Dimensione del Polo, in espansione • Ambiente motivato e collaborativo, che ha una • visione d’insieme delle dinamiche di sviluppo • e delle potenzialità • Comunicazione efficace, che “passa” • Funzione di “supporto” del corpo docente alla • struttura e all’azione amministrativa

6. I soggetti coinvolti • Amministrazione di Polo • la prassi operativa • Gruppo di studio in materia di contabilità economico-patrimoniale • Settore contabilità economico-patrimoniale e analitica dell’Ateneo (Settore coep-coan) • le indicazioni teoriche

7. Gli attori: la prassi operativa • Amministrazione di Polo • gli operatori sul campo • Le conoscenze di base: verso l’omogeneizzazione • Lo strumento comunicativo: • - scambio di informazioni formazione • - istruttoria e discussione fino alla definizione • propensione al lavoro in staff • La motivazione: verso l’elaborazione, prima, • e l’affinamento, poi, degli strumenti di lavoro • Le criticità

8. Le criticità riscontrate • Differenti sistemi informativi, contabili ed extra contabili, • da cui attingere le informazioni • Logiche operative diverse per ciascun sistema informativo • Mancanza di un collegamento tra i sistemi, quindi • della possibilità di un confronto automatico • Diverse figure di riferimento presso l’Amministrazione • Centrale per ciascun sistema • Classificazione di talune voci “problematiche”

9. Le voci problematiche e la loro definizione • Software • - costo di esercizio (se licenza d’uso a t.d.) • attivo di Stato Patrimoniale (se a titolo di proprietà o di licenza d’uso a t.i.) • Manutenzioni • - ordinarie (se spese ricorrenti, quindi costi d’esercizio) • straordinarie (se spese incrementative, quindi costi da capitalizzare) • Vere manutenzioni sono le ordinarie (Principi Contabili) e le straordinarie meglio sarebbe chiamarle con il loro nome (miglioramento, ampliamento)

10. Le tappe del percorso di sperimentazione • tappa extra Polo: • introduzione di CIA e tabella di raccordo cofi-coep • 1) tappa iniziale del percorso: • Amministrazione Polo e tabella dei conti finanziari • 2) tappa ufficiale: • nascita del Polo, Gruppo di studio e prospetti di sintesi • 3) tappa vera di contabilità economico patrimoniale: • sinergia con Settore coep-coan dell’Ateneo ed elaborazione di strumenti • tabella delle associazioni coep-cofi • e di risultati • fase dei controlli, verso il bilancio di esercizio

11. Gli strumenti di lavoro • La tabella di raccordo cofi-coep • La tabella dei conti finanziari: fornisce indicazione • della tipologia di spesa associata ad ogni capitolo • La tabella delle associazioni coep-cofi: • capovolge il “colpo d’occhio” iniziale sulle registrazioni • contabili, rovescia la logica di impostazione delle • registrazioni • Verso la stesura di un manuale operativo

12. La tabella delle associazioni coep-cofi • Dal Conto al Capitolo • Conto è “colpo d’occhio” iniziale sulle registrazioni • Capitolo rimane la “porta d’ingresso” delle • informazioni/dati contabili • Tabella di raccordo cofi-coep: dal capitolo, con • raccordi univoci o multipli, al conto • La tabella delle associazioni coep-cofi opera “a monte” • la scelta su raccordi multipli, dopo opportuni • approfondimenti strumento-guida nella prassi contabile, finanziaria ed economico patrimoniale

13. La tabella

14. La tabella delle associazioni coep-cofi: cosa cambia • Rovescia il percorso mentale delle registrazioni contabili • e prioritario diventa il costo/ricavo (onere/provento) • Fornisce la sensazione di operare in contabilità economico • patrimoniale • primo passo nella logica di funzionamento della coep • Semplifica le registrazioni perché le voci di conto sono • più vicine alla realtà operativa • aumenta consapevolezza e coinvolgimento • degli operatori

15. La fase dei controlli • Tra capitoli finanziari e conti economico patrimoniali • (spese e costi, entrate e ricavi) • Tra valore immobilizzazioni in coep e in inventario • Tra voce di costo e conto, per corretta imputazione

16. I primi risultati della sperimentazione • Nuova logica di impostazione delle registrazioni contabili, • più operativa • Consapevolezza e coinvolgimento degli operatori • - affinamento strumenti di lavoro, sempre più tagliati • sulla specifica realtà - impatto “naturale”, non forzato, graduale, che nasce dall’esigenza degli operatori • Costi e ricavi parlano di allocazione e consumo di risorse, • quindi di una maggiore attenzione nei processi di • acquisizione di beni/servizi

17. Gli obiettivi per il futuro • Sistematizzazione dei controlli • Gestione “a regime” di una contabilità • economico patrimoniale • Ciclo di seminari in materia di contabilità • economico patrimoniale • Sperimentazione in contabilità analitica