Fastighetsföretagande i offentlig sektor

1. Fastighetsföretagande i offentlig sektor Strategiska frågor och den samlade kunskapen

2. Informationssystem Rätt fastighetsbestånd/lokalresursplanering Miljö och energikrav Internhyreskontrakt Äga eller hyra Internhyra 10 Strategiska utvecklingsfrågor i den offentliga fastighetsverksamheten med lokalansvar Ansvar och organisation Fastighetsbeståndets kvalitetsutveckling över tiden Förvaltning i egen regi eller på entreprenad Facility Management Fastighetsvärden i olika beslutssituationer

3. Kapitel 6 INFORMATION

4. Att hålla sig informerad och informera (s.39-41) • Tillgång till lättillgänglig, kommunicerbar och relevant information är grundbulten för allt framgångsrikt fastighetsföretagande • Informationen som ska stödja produktionen i planering, genomförande, styrning, beslutfattande ska ha högre förväntat värde än kostnaden för insamlandet (informationsekonomi)

5. Att hålla sig informerad och informera (s.39-41) Vad behöver man veta? • Teknisk information för att sköta, driva och underhålla (detaljnivå och aggregerat) • Juridisk information för att följa svensk lagstiftning • Ekonomisk information för att styra, följa upp och jämföra • Information om kvalitet för att mäta lokalens värde ur verksamhets/kundperspektiv

6. Att hålla sig informerad och informera (s.39-41) Hur får man tag i informationen? • AUTOMATIK • Mediadata (El, Värme, VA, Kyla ) • Larm • Budget / Redovisning / Uppföljning • Driftadministrativa system • NÖJDKUNDMÄTNING/ENKÄTER (NKI !!) • Indikativa • Undersökande • Diagnostiska INSPEKTIONER Bygg o drifttekniska kontroller samt myndighetskontroller REGELBUNDNA MÖTEN Förvaltare, driftpersonal, kund

7. Att hålla sig informerad och informera (s.39-41) • Benchmarking / nyckeltals-jämförelser (Interna och externa jämförelser) • Kvalitetsutveckling • Lokalrevisioner AUTOMATIK Teknik/Ekonomi Förbättringar INSPEKTIONER • Nyckeltal för målstyrning • Finansiella • Kostnad/Intäkter • Verksamhets-relaterade • Kvalitetsrelaterade • Fastighetsfunktionella Likviditet, soliditet, drnetto REGELBUNDNA MÖTEN Hyra/m2, energikostn/m2, Nyttjandegrad, yta/elev, kr/elev NÖJDKUNDMÄTNING/ENKÄTER (NKI !!) NKI tal, Kvalitetsavvikelser Felanmälningar / år Vad används informationentill?

8. Förvaltningsbudget UK Fastighet

9. Att hålla sig informerad och informera (s.42-43) Jämförelser/benchmarking av nyckeltal kräver likformiga definitioner och mätning av variabler ! Intern jämförelse • Jämför över tiden för samma enhet (samma fastighet/lokal, samma kund etc) • Jämförelser mellan olika enheter i samma organisation (över tiden alt viss tidpunkt) Externa jämförelser • Jämför liknande objekt i liknande organisationer (över tiden alt viss tidpunkt) • Jämförelser med allmänna normtal (genomsnittstal)

10. Kommunjämförelser måttbandet Jämförelser --tal

11. Jämförande kommuner -- Luleå -- Ö-vik -- Boden -- Sundsvall -- Piteå -- Östersund -- Skellefteå -- Umeå

12. Nyckeltalsbehov för vad och vem? • Ökad målstyrning • Krav på ökad effektivitet • Beslutsunderlag för alternativa genomföranden • Verksamhetsutveckling • Produktionsresultat • Förbättringar • Best practice • osv • Politiker • Medborgare • Kommunledning • Fastighetsledning

13. Problemställningar • Jämförbarhet och relevans • Lika mätmetoder • Lika redovisningsstruktur • Tolkningsproblem • Olikheter i processer • Hitta få och representativa nyckeltal

14. Val av mätområden och nyckeltal • Fyra mätområden • Kvalitet • Produktivitet • Lokaleffektivitet • Media • Åtta nyckeltal • Nyckeltal med förklaringsfaktorer

15. Upplevd kvalitet NKI Mätområde kvalitet/förtydligande Frågor • Hur nöjd är du med Fastighetsorganisationen i sin helhet? • Hur väl uppfyller Fastighetsorganisationen dina förväntningar? • Tänk dig en perfekt Fastighetsorganisation. Hur nära ett sådant ideal tycker du att Kommunens Fastighetsorganisation kommer? Nyckeltal NKI • Nyckeltalsberäkning görs i enlighet med den formel som finns beskriven i jämförelsenätverket (se nedan) • Summan av medelbetygen på frågorna ((( a+b+c)/3 - 1) : 9 ) *100 Exempel: om medelbetygen på frågorna a, b och c är 8,0 ; 7,5 resp 7,0 då blir NKI=((8,0+7,5+7,0) / 3) - 1):9*100= 72 • Syfte: • Mäta graden av kundorientering och hur nöjd kunden är på totalnivå • Komplement till övriga kvalitets frågor

16. Media Mätområde media/förtydligande • Två energislag, värme och el, ska utgöra mätområdena för energiförbrukningen. Nyckeltal • Värme inkl varmvatten anges i Kwh / m2. Värmeförbrukningen ska graddagsjusteras • El ska mätas på totalnivå och anges i kwh/m2 Redovisade förklaringsfaktorer • Andel fastighetsyta byggt efter 1979 i % • Totaltkostnad (snittkostnad på all använd energi) kr/kwh • Fördelad kostnad per kwh för bränsleslag som används samt andelsfördelning i % • Politiskt fastställda energimål jfr med EU mål (exvis- 20 % år 2020 , -50% år 2060) • Syfte • Jämföra förbrukad energi relaterat till graden av klimat/miljö-påverkan och kostnader • Jämföra graden av insatser för att minska energi-användningen

17. Produktivitet Mätområde produktivitet/förtydligande • Produktivitet ska mätas på två nivåer: • dels som ett avverkningsmått som på totalnivå volymmässigt anger antalet anställda i fastighetsverksamheten i förhållande till brukad area, • dels som ett kostnadsmått som också på totalnivå anger en kostnad per kvadratmeter. Nyckeltal • Antalet brukade ytor / fastighetsanställd m2/årsanställd • Kostnad/ m2, (totalyta egna och förhyrda) kr/m2 • Syfte • Att mäta volym och avverknings-grad för insatta verksamhetsre-surser • Att kunna jämföra produktivitet med upplevd kvalitet • indikera behov av utveckling eller beslut om alterna-tiva lösningar

18. Lokaleffektivitet Mätområde lokaleff/förtydligande • Mätområden • förhållandet mellan nyttjad lokalarea för kommunala verksamheter och antalet kommuninnevånare • fastigheters och lokalers kostnadsandel relaterat kommunens totala kostnader (rensat finansiella och övriga interna kostnader) Nyckeltal • Lokalkostnader andel av skattekronan i % • Syfte • Ger en indikativ bild om det relativa lokal-omfånget • Ger en vägledning om hur effektiva lokalerna är • Belyser hur stor del av den kommunala budgeten som utgörs av fastighetskostnader

20. Sprida information • Presentation ur Interna fastinfo system • Driftadm. och hyra • Fastighets-dokumentation och underhålls-planering samt myndighets-kontroller • Budget och redovisning • Kvalitetssystem • Projektuppföljn LOVISA (Lokaler och verksamhet i samverkan) är en kommungemensam informationsplattform med syftet att i första hand samordna fastighets- och verksamhetsinformation på ett ställe för att stödja en utvecklad lokalplanering och effektivisera lokalnyttjande och fastighetsförvaltning. Systemet återfinns i kommunens intranät

21. Kapitel 7 Lokalresursplanering

22. Strategisk lokalresursplanering Vad är lokalresursplanering? • En arbetsmodell/verktyg för att regelbundet och systematiskt planera lokalresurser och dess användning för att nå balans mellan vad organisationen behöver och tillgängliga lokalresurser Varför lokalresursplanering? • Rätt fastighetsbestånd och rätt uppsättning lokaler • Bättre användning av organisationens pengar (15-30%) • Bättre överblick av verksamhetens lokalbehov och lokalanvändning –bättre nyttjande • Bättre kännedom om var pengar kan frigöras för annan verksamhet – förbättra den offentliga servicen • Bättre lokalfördelning mellan verksamheterna

23. Strategisk lokalresursplanering Vilka strategier och synsätt ska man ha för sin fastighets/lokalplanering • Se byggnader som något riktigt långsiktigt, underhålla så att byggnaden behåller en bra standard och sitt värde över tiden. • Bygga billigt med minimalt underhåll för att slutligen riva och bygga nytt efter några decennier. • Flyttbara moduler som hyrs/köps och sedan sägs upp/säljs när de inte längre behövs. Oavsett val är det viktigt med genomtänkta bedömningar av framtida behov och konsekvenser

24. Lokalresursplaneringens fyra arbetssteg • Nulägesbeskrivning • Lokalkostnad • Lokalkapacitet • Teknisk status • Ändamålsenlighet • Myndighetsförelägg • Framtida behov • Verksamhetsutv • Befolkningsutv • Organisation (egenregi/privat) • Trender 2 1 Lokalförsörjnings-grupp • Följ upp och avstämma • Identifiera förbättringar • Identifiera förändringar • Gör planen levande • Åtgärdsförslag • Avveckla • Bygg nytt/om • Renovera, underhåll • Hyr • Sälj / hyr tillbaka 3 4 Lokalförsörjningsplan 1-10 år

25. Osäkerheter i planeringsunderlaget och som påverkar den strategiska fastighetsplaneringen Vad har verksamheten för egentliga behov och krav i framtiden Objektens egenskaper och hur länge de håller –oförutsedda insatser Hur mycket resurser som kommer att finnas i framtiden Vad olika saker kostar och om den tekniska utvecklingen . Utvecklingen på hyres- och fastighetsmarknaderna

26. Varför planera då man ändå är osäker? Allmänna konsekvenser: • Långsiktiga planer – scenariska (3-5 år) minskar risken för felbeslut • Kortsiktiga relativt detaljerade planer för dagens beslut (1-3 år) • Regelbundna ändringar i planen –”flytande planering” ger processfördelar med dialog, insyn och insikt i problematiken • Osäkerheten genererar ofta ett rationellt bestånd med varierande kvalitet över tiden - utrangeringspotential. Dialog och kunskapsutbyte under planeringsprocessen – viktigare än planen i sig.

27. Planeringshjulet lokalförsörjning UK Fastighet

28. Planeringshjulet lokalförsörjning UK Fastighet

29. Strategisk lokalstyrning Umeå Kommun Förvaltningar och nämnder Lokalberedningsgrupp/ Lokalstyrgrupp Förvaltningar och nämnder Investerings ärende Förvaltningar och nämnder Förvaltningar och nämnder Lokal utredn Lokal-försörjnings-planer 2-5-10 år Förvaltningar och nämnder Förvaltningar och nämnder Verksamhets-planer Förvaltningar och nämnder Lokal rev Fastighet Inv planer

30. Kapitel 8 Gröna byggnader

31. Gröna byggnader och livscykeltänkande – en utmaning och ett fokusområde luftkvalitet Passivhus Klimatmålen Hållbara byggnader Miljöklassning Klimatpåverkan Energi-effektivisering EU klimatdirektiv Förnyelsebar energi miljöförstöring Byggmaterial-krav Miljöcertifiering Grön el miljöpåverkan livscykelkalkyler NNE byggnader

32. Gröna byggnader och livscykeltänkande – en utmaning och ett fokusområde Huvudsakl Transporter Energi för värme och el = 400 Twh 30-40% (120-160 Twh)

33. Gröna byggnader och livscykeltänkande – en utmaning och ett fokusområde Klimatmålen 2020 i Sverige offentlig sektor som föredöme • minst 50 procent av den svenska energin ska vara förnybar • minst 10 procent av transporternas energianvändning ska vara förnybar • utsläppen av växthusgaser i Sverige ska reduceras med 40 procent jämfört med år 1990 • energieffektiviteten ska öka med 20 procent. Utöver dessa mal, en vision om att Sverige 2050 ska ha energiförsörjning utan nettoutsläpp av växthusgaser i atmosfären.

34. Gröna byggnader och livscykeltänkande – en utmaning och ett fokusområde Två metoder att genomföra energieffektivisering Egen regi – den egna organisationen kavlar upp ärmarna Energitjänstentreprenad (EPC) - marknaden bistår med kunskap och kapital

35. Gröna byggnader och livscykeltänkande – en utmaning och ett fokusområde Egen regi • Kartlägg aktuell status • Koppla kartläggningen till byggnadens tekniska faktorer, skötsel, verksamheten • Upprätta en åtgärdsplan med alternativ för pkt ovan • Kalkylera med livscykelperspektiv

36. Gröna byggnader och livscykeltänkande – en utmaning och ett fokusområde Kontrakt för energieffektivisering EPC (Energy Performance Contracting) 1. Beställaren finansierar ( bra finanser låg kalkylränta) • Beställaren står för finansieringen och kapitalkostnad • Entreprenören föreslår åtgärder och garanterar besparingen (tar risken) • Entreprenören tar hem vinsten för större besparing än kontrakterat/garanterat 2. Entreprenören finansierar ( beställaren vill/kan ej finansiera) • Entreprenören föreslår åtgärder (tar ekonomisk/teknisk risk) • Entreprenören tar hem vinsten som del av hela besparingen • Entreprenören står för finansieringen och kapitalkostnad

37. Gröna byggnader och livscykeltänkande – en utmaning och ett fokusområde Utvecklingen Ex vis • Energiförbrukning • Olika typer av material i byggnaden –återanvändning/deponi • Belägenhet i förhållande till återanvändning av mark och tillgång till kollektiva transporter • Inomhusmiljö • Innovativa lösningar

38. Värmeförsörjning LCC kalkyl 2 Med miljöaspekt

39. Värmeförsörjning LCC kalkyl 1 Utan miljöaspekt

40. Gröna byggnader och livscykeltänkande – en utmaning och ett fokusområde entreprenörens arvode och påbörjade avskrivningar Avskrivnings-kostnaderna avtar resultatet ökar drastiskt Entreprenörs-arvodet utgår de mest lönsamma projekten först Nettobesparing 60 mkr EPC projekt UK 140 mkr medel avskrivningstid 15 år

41. Affärsprincipens första lag John Ruskin Nobelpristagare i Ekonomi 1819 - 1900 Det är oklokt att betala för mycket, men det är också oklokt att betala för litet. När Du betalar för mycket, förlorar Du lite pengar. Det är allt. Men när du betalar för lite kanske Du förlorar alltihop på grund av att det Du köpt inte klarar av det den är köpt till. Lagen om affärsprinciper medger inte att betala lite och få mycket. Det låter sig inte göra. Om Du sluter ett avtal med den som lagt det lägsta budet bör Du också lägga till lite ”riskpengar”. Och om Du gör det, kan Du lika gärna köpa något bättre.

42. Äga kontra hyra

43. ”Att äga eller inte äga – det är frågan” Är lokalfrågan typ.. • Att äga – ställ frågan varför • Att hyra – ställ frågan varför • Att lösa lokalfrågor genom samverkan – ställ frågan varför

44. ”Att äga eller inte äga – det är frågan” Möjligheter/fördelar med ägandet • Tillgodogöra sig prisutvecklingen på fastigheter – höga marknadspriser (gäller främst tillväxtorter) • Rådighet att anpassa, - utveckla eller avveckla fastigheten • Fastigheter i strategiska lägen kan utgöra en viktig tillgång för tillväxtskapande stadsplanering

45. ”Att äga eller inte äga – det är frågan” Risker med ägandet Ägande/investeringar binder kapital: • Ägandet innebär att stora fasta kostnader låses över lång i form av kapitalkostnader, drift och förvaltning. Risker med fel i fastigheten –teknisk risk: • Det kan innebära stora oplanerade kostnader och är i regel svårlösta. Påverkan av lagar och förordningar: • Spelreglerna för fastighetsägarna ändras oavlåtligen med ny och skärpt lagstiftning. Detta innebär regelmässigt ett ökat ansvar och nya fastighetsägaråtaganden. Säkerhetsfrågor: • Andra händelser som gör sig alltmer påminda pekar på att risken för bränder, skadegörelse, inbrott och sabotage ökar vilket ökar behoven av skydd i form av säkerhetsinvesteringar i bl.a. larm och övervakningsutrustning. Problem med dåligt utnyttjade lokaler: • Friskola som hyr sina lokaler på den allmänna lokalmarknaden ger lokalöverskott i den kommunala skolan, - innebär dubbla kostnader för lokaler.

46. ”Att äga eller inte äga – det är frågan” Privata initiativ utan styrning löser inga långsiktiga problem oavsett vilka former dessa har • Klara ut och analysera behoven/problemen (generella eller specifika) • Analysera alternativa lösningar • Gör en riskanalys på kort och långsiktiga risker (finansiell risk, verksamhetsrisk, övriga risker) • Beskriv samhällsnyttan, sätt upp mål. • Upprätta strategier för genomförande (se långsiktigt, flexibilitet) • Analysera marknaden (vilka spelare, vilken kompetens, vilken konkurrens) • Välj partner att samverka med utifrån vad denne kan bidra med och på bästa villkor

47. Koncept • Lösningsorienterat • Samverkan • Riskfördelning • Flexibelt • Incitament • Långsiktigt • Differentierat ägande • Komplexa upphandlingar • Stora krav på parterna PPP, OPS, EPC Innehåller både finansiering, ägande och tjänster Sale Lease back a) Finasiell leasing b) Operationell leasing Överförd finansiell risk Återköpsklausul -kontrakt Överförd ägar risk Helhetsövergång utan återköp Överförd ägarrisk Statiska avtal få incitament Kalkylerbar hyra Kostnadskompenserad ägarrisk Traditionell Inhyrning

48. Traditionell Förhyrning av verksamhetsfastigheter (s.65-66) • Kontraktslängd: • Mixad kontraktslängd (20 25 år 3-10 år) beroende på planeringshorisont och graden av ombyggnad • Ansvarsfördelning: • Mixat skötselansvar för drift och skötsel. (oftast fastighetsägaren) • Ingående ”optioner • Förtida avflyttning/förlängning av avtal/ägarbyten • Förändra funktion - rumsindelning • Värdeförändringar • Återköpsklausuler efter avtalsutgång - restvärden

49. Kvadratmeterpriser eget bestånd/förhyrt UK 2009

50. Hyreskostnadsökning vid totalförhyrning UK 2009 Total hyreskostnads-ökning c:a 200 mkr/år