Kohti kansallista yhteisluetteloa?

1. Kohti kansallista yhteisluetteloa? Yleisten kirjastojen neuvoston yhteisluettelotyöryhmä

2. Työryhmä • Seija Laitinen-Kuisma, pj , Pallas, Jkl ja ap.ktj • Inkeri Näätsaari, Pallas, KDK-pilotti Vaski-kirjastot ja ktj • Jaana Käki, Origo-kirjasto, asiantuntija / järjestelmät • Yrjö Lindegren, Millennium-kirjasto, asiantuntija / luettelointi (Helmet) • Sirpa Tuomisto, Libra-kirjasto, asiantuntija /järjestelmät • Sami Varjo, Pallas-kirjasto, asiantuntija / järjestelmät • Tuomas Kunttu, Kyyti- ja Origokirjasto, informaatikko • Erkki Lounasvuori, YKN/Keskuskirjasto, johtava suunnittelija

3. Missio • tarkentaa neuvoston kannanottoa yhteiseksi linjaksi, jonka mukaan YKN ja kirjastot pystyvät jatkossa suuntaamaan omaa toimintaansa ja perustelemaan sitä päättäjille

4. Luettelointi kirjastoissa • Keväällä 2010 kaikille yleisille kirjastoille verkkokysely, jonka tavoitteena oli selvittää karkealla tasolla yleisten kirjastojen nykyisen luettelointimallin kustannukset ja käytäntöjä. • Kyselyyn vastasi yhteensä 129 kirjastoa, joista maakuntakirjastoja on 20.

5. Kyselyn tulokset • Suurin osa luettelointiin käytetystä työajasta kuluu luettelointitietojen kopioimiseen ja muokkaamiseen • BTJ:n asema luettelointitietojen toimittajana on vahva. 60-80 % osuudella aineistosta • Primaariluetteloinnin osuus on noin 10-20%,työajasta riippuen aineistosta ja kirjaston koosta.

6. Kaikki kirjastot käyttävät työaikaa tietueiden muokkaamiseen ja korjaamiseen. 2/3 vastanneista kirjastoista siihen kuluu alle 40 % työajasta. Kopioitujen tietojen muokkaaminen ja korjaaminen on nykymallissa melko tärkeä osa luettelointiprosessia, vaikka suurin osa käyttää samaa luettelointitietojen lähdettä. • Luetteloinnin perusongelma nykymallissa on se, että useat kirjastot luetteloivat samoja teoksia ja muokkaavat tietueita omiin käytäntöihinsä sopiviksi. Tämä edellyttää merkittävää panostusta luettelointiin paikallisella tasolla.

7. Kustannukset kyselyn mukaan • Luettelointikustannukset muodostuvat sekä ostopalveluista että henkilötyövuosista • Kyselyyn vastanneissa 129 kirjastossa luettelointiin käytetään yhteensä noin 199 henkilötyövuotta. Maakuntakirjastojen osuus tästä on noin 85 henkilötyövuotta. • Vertailun vuoksi: BT:llä päätoimisia luetteloijia 10 henkeä, yleisissä kirjastoissa henkilökuntaa yhteensä 4.700 • Ostopalveluihin maakuntakirjastot käyttivät vähän yli 10 henkilötyövuoden verran rahaa (vähän yli 400 000 €).

8. Yhteisluettelon hyödyt • luettelointi rationalisoituu päällekkäistyön vähenemisen myötä • luettelointi yhdenmukaistuu • tietueiden laatu paranee • yhteisluettelo toimii merkittävänä taustajärjestelmänä Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) asiakasliittymälle ja sen pohjalta on nykyistä helpompi luoda muita uusia kansallisia verkkopalveluita. • hakutulokset paranevat ja aineiston paikantaminen mm. kaukopalvelun tarpeisiin helpottuu.

9. Yhteisluettelon haasteet • Toimivan yhteistyökulttuurin luominen ja erilaisten tavoitteiden yhteensovittaminen • Monet käytettävyyteen liittyvät seikat

10. Onnistutaanko yhteisluettelosta kehittämään joustava ja mukautuva luetteloinnin työkalu, joka ei hankaloita ja hidasta luettelointiprosessia niin, että kirjastojen asiakkaat saavat aineistot käyttöönsä nykyistä hitaammin? • Onnistutaanko luettelointi hajauttamaan kirjastoille ja samalla säilyttämään yhteiset käytännöt ja riittävä tietokannan laatu? • Onnistutaanko rakentamaan järjestelmä, jolla tiedot yhteisluettelon ja paikallisten tietokantojen välillä kulkevat ongelmattomasti?

11. Yhteisluettelon toteutumisen edellytykset • Taustaorganisaatio: tarvitaan kansallisella tasolla organisaatio, joka vastaa yhteisluettelosta  Kansalliskirjasto (hallinnointi, ylläpito, neuvonta- ja koulutustehtävät) • Kansallinen rahoitus • ohjelmistolisenssit • palvelimen ylläpito ja siihen liittyvä työ • palvelun ylläpitoon, kehittämiseen, neuvontaan ja koulutukseen liittyvä työ • uutuuksien primääriluettelointi yhteisluetteloon, ostetaan BTJ:ltä? • projektin aiheuttamat työkustannukset, sillä kirjastojen täytyy käyttöönottovaiheessa varata työntekijöitä paikallistasolla toteuttamaan muutosta • Toimiva ohjausjärjestelmä: yleisten kirjastojen edustus yhteistyöryhmissä, joissa käsitellään luettelointia ja sisällönkuvailua • Standardisalkku,jossa kuvataan käytettävät standardit, luettelointikäytänteet ja soveltamisohjeet

12. Yhteisluettelon toteutumisen edellytykset • Vahva tahtotila ja sitoutuminen yhteistyöhön kaikilla kirjastosektoreilla • Toimivat rajapinnat yhteisluettelon ja paikallisten kirjastojärjestelmien välille sekä tietojärjestelmien yhteensovitustyö • Omistukselliset edellytykset: kirjaston täytyy omistaa omat luettelointitietueensa

13. Millainen yhteisluettelo? Työryhmän suositus: • Pohjana yhteinen formaatti (MARC 21) • Sisältää kattavan auktoriteettitietokannan (auktorisoidut asiasanat, henkilö- ja yhteisönimet ja yhtenäistetyt nimekkeet) • Sisältää toimivan tuplakontrollin • Sisältää aineiston ennakkotiedot ja uutuusaineiston nopean päivityksen • Sisältää musiikki- ja av-aineiston tiedot

14. Millainen yhteisluettelo? • Sisältää kansallisbibliografia Fennican, joka on myös erotettavissa yhteisluettelosta • Toimii bibliografisena tietokantana ja poimintaluetteloinnin lähteenä sekä asiakasliittymän kautta saatavuustietojen lähteenä • Sen rinnalle rakennetaan kansallinen sosiaalisen metadatan palvelu tyyliin Ruotsin Öppna bibliotek • Yhteisluettelo tulee avata vapaaseen kansalaiskäyttöön ja sen tulee sisältää avoimet julkiset rajapinnat.

15. Kiitos! Kysymyksiä? http://www.kirjastot.fi/File/c617d4f6-db46-4e4b-9011-a516f23d7171/Yhteisluetteloraportti-2010.pdf