A munkaerő-állomány biztosításának folyamata: a kiválasztás

1. A munkaerő-állomány biztosításának folyamata:a kiválasztás Finna Henrietta Ph.D. hallgató Ipari Menedzsment és Vállalkozásgazdaságtan Tanszék

2. Önéletrajz • Formai kritériumok • Típusa: hagyományos (ma már nem használt), kronológikus, amerikai • Áttekinthető: évszámok és események jól elkülönülnek • Felhasznált papír: fehér vagy világos sárga, nem rikító • Betűtípus: egyféle, egyszerű, átlátható, olvasható karakterek • Fénykép: ha nem kötelező, akkor inkább ne • Elérhetőségek: telefonszám (inkább mobil), e-mail (hivatalos) • Kézzel írt önéletrajz: csak ha kifejezetten kérik (grafológia), de ne másítsuk meg az írásunkat (őszintétlenség, nemvállalás) • Felépítés • Dátum • Aláírás: nem szükséges, csak a motivációs levélnél • Fontos: életkor és tapasztalatfüggő sajátosságok

3. Motivációs levél • Lényege a megfelelőség alátámasztása: képességek, készségek felsorakoztatása • Lényeges elemei: • Saját adatok (név, elérhetőségek) • Konkrét címzett (név, pozíció, vállalat) • Megszólítás • Álláshirdetés helye/ pozíció neve • Kapcsolódó iskolai végzettségek • Kapcsolódó készségek képességek (dinamizmus, terhelhetőség, alkalmazkodókészség, csapatmunka, stb.) • Udvarias elköszönés (semmiképpen nem felszólító hangnem) • Dátum, aláírás (kézzel is!)

4. A kiválasztás fogalma és célja A munkaerő-biztosítás toborzást követő lépése a kiválasztás. A kiválasztás célja, hogy a vállalat a legmegfelelőbb jelöltet találja meg a munkakör betöltésére. A kiválasztás problémája, hogy nagyon rövid idő áll rendelkezésre Számos hiba és tévedés forrása lehet

5. EGYÉNI ADOTTSÁGOK MUNKAADOTTSÁGOK követelmények lehetőségek követelmények lehetőségek Pályázó A pályázó egyéni sajátosságai A munkakör betöltéséhez szükséges egyéni sajátosságok Munkaköri sajátosságok A munkatartalom feltárása Munkaköri követelmények A sikeres kiválasztás

6. Kiválasztási kritériumok (Lewis) • A szervezet értékrendjének, kultúrájának való megfelelés – szervezeti kultúra • Az adott osztályba vagy részlegbe való beilleszkedés - csoportnormák • Az adott munkakör által támasztott követelményeknek való megfelelés – munkaköri specifikáció

7. A kiválasztás menete és eszközei • Formális kiválasztás • Tesztek • Felvételi beszélgetés – interjú • Döntés az alkalmazásról • Bértárgyalás • Megegyezést követő vállalat bemutatás • Jelentkezési lapok • Önéletrajz, resume • Referenciák • Értékelő központ • Tesztek • Interjúk

8. Jelentkezési lapok • Kezdeti szűrés alapja • Azokat a minimumkövetelményeket vizsgálja, amelyek feltétlenül szükségesek az állás betöltéséhez • „a múltbeli viselkedés képes jól előrejelezni a jövőbeli teljesítményt” – jelentkező hátterével, jelenlegi beosztásával kapcsolatos kérdések • Lecsökkenti a kiválasztásra szánt időt, segíti a nem megfelelően képzett vagy nem kívánatos jelentkezők kiszórását • Csökkenti a kiválasztással járó költségeket is

9. Önéletrajz, resumé • Tartalmi összetevők: Resumé: • Személyes adatok Minősítő jellemzőket is • Iskolai végzettség tartalmaz, felsőbb • Munkatapasztalat pozícióknál alkalmazzák • Egyéb képességek, készségek • Nyelvismeret, jogosítvány stb. • Érdeklődési terület, hobbi • Formai követelmények: • Rövid (1-2oldalas) • Professzionális megjelenés (számítógéppel, rendezett) • Teljesítményre koncentrált • Gyorsan áttekinthető

10. Referenciák Célja: jelölt munkastílusáról, munkahelyi viselkedéséről, munkavégzéséről való vélemények, előző munkahelyen tapasztalt sajátosságok begyűjtése, felhasználása a kiválasztási döntés során (USA: jelentkezők 7-10%-a nem rendelkezett a megjelölt ismeretekkel és háttérrel – és erre a referenciaellenőrzés során derült fény) Referenciaszemély: felettes, munkatárs, alkalmazott Módjai: • Szóbeli: telefonos, személyes (időtakarékosabb és rugalmasabb) • Írásos (nem olyan gyakori, és torzítja is az információt) Fontos a megfelelő referenciaszemély megjelölése, ill. értesítése

11. Értékelő központ – Assessment Center • Több értékelő, több jelöltet, több módszerrel, több fordulóban vizsgál. Egymástól független – ezért megbízhatóbb, kevésbé szubjektív – értékeléseket eredményező kiválasztási módszer • Rendkívül költség-, idő- és eszközigényes • Fontosabb, kockázatos pozíció esetén alkalmazzák • Csoportos feladatmegoldások, munkapróbák sorozata • Elemei: szituációs gyakorlatok, prezentáció, interjú, tesztek • A munkakör szempontjából fontos készségeket és képességeket vizsgálják, pl. • Kezdeményező készség, teljesítményorientáció, meggyőzőerő, kooperáció, rugalmasság és ötletgazdagság • Időkorlátok betartása, kreativitás, választékos és kongruens verbális és nonverbális közlések, előadó-képesség

12. Tesztek a kiválasztás folyamatában Jellemzők: • Minden munkakör esetén (fizikai, szellemi) alkalmazható • Nagy megbízhatóság, pontosság és objektivitás • Hitelessé teszi a kiválasztási döntést • Csak olyan információt biztosít a jelöltről, ami a tesztben szerepel Tesztek készítése: • Külső (tesztközpont által) teszt • Nagy adatbázis, standardizált tesztek • Megbízható eljárások és szakemberek • Drága • Nem vállalatspecifikus • Saját kifejlesztésű teszt • Testreszabott (vállalatspecifikus) tesztek • Nagyon munkaigényes, szakembert igényel (nem mindig áll rendelkezésre) • Nagyon költségigényes

13. Tesztek a kiválasztás folyamatában II. Kritikus tényezők: • Érvényesség (validitás, kapcsolat az eredmény és a munkateljesítmény között) • Interpretáció (kiértékelés) • Kapcsolódás az interjúhoz, más információkhoz (kiindulópontot jelent, kiegészítése személyesen történik) Problémák: • Megbízhatóság (megismételhetőség, nem normált) • Érvényességi vizsgálat nagyon költséges • Esélyegyenlőség (kulturális különbségek) • Szaktudás igény (kiértékelő)

14. Alkalmazott tesztek típusai • Alkalmassági tesztek • Intelligencia tesztek (IQ, EQ) • Speciális alkalmassági tesztek • On the job tesztek (munkapróba) • Személyiségi tesztek • Egészségügyi tesztek • Drog teszt • Genetikai teszt • Őszinteségi teszt

15. Alkalmassági tesztek • A kiválasztási folyamat második fordulójában kerül sor az ilyen tesztek alkalmazására • Fajtái: • Kitöltendő feladatlapok (papír-, ceruzatesztek) • Intelligenciatesztek (IQ, EQ) • Szituációs gyakorlatok (fizikai vagy ügyességbeli készségek vizsgálata)

16. Munkapróba A tesztelés során a jelölt bemutatja, hogy el tudja végezni a munkafeladat lényeges elemeit Az elvégzendő munka ismeretét méri fel, a jelentkező a leendő munkakörének egy részét végzi el vizsgafeladatként • Írásos vagy kalkulációs feladatok • Fizikai vagy szakmunka tesztek • Szimulációk • Vezetői tesztkosár Használata korlátozott, főleg fizikai munkakörökben alkalmazzák

17. Személyiségtesztek • Fontos a szerepük a munkavégzés sikerességében vagy sikertelenségében • Régen szinte mindig ezeket használták a kiválasztáskor • Manapság már kevésbé használatos, mert az általuk történt kiválasztás megbízhatósága alacsony • Sokkal eredményesebbek a teljesítménytesztek, melyek az egyén tudása alapján jósolják meg a jövőbeli teljesítményét. • Jelenlegi magatartást vizsgálják, amely a jövőbeli magatartás legjobb előrejelzője • www.staffing.hu

18. Drog-, genetikai és őszinteségi tesztek • Drog teszt - külföldön széles körben alkalmazzák • többféle kábítószer tesztelése lehetséges • alapja: vizelet-, vér-,haj- és leheletminta • bizalmasan kezelendő, nem kötelezhető a jelölt, lehet legális használat • Genetikai teszt • betegségek évekre előre jelezhetők • etikai problémák, „untauglich” embercsoport • Őszinteségi tesztek • Poligráfok, hazugságvizsgálók - nem biztos, általában tilos • Papír-ceruza tesztek - megbízhatóság? Előrejelzésük, pontosságuk vitatott, ezért nem nagyon alkalmazzák őket a kiválasztásban

19. Személyiség teszt (Eysenck) 1. Érzi magát néha boldognak, néha depressziósnak nyilvánvaló ok nélkül? I N 2. Gyakran változik a hangulata, hol fel van dobva, hol vagy le van törve? I N 3. Hangulat embernek tartják Önt kollégái, családtagjai? I N 4. Gyakran megtörténik, hogy gondolatban elkalandozik, miközben próbál egy dologra koncentrálni? I N 5. Gyakran előfordul, hogy elmélyed a gondolataiban, miközben Önnek részt kellene vennie egy beszélgetésben? I N 6. Előfordul-e, hogy néha túlcsorduló energiával rendelkezik, néha pedig szinte tehetetlen? I N 7. Jobban szeret dolgokat megcsinálni, mint azokat megtervezni I N 8. Akkor a legboldogabb, ha sürgős cselekedetet igénylő projektbe vonják be? I N 9. Ön általában kezdeményezőként lép fel új kapcsolatok kialakításában? I N 10. Önt általában gyorsnak és biztos kezűnek tartják? I N 11. Lendületes, energikus embernek tartja magát? I N 12. Nagyon boldogtalan lenne, ha gátolnák emberi kapcsolatok kialakításában, ápolásában? I N

20. Első hat kérdés Minden igen egy pontot kap, a nem válaszok nullát. Ezek a pontszámok az emocionális instabilitást mutatják meg. Második hat kérdés Minden igen egy pontot kap, a nem válaszok nullát. Ezek a pontszámok az extravertáltság szintjét mutatják meg. Személyiség teszt - kiértékelés

21. Emocionálisan stabil boldogság önállóság önértékelés nyugalom bűntudat hiánya okozat elvűség egészség Emocionálisan instabil boldogtalanság önállótlanság alacsony önértékelés félénkség bűntudat megszállottság hipochondria A jellemzők összetevői Introvertált • elmélkedésre való hajlam • felelősség tudat • óvatosság • alacsony aktivitás • magányosság • gátlásosság • kontrollált viselkedés Extravertált • gyakorlatiasság • meggondolatlanság • aktivitás • kifejezőkészség • impulzivitás • kockázat vállalás • társasági lény

22. Interjú Az interjú személyes beszélgetésen alapuló információszerzést szolgáló eljárás. Olyan célorientált beszélgetés, amelynek nincsenek merev szabályai. A személyes interjút semmilyen más kiválasztási eljárás nem pótolhatja! Döntő szerepe van a verbális jelek mellett a nonverbális kommunikációnak is. • Arcjáték (reakcióidő, jelek összhangja) • Szemkontaktus • Hangszín, tempó, lejtés • Testtartás, testirány

23. Interjústratégiák • Őszinte, nyílt beszélgetés cél: az interjúalany megnyugtatása, őszinte nyílt válaszok reményben előnye: megbízható képet ad, a jelölt önbizalmában megerősödve távozik, kedvező vállalat-képpel • Problémamegoldó stratégia (nyílt stratégia egy fajtája) cél: a jelöltnek egy képzelt problémát kell megoldani (a megpályázott munkakörrel kapcsolatos feladat) előnye: előre jelezhető teljesítményt mutat ki • Stressz stratégia cél: a munkakörrel járó stressz-helyzetekre való reakciók (megoldás, toleráció) megismerése – kifejezetten szokatlan, kényelmetlen kérdések hátránya: negatív vélemények terjesztése a vállalatról

24. Interjútípusok a résztvevők száma szerint Egyéni interjú (1 interjúztató + 1 interjúalany) • Az alkalmazási döntés kockázata kicsi • Nem kulcsfontosságú munkakör esetén alkalmazzák • Nyílt, barátságos stratégia használatos Hátránya: nagyobb tévedési lehetőség, szubjektivitás Csoportos interjú (több interjúztató + 1 interjúalany) • Páros interjú: szakmai vezető + HR menedzser • Panel interjú: kapcsolódó területek szakmai vezetői, HR osztály munkatársai (3-20 fő) Előnye: szubjektivitás kizárva, személyes érzések háttérben Hátránya: bíróság (vallatás)- érzet

25. Interjúkérdések típusai • Nyitott kérdések: beszélgetés, társalgás jellegű • Fel tudná vázolni, milyen projekten dolgozik éppen? • Követő kérdések: részletetek feltárása • Mondana néhány szót arról, hogy mit csinált az egyetemen és milyen eredményekkel vizsgázott? • Direkt kérdések: precíz válaszok, konkrét tények feltárása • Miért hagyta ott az előző munkahelyét? • A-tól Z-ig kérdések: személyiség megismerése • Mi az a három tényező, amelyet kiemelkedőnek tart pályafutása során? • Célzott interjúkérdések: gondolkodás és cselekvési mód megismerése • Említsen egy Ön által sikeresre vitt üzletet! Minek köszönhető a siker? • Provokatív kérdések: esetleges rejtett információk feltárása • Mit csinált abban az egy évben, amikor nem volt munkahelye? Elvonókúrán volt?

26. Az interjú hatékonysága • Az interjúlefolytatókat fel kell készíteni • Az interjúhoz forgatókönyv kell • Értékelhetőek kell legyenek a kérdések, hogy a jelölteket válaszaik alapján össze lehessen hasonlítani

27. Strukturált interjú • Az interjúztató(k)nak előre meghatározott, vagy a munkakörrel kapcsolatos kérdéseket kell feltenni(ük) („kérdezz-felelek”) • Minden jelöltnek ugyanazon kérdések, ugyanazon sorrendben • A válaszok értékelése skálák segítségével történik. (1=gyenge, 2=elégséges, 3=elfogadható, 4=átlagosnál jobb, 5=kiemelkedő) Az összesített vélemény a tényezők súlyozásával is kialakítható • Előnye, hogy nagyban növeli a hagyományos személyes és strukturálatlan interjúk megbízhatóságát és pontosságát • Tipikus kérdéscsoportok: önismeret, motiváció, teljesítményigény, munkabírás, konfliktuskezelés, problémamegoldás, csapatmunka, tárgyalás/meggyőzés, kapcsolatépítés, stratégiai gondolkodás, döntési képesség, vezetés/ösztönzés, ambíciók, stresszelő kérdések

28. Felvételi beszélgetés - a beszélgetés ”forgatókönyve”

30. Forrás: William L. Tullar, ”The Interview as a Cognitive Performing Script” (A felvételi beszélgetés, mint kognitív szerepjátszási forgatókönyv), 17. Fejezet, a következő könyvben: Robert W. Eder és Gerald R. Ferris, The Employment Interview (A felvételi beszélgetés) (Newbury Park, Calif.: Sage Publications, 1989), pp. 233-246

31. Öltözködési tippek az interjúra • Nyakkendő: rossz a rikító szín, árulkodó a csíkozás • Unalmas színek • A nők legfontosabb hibái • Szoknya: tenyérnyivel a térd fölött vagy alatt • Cipő-táska: kontraszt vagy egyszínű • Formaruhában a több fazon a nyerő

32. Az alkalmazási döntés Az alkalmazásról szóló döntés alapja valamennyi összegyűjtött információ kiértékelése. Követelmények: • az adott munkavállalóval a megüresedett munkakört hatékonyan tudják betölteni • az alkalmazási döntés ne okozzon feszültséget a szervezeten belül A döntés meghozatala után megkötik az alkalmazási szerződést.