IV. A tervezési rendszer

1. IV. A tervezési rendszer

2. 1. A tervezés alapjai a) Fogalma: • a vállalati célok • A célok eléréséhez vezető utak • A szükséges intézkedések és • A felhasználható eszközök, szisztematikus, és a jövőre vonatkozó átgondolása és meghatázozása

3. b) Funkciói: • A vállalati célokról és az oda vezető utakról képet alkossunk • Hosszú és középtávú terv megteremti az operatív terv alapját • A tervezési folyamatban való részvétel megteremti a vezetés és a szervezeti egységek egymás közötti kommunikációjának alapját • Kijelöli a szervezeti egységek egymással összehangolt mozgási pályáját • A tervadatok felvázolásával megteremtjük a tényadatok értékelésének alapját

4. A tervnek a következő kérdésekre kel választ adni: • célok: Hová akarunk eljutni? • Feltételek: Milyen külső és belső feltételek adottak? • Probléma: Mit kell tennünk? • Erőforrások: Minek a segítségével valósítjuk meg? • Intézkedések: Mit csináljuk? Hogyan valósíjuk meg? • Eredmény: Mit érünk el? • Határidő: Meddig? • Felelős: Ki?

5. c) Időhorizont szerint: • Hosszú távú terv • Közép távú terv • Rövid távú terv • Hosszú távú: - legtávolabbi időhorizontot ölel fel - olyan prioritásokat, sarokszámokat határoz meg, amely a vállalkozás működésének hosszú távú alapjait jelenti

6. Középtávú: közelebbi időhorizontot ölel fel, amely a vállalkozás számára jól belátható, eseményei nagy biztonsággal előre jelezhetők Funkciója: - áthidaló szerepet tölt be a stratégiai és az operatív terv között - ha nincs hosszú távú terv, a középtávú terv fogalmazza meg az alapvető prioritásokat

7. Rövid távú terv: • - egy éves időszakot ölel fel, a vállalat számára a legbiztosabb közeli jövőt • - konkrét feladatok, programok előírása

8. d) A tervezési folyamat fő lépései: - kiinduló feltételek rögzítése (környezet , vállalati adottságok elemzése) • fő célok kijelölése (elvárások és a feltételek alapján) • szervezeti egységek céljainak meghatározása • szervezeti egységek feladatainak meghatározása • feladatok teljesítésére határidő, felelős, erőforrás kijelölése

9. e) A tervezés történhet • fentről lefelé • lentről felfelé • ellenáramú folyamatnál (fő célok fentről lefelé, konkrét tervszámok lentről felfelé) A tervezés vezetői feladat, felelős minden esetben a felső vezető.

10. f) A kontroller szerepe a tervezésben: rendszerképző- fejlesztő és koordináló szerep Feladatai a tervezésben: - a tervezési rendszer kereteinek kialakítása - a tervezési dokumentumok kialakítása - a tervezéshez szükséges információk nyújtása - tervezési folyamat időbeni összehangolása - segítségnyújtás, szakmai tanácsadás - tervek felülvizsgálata, összehangolása

11. 2. A stratégiai tervezés a) Vállalati stratégia: - a környezethez való alkalmazkodás eszköze • a vállalati működés megalapozására szolgál • meghatározza a vállalat jövőképét • kijelöli azt az utat, amelyen haladva a jövőkép elérhető

12. b) Folyamata: • A vállalkozás küldetésének (missziójának) rögzítése) • Cél, amit az alapítók a vállalkozás elé tűztek • Azok az értékek, amiben a vállalkozás hisz, amire törekszik • A vállalkozás egész életére szóló tudat, amit a vállalat magáénak vall • A küldetésnek át kell hatnia a vállalati stratégiát

13. Külső és belső környezet elemzése • A módszer különböző lehet, cél a környezet minél több elemének számbavétele • A vállalat környezetének tagolása - tág környezet (politikai, gazdasági, társadalmi) - közvetlen környezet (beszállítók, vásárlók, versenytársak, hitelezők) - belső környezet: maga a vállalat

14. A vállalkozás küldő környezetének vizsgálatához alkalmazott módszerek: • PEST analízis: a vállalat politikai (political) gazdasági (ecomonic) szociális (special) technikai (techological) környezetét vizsgálja.

15. Portel- féle modell: a vállalat tág és szűk versenykörnyezetét elemzi • Külső és belső környezet vizsgálatához alkalmazott módszerek: • SWOT- analízis: a vállalkozás erősségeinek, gyengeségeinek, a környezet lehetőségeinek és veszélyeinek elemzésére alkalmazott módszer

16. BCG mátrix: Boston Consulting Group által alkotott első portfólió- modell , a piaci részesedés és a piaci növekedés függvényében vizsgálja a stratégiai termékcsoportokat • Termékélet-görbe elemzések

17. c) A stratégiai célok megfogalmazása • Jövőkép megfogalmazása (ahová el szeretne jutni) • Általános érvényű célok • Piaci helyzet • Innováció • Termelékenység • Fizikai és pénzügyi források hatékony felhasználása • Nyerégesség • Vezetés teljesítménye • A munkások teljesítménye • Társadalmi felelősség – közösségi feladatvállalás

18. BSC(Balanced Scorecard): a stratégiai célok megfogalmazását és teljesítését segíti elő. (kiegyensúlyozott mutatószám-rendszer) A vállalat stratégiáját négy féle szempontból alapozza meg: - vevők nézőpontja - pénzügyi nézőpont - vállalati folyamatok nézőpontja - tanulás, fejlődés nézőpontja

19. d)A stratégiai célok lebontása részcélokká lényeges, hogy a részcélok - konkrét, világos követelményeket fogalmazzanak meg - eredményelvárást tartalmazzanak - teljesítés mérhető legyen - határidőhöz legyen kötve - megvalósításával a fő célok teljesüljenek - egymással összhangban legyenek

20. e) A részcélokhoz feladatok rendelése Meg kell határozni, hogy az adott cél érdekében - mit kell tenni – tevékenység - kinek kell tenni – felelős - miből kell tenni – szükséges erőforrás - meddig kell befejezni – határidő Munkavállalók tájékoztatása a váll. stratégiai tervéről!

21. f) A stratégiai terv részei • Bevezetés • I. Helyzetértékelés, környezetelemzés • II. A vállalati stratégia válasza(küldetése , stratégiájának jellege) • III. A stratégia lebontása, megvalósítása, ellenőrzési rendszere

22. g) A stratégiakészítés csapdái • a vállalat jövőbeni környezetéből kell kiindulni, előre kell becsülni • Minél távolabb tekintünk előre az időben, annál nagyobb a tévedés kockázata • Az érdekek (tulajdonos, menedzser, munkaváll) összehangolása • Reális jövőképet kell megfogalmazni • A stratégiai célrendszer nagyobb váll.nál rendkívül összetett, nehezen átlátható

23. 3.Az üzleti tervezés • Üzleti terv: olyan több évre szóló üzleti koncepció, mely reális környezet elemzés alapján kijelöli a vállalkozás üzleti céljait, bemutatja a célok elérésének módjait és szükséges erőforrásokat • Készíthet: • Alakuló vállalkozás • Bővülő vállalkozás • Leépülő vállalkozás • Vagy lényegi változás nem várható a váll. életében

24. Csoportosíthatjuk, hogy a készítő vállalkozásnak van- e stratégiai terve • Ha nincs: részben az üzleti terv tölti be a stratégiai terv szerepét(üzletpolitikát, filozófiát, célokat és akciókat fogalmaz meg) • Ha létezik: az üzleti terv stratégiai lebontásra szolgál, kijelöli és egységbe foglalja az elkövetkezendő évek céljait és feladatait • Az üzleti terv célja: • Előretekintés, a jövő átgondolása • Visszatekintés, az eddigi teljesítmény átgondolása

25. Összeköttetés a stratégiai terv és az operatív tervek között, vagy • A stratégiai tervezés előfutára • Orientáció, a vállalatirányítás eszköze • Dokumentum külső pénzforrások bevonásához • Dokumentum a cégbemutatáshoz, az image építéséhez • Bizalomkeltés az érintettekben

26. Az üzleti terv felépítése • Nincs kötelező érvényű előírás, azonban vannak olyan szempontok, amit figyelembe kell venni (pl. hitelkérelmekhez szükséges üzleti terv készítésénél a hitelező bank előírásait) • Rendszerint a következő fejezetekből áll: • Bevezetés: az üzleti tervezés célját tartalmazza • Vezetői összefoglaló: az üzleti terv lényege, annak kivonata (miről lesz szó részletesen a későbbiekben) • A vállalkozás általános bemutatása: tömör tájékoztatás a vállalkozás jellegéről, fontosabb paramétereiről (a vállalkozás tőkeösszetételének bemutatása, termékeinek és szolgáltatásainak leírása)

27. Marketing terv: a vállalkozás árbevételének megszerzése érdekében milyen módon kívánja a piacot befolyásolni illetőleg reagálni az ottani viszonyokra • Célszerű kitérni • A piac és a lehetőségek meghatározására • Versenytársakra és egyéb befolyásoló tényezőkre • Marketing stratégiára • Piackutatásra • Értékesítési prognózisokra • Kiegészítő anyagokra( termékismertetők)

28. Termelési terv: a vállalkozás hogyan fogja létrehozni termékeit és szolgáltatásait • Leggyakrabban szereplő témakörök: • Termékfejlesztés • Gyártás, feldolgozás • Karbantartás, szervízellátás Humán terv: A vállalkozás munkaerő-állományának és a szervezeti keretek bemutatása Ki kell térni: - vezetés, tisztségviselők, bemutatása - munkaerő-állomány nagysága és összetétele - személyzeti politika és stratégia - szervezeti felépítés, szervezetfejlesztés

29. Pénzügyi terv: Az üzleti terv csúcsa, szintetizálja az üzleti tervben eddig leírtakat. • A vállalkozás tervezett pénzügyi teljesítményéről átfogó és hiteles képpel kell rendelkezni. • Elemei: • Pénzügyi előrejelzések alapját képező feltételrendszerek bemutatása • Tervidőszakot felölelő eredménykimutatások • Tervezett mérlegek • Tervezett cash-flow kimutatások • Már kiemelt pénzügyi információk (pl. pü. mutatók tervezett értéke)

30. Megvalósítási ütemterv : Az egyes résztervek és célkitűzések időkeretbe foglalása. • Függelékek: Mindazok a dokumentumok és számítások, amelyek túlzott részletezettségüknél fogva a tervben nem szerepeltethetők, de a terv alátámasztásához, a hitelesség növeléséhez szükségesek • Ilyenek: Önéletrajz, minőségbiztosítási tanúsítvány, piackutatások részletes eredményei, versenytársak részletes bemutatása, előrejelzések, trendek piaci szegmensenként, termékspecifikációk, szervezeti sémák, munkaköri leírások,pénzügyi számítások

31. 4. Operatív tervezés Több éves tervek alapján meghatározzák a következő év céljait és a célok eléréséhez szükséges intézkedéseket szöveges és számszaki formában Funkciója: belőle a tervidőszak valamennyi elvárása nyilvánvaló legyen a felelősök számára Feladata: - többéves tervek és a gazdálkodás körülményei alapján a következő és elvárásainak meghatározása - a célok eléréséhez vezető utak átgondolása, a legjobb alternatívák kiválasztása - a választott alternatívák alapján intézkedések meghatározása a célok teljesítéséhet

32. - az intézkedések megfogalmazása számszaki követelményekben minden szervezeti egység számára • - elvárások megfogalmazásában a gazdaságosság, a jövedelmezőség és a likviditás elvének a szem előtt tartása • Tervezés menete : mindig a szűk keresztmetszettel célszerű kezdeni és ahhoz igazítani a vállalkozás többi paraméterét. • Első lépés: az értékesítés oldalán fel kell mérni a piaci igényeket, meghatározni a az értékesítendő mennyiséget és az eladási árat (piaconként, termék fajtánként, termékcsoportonként )

33. Termelési terv kidolgozása: értékesítési terv alapján késztermékterv és belső teljesítmények terve • Erőforrás-felhasználások tervezése mennyiségi alapon (fő,gépóra,munkaóra), árak figyelembe vételével. • Meg kell határozni • A létszámtervet (mennyiségi és képzettségi szükséglet) • Gépi és berendezési szükségletet (gépóra, állásidő, szükséges karbantartási idő) • Végrehajtáshoz szükséges anyagi erőforrásokat (anyagszükséglet, stb.)

34. Költségek tervezése • Közvetlen és általános költségek tervezése • Belső teljesítmények igénybevételének kalkulációja • Általános költségek felosztása Beruházási és kutatás-fejlesztési tervek: kapacitásbővítés ill. pótló beruházások Származtatott tervek: Az alaptervek elkészítése után készül, az eredmény , a vagyon és a pénzforgalom változását tartalmazza (eredmény,mérleg, cash-flow terv)

35. V. Információs rendszer

36. 1) Az információellátás alapjai A) Feladatai: • Információk gyűjtése és szolgáltatása a tervezéshez és az elemzéshez (információ - rendszer) • Vállalati működésben érintettek tájékoztatása (beszámolási rendszer) b) Időhorizontját tekintve lehet - stratégiai - operatív információs rendszer

37. Startégiai: • - strartégiai tervezéshez, a terv megvalósításának nyomon követéséhez információk gyűjtése és feldolgozása • - az érintettek stratégiai döntéseikhez szükséges információval való ellátása • - a külső környezetre ill. a vállalat pozíciójára vonatkoznak • - információk előállítása bonyolult feladat • Egyfelől a vállalkozás adatait összevetni a stratégiai célokkal • Másfelől az értékeléshez nem elegendőek csak a vállalkozás információi

38. Operatív információs rendszer: az operatív munka, a tervezés, az ellenőrzés és a döntés előkészités támogatása a szükséges információk biztosításával. Előállítható a vállalkozás belső adataiból. • A két rendszer egymástól nem különíthető el

39. C) Irányultságát tekintve: • Tervezést • Ellenőrzést támogató információs rendszert különböztetünk meg. • Éles határvonal nem húzható meg ( az ellenőrzéshez szükséges információk tartalmazzák a tervadatokat) • Tervezéshez : • Az érintetteknek információra van szüksége • Jövőorientáltak, várható értékeket fogalmaznak meg • Előzetes felmérések és múltbéli adatok, trendek, tendenciák alapján

40. Vonatkozhatnak • Külső környezetre (várható kereslet, eladási, besz. Ár) • Belső környezetre (pl. termelési előirányzatok, termelés létszámigénye, felhasználási normák) Résztervekhez szükséges információk összegyűjtését, továbbítását a szakterületek végzik Kontroller: a rendszer kereteit építi ki és koorodinálja a folyamatokat

41. Ellenőrzést támogató információs rendszer: • Ellenőrzéshez a terv- és tényadatokra, eltérések okának megállapításához belső és külső információkra van szükség • Az információk múltra és jövőre orientálódnak (az értékelési időszak eredményeit dolgozzák fel, de a tájékoztatás célja az, hogy változtatni tudjanak a kedvezőtlen eltéréseken )

42. Szakterületek végzik: • A terv és tényadatok összehangolását • Az eltérések kimutatását, elemzésükhöz a szükséges információk gyűjtését, feldolgozását • Kontroller végzi: • A szakterületek közötti információáramlás koordinálását • Az összvállalati információk összegyűjtését, feldolgozását, elemzését, értékelését

43. D) Kontrolling feladatok az információ-ellátási rendszerben • Szükséges információk körének feltérképezése • Az adatok gyűjtése, feldolgozása, az információk ellátása • Információk átadása az érintetteknek • Az információk tárolása

44. A szükséges információk körének feltérképezése • Tudnia kell, hogy a tervezési és ellenőrzési funkciók ellátásához – milyen információra és milyen rendszerességgel van szükség • Fel kell mérnie, hogy a vállalat vezetőinek milyen információra van szükségük a döntések meghozatalához. • Fontos! Az információ előállításával kapcsolatos ráfordítások lényegesen nem haladják meg az információ hasznosításából nyert hozamokat (költség-haszon elv)

45. Az adatok gyűjtése és feldolgozása, az információk ellátása • Megállapítani, hogy a szükséges információk előállításához milyen adatra van szükség és a honnan szerezhető be (információ forrása) • Meg kell határozni az adatszolgáltatás rendjét (mikéntje, rendszeressége, felelőse) és módszerét, menetét

46. Az információk átadása az érintetteknek • Meg kell határozni, hogy az érintettekhez • milyen információ, • milyen gyakran, • milyen csatornákon keresztül (szóban, formanyomtatvány, írásos dokumentum, elektronikusan) • Milyen formában (táblázat, diagram, grafika) • Milyen tartalommal (tényadat közlése, oksági elemzés, prognózisok) kerüljön.

47. Jogosultsági rendszer: • az információk meghatározott köre jusson el az érintettekhez, és csak hozzájuk jusson el. • Többletinformációk tömege nehezíti a döntéshozatalt • Az érintetteken kívüliek informálása visszaélésre adhat lehetőséget.

48. Az információk tárolása • Cél: az információk hosszabb távon megmaradjanak és szolgálják a kontrolling tevékenységet (trendek, tendenciák megállapítása, összehasonlítása) • Informatika segítségével valósul meg • Az eredeti számviteli bizonylatok megőrzését a számviteli törvény írja elő • A vállalkozás iratainak megőrzését a Gt. Tv. Szabályozza

49. 2.A vállalati információs rendszer Legalsó szint: az egyes funkcionális szakterületek adatbázisa (operatív munkavégzés során keletkeznek) Kontrolling információs szint: a funkcionális adatbázisok adatainak összegzése, elemzése (döntést előkészítő , a végrehajtás szakaszában, valamint utólag végzett) Felsővezetői információs szint: a vállalat egészét érintő, átfogó, tömör információk Felső vezetőtől lefelé haladva növekszik az információ igény részletezettsége, de szűkül a szükséges inf. fajtája

50. A számítástechnika szerepe az információs rendszer kiépítésében • Egyre nagyobb szerepet kap • Kétféle rendszer • OLTP: tranzakció feldolgozó és középvezetői információs rendszer • OLAP: felsővezetői információs és döntéstámogató rendszerek integrált elemző rendszere