1 / 18

Lokaal B estuur Overpelt

Lokaal B estuur Overpelt. Samenwerking Gemeente(n) – OCMW – AGB GO Efficiency en financiële voordelen. d oor Annemarie Caerts – financieel beheerder Overpelt. Automatisering 1990 - samenwerking. VZW SPORT CULTUUR. 1 server. LOKAAL BESTUUR. GEMEENTEHUIS. OCMW. POLITIE.

amethyst-gardner
Download Presentation

Lokaal B estuur Overpelt

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Lokaal Bestuur Overpelt Samenwerking Gemeente(n) – OCMW – AGB GO Efficiency en financiële voordelen door Annemarie Caerts – financieel beheerder Overpelt

  2. Automatisering 1990 - samenwerking VZW SPORT CULTUUR 1 server LOKAAL BESTUUR GEMEENTEHUIS OCMW POLITIE Afzonderlijke pakketten Na hervorming in een eigen netwerk Vanaf 2006 in gemeentelijk netwerk

  3. Voordelen van deze parralelle structuren • Geen transparantie • Geen duidelijke allocatie van middelen en mensen • Personeelsleden die functioneren in twee organisaties en op 1 plaats worden geëvalueerd • Noodzakelijke ondersteuning is niet toewijsbaar aan een organisatie • Ingewikkeld kluwen waarbij doorfacturatie niet meer mogelijk is • Onnodige kosten • Dubbele administratie /rapporteringen met specifieke vragen per bestuur • Binnen dezelfde gebouwen wordt gewerkt door personeelsleden van verschillende organisaties met verschillende leidinggevenden. • Communicatie vanuit verschillende besturen, geen eenheid van leiding. • Gemeenschappelijke servers • Gemeenschappelijke systeembeheerder • Gemeenschappelijk pakketten Nadelen

  4. Centralisatie diensten Personeel Financiën Onthaal Inkomende briefwisseling (één centrale dienst) Postverzendingen Overheidsopdrachten (één dienst voor de gehele organisatie) ICT Nieuwe organisatiebehoeften • Geautomatiseerde processen • Centraal aanspreekpunt voor dossiervorming en dossieropvolging • Afsplitsing taken in verband met overheidsopdrachten • Duidelijke taakverdelingen • Nieuwe beleidsaccenten

  5. Organogram Lokaal Bestuur

  6. Financieel Beheerder Managementteam

  7. ”NIEUWE” STRUCTUUR LOKAAL BESTUUR OCMW GEMEENTEHUIS AGB

  8. De oprichting van het sociaal huis in 2008 • De welzijnsdiensten smolten samen • Lokaal sociaal beleidsplan • De personeelsleden van beide organisaties werkten samen en personeel van het gemeentehuis verhuisde fysiek naar het OCMW-gebouw • Door deze personeelsleden werd deelgenomen aan de team-vergaderingen van het OCMW en het diensthoofd werd de secretaris van het OCMW • Sinds 2012 is de samenwerking gemeente overschrijdend en is Corsaism gemeente Neerpelt en Opglabbeekopnieuw in aanbesteding gegaan. Een open marktvraag met een kritische kijk. • Tussen deze besturen gebeurt uitwisseling van WorkFlows (zie verder) Bredere samenwerking

  9. De evaluatie van de betreffende personeelsleden kon niet meer gebeuren door het verantwoordelijke bestuur • Er werd een nieuw logo en briefpapier ontworpen en er ontstond een entiteit zonder rechtspersoonlijkheid en met een gedeelde adressering. • De boekhoudkundige verrichtingen konden niet correct toegewezen worden • De gesplitste databestanden bleven bestaan • Tevens diende aanzienlijke wijzigingen aan de website aangebracht te worden Problemen

  10. De vzw sport en de vzw cultuur zijn voor het gebouwenbeheer overgebracht in het AGB • Einde 2005 was deze vennootschap opgericht • Inzake patrimonium werd er een transparant beleid ingevoerd • De exploitatie werd pas op 01/01/2009 overgedragen aan het AGB en de vzw’s gaan in vereffening Oprichting AGB

  11. Start van de externe doorlichting in 2009 • Bouw van een dienstencentrum • We besloten om de doorlichting, die oorspronkelijk was voorzien voor het behoefteplan van het Sociaal Huis, uit te breiden voor al de personeelsleden van de gemeente en het OCMW • Er werd een werkgroep opgericht die op geregelde tijdstippen vergaderde om deze audit te begeleiden • Deze audit werd voorgesteld aan al de personeelsleden; en omvatte een vergaande samenwerking tussen gemeente en OCMW • De implementatie zal gepaard gaan met de invoering van een gezamenlijk loket voor gemeente, OCMW en AGB. Doorlichting

  12. 01/09/2010 : Gezamenlijk bespreken van de 3 afzonderlijke budgetten; ter verhoging van de transparantie • Operationele samenvoeging van het MAT (managementteam)van gemeente en OCMW en ook zo rapporteren ifv het lokaal overleg • Toewijzing als piloot voor de invoering van BBC voor het budget 2011. • Samenwerking in het kader van de opmaak van de budgetten • Volledige samenwerking op dienstniveau voor volgende afdelingen • boekhouding • personeel • secretariaat (voor verzending en inkomende en uitgaande briefwisseling) • patrimonium • verzekering • overheidsopdrachten • informatica Stappenplan

  13. Audit - PDC opzetten

  14. Corsa is een modulair pakket dat volledig naar eigen behoefte (door eigenmedewerkers) kan worden ingericht BEVAT oa VOLGENDE ONDERDELEN • POST: Volledige digitalisering documentenstroom (dmvoa. Barcodescanning) • ARCH: Automatische dossiervorming door documenten verplicht aan dossiers te koppelen • WHO: Up-to-date klantenbestand door koppeling met lokaal bevolkingsbestand en VKBO (+ gekoppelde aan GoogleMaps) • AGENDA: Rechtstreeks koppeling naar agenda’s van CBS,GR … • WORKFLOW : Hiermee kunnen alle vorige modules op eender welke wijze van en naar elkaar worden gebonden BIJKOMENDE (aparte) MODULES • E-INVOICE : Digitalisering van inkomende facturen, met een XML koppeling naar de boekhoudingen • IMPORT/EXPORT : Ter import/export van alle modules (oa. Aansturing extranet voor gemeenteraadsleden) CORSA (DMS Document-Dossierbeheersysteem)

  15. Door de eenvoud van gebruik van deze WorkFlow-module werden een reeks applicaties door onze eigen mensen geschreven, zo oa. • Bouwvergunningen • Milieuvergunningen • Stedenbouwkundige attesten/inlichtingen • Verkavelingsvergunningen • Bouw/milieumisdrijven • Leegstand • Klachten-Meldingen procedure • Contractenbeheer • Bezwaarschriften gemeentebelastingen • Volledige administratieve opvolging Buitenschoolse Kinderopvang • OCMW administratieve opvolging documenten (via koppeling uit pakket van Logins/Cevi) • Pedicurecheques • Rolstoelvervoer • Steunaanvragen • Huishoudhulp • Minder Mobielen Centrale • Diverse overeenkomsten mbt serviceflats • Verwarmingstoelage • Beheer verzekeringen (polissen en schadegevallen) • .......... WORKFLOWS Waar nodig bestaan XML uitwisselingen met externe databases zoals vergunningenregister, EPB ….

  16. PDC-structuur(Producten & Diensten Cataloog) • Via een aparte STUKSOORT(PDC) maken diensten hun eigen fiches, die ism ICT-dienst kunnen leiden tot volledige interneen/ofexterne procedures • Eigen ontwikkelde WorkFlowszorgen tevens voor de : • aansturing “website” • aansturing “Digi-Balie” • Centrale Balies gebruiken PDC-fiches voor • Informatie voorziening • Effectief starten procedures • 200 fiches effectief in gebruik CORSA ism WEBSITE en E-GOUVERNEMENT

  17. GEMEENTE CORSA WORKFLOW CORSA PDC-FICHES EXTERNE HOST CORSA WORKFLOW

  18. Dank u

More Related