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Taller Estrategias para la difusión institucional. Foro Permanente de Directores y Responsables de Unidades de Información Documental Octubre de 2003. ¿Qué es la difusión institucional en áreas de gobierno? 1) ¿Es “hacer prensa”? 2) ¿Es tener contacto con periodistas?

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taller estrategias para la difusi n institucional

TallerEstrategias para la difusión institucional

Foro Permanente de Directores y Responsables de Unidades de Información Documental

Octubre de 2003

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¿Qué es la difusión institucional en áreas de gobierno?

1) ¿Es “hacer prensa”?

2) ¿Es tener contacto con periodistas?

3) ¿Es hacer publicidad?

4) ¿Es comunicar vía Internet?

5) ¿Es marketing?

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La difusión o comunicación institucional comprende necesariamente, a todos esos elementos en conjunto.

Toda acción de comunicación debe ser pensada y realizada de manera INTEGRAL

cu les son los alcances de la difusi n institucional

¿Cuáles son los alcances de la difusión institucional?

Es necesario establecer metas que nos permitan detectar:

Hasta dónde podemos llegar

Amenazas

Oportunidades

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¿Cuáles son los alcances de la difusión institucional?

Comunicar nuestro “producto” no reemplaza a la gestión política o técnica.

Sirve de apoyo, de articulación. Permite el intercambio entre el gestor y el cliente.

matar al mensajero

MATAR AL MENSAJERO

A menudo los errores en la gestión se ponen de manifiesto cuando se comunica el producto.

Usualmente, es más fácil hacer recaer esos errores en “fallas de comunicación”.

Establecer metas claras nos permite “poner cada cosa en su lugar”.

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¿Qué pasa cuando mi organismo depende de una instancia superior?

Tengo que:

1) Responder a políticas institucionales prefijadas y dar cuenta de ellas

2) Mantener una coherencia comunicacional

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Coherencia comunicacional implica:

1) Medir la capacidad de respuesta de mi organismo a la demanda potencial

2) Determinar niveles de responsabilidad frente a la información de carácter público

solemos comunicar cuando nos va bien y cuando nos va mal qu hacemos
Solemos comunicar cuando nos va bien.

¿Y cuando nos va mal, qué hacemos?

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Comunicar en tiempos de éxito:

Contextualizar el “éxito”

Ejemplo:

“Bajó 1,5% el índice de delitos en la Capital Federal”.

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Comunicar en tiempos de crisis

La estrategia del avestruz:

Negar la crisis, nunca la atenúa.

Tampoco el minimizarla.

Ejemplo:

“La situación está controlada. Hemos decretado el Estado de Sitio”.

(Argentina, 2001)

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Ejes básicos de la construcción comunicacional

Para qué difundir Objetivo

Cómo difundir Realización

Qué difundir Estrategia

Cuándo difundir Oportunidad

niveles de difusi n a qui nes quiero llegar
Niveles de difusión:

A quiénes quiero llegar

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Emisores y receptores:

1) Quién soy yo como emisor: ¿cómo me defino?

2) Quiénes son mis receptores: ¿puedo definirlos?

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Niveles de comunicación

interna y externa

Clientes externos

Clientes internos (cautivos o no)

Recuperar al Estado como principal “socio-cliente”

c mo mejorar la comunicaci n dentro de mi propio organismo

¿Cómo mejorar la comunicación dentro de mi propio organismo?

Todos estos elementos de la difusión pueden ser utilizados para “reposicionarme” frente a mi principal interlocutor: el organismo al que pertenezco.

Mejorar las prácticas

Promocionar los recursos humanos

Evolucionar

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Estado y Medios de Comunicación

¿Cuál es la relación entre

uno y otros?

¿Somos socios?

¿El Estado debe ser un proveedor de información?

¿Los medios están obligados a publicar lo que les enviamos?

¿Somos “noticia”?

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Construyendo mensajes

Homogeneidad del mensaje:

claro, directo, concreto, sencillo, con “color”.

Balance del mensaje:

lograr equilibrio entre lo técnico/específico en función de la definición de receptor.

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Utilización y aprovechamiento de las nuevas tecnologías

Uso y abuso de Internet.

Páginas de Estado en Internet.

Cómo optimizar mi comunicación a través de la Red.

Socialización y democratización de la información a partir del uso masivo de Internet.

elementos de la difusi n gacetillas boletines documentos dossieres boletines internos
Elementos de la difusión

Gacetillas

Boletines

Documentos

Dossieres

Boletines internos

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Gacetillas:

Generalmente se utilizan para enviar información a los medios de comunicación.

Sirven para comunicar eventos puntuales en forma eventual.

Permiten llegar en forma rápida y efectiva con masividad.

No “resisten” lenguaje técnico.

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Boletines gráficos o electrónicos:

Se utilizan para llegar a públicos predefinidos.

Su frecuencia es continua.

Generalmente son temáticos, por tanto, pueden conllevar información y lenguaje técnicos.

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Documentos

De carácter técnico o académico.

Su frecuencia no es continua.

Público determinado según la temática.

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Dossier:

Suele realizarse a modo de resumen de un documento.

Se utiliza frecuentemente para llegar a un público decisor.

Debe ser explicativo y demostrativo.

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Boletines internos: (house organ)

Se utilizan para mejorar la comunicación interna.

Permiten quebrar las nociones de compartimentos estancos dentro de una institución.