KONTROLA A KONTROLNÍ ZJIŠTĚNÍ

1. KONTROLA A KONTROLNÍ ZJIŠTĚNÍ Pavlína Haščáková pavlina.hascakova@kr-moravskoslezsky.cz 595 622 615

2. PRÁVNÍ RÁMEC KONTROLY • Zákon č. 552/1991 Sb., o státní kontrole • Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě • vyhláška č. 416 /2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole • Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví • (pokuty do výše 6 % nebo 3 % hodnoty aktiv celkem) • Zákon č. 218/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech • Zákon č. 250/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů

3. CÍLEKONTROLY JSOU DEFINOVÁNY ZÁKONEM č. 320/2001 Sb.: • dodržování právních předpisů • ochrana veřejných prostředků • včasné a spolehlivé informování vedoucích o nakládání s veřejnými prostředky • hospodárný, efektivní a účelný výkon státní správy

4. POJMY • ORGÁN VEŘEJNÉ SPRÁVY = územní samosprávný celek (ÚSC), příspěvková organizace… • VEŘEJNÉ PROSTŘEDKY = veřejné příjmy a výdaje, věci, majetková práva apod. patřící státu nebo orgánu veřejné správy • VEŘEJNÉ VÝDAJE= výdaje vynaložené ze státního rozpočtu, z rozpočtů ÚSC, z prostředků ze zahraničí… • VEŘEJNÁ PODPORA = dotace, příspěvky, návratné finanční výpomoci poskytnuté ze státního rozpočtu, z rozpočtu územně samosprávného celku ……

5. HOSPODÁRNOST = takové použití veřejných prostředků k zajištění stanovených úkolů s co nejnižším vynaložením těchto prostředků, a to při dodržení odpovídající kvality plněných úkolů • EFEKTIVNOST = takové použití veřejných prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného rozsahu kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků vynaložených na jejich plnění • ÚČELNOST= takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů

6. FINANČNÍ KONTROLA VYKONÁVANÁ VNĚJŠÍMI ORGÁNY KONTROLA PODLE MEZINÁR.SMLUV VNITŘNÍ KONTR.SYSTÉM INTERNÍ AUDIT VEŘEJNOSPRÁVNÍ ŘÍDÍCÍ KONTROLA PŘEDBĚŽNÁ PŘEDBĚŽNÁ PRŮBĚŽNÁ PRŮBĚŽNÁ NÁSLEDNÁ NÁSLEDNÁ

7. VNITŘNÍ KONTROLNÍ SYSTÉM • Zajišťuje ochranu veřejných prostředků a zabraňuje trestné činnosti • Podává včasné informace o průběhu operací • Zjišťuje, zda jsou plněna opatření přijatá k odstranění nedostatků a zmírnění rizik • Umožňuje včasnou reakci na změnu podmínek (např. legislativních či provozních)

8. NASTAVENÍ PRAVIDEL VNITŘNÍ KONTROLY • KOMPETENCE – nastavení organizační struktury a vymezení odpovědností vedoucích a ostatních zaměstnanců (odkud – kam) • ODDĚLENÍ PRAVOMOCÍ A ODPOVĚDNOSTÍ – kdo s kým co nesmí např. při veřejných zakázkách • VZÁJEMNÁ ZASTUPITELNOST – musí např. respektovat neslučitelnost funkce příkazce operace a správce rozpočtu • CO KE KONTROLE POTŘEBUJEME – organizační řád, směrnice k VKS, podpisové vzory

9. PŘEDBĚŽNÁ KONTROLA provádí se před vznikem nároku na finanční plnění nebo závazku organizace PRŮBĚŽNÁ KONTROLA zjišťuje, zda nedošlo ke změně podmínek pro uvedenou operaci a její průběh odpovídá schválenému postupu NÁSLEDNÁ KONTROLA na vybraném vzorku operací kontroluje např. dodržení stanovených kritérií hospodárnosti

10. PŘEDBĚŽNÁKONTROLA VÝDAJŮ PŘÍJMŮ • FÁZE • příkazce • správce 2. FÁZE příkazce hl.účetní • FÁZE • příkazce 2. FÁZE příkazce hl.účetní Limitovaný příslib Individ. příslib

11. SCHVALOVACÍ POSTUPY PŘÍKAZCE OPERACE PROVĚŘÍ • soulad operace se stanovenými úkoly, schválenými záměry a cíli • zda byly dodrženy právní předpisy • zda byla dodržena kritéria hospodárnosti, efektivnosti a účelného výkonu veřejné správy • zda byly předloženy úplné a věcně správné podklady (jaký doklad je požadován pro příslušnou operaci) • zda byla přijata opatření ke zmírnění rizik

12. PŘÍKLAD ŘÍDÍCÍ KONTROLY U VÝDAJŮ NÁKUP TISKÁRNY 1. předběžná kontrola před vznikem závazku (individuální příslib) Zaměstnanec vyplní žádanku (uvede předpokládanou částku, typ tiskárny, případně i dodavatele) a předá ke schválení příkazci operace.Příkazce operacezhodnotí nezbytnost nákupu a správnost operace a po podpisu žádanky předásprávci rozpočtu. Správce rozpočtu prověří, zda bylo schváleno příkazcem operace, je v souladu se schválenými veřejnými výdaji apod. a zda jsou zdroje k financování. Správce rozpočtupředá po podpisu zpětpříkazci operace. Žádanku může nahradit objednávka, pak ale musí zůstat 1 vyhotovení s podpisy příkazce operace a správce rozpočtu uloženo v organizaci nebo může na základě schválené žádanky být vystavena ještě objednávka. 2. předběžná kontrola po vzniku závazku Přijde faktura - příkazce operace prověří určení věřitele, výši a splatnost vzniklého závazku a soulad závazku s individuálním příslibem. Příkazce operacevystaví pokyn k plnění veřej. výdajů a po podpisu předáhlavní účetník zajištění platby. Neshledá-lihlavní účetnínedostatky po podpisu předá určenému zaměstnanci k provedení platby.

13. PŘÍKLAD ŘÍDÍCÍ KONTROLY U PŘÍJMŮ PŘÍJEM Z PRONÁJMU 1. předběžná kontrola před vznikem nároku Předběžnou kontrolu před vznikem nároku představuje sepsaná nájemní smlouva. Této fáze schvalování se účastní pouzepříkazce operace. 2. předběžná kontrola po vzniku nároku Při výběru hotovosti od nájemníkapříkazce operace prověří správnost určení dlužníka, výši a splatnost vzniklého nároku.Příkazce operacevystaví pokyn k plnění veřej. příjmů opatřený svým podpisem a předá jejhlavnímu účetnímuk přijetí konkrétního příjmu nebo k zajištění vymáhání pohledávky. Neshledá-lihlavní účetnínedostatky po podpisu předá určenému zaměstnanci k zajištění výběru konkrétního příjmu. Přijde faktura - příkazce operace prověří

14. ŘÍZENÍ RIZIK Riziko představuje pravděpodobnost, že nastane negativní jev, který ovlivní dosažení cílů organizace. Řízení rizik je soustavná činnost, která je organizována vedoucími zaměstnanci v rámci VKS tak, aby tento systém byl způsobilý včas zjišťovat, vyhodnocovat a minimalizovat rizika.

15. Analýza činností Zjištění rizik Kontrola účinnosti Návrh opatření Vyhodnocení rizik Návrh opatření

16. VYHODNOCENÍ RIZIK • Stanovení stupně významnosti (V) • ohodnocení dopadu na činnost organizace (M) jaké to bude mít dopady na činnost organizace • stanovení pravděpodobnosti výskytu(P) od téměř nemožného po téměř jistotu, že nastane V = M x P

17. DOPAD RIZIKA 1 – nevýznamné ovlivní jen vnitřní chod školy 2 – nízké vyžaduje již řešení 3 – střední přináší ztrátu (pokuty, penále) 4 – vysoké značná ztráta pro školu 5 – velmi vysoké ohrožuje samotnou existenci školy Je vyjádřením závažnosti rizika na činnost školy – jaké následky to bude mít. Pomocně lze stanovit i ve finančním vyjádření.

18. PRAVDĚPODOBNOST VÝSKYTU RIZIKA 1 – téměř vyloučené (0 – 5%) 2 – nepravděpodobné (5 – 20%) 3 – možné (20 – 40%) 4 – velmi pravděpodobné (40-70%) 5 – téměř jisté (70 – 100%) Je vyjádřením pravděpodobnosti, že riziko nastane. Lze vyjádřit i v %.

19. NÁSLEDNÁ KONTROLA Zjišťuje na kontrolním vzorku, zda prováděné operace: • jsou v souladu s právními předpisy, rozpočtem či smlouvou • splňují kritéria hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti • záznamy o těchto operacích odpovídají skutečnosti

20. PŘED VÝBĚREM KONTROLNÍHO VZORKU POSUZUJEME: • význam operace pro plnění úkolů a cílů organizace • rizika, která se při těchto operacích vyskytují • kolik dodavatelů se na plnění úkolu podílí • počet operací, které takto budeme kontrolovat • časovou a finanční náročnost prováděné kontroly (efektivní výkon veřejné správy)

21. VÝBĚR KONTROLNÍHO VZORKU • Prostý náhodný výběr – např. pomocí tabulky náhodných čísel • Intervalový výběr – každá n-tá položka • Skupinový výběr – např. podle časového hlediska - výběr všech operací za určitý měsíc • Vrstvený výběr – např. rozdělím dotace podle objemu a pak zvolím % vzorku pro každou skupinu odlišně • Záměrný výběr – vybírám z nejrizikovějších operací

22. VNĚJŠÍ KONTROLA ZE STRANY ZŘIZOVATELE • KOMPLEXNÍ KONTROLA HOSPODAŘENÍ je zaměřena na celý rozsah činnosti organizace • DÍLČÍ KONTROLA se zabývá jen určitou částí hospodaření nebo ověřuje nakládání s konkrétní dotací • KONTROLA PŘIJATÝCH OPATŘENÍ se vztahuje k realizaci opatření přijatých organizací na základě předchozí kontroly

23. PROCESNÍ PRAVIDLA KONTROLY JSOU VYMEZENA V ČÁSTI 3. ZÁKONA O STÁTNÍ KONTROLE • PRÁVAAPOVINNOSTIKONTROLNÍCHPRACOVNÍKŮpovinnost mlčenlivosti, nepodjatost, povinnost dokládat kontrolní nálezy doklady, šetřit práva kontrolovaných osob a nedotknutelnost obydlí • PRÁVAAPOVINNOSTIKONTROLOVANÝCHOSOBposkytovat součinnost kontrolnímu orgánu, umožnit výkon kontroly včetně materiálních podmínek, zpracovat opatření k nápravě, požadovat předložení pověření ke kontrole, podat námitky proti kontrolnímu protokolu

24. PRŮBĚH KONTROLY • ZAHÁJENÍ KONTROLY – předložením písemného pověření kontrolního orgánu kekontrole • PŘIZVANÉ OSOBY– z řad odborníků, musí být uvedeny v pověření • OSOBA POVINNÁ SPOLUPŮSOBIT – dodavatel služeb či zboží hrazeného z veřejných výdajů či VFP • POKUTY ZA MAŘENÍ KONTROLY– lze uložit fyzické osobě (pořádková pokuta) i právnické osobě do výše 1 mil. Kč • UKONČENÍ KONTROLY – marným uplynutím lhůty pro podání námitek nebo dnem doručení rozhodnutí, proti kterému se nelze dále odvolat • OPATŘENÍ K NÁPRAVĚ • POKUTY ZA NEPŘIJETNÍ NEBO NESPLNĚNÍ OPATŘENÍ K NÁPRAVĚ – do výše 1 mil. Kč

25. KONTROLOVANÉ OBLASTI • Vnitřní kontrolní systém • zakotvení řídící kontroly ve vnitřních předpisech a její personální zabezpečení a realizace • Hospodaření s veřejnými prostředky • dodržování stanových závazných ukazatelů a dodržování účelovosti • Hospodaření s peněžními fondy • tvorba, čerpání a finanční krytí • Hospodaření s majetkem • provádění inventarizací, vyřazení majetku , odpisy a odpisový plán, podrozvahová evidence • Cestovní náhrady • výpočet, vyúčtování,

26. KONTROLOVANÉ OBLASTI • Účetnictví • zálohy, dohadné položky, časové rozlišení,dodržování účetních standardů • Personální a mzdová agenda • stupně řízení, zařazování zaměstnanců do platových tříd a stupňů, pracovní náplně a platové výměry, příplatky, dohody • Zákonné pojištění - správnost výpočtu a úhrady • Úplata za vzdělávání ve vazbě na počet žáků • kontrola statistických výkazů, časové rozlišení úplat a stanovení maximální výše úplaty • Nájemní a výpůjční smlouvy

27. NEJČASTĚJŠÍNEDOSTATKY Vnitřní kontrolní systém • nejsou aktualizovány vnitřní směrnice • funkcí hlavní účetní nevykonává zaměstnanec školy • část výdajů je z kontrolního systému vyloučena • schází schválení výdaje správcem rozpočtu • schází zápisy o provedených následných kontrolách • v případě využití limitovaných příslibů jejich nesprávné použití případně schází odkazy na příslušné LP • nesprávně stanovená zastupitelnost příkazce operace v době jeho nepřítomnosti

28. NEJČASTĚJŠÍNEDOSTATKY Hospodaření s veřejnými prostředky • nedodržení účelovosti u prostředků určených na přímý ONIV • nedodržení časové použitelnosti u účelově určeného příspěvku na provoz na úhradu konkrétní akce • použití části odvodů z přímých nákladů na úhradu zákonných odvodů k platům hrazeným z jiných zdrojů či fondu odměn

29. NEJČASTĚJŠÍNEDOSTATKY Hospodaření s peněžními fondy • zásady FKSP v rozporu s vyhláškou či zákoníkem práce (diskriminace) • poskytnutí darů k výročím v jiném období, než náleží • příspěvek na dovolenou v době, kdy zaměstnanec dovolenou nečerpá a má vykázány odpracované směny • nezdanění darů přesahujících 2 tis. Kč ročně • nesprávný způsob poskytnutí příspěvku (v peněžní formě) • tvorba investičního fondu z darů, u nichž nebyl účel prokázán

30. NEJČASTĚJŠÍNEDOSTATKY Hospodaření s majetkem • nejsou proúčtovány inv.rozdíly do příslušného období • není provedena inventarizace veškerého majetku např. přísně zúčtovatelných tiskopisů, vypůjčeného majetku apod. • schází podpisy na inv.soupisech, není uvedeno, jak byla inventarizace prováděna • v závěrečném zápise je uvedeno, že nebyly zjištěny rozdíly, ale stavy neodpovídají majetku a závazkům v účetnictví • odpisy neodpovídají schválenému odpisovému plánu • nevede se správná evidence zásob • schází dohody o hmotné odpovědnosti nebo jsou nesprávně sepsány

31. NEJČASTĚJŠÍNEDOSTATKY Cestovní náhrady • není poskytováno krácené stravné • zaměstnanci se (zejména v případě zahraničních výjezdů) se předem vzdávají svých nároků na krácené stravné • při schválení CP schází očekávaná výše výdajů, není stanoven druh dopravního prostředků, počátek pracovní cesty • je poskytováno cestovné zaměstnanci, který přejíždí na jiné odloučené pracoviště, přesto, že místo výkonu práce v pr.smlouvě je sjednáno obecně „všechny pracoviště zaměstnavatele“

32. NEJČASTĚJŠÍNEDOSTATKY Účetnictví: • není postupováno podle účetních standardů • dochází ke vzájemné kompenzaci výnosů a nákladů, kdy do účetnictví je promítnut jen konečný rozdíl • není používáno časové rozlišení nákladů a výnosů v plném rozsahu (nesprávně jsou z časového rozlišení vyloučeny opakované nebo nevýznamné částky) • není vystavován předpis pohledávek a jejich evidence probíhá mimo účetnictví • o závazcích se účtuje až v době jejich úhrady

33. NEJČASTĚJŠÍNEDOSTATKY Zákonné pojištění a úplata za vzdělávání: • nesprávně stanovený postup pro výpočet zákonného pojištění – je počítán z nesprávného základu • pozdní úhrada a z ní vyplývající penalizace • úplata je nesprávně časově rozlišena – propočet je uveden matematicky, nejsou zohledněny pozdější nástupy žáků • nesprávně je stanoven základ pro stanovení maximální výše úplaty • předpis pohledávek v účetnictví není upraven o prominuté úplaty

34. NEJČASTĚJŠÍNEDOSTATKY Smlouvy o pronájmu a výpůjční smlouvy: • není dodržen postup podle zřizovací listiny – schází předchozí souhlas zřizovatele s pronájmem nemovitého majetku • v účetnictví není zahrnut závazek vyplývající z uzavřené smlouvy a je o něm účtováno až v okamžiku úhrady, totéž platí o pohledávkách

35. Oblasti kontroly – přímé náklady financování personální mzdová přímých výdajů agenda agenda • čerpání - osobní složky - platový předpis • FKSP - pracovní smlouvy - platové výměry • cestovné - pracovní náplně - zařazení do PT • pojistné - dohody - zařazení do PS • OOP - vedení • soutěže - osobní příplatky - odměny statistické výkazy - o počtu žáků - o pracovnících a mzdách

36. NEJČASTĚJŠÍNEDOSTATKY Personální a mzdová agenda: • v osobních složkách schází záznamy o periodickém posouzení zdravotní stavu pro výkon sjednané práce a záznam o vstupní lékařské prohlídce • v osobních složkách schází doklad o výpisu z rejstříku trestů • schází pracovní náplně nebo jsou neúplně a neslouží jako doklad k zařazení zaměstnance do platové třídy • včasnost vydání platových výměrů, často i pracovních smluv • chybný zápočet praxe • nepřiznání příplatku za vedení zástupci ředitele • osobní příplatek při krácení úvazku • krácení osobních příplatků při dostatečných zdrojích organizace

37. NEJČASTĚJŠÍNEDOSTATKY Personální a mzdová agenda: • diskriminace při plošném krácení osobních příplatků • chybné použití zdrojů při výplatách z mimorozpočtových zdrojů (na odvody) • přiměřenost výplat na dohodu a evidence odpracované doby • zasílání výplat na více bankovních účtů zaměstnance bez úhrady • chybné dohody o hmotné odpovědnosti • chybná platba zákonného pojištění (Koperativa) včetně zpoždění plateb