Erfahrungen und Vorgehensweisen bei der Stadt Bornheim

1. Erfahrungen und Vorgehensweisen bei der Stadt Bornheim Das Zusammenspiel zwischen Inventarverwaltung und Anlagenbuchhaltung Wesel, den 21.Juni 2006

2. Stadt Bornheim • 48.356 Einwohner • Umstellung: 2007 • Finanzsoftware: SAP • Kai seit 12/05 Rhein-Sieg-Kreis Bonn

3. Der Stand der Inventur Ziel: Abschluss der Ersterfassung bis 31.08.2006

4. Agenda • Überblick: Praktische Durchführung der Ersterfassung • Vorarbeiten zur Ersterfassung und -bewertung durch die zentrale Inventurleitung • Überleitung Kai  SAP Aus Inventargütern werden Anlagengüter?!

5. Agenda • Überblick: Praktische Durchführung der Ersterfassung Eckdaten Inventurablauf Allgemeine Vorbereitungen • Vorarbeiten zur Ersterfassung und -bewertung durch die zentrale Inventurleitung • Überleitung Kai  SAP Aus Inventargütern werden Anlagengüter?!

6. Die praktische Durchführung Eckdaten • dezentrale Erfassung • Zuständigkeiten: • EDV (z.B. PC´s, Drucker, Software usw.) -- EDV Abteilung • Büroausstattung (z.B. Schreibtische, Schränke) -- Beschaffungsstelle • Darüber hinaus der jeweils zuständige Geschäftsbereich (z.B. Schulamt Schulen)

7. Die praktische Durchführung Eckdaten • dezentrale Erfassung • zentrale Wertermittlung (in KAI) • siehe 2. Vorarbeiten zur Ersterfassung und -bewertung

8. Die praktische Durchführung Eckdaten • dezentrale Erfassung • zentrale Wertermittlung (in KAI) • nicht-sprechende Inventarnummern • 65 XX XX XX XX = Monitore, PC´s • 57 XX XX XX XX = übrige elektrische Geräte • XX XX XX XX XX = “Rest“ (mengenmäßig am Bedeutesten)

9. Die praktische Durchführung Eckdaten • dezentrale Erfassung • zentrale Wertermittlung (in KAI) • nicht-sprechende Inventarnummern • Barcodeetiketten • werden “selbstgemacht“ = Ausdruck an Arbeitsplatzdruckern

10. Inventurverfahren nach dem Umfang nach der Art nach dem Zeitpunkt Stich-tags- inventur verlegte Inventur perm. Inventur Voll- ständige Inventur Stich- proben- Inventur Körper-liche Inventur Buch- / Beleg-Inventur Die praktische Durchführung Eckdaten • 2x Laptop (permanente Inventur)

11. Die praktische Durchführung Eckdaten • dezentrale Erfassung • zentrale Wertermittlung (in KAI) • nicht-sprechende Inventarnummern • Barcodeetiketten • 2x Laptop (permanente Inventur)

12. Inventurrahmen- planung Feinplanung; Festlegung Inventurtermine Vorarbeiten in Kai Durchführung der Inventur 2007 2006 Inventurabschluss Nachbereitung der erf. Daten in KAI Die praktische Durchführung Inventurablauf Bestandsfort- schreibung

13. Die praktische Durchführung Allgemeine Vorarbeiten Zielgruppe: Aufnahmeteams, -leitungen ENTWURF Anlagen: z.B.  Kennzeichnungsleitlinie  Abgrenzungstabelle bewegl./unbewegl. Vermögen  Negativliste

14. Agenda • Überblick: Praktische Durchführung der Ersterfassung • Vorarbeiten zur Ersterfassung- und bewertung durch die zentrale Inventurleitung in Kai - Freifelder - Formeln, Werte…. • Überleitung Kai  SAP Aus Inventargütern werden Anlagengüter?!

15. Buchungskreise für jeden Geschäftsbereich Berechtigungskonzept knüpft an BK an Stammdaten Zentrale Vorgabe von Mengen- und Orgaeinheiten SAP-Felder berücksichtigen Freifelder möglichst viel durch Formeln automatisieren Formeln Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung Tätigkeiten in Bornheim…

16. Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung Freifelder Ziel: Direkte Überleitung der in Kai erfassten; mittels Formeln in Kai bewerteten und in Kai ausgewählten Inventargüter zu SAP.

17. Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung Freifelder Felder in SAP Freifelder in Kai = Die techn. Bezeichungen und Felddefinitionen müssen gleich sein!

18. Freifelder in KAI “Nur“ KAI-Felder = SAP-Felder Pflichtfelder Kannfelder Technische Pflichtfelder Technische Kannfelder durch zentrale Inventurleitung vorgegeben von den Fachbereichen zusätzlich hinzugefügt Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung Freifelder z.B. Gesamtnutzungsdauer z.B. Anlagenklasse, Abschreibungs-schlüssel… z.B. Kum. AHK = Bilanzwert z.B. IP-Adresse, elektr. Prüfnummer, Wartungsvertrag?....

19. Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung Beispiel: Vorgehen Anlegen Freifelder • “SAP“-Felder, die übergeleitet werden sollen, anlegen:  SAP-Pflichtfelder + ausgewählte SAP-Kannfelder • Felder, die in Kai für Formeln benötigt werden, um SAP-Felder zu füllen; anlegen • Felder, die nur in Kai zur Bestandserfassung benötigt werden, anlegen ---------------------------------------------------------------------------------- • = Zentrale Vorgabe + individuelle Freifelder für einzelne Buchungskreise

20. Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung Definition von Freifeldern • Festlegung von: • Name (techn.; ggfs. = SAP) • Bezeichnung (sprechend) • Datentyp (z.B. Text, Datum, Zahlen) • Länge • …….. +

21. Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung Beispiele:

22. Werte

23. Formel Beispiel: Zwischenwert zur Ermittlung des Bilanzwertes für die EB #Ermitt?? “1.e Erinnerungswert“?#URWRT: “1.d gesch. Restwert“?#URWRT: “1.c Herstellerkatalog“?#REST: “1.b Lieferantenanfrage“?#REST: “1.a hist. AHW“?#INWE an anderer darüber liegender Stelle berücksichtigt: - Bilanzwert bei GWG 0 € - wenn Ende der Gesamtnutzungsdauer erreicht, dann 1 €

24. Agenda • Überblick: Praktische Durchführung der Ersterfassung • Vorarbeiten zur Ersterfassung und -bewertung durch die zentrale Inventurleitung in Kai • Überleitung Kai  SAP Aus Inventargütern werden Anlagengüter?!

25. n:1 KAI SAP 1:1 1/n:0 Überleitung Kai  SAP

26. KAI SAP n:1 Überleitung Kai  SAP z.B. 55 Inventargüter  1 Anlagegut • Gruppenwert • Festwert • Geringwertige Vermögensgegenstände in Sammelverwaltung (Überleitung GVG erst ab 01.01.2007)

27. Überleitung Kai  SAP GVG Aktivierungswahlrecht (§ 54 I i.V.m. § 33 GemHVO): „…können im laufenden Haushaltsjahr vollständig abgeschrieben werden“ GVG nach § 33 IV GemHVO NRW • AHK< 410 € (netto) • selbständig nutzbar • abnutzbar • Regelung in Bornheim: • GVG, die bis zum Bilanzstichtag angeschafft werden:  keine Überleitung zu SAP (da Vollabschreibung auf 0 €) • GVG, die nach dem Bilanzstag angeschafft werden:  Überleitung zu SAP (Vollabschreibung im Monat des Zugangs) Grund: automatisierte Erstellung des Anlagenspiegels

28. KAI SAP 1:1 Überleitung Kai  SAP Überleitung Kai  SAP 1 Inventargut = 1 Anlagegut • Inventargüter, deren Zeitwert oberhalb von 410 € (netto) liegt.  mit Ihrem Zeitwert • Inventargüter, deren Zeitwert unter 410 € (netto) + ≠GVG  mit Erinnerungswert 1 €

29. Überleitung Kai  SAP 1:1 Überleitung: Eröffnungsbilanz • Keine Überleitung zu SAP • (= kein Ansatz) • Überleitung: • - mit Zeitwert • - mit Erinnerungswert Vereinfachung nach § 56 I GemHVO: für Vermögensgegenstände - mit Zeitwert < 410 € netto Regelung in Bornheim: Überleitung mit Erinnerungswert Grund: “Anlage in SAP“ ggfs. notwendige Zuschreibungen, Verkauf über Buchwert usw.

30. KAI SAP n:0 Überleitung Kai  SAP Überleitung Kai  SAP Keine Überleitung • GVG, die bis zum 31.12.2006 beschafft werden

31.  Fragen  Anregungen