KEP İleti Yönetim Sistemi KİYS

1. KEP İleti Yönetim SistemiKİYS

2. KEP İleti Yönetim Sistemi KEP İleti Yönetim Sistemi (KİYS), kurumların çok sayıda KEP adresinin posta kutularından KEP iletilerinin alımı ve gönderimi ile KEP iletileriyle ilgili kurum içi süreçlerin yönetilmesini sağlar. Kullanıcılar web arayüzü ile KEP İleti Yönetim Sistemi’ne erişir; kullanıcılar için kuruluma gerek yoktur. Herhangi bir KEP hesabında işlem yetkilisi olmayan, hatta e-imzası dahi bulunmayan kullanıcılar KİYS ile KEP iletilerini okuyabilir, gönderebilir ve KEP iletisi süreçlerine dahil olabilir.

3. KEP İleti Yönetim Sistemi İşlevleri • Elektronik kıymetli evrak yönetimi • KEP iletileri için muhaberat • Elektronik doküman imzalama • KEP iletilerinin şirket içi aktarımı • KEP iletileri ve delillerini arşivleme • Süreç takibi

4. KEP İleti Yönetim Sistemi TÜRKKEP Altyapısı Müşteri Altyapısı • Kullanıcı • Hukuk Direktörü • Kullanıcı KİYS kurumadi@hs03.kep.tr • Kullanıcı • Kullanıcı kurumadi.hukuk@hs03.kep.tr İşlem Yetkilisi olmayan kullanıcılar • Muhasebe Direktörü • Kullanıcı Muhaberat kurumadi.muhasebe@hs03.kep.tr • Kullanıcı kurumadi.ik@hs03.kep.tr • İK Direktörü • Kullanıcı

5. Gelen İleti - Muhaberat KİYS tanımlı KEP hesaplarının posta kutularını sürekli olarak dinler. Yeni gelen KEP iletisi, ilgili grup ya da kişiye iletilmek üzere muhaberat sorumlusuna atanır.

6. Gelen İleti - Muhaberat Muhaberat sorumlusu iletinin konu ve gönderici bilgileri ile içeriğine* göre iletiyi organizasyon içindeki bir kişi veya gruba yönlendirir. * İçerik opsiyonel olarak muhaberat sorumlularına gösterilir.

7. Gelen İleti – Otomatik Atama Gelen KEP iletilerinin gönderici veya alıcı bilgilerine göre kurallar tanımlanabilir. Kurala uyan KEP iletileri muhaberata uğramadan belirlenen kişi ya da gruba gönderilir.

8. Gelen İleti – Bilgilendirme Yeni ileti atanan kullanıcı e-posta ile bilgilendirilir. Grup atamasında gruptaki tüm kullanıcılar bilgilendirilir.

9. Gelen İleti – İleti Detayı Gelen iletiye dair tüm detaylar tek ekranda görüntülenir: • İletinin konusu, içeriği • Gönderen ve alan KEP adresleri • Gönderenin e-imzası • Sistem Teslim Zamanı • İletideki dosya ekleri • Dosya eklerinde e-imza mevcutsa e-imza detayları • İlişkili deliller

10. Gelen İleti – Atama İşlevleri • Atanmış bir ileti başka bir kişi ya da gruba delege edilebilir. • Takvim üzerinde otomatik delegasyon tanımlanabilir.

11. Gelen İleti – Planlama İşlevleri • Yanıt Gerekmiyor ile ileti arşivlenir. • Yanıt Gerekiyor ile Son Yanıtlama Tarihi planlanır. • Şimdi Yanıtla ile cevaben yeni KEP iletisi oluşturulur.

12. Yeni KEP İletisi Oluşturma Kullanıcılar gelen KEP iletilerine cevap yazabilir veya yeni bir KEP iletisi oluşturabilir. • Standart bir e-posta gibi gövde yazılıp dosya eklenebilir. • Kullanıcıların işlem yetkilisi olması veya e-imza sahibi olmaları gerekmez. • Kullanıcılar kendilerine yetki verilen farklı KEP adreslerinden gönderi yapabilir.

13. Dosya İmzalama Yeni KEP iletisine eklenen dosyalar şirketin imza yetkilileri tarafından imzalanabilir. • Birden çok dosya tek seferde imzalatılabilir. • Dosyalar aynı anda birden çok kişiye imzalatılabilir.

14. Dosya İmzalama İmza yetkilileri e-imzaları ile dosya imzalayabilirler. • Dosya imzalayacak kullanıcılar e-posta ile bilgilendirilir. • Oluşturulan iletinin tüm detayları görüntülenir. • Yorum eklenerek reddedilebilir. • Diğer imza yetkililerinin yorumları ve kimlerin imzaladıkları görüntülenir.

15. KEP İletisi İmzalama ve Gönderim Oluşturulan KEP iletisi imzalanmak üzere işlem yetkililerine gelir. • İleti «Kimden» alanında seçilen KEP adresinin işlem yetkililerine imzalanmak üzere gönderilir. • İletinin tüm detayları görüntülenir. • İşlem yetkililerinden herhangi biri iletiyi imzalayıp gönderir. • Başka bir adres üzerinden gönderilmesi için delege edilebilir.

16. Raporlama KİYS içerisinde yönetilen tüm KEP iletileri ve dokümanların geçmişleri ve izledikleri yol süreç diyagramı ve log olarak görüntülenebilir.

17. KEP İleti Yönetim Sistemi İşlevleri • Gönderilen KEP iletilerinin delilleri otomatik olarak toplanır ve iletiye iliştirilir. • Gelen ve giden tüm KEP iletileri veritabanında arşivlenir.

18. KİYS Çalışma Şekilleri • Tek organizasyon (Singletenant) • Yalnızca bir kurumun KEP ileti süreçlerinin tek muhaberat havuzu ile yönetimi • Çoklu organizasyon (Multi tenant) • Bir grup içerisindeki birden çok kurum veya organizasyonun KEP ileti süreçlerinin ayrı muhaberat havuzları ile yönetimi