Những lỗi cần quan tâm khi thuê trụ sở làm việc

1. Tiêu chuẩn thuê văn phòng không minh bạch Việc có một bộ tiêu chí chi tiết được xây dựng dựa trên nhu cầu sử dụng, sẽ giúp cho quá trình tìm kiếm, lựa chọn văn phòng làm việc được nhanh chóng, tránh được các nảy sinh trong quá trình sử dụng. Đồng thời khả năng trả của mỗi công ty là có hạn, chính vì vậy các bạn cần xác định đâu là các tiêu chuẩn bắt buộc phải thỏa mãn để đáp ứng yêu cầu quan trọng nhất của công ty. Đâu là những tiêu chí xem xét, thế nhưng có thể bỏ qua. Chính vì vậy nếu có được những tiêu chuẩn chi tiết, minh bạch có thể rút ngắn được một nửa thời gian tìm được địa điểm làm việc hợp lý. Mong muốn vượt quá khả năng chi trả Mong muốn vượt quá khả năng chi trả, hay tâm lý “cố một chút” lựa chọn văn phòng làm việc cho thuê tương đối phổ biến. Với những người có ngân sách tiền thuê 12 USD|m2|tháng luôn thấy các văn phòng 14 -15 USD|m2|tháng là hợp lý hơn với họ. Bởi chất lượng, đẳng cấp về dịch vụ hơn hẳn một số tòa nhà giá thuê 12 USD. Tâm lý thuê văn phòng thì ai cũng có ý muốn kinh nghiệm thuê văn phòng ảo tìm chỗ nào thoáng đãng, có cảnh, mới, đẹp, giá rẻ… Thế nhưng thật sự theo kinh nghiệm nhiều năm của chúng tôi, văn phòng làm việc cho thuê nào cũng có phân khúc của nó, giá cả riêng của nó. Và được giá rẻ thì phải chấp nhận nó không được đẹp, văn phòng đẹp tiêu chuẩn thì phải giá cả cao. Quan trọng nhất là bản thân mình mong muốn tiêu chuẩn nào là thứ nhất. Chính vì vậy khi gặp tâm lý này dẫn tới hệ quả là quá trình xem xét, lựa chọn văn phòng bị kéo dài, có khi lỡ việc của doanh nghiệp. Không dự trù cho việc tăng nhân viên Chi phí cho việc chuyển văn phòng làm việc (làm nội thất, mua sắm bàn ghế, tủ kệ,…) khá tốn kém. Vì vậy, khi doanh nghiệp quyết định thuê văn phòng cần tính toán diện thuê hợp lý với kế hoạch tăng giảm nhân sự của doanh nghiệp sau một năm. Nếu không một số công ty sẽ rơi vào viễn cảnh nhân viên quá đông, không đủ chỗ ngồi, phải lên kế hoạch tìm chỗ mới. Không để ý thích đáng tới nhân viên Khi thuê văn phòng làm việc mới, việc chú ý đến hình ảnh, kinh phí, sự thuận lợi cho đối tác là những tiêu chí tất nhiên cần cân nhắc. Nhưng nhiều công ty không có sự chú ý thích đáng đến nhu cầu của nhân viên - những người trực tiếp tạo ra thu nhập cho doanh nghiệp. Dành ít thời gian cho việc xem xét đánh giá trụ sở thuê, văn phòng Có các công ty chỉ “xem” văn phòng và ra quyết định. Thường thì họ giành 20-30 phút để xem nơi thuê, xem diện tích thuê, nói chuyện với quản lý tòa nhà, chụp một vài kiểu ảnh, không ghi chép. Cảm thấy ưng ý thì chuyển sang giai đoạn đàm phán và ký kết Hợp đồng. Phương pháp này nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian, thế nhưng tiềm ẩn rủi ro. Ký thư mời thuê và chuyển tiền đặt trước khi chưa xem xét và đàm phán về hợp đồng

2. Trình tự đàm phán thuê văn phòng làm việc được các tòa nhà đưa ra gồm 2 bước: (i) Ký thư mời thuê, chuyển tiền đặt trước giữ chỗ tương đương một tháng tiền thuê; (ii) Ký Hợp đồng và chuyển tiếp tiền đặt cọc tương đương 02 tháng tiền thuê. Một số thư mời thuê thường không quy định tất cả các vấn đề liên quan đến kinh phí khách hàng phải trả. Chính vì vậy, hãy yêu cầu chủ tòa nhà gửi bản thảo Hợp đồng và mọi người hãy thương lượng mọi vấn đề liên quan đến kinh phí trước khi chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ. Nếu đã đặt cọc giữ chỗ tuy nhiên chưa thảo luận hợp đồng, vị thế thương lượng của mọi người sẽ bị suy yếu. Không đo lại diện tích thực tế Diện tích mà những tòa nhà đưa ra chẳng phải bao giờ chính xác, vì vậy đo lại diện tích là điều cần làm. Chênh lệch về diện tích làm tăng kinh phí một tháng không lớn thế nhưng trong toàn bộ thời hạn của hợp đồng 2 – 3 năm là con số đáng kể. Hiện nay một số tòa nhà diện tích cho thuê so với thực tế vẫn chênh lệch vì vậy để giảm rủi ro này trước khi ký hợp đồng chính thức chúng ta nên đo lại do vậy một lần nữa. Tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế thi công nội thất quá trễ Nếu tìm và chọn đối tác thiết kế và thi công nội thất sớm, các bạn sẽ có đủ thời gian để lựa chọn được doanh nghiệp đảm bảo về chất lượng và chi phí. Đồng thời rất nhiều công ty thiết kế và thi công nội thất sẵn sàng giúp đỡ không mất phí việc bố trí mặt bằng, khái toán chi phí đầu tư. Đây là 2 tiêu chí quan trọng để mọi người có quyết định thuê hay không thuê một văn phòng làm việc cụ thể. Trên đây là 8 tiêu chí mà bất kỳ công ty nào cũng sẽ gặp phải và một phần nào đó có sự ảnh hưởng đặc biệt đến các công ty nhỏ, những doanh nghiệp mới thành lập cần phải chú trọng. Để hạn chế mắc thêm các lỗi không cần thiết các bạn nên liên hệ để được tư vấn từ các doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê trụ sở làm việc uy tín như Office168 - địa chỉ tại Building168 Số 4 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1, TP.HCM nhé.