Gestão da Mudança

1. GESTÃO DA MUDANÇA: IMPLANTANDO TRANSFORMAÇÕES

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3. O que é Gestão da Mudança? 3

4. O que é Gestão da Mudança A gestão da mudança é um processo de alocação de recursos, de forma a transformar a organização com o objetivo de melhorar sua eficácia. Envolve o engajamento de todos os colaboradores para o alcance dos objetivos traçados 4

5. Por que fazer a Gestão da Mudança? 5

6. Por que fazer a Gestão da Mudança? Nada está livre de mudanças... Hoje 1980 2000 1990 6

7. Por que fazer a Gestão da Mudança? ... e no cenário organizacional não seria diferente Novas Estratégias – Inovações Novos Projetos Novos Sistemas Novos Processos 7

8. Por que fazer a Gestão da Mudança? Importante saber combinar todos os elementos necessários para gerar a mudança dentro de seu negócio! Plano de Ação Visão Incentivos Recursos CONFUSÃO Competência Comunicação Plano de Ação Visão Incentivos Recursos CONFLITO Competência Comunicação Plano de Ação Visão Incentivos Recursos ANSIEDADE Competência Comunicação MUDANÇA LENTA Plano de Ação Visão Incentivos Recursos Competência Comunicação Plano de Ação Visão Incentivos Recursos Competência FRUSTAÇÃO Comunicação Plano de Ação Visão Incentivos Recursos SONHO Competência Comunicação MUDANÇA EFETIVA Plano de Ação Visão Incentivos Recursos Competência Comunicação SUCESSO! 8

9. Por que fazer a Gestão da Mudança? A Gestão da Mudança é fundamental para quaisquer tipos de implantação e está presente na realidade de grandes projetos que realizamos hoje MODELO GENTE E GESTÃO NÚCLEO DE TRANSFORMAÇÃO CENTRO DE SERVIÇOS COMPARTILHADOS GESTÃO CONTINUADA 9

10. Por que fazer a Gestão da Mudança? A implantação de projetos em um ambiente complexo passa por rupturas de níveis de eficiência antes de atingir os novos patamares almejados Situação Futura Preparaçã o para a Mudança Novos níveis de Eficiência Nosso objetivo é minimizar rupturas Situação Atual Choque Vale do Desespero Desenvolvimento da Estratégia e Plano de Mudança Ancoragem da mudança e busca de novos patamares de excelência Implantação do Plano Integrado de Mudança 10

11. Por que fazer a Gestão da Mudança? O comprometimento de um funcionário frente à mudança tende a variar ao longo do processo de mudança “Isso me ajuda. Deu trabalho mas valeu a pena. Mudança para melhor!” “É de minha responsabilidade. Vai me ajudar no futuro” Convicção/ Sucesso Antecipação/ Expectativa Comprometimento “Sabia que não funcionaria! Perdi meu tempo!” Desilusão/ Hostilidade Desinteresse “Tenho que fazer isso?Para que? O que ganho com isso?” “É difícil. Consome meu tempo... Tenho prioridades!” Abandono/ Falha Tempo 11

12. Como fazer a Gestão da Mudança? 12

13. Como fazer a Gestão da Mudança? CULTURA É FUNDAMENTAL! “ Foco em resultado, não explicação Foco em resultado, não explicação Deixa comigo Deixa comigo Aprender sempre Aprender sempre 13

14. Como fazer a Gestão da Mudança? O ciclo do PDCA é rodado cada vez que uma nova mudança é identificada, ou ainda em uma frequência definida, para garantir que o correto tratamento seja dado às mudanças Diagnosticar a mudança e estabelecer metas Padronizar, reconhecer e treinar no sucesso 1 6 Adaptar a estratégia para transformar Elaborar Plano de Gestão da Mudança 5 2 Verificar o atingimento das metas Conduzir a execução do plano 4 3 14

15. Como fazer a Gestão da Mudança? Diagnosticar a Mudança e Estabelecer Metas Tipos de Organização Tipos de Mudança Tipos de Stakeholders Diagnosticar a mudança e estabelecer metas 1 6 5 2 4 3 15

16. 1 Como fazer a Gestão da Mudança? Diagnosticar a Mudança Tipos de Organização Entender o tipo de organização onde a mudança acontece ajuda a entender o porquê da mudança e a propor ações mais adequadas para que o seu objetivo seja alcançado Familiar Microempresa Startup Grande empresa Multinacional 16

17. 1 Como fazer a Gestão da Mudança? Diagnosticar a Mudança Tipos de Organização Entender o tipo de organização onde a mudança acontece ajuda a entender o porquê da mudança e a propor ações mais adequadas para que o seu objetivo seja alcançado “ Familiar Microempresa Startup Grande empresa Multinacional É importante ter humildade ao É importante ter pisar na casa dos outros e estar sempre pisar na casa dos outros e estar sempre de ouvidos abertos de ouvidos abertos Carol Carol Féres ao Féres – – Casas Pedro Casas Pedro 17

18. 1 Como fazer a Gestão da Mudança? Diagnosticar a Mudança Existem diferentes dimensões e classificações de mudanças, e é importante avaliar quais devem ser aplicadas à organização em questão Tipos de Mudança Dimensão Classificação • Revolucionária (KAIKAKU) • Evolucionária (KAIZEN) Natureza • Transformacional • Incremental Impacto • Top-Down • Bottom-Up Direção • A partir do passado recente (reativa) • A partir do futuro desejado (proativa) Referência • Rápidas • Longo prazo Velocidade 18

19. 1 Como fazer a Gestão da Mudança? Diagnosticar a Mudança Existem diferentes dimensões e classificações de mudanças, e é importante avaliar quais devem ser aplicadas à organização em questão Tipos de Mudança O contexto da mudança, o tipo de projeto e a fase na qual o projeto está influenciam diretamente no ritmo das entregas e a necessidade de gerenciamento de expectativas 19

20. 1 Como fazer a Gestão da Mudança? Diagnosticar a Mudança Tipos de Stakeholders É importante entender o perfil dos stakeholders para saber a forma de se comunicar e atuar no relacionamento. Algumas ferramentas podem ajudar nesse diagnóstico Responsividade Driver Driver Analítico Assertividade Amigável Expressivo Fonte: People Style at Work 20

21. 1 Como fazer a Gestão da Mudança? Diagnosticar a Mudança Tipos de Stakeholders A Matriz de Mapeamento e Classificação de Stakeholders considera 2 critérios de análise – poder e engajamento Poder Considera autoridade e influência dos stakeholders Poder Engajamento Considera a intensidade de qualidade do esforço que a organização pode esperar dos stakeholders 21

22. 1 Como fazer a Gestão da Mudança? Diagnosticar a Mudança Tipos de Stakeholders A Matriz de Mapeamento e Classificação de Stakeholders considera 3 critérios de análise – poder e engajamento Alto B Gerenciar de perto Manter satisfeito H A F Poder C G Monitorar (Menor nível de esforço) Manter informado D E BAIXO BAIXO ALTO Interesse 22

23. 1 Como fazer a Gestão da Mudança? Estabelecer Metas Para o estabelecimento de metas devemos considerar 5 principais fatores Gestão e Patrocínio Comunicação Acompanhamento Organização Capacitação 23

24. 1 Como fazer a Gestão da Mudança? Estabelecer Metas Para o estabelecimento de metas devemos considerar 5 principais fatores Medir o grau de envolvimento dos principais stakeholders na condução da mudança. Uma liderança ativa e presente estimula os demais colaboradores neste processo. Patrocínio Medir a evolução dos indicadores de resultado (financeiros, qualidade, etc.) relacionados a mudança Resultados DEFINIÇÃO Medir a aderência ao cronograma e as ações de comunicação planejadas para garantir que a comunicação atinja todos os envolvidos. Comunicação Medir o volume e o nível de capacitação dos envolvidos nas ações de treinamento sobre as mudanças realizadas. Capacitação Gestão e Medir a efetividade do plano de gestão da mudança e aderência ao cronograma definido para a implementação da mudança. Acompanhamento 24

25. 1 Como fazer a Gestão da Mudança? Estabelecer Metas Para o estabelecimento de metas devemos considerar 5 principais fatores - % de comparecimento e participação da liderança em workshops, eventos, divulgação de informações e etc. Patrocínio - % de aumento de receita / margem / etc. com a mudança - Valor de saving/custo evitado gerado - Projetos de TI: % de dados migrados corretamente, quantidade de dados migrados, etc. Resultados INDICADORES - % de ações de comunicação realizadas do total de ações planejadas - % de funcionários comunicados sobre o total de funcionários envolvidos na mudança Comunicação - % de treinamentos realizados do total de treinamentos planejados - % de funcionários treinados sobre número total de funcionários envolvidos na mudança - % de satisfação com os treinamentos realizados - Horas de treinamento total Capacitação - % de aderência ao plano de gestão da mudança - % de cumprimento com os prazos definidos - Volume de ações planejadas para os riscos identificados - % de engajamento do time envolvido no projeto (medido através de pesquisas de engajamento) Gestão e Acompanhamento 25

26. Vamos exercitar 26

27. Dinâmica I Reúnam-se em grupos e escolham o projeto de um dos integrantes para utilizar como case desta dinâmica. Com base nas ferramentas e nas referências apresentadas, elabore o diagnóstico do seu projeto (tipo de organização, principais stakeholders, tipo de mudança) e estabeleça metas que indicarão o sucesso deste 27

28. Dinâmica I Diagnosticar a Mudança e Estabelecer Metas Tipos de Organização Tipos de Mudança Indicadores Familiar Microempresa Startup Grande empresa Multinacional 1. Contexto da mudança Tipo de Projeto Fase do Projeto Patrocínio 2. 3. Resultados Dimensão Classificação Comunicação • Revolucionária • Evolucionária Tipos de Stakeholders Natureza • Transformacional • Incremental Impacto Capacitação • Top-Down • Bottom-Up Direção Gestão e Acompanham. • Reativa • Proativa Referência • Rápidas • Longo prazo Velocidade 28

29. Como fazer a Gestão da Mudança? Elaborar Plano de Gestão da Mudança 1 6 Elaborar Plano de Gestão da Mudança 5 2 4 3 29

30. Como fazer a Gestão da Mudança? 2 Elaborar Plano de Gestão da Mudança Crie uma visão para a mudança Qual o objetivo que queremos atingir? Aonde queremos chegar? Qual o sonho grande do projeto e da organização? 30

31. Como fazer a Gestão da Mudança? 2 Elaborar Plano de Gestão da Mudança Saiba quem são seus aliados É fundamental ter sponsors sponsors 31

32. Como fazer a Gestão da Mudança? 2 Os pilares Comunicação, Treinamento e Alinhamento são a base para o plano de Gestão da Mudança, aplicado em ciclos de melhoria contínua (PDCA) Implementação Bem Sucedida Alinhamento Treinamento Comunicação Gestão da Mudança 32

33. Como fazer a Gestão da Mudança? 2 Elaborar Plano de Gestão da Mudança 1. Quem precisa saber do projeto? 2. O que ele precisa saber? 3. Quando ele precisa saber? 4. Por que? 5. Qual a melhor forma de atingir o publico alvo? 33

34. Como fazer a Gestão da Mudança? 2 Elaborar Plano de Gestão da Mudança STAKE- HOLDERS (A Quem comunicar) RESULTADO ESPERADO (O que alcançar com esta comunicação) CONTEÚDO (O Que comunicar) ORIGEM (Quem inicia) FEITO POR (Quem comunica) MÉTODO E MÍDIA (Como comunicar) FREQÜÊNCIA (Quando comunicar) OBJETIVO (Por que comunicar) Alinhar expectativas dos stakeholders quanto ao início do projeto e seus principais objetivos e entregas (de forma suave introduzir a ideia do CSC, dizer que a empresa decidiu pela sua implantação, onde ele ficará localizado, quais as principais funções que serão migradas, o gerente responsável pela condução do projeto e o macro planejamento até o go-live da operação). Participantes do Comitê Validador (SteerCo); Comitê Operacional (Áreas de Interface e Clientes Internos) Início das atividades do projeto (principais produtos, fases de execução e necessidades de interface) Promover o alinhamento e engajamento dos grupos de trabalho Reunião presencial com os participantes Gerente CSC Gerente CSC Até 03/08/2012 34

35. Como fazer a Gestão da Mudança? 2 Implementar Plano de Gestão da Mudança 1. Alinhamento organizacional Stakeholders Classe “A” – Convocados Steering Committee Mensal do Projeto 2. Comunicação Geral Newsletters, Vídeos Institucionais, FAQ, 0800 3. Alinhamento Gerência Cartilha do gerente Kick-off Status 4. Treinamentos Unidade 1 Unidade 2 Unidade 3 Unidade 4 Calendário de treinamento Calendário de treinamento Calendário de treinamento Calendário de treinamento D1 D1 D1 D1 Monitoramento Monitoramento Monitoramento 35

36. Como fazer a Gestão da Mudança? 2 Elaborar Plano de Gestão da Mudança O plano de gestão da mudança também pode ter as metas estabelecidas no OKR do projeto 36

37. Vamos exercitar 37

38. Dinâmica II Reúnam-se em grupos e escolham o projeto de um dos integrantes para utilizar como case desta dinâmica. Com base nas ferramentas e nas referências apresentadas, como vocês elaborariam o plano de comunicação da gestão da mudança para o projeto? 38

39. Dinâmica II Elaborar um plano de comunicação Plano de Comunicação 1. 2. 3. 4. 5. Quem precisa saber do projeto? O que ele precisa saber? Quando ele precisa saber? Por que? Qual a melhor forma de atingir o publico alvo? 39

40. Como fazer a Gestão da Mudança? Conduzir a Execução do Plano & Verificar Atingimento das Metas 1 6 5 2 Verificar o atingimento das metas Conduzir a execução do plano 4 3 40

41. Como fazer a Gestão da Mudança? Conduzir a Execução do Plano & Verificar Atingimento das Metas 4 3 Kotter definiu 8 passos fundamentais para uma gestão da mudança eficaz nas organizações Forme uma aliança poderosa Crie uma visão para a mudança Crie senso de urgência Invista na comunicação Torne mudança parte da cultura organizacional Empodere toda a sua base Crie metas de curto prazo Não diminua o ritmo 41

42. Como fazer a Gestão da Mudança? Conduzir a Execução do Plano & Verificar Atingimento das Metas 4 3 Reuniões de 3Ps Transparência e Alinhamento 3 1 4 Entregas tangíveis para os stakeholders 2 Gestão de Riscos 42

43. Como fazer a Gestão da Mudança? Conduzir a Execução do Plano & Verificar Atingimento das Metas Ferramenta – 3Ps Status Item Progresso Plano Riscos / Problemas • Desenhar e validar os fluxos de finanças • Validar atualizações necessárias no fluxo de processos • Falta de disponibilidade da equipe de finanças para realizar os mapeamentos Mapeamento e Análise AS IS • Iniciada a ferramenta de automatização da análise de mudança diária dos faróis • Elaborada uma proposta de gráfico dos motivos/responsáveis • Continuar o desenvolvimento da ferramenta de análise das mudanças diárias nos faróis dos imóveis Análise e implantação de melhorias nas reuniões acomp. • Desenhar cadeia de valor Definir reuniões de rotina Definir SLAs internos e externos • Definir papeis e responsabilidades RACI • Foram estruturados os fluxos de processo com interfaces Estruturação dos Processos 43

44. Como fazer a Gestão da Mudança? Conduzir a Execução do Plano & Verificar Atingimento das Metas Ferramenta – Gestão de Riscos Risco/Problema Impacto Probabilidade Plano de Ação Alta / Muito Alta Médio Alto Alto Probabilidade Baixo - Monitorar Baixo Médio Alto Média Médio – Tratar com Planos de Contingência Alto – Tratar com ações preventivas Baixo Baixo Médio Baixa Impacto Médio Baixo Alto 44

45. Como fazer a Gestão da Mudança? Tomar Ação Corretiva no Insucesso 1 6 Adaptar a estratégia para transformar 5 2 4 3 45

46. Como fazer a Gestão da Mudança? Padronizar, Reconhecer e Treinar no Sucesso Padronizar, reconhecer e treinar no sucesso 1 6 5 2 4 3 46

47. 6 Como fazer a Gestão da Mudança? Padronizar, Reconhecer e Treinar no Sucesso Padronização - Permite maior organização e visibilidade das atividades de todas as áreas. Orientação sistêmica que analisa o impacto que cada uma das atividades exerce no produto final. Controle de Processos - Permite a definição clara de princípios e regras gerais que regem o funcionamento da organização, incluindo a divisão clara de papéis e responsabilidades entre as funções internas, Conselho, Comitês, etc Políticas e Procedimentos - Um modelo de gestão da rotina permite maior controle dos processos da empresa e garantia da execução da governança da operação Agenda GERROT 47

48. 6 Como fazer a Gestão da Mudança? Padronizar, Reconhecer e Treinar no Sucesso Reconhecimento Por que Reconhecer? Obter o melhor de cada um Engajar Aumentar produtividade Reforçar comportamentos e atitudes a serem repetidos Formas de Reconhecimento COLUNA NA NEWSLETTER NOTAS DE AGRADECIMENTO CURSOS OU TREINAMENTOS CONVITES EVENTOS E PROJETOS ELOGIO AUTONOMIA PREMIAÇÃO PROMOÇÃO 48

49. 6 Como fazer a Gestão da Mudança? Padronizar, Reconhecer e Treinar no Sucesso Treinamento Ações educacionais organizadas e integradas propiciam uma conexão entre demanda e competências críticas para o alcance das metas estratégicas da empresa... Negoci ação Estrat égia Apresen tação ... Sua associação ao plano de carreira é fundamental para proporcionar uma visão clara de como cada colaborador pode crescer na empresa 49

50. Em resumo 50