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Sistemas de Información. Jorge Gudiño Visual Software. La información. Es para una empresa, como la sangre para el ser humano, de su calidad depende la salud de una empresa, por ello ha de procurarse conocerla detalladamente, optimizarla y mantenerla siempre actualizada. .

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Sistemas de Información

Jorge Gudiño

Visual Software

la informaci n
La información

Es para una empresa, como la sangre para el ser humano, de su calidad depende la salud de una empresa, por ello ha de procurarse conocerla detalladamente, optimizarla y mantenerla siempre actualizada. 

la sistematizaci n
La sistematización

Es la definición clara las rutas y procesos de la información, en ellos se incluirán los recursos humanos y técnicos para poner a ritmo una empresa, para asegurar su continuidad.

un sistema de informaci n
Un sistema de información

Abarca actualmente la mayoría de los procesos internos y externos de la empresa, y trata de organizar el flujo de información de todas las actividades relativos a su razón social. Un sistema de información puede ser manual o computarizado.

sistema de informaci n contable
Sistema de Información Contable

Los procesos relativos a la información contable se conocen por sus siglas SIC, y nos permiten agilizar la toma de decisiones a todo nivel. Involucra desde la recepción de documentos, grabación y almacenamiento. Mediante procesos automatizados, obtendremos los resultados relativos a bancos, facturación, cartera, inventarios, nómina y análisis financiero.

5

2

4

sistema de informaci n
Sistema de Información

Documentos  Procesos  Resultados

2

&

caracter sticas b sicas de un sic
Características básicas de un SIC

1. Completo.

Deberá permitir recoger todas y cada una de las operaciones con contenido económico que deban figurar en contabilidad.

2.Descentralizado.

Permitir la captura de los documentos en el lugar más cercano a donde se producen, evitando, en lo posible, los procesos manuales de información.Además la captura o toma de datos sólo se tenga que realizar una vez, produciéndose las actualizaciones correspondientes en cada proceso reflativo sin necesitar reiterar dicho tratamiento de la información de entrada.

4

1

caracter sticas de un sic
Características de un SIC

3.Actualizado en tiempo real.

Debe tender a que la información sea procesada siempre en tiempo real, lo que posibilitará que los resultados estén constantemente actualizados, y por tanto, no retrasados en el tiempo.

caracter sticas de un sic10
Características de un SIC

4.Flexible.

La flexibilidad comprende:

  • Que el sistema permita la variación de las estructuras contables sin necesidad de rediseñar el SIC.
  • Que el usuario pueda extraer información, según sus necesidades, y sin intervención de los departamentos de proceso de datos.
caracter siticas de un sic
Caracterísiticas de un SIC 

5.Seguro.

Ha de considerar los siguientes aspectos:

  • Que existan procedimientos que minimicen la posibilidad de accesos no deseados a la información, ya sea para modificarla, ya sea sólo a consultarla.
  • Que existan procedimientos que permitan la continuidad del trabajo ante eventuales incidentes de equipos y programas.
  • Que el sistema sea fiable, entendiendo por tal el que realice, en cada caso, las actualizaciones en la base de datos de forma adecuada, permitiendo que la información en ella contenida sea, no sólo correcta, sino integra y coherente.

4

1

slide12

Sistema de Información Computarizado

  • Instalación
  • Arquitectura
  • Equipos y comunicaciones
  • Operación del sistema
  • Etapas
  • Instrumentos de cuantificación
sistema de informaci n computarizado
Sistema de Información Computarizado

El SIC computarizado, está formado por un conjunto de elementos interrelacionados que procesan, por medio de computadoras, los datos en bruto de la información para satisfacer a los propósitos y necesidades de los usuarios, ya sean internos o externos de la organización.Deberá operar automáticamente organizando la información en una base de datos central, permitiendo alcanzar los máximos niveles de eficacia y eficiencia. Producirá estados financieros parciales y totales del periodo fiscal que muestran la gestión y situación patrimonial de las empresas, con opción de consolidar los estados de los procesos.

1234

aplicaci n de sic
Aplicación de SIC

Las empresas que adoptan el SIC computarizado, deberán registrar todas las operaciones de naturaleza presupuestaria, económica, financiera y patrimonial que se produzcan en el desarrollo de su actividad.El SIC tiene por objeto mostrar, a través de documentos, cuentas y estados, la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera, de la ejecución del Presupuesto y de los resultados de la entidad contable.

aplicaci n de sic16
Aplicación de SIC

A tal efecto deberá estar organizado de forma que permita a cada entidad contable:

  • Registrar las operaciones correspondientes a sus ingresos y gastos, para aquellas entidades de naturaleza comercial, industrial, financiera o análoga, incluyendo el resultado de operaciones comerciales.
  • Registrar y poner de manifiesto los movimientos y situación de su Cartera.
  • Determinar los resultados obtenidos desde el punto de vista económico patrimonial.
aplicaci n de sic17
Aplicación de SIC
  • Posibilitar el inventario y control del inmovilizado material, inmaterial y financiero, el control del endeudamiento y el seguimiento individualizado de la situación deudora o acreedora de los terceros con los que se relacione.
  • Establecer su Balance, poniendo de manifiesto la composición y situación de su Patrimonio, así como sus variaciones.
  • El seguimiento y control de los pagos a justificar, de los anticipos de caja fija, de los proyectos de gasto y de los gastos con financiación afectada.
arquitectura de las aplicaciones
Arquitectura de las aplicaciones:

Óptima:

Debe estar orientada a aprovechar al máximo el esfuerzo individual y de los grupos de trabajo interconectados, distribuyendo funciones y manteniendo el control centralizado.

control centralizado
Control centralizado

Bodega

Caja

Administración

Contabilidad

Producción

control centralizado21
Control centralizado

Bodega

Caja

Contabilidad

Producción

arquitectura de las aplicaciones22
Arquitectura de las aplicaciones:

Distribuida:

Ingreso de datos que caracterice el registro único de transacciones en el lugar más cercano al origen manteniendo las interconexiones que sean necesarias.

arquitectura distribuida
Arquitectura distribuida:

$

$

Bodega

Caja

$

$

Contabilidad

Servidor

Producción

arquitectura de las aplicaciones24
Arquitectura de las aplicaciones:

Centralizada: Desarrollo de aplicaciones basado en un administrador de base de datos relacional portable a diferentes sistemas operativos y herramientas de cuarta generación integradas a la base de datos.

Servidor

de

Bases

de

datos

Bases

de

datos

arquitectura centralizada
Arquitectura centralizada

$

$

Bodega

Caja

$

$

Contabilidad

Servidor

Administración

arquitectura de las aplicaciones26
Arquitectura de las aplicaciones:

Modular: Sistemas organizados en módulos basados en prototipos parametrizados dinámicos adaptables en el tiempo a las modificaciones que pudieren requerirse.

1234

slide27

Bodega

Caja

Arquitectura

Modular

Contabilidad

Producción

arquitectura de las aplicaciones28
Arquitectura de las aplicaciones:

Escalable: Sistemas que proporcionen información a los niveles de decisión normativo-evaluador, coordinador-supervisor y operativo, donde cada nivel involucra la información y decisiones de su competencia, siendo los niveles operativos los responsables de la integración.

arquitectura de las aplicaciones29
Arquitectura de las aplicaciones:
  • Documentada: Aplicaciones documentadas con manuales a nivel técnico y a nivel operativo para los usuarios finales.
arquitectura de las aplicaciones30
Arquitectura de las aplicaciones:
  • Jerárquica. Se deberá aplicar un orden jerárquica todo nivel; es decir que todos los recursos deben estar ordenados en clases que contengan grupos de información. Esta clasificación se aplique tanto al plan de cuentas, a los terceros, productos, documentos y reportes, debidamente registrados en in índice para su rápido acceso posterior.
arquitectura jer rquica
Arquitectura jerárquica:

Servidor

Base de datos A

Tabla X

Tabla Y

Base de datos B

arquitectura jer rquica32
Arquitectura jerárquica:

Comercial Andes Ltda

Bogotá

PUC

Nits

Cali

arquitectura jer rquica33
 Arquitectura jerárquica:

TABLA

5Clase I

0Grupo 1

0Grupo 2

1 Cuenta A

4 Auxiliar X

4Auxiliar Y

1 Cuenta B

5Clase II

arquitectura jer rquica34
Arquitectura Jerárquica:

PUC

51. ACTIVO

011. Disponible

012. Inversiones

11205 Acciones

4 120505 Agricultura

4 120530 Construcción

11210 Cuotas o partes

52. PASIVO

slide35

PRODUCTOS

51. Equipos

011. Herramientas

012. Oficina

11205 Electrodomésticos

4 120505 Máquina de

4 120530 Teléfonos

11210 Muebles

52. Programas

hist rica
Histórica
  • Que se conserven los totales acumulados en línea
  • Los detalles de los documentos antiguos estén comprimidos

S.XX

slide37

Sistema de Información

Computarizado

Equipos y comunicaciones

equipos y comunicaciones
Equipos y comunicaciones:
  • Basado en arquitecturas abiertas, computadores personales y redes locales interconectadas en modalidad cliente-servidor.
  • Equipos servidores y redes locales modulares y escalables para garantizar la inversión a largo plazo.
  • Interconexión de equipos con protocolos estándares que generen ambientes distribuidos interconectados. Actualmente es importante interactuar con redes internas (intranet) y externas (Internet).
  • Selección de medios de transporte de datos a distancia en base al análisis de frecuencia y volúmenes de datos a transmitir.
  • Maximizar el acercamiento del usuario a los equipos informáticos y minimizar la centralización de computadores.

1234

slide39

Sistema de Información

Computarizado

Operación del sistema

operaci n del sistema
Operación del sistema
  • Comenzará con la introducción de los datos que definen la operación que se desea contabilizar. Estos datos podrán incorporarse al sistema: oDirectamente, ya sea mediante captura a través de terminales, o de datos almacenados.oAutomáticamente, es decir, mediante generación automática por el propio sistema. oPor procedimientos tele informáticos.
entrada de datos
Entrada de datos
  • En cualquier caso, los datos de entrada se pueden clasificar en: oDatos comunes, que son aquellos que se han de introducir necesariamente en el sistema con independencia de cuál sea la operación a contabilizar. oDatos específicos, que son aquellos que afectan a áreas concretas del sistema y actualizan alguna de las contabilidades de desarrollo.
slide42

Contabilidad

PUC

Clientes

Costos

Datos

comunes

Cartera

productos

Pedidos,

Devoluciones,

proveedores

Datos

específicos

Inventarios

controles o sistemas de validaci n
CONTROLES O SISTEMAS DE VALIDACIÓN
  • En lo inherente a los controles o sistemas de validación del proceso contable, hay que preveer las siguientes instancias:
    • Detección de pérdidas o agregados de documentos o datos procesados.
    • Procedimientos de corte utilizados al cierre de un período contable para asegurar que todas las transacciones han sido consideradas. Controles automáticos del SIC, conforme al siguiente modelo:
      • El primer control que el sistema efectúa y que es común a todos los documentos; es el del encabezamiento. En todos los casos hay que verificar el ejercicio vigente y los datos del tercero.
      • El control final de cada documento es el de las firmas autorizadas.
controles en los documentos
Controles en los documentos

Encabezado

Cuerpo

Pie del Doc.

los controles restantes en cada documento son los siguientes
Los controles restantes en cada documento son los siguientes:
  • Incorporación de controles de mantenimiento que aseguren que los cambios operados en los procedimientos programados contables sean apropiados en cuanto a su diseño, prueba, autorización e implementación.
  • Instrumentación de controles en la operación del sistema a fin de asegurar el uso de las versiones correctas de los programas, la recuperación de procesos en caso de fallas y aplicación consistente de la totalidad de procedimientos programados.
controles en los documentos46
Controles en los documentos

Identificación

de la empresa

Nombre del

documento

Número

consecutivo

Fecha de

impresión

Firma de

aceptado

Pedro Perez

Carmen Rios

controles de los documentos
Controles de los documentos
  • Garantías en cuanto a la seguridad de los programas, a fin de prevenir o detectar cambios no autorizados de los mismos o sus respectivos módulos.
  • Detección de inconsistencias y/o puntos débiles en los controles existentes a los fines de optimizar el grado de validación del proceso.
  • Control por muestreo de los registros contables y financieros.
slide48

Sistema de Información

Computarizado

Etapas

etapas
ETAPAS

La contabilidad, organizada como sistema integrado, en función de una base de datos y de acuerdo con los propósitos ya establecidos para la misma, puede esquematizarse de la siguiente manera:

  • Movimientos:
    • a.Transacciones de Incidencia económico-Financiera (contable)b.Transacciones de incidencia de control (inventarios de productos y activos fijos)
  • Procesos: Acumulación de saldos en cuentas de nivel superior.

1234

etapas50
Etapas
  • Salidas: (reportes auxiliares y oficiales) Referente a la presentación de las cifras presupuestales, contables, financieras, económicas y programáticas referentes al ingreso-gasto en Cuenta Doble y Programático-Económico-Financiero; Además de los productos finales como son libros oficiales. Los estados contables que produce la empresa deberán ser elaborados sobre técnicas adecuadas y uniformes, de modo tal de asegurar a los usuarios de los mismos que la información brindada represente razonablemente las transacciones económico-financieras acontecidas durante el ejercicio, como así también aquellas que afecten o puedan afectar el patrimonio de la empresa en períodos subsecuentes.

1234

instrumentos de cuantificaci n
INSTRUMENTOS DE CUANTIFICACIÓN
  • Tablas de operaciones. La información necesaria para permitir la realización de anotaciones automáticas en los diferentes subsistemas se obtiene de una serie de Tablas internas, que constituyen el soporte fundamental mediante el cual el sistema utiliza los datos contenidos en las operaciones de entrada para determinar las anotaciones a realizar en dichos subsistemas, y el eje sobre el que pivota el funcionamiento de todo el sistema.
tabla de cuentas puc
Tabla de Cuentas (PUC).
  • Contiene codificados la clasificación económica del presupuesto de gastos y los conceptos del presupuesto de ingresos y de operaciones no presupuestarias, proporcionando, para cada uno de los elementos codificados, la cuenta o cuentas de contabilidad financiera que le afecta, así como información acerca de la incidencia, que las operaciones efectuadas contra ese concepto económico, deben tener sobre los diferentes subsistemas.
tabla de operaciones contables movimientos
Tabla de Operaciones Contables (movimientos).
  • Contiene codificadas, mediante un código numérico, la totalidad de las operaciones que componen la gestión económica del Ente, de forma que, al ser introducido dicho código, el sistema reconoce la operación a realizar y determina la anotación que debe producir en contabilidad financiera.
tablas adicionales
Tablas adicionales.
  • Conjunto de catálogos que permiten la identificación e integración de las cifras por objeto del gasto, tipo de operación, unidad responsable, dependencia, entidad y clasificación del Ingreso, en donde la unidad mínima de medida es la partida especifica en el caso del gasto y el inciso en el caso del ingreso. Estas tablas son por ejemplo la lista de terceros, de productos, de activos, etc.
slide57

Procesos contables

Operación del sistema

procesos contables
PROCESOS CONTABLES

En lo que hace a la organización específica del sistema de información a desarrollarse, los principales aspectos metodológicos serán los siguientes:

proceso de operaciones comerciales
Proceso de operaciones comerciales.

Tiene como finalidad recoger, para los entes de carácter comercial, industrial o análogo, este tipo de operaciones, tanto las correspondientes al ejercicio corriente, como a ejercicios cerrados, estructurándose esta información por conceptos, que serán registrados en las cuentas auxiliares del PUC, y acumulados en los niveles superiores para los informes oficiales.

proceso de cartera
Proceso de Cartera.

Tiene por objeto el control detallado de las diferentes cuentas que conforman las cuentas por cobrar y por pagar de la empresa. También en este proceso se deben establecer los controles para registrar los flujos de ingresos en cada caja o cuenta bancaria, permitiendo controlar la posterior aplicación contable de dichos flujos a los conceptos respectivos.

proceso de inventarios
Proceso de inventarios.

Controla los movimientos de entrada, fabricación y venta de productos que pasan por la empresa. Su flujo involuca unos costos que deberán reflejarse en la contabilidad general de la empresa. En algunos casos se precisa organizar unos Centros de costo, los que deberá disponer de terminales inteligentes con capacidad para administrar datos. En las terminales se administrará información de interés exclusivo para los responsables de los respectivos sistemas. Los registros centralizarán a su vez, información de dependencias de mayor nivel jerárquico, responsables de realizar operaciones de base de la gestión presupuestaria, de cartera y de bienes de la empresa.

seguridad
SEGURIDAD

Actividad mediante la cual se asegura la integridad y confidencialidad de la información que integra la Contabilidad, estableciendo procedimientos para dicha información solo sea utilizada por personal autorizado, además en que pueda ser recuperada cuando por algún problema de fuerza mayor se pierda y mantener la cantidad de copias de respaldos.

slide64

Conclusión

Equipos y Programas

Controles

Personal

slide65

Texto Gráficos Internet

Sistemas

Operativos

DOS Unix Windows Linux ASP .Net

rrrrr rrrrrr rrr

Programas

+~-6780$3^%#&

Equipos

Información

Tiempo

6

Contabilidad

Cartera

Inventarios

Activos Fijos

Principios

slide66

2

2

Diversidad

3

4

2

2

1

4

2

3

Unicidad

4

4

1

2

2

0

Información

Tiempo

6

+Totales

-Control

+Histórico

-Consultas

-Recursos

-Velocidad

+Detalle

+Control

+Actual

+Consultas

+Recursos

+Velocidad

slide67

+

Diversidad

,

:

(

;

Unicidad

-

C

D

0

6

Información

Tiempo

6

+Educación

+Experiencia

+Estabilidad

+Juventud

+Cambios

+Cantidad

slide68

Diversidad

4

4

3

4

Unicidad

<

Financieros

Oficiales

Auxiliares

Generales

Información

Tiempo

6

Seguridad

consulte por internet
Consulte por Internet

Internet Explorer

$

$

&

Internet

HTTP

Netscape

$

Algún Navegador

Alguna Plataforma

SQL Server

slide74

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