L’outil de gestion des formations de l’Assurance Maladie – Risques Professionnels / INRS

1. L’outil de gestion des formations de l’Assurance Maladie – Risques Professionnels / INRS 30/11/2012 v1

2. Quelles sont ses caractéristiques ? • Site web référencé par les moteurs de recherche • Données sécurisées, garantie de confidentialité • Gratuit • Matériel requis : 1 ordinateur connecté à Internet et 1 imprimante

3. Quels sont les bénéfices liés à son utilisation ? (1) • Habilitation • Enregistrement en ligne d’une demande d’habilitation • Modification simple d’une demande existante • Demande de renouvellement facilitée • Sessions de formation • Enregistrement en ligne des ouvertures de stages et procès verbaux • Souplesse pour le changement des participants ou du formateur • Autonomie dans l’édition des certificats • Formateurs • Mise à jour de l’équipe pédagogique facilitée • Transparence des informations le concernant

4. Quels sont les bénéfices liés à son utilisation ? (2) • Listes des organismes de formation habilités • Meilleur référencement et visibilité des organismes • Possibilité pour chaque organisme de mettre à jour instantanément ses informations • Possibilité de tri par région, par thématique… • Possibilité de statistiques à la demande

5. Quelle est son architecture ? www.forprev.fr Accès public Accès réservé Offre de formation Assurance Maladie – Risques Pro / INRS Listes Organismes de formation habilités Demande d’un compte provisoire Organismes de formation Formateurs

6. Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ? • Cet onglet présente : • la démultiplication • Le réseau prévention • Les mentions légales • Ce menu décrit le processus d’habilitation et permet aux OF de se connecter à leur espace Cet onglet permet de rechercher une formation • Chaque dispositif proposé à la démultiplication est décrit ainsi que le pré requis « bases en prévention » C’est par ce menu que les formateurs peuvent se connecter à leur espace Chaque thématique dispose d’une foire aux questions spécifique

7. Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?

8. Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?

9. Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?

10. Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?

11. Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?

12. Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?

13. Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?

14. Les données : quelle accessibilité ? quelle confidentialité ? Les données individu* sont des données communes et accessibles en recherche à tous les membres. Les qualifications obtenues sont visibles par la personne qualifiée, l’OF l’ayant formé et le réseau prévention. (qualification, n° certificat forprev, date de validité) Les qualifications déclaratives sont visibles par la personne qualifiée, l’OF l’ayant déclaré et le réseau prévention. • Individu* : personne physique (défini par son nom, son prénom, sa date de naissance) pouvant avoir plusieurs facettes : • utilisateur • stagiaire • formateur

15. Les organismes habilités : quelles informations ? Accès réservé www. forprev.fr Login - Mot de passe Mes outils Mes référentiels Administration Mes habilitations Mes sessions Ouverture à J – x jours Mes alertes Formateurs Utilisateurs DEM Contacts habilitation Clôture Informations personnelles Habilitations et entités associées Editions (certificats…) Entités Recherche et statistiques Modification habilitation Export CSV

16. Les organismes habilités : quelles informations ? CEH Formation prévention

17. Les organismes habilités : quelles fonctionnalités ? • Gérer des individus forprev • Rattacher/détacher un individu à son entité • Déclarer une qualification sur l’honneur pour qu’un formateur puisse être reconnu et puisse animer des sessions de formation • Enregistrer la participation d’un individu dans une session afin qu’il ait le • statut de stagiaire • Gérer les utilisateurs de l ’application dans chaque établissement (correspondant établissement, assistantes, formateurs) et leurs droits

18. Les organismes habilités : quelles fonctionnalités ? • Gérer ses formateurs • Accéder à la liste des formateurs • Rattacher/détacher un formateur à une entité associée • Déclarer une qualification sur l’honneur • Gérer ses stagiaires • Accéder à la liste des stagiaires • Créer un stagiaire lors de l’inscription à une session de formation • Modifier/ supprimer un stagiaire • Générer les certificats des stagiaires

19. Les structures multi-établissements : quelle organisation ? Organisme de formation SSTPRAP IBC Entité associée Entité associée Entité associée Entité associée SST PRAP IBC SST - PRAP IBC SST - PRAP IBC 3 é che l on s ma x i Sous-entité associée Sous-entité associée Sous-entité associée Sous-entité associée Sous-entité associée Sous-entité associée • Chaque entité ou sous-entité associée peut-être rattachée à une ou plusieurs habilitations (passage en CNH) • Les formateurs sont rattachés à une ou plusieurs entités ou sous-entités (libre)

20. Les organismes habilités : quelles fonctionnalités ? • Gérer ses entités associées (cas des OF multi-sites) • Accéder à sa liste d’entités associées • Associer une nouvelle entité • Modifier une entité associée • Supprimer une entité associée • Gérer la hiérarchie des entités associées • Rattacher des entités associées à un habilitation • Paramétrer les droits des entités associées à déclarer des formateurs • Paramétrer les droits des entités associées à déclarer des sessions, à les clôturer et à éditer les certificats. • Définir quelles sont les entités publiées sur la liste nationale

21. Les structures multi-établissements : quelle organisation ? • 1 seul n° d’existence par organisme de formation et ses entités associées • Possibilité d’1 correspondant habilitation par entité sur chacun des 3 échelons • Des assistants (es) • Des formateurs (1 référent par dispositif) • L’organisme de formation peut décider : • De gérer les formations de toutes les entités lui-même • De déléguer à chaque entité la gestion de ses formations • D’autoriser l’entité de l’échelon 2 à gérer ses sous-entités

22. Le correspondant habilitation : quelles informations ? • Il a accès : • à toutes les informations concernant le périmètre de l’habilitation • à toutes les informations concernant l’entité • Il n’a pas accès : • aux données individuelles des formateurs

23. Le correspondant habilitation : quelles fonctionnalités ? • Mettre à jour les données relatives à l’habilitation de son entité • Enregistrer la structure de son entité • Attribuer le cas échéant des droits aux formateurs et aux assistantes de son entité • Les mêmes droits peuvent être accordés au correspondant habilitation de chaque entité associée dans la limite du périmètre de l’entité concernée • Editer des données statistiques.

24. Les formateurs : qui sont-ils ? • Les formateurs sont des « individus » forprev • Un individu devient un formateur quand on le qualifie en tant que formateur : • Qualification obtenue par un stage de niveau 2 ou 3 ou un MAC (Maintien ou Actualisation des Compétences) • Qualification déclarative sur l’honneur (1er enregistrement dans forprev) : • Le formateur présente un certificat sans référence forprev • Le partenaire, au vue de ce certificat, saisie le formateur et sa qualification, • Le formateur recevra un N° Forprev lui permettant de vérifier ses informations personnelles, d’éditer un certificat forprev • Ce certificat lui permettra d’être référencé éventuellement par un autre partenaire

25. Les formateurs : quelles informations ? • Ils ont accès : • à leurs données personnelles • à leurs qualifications • aux entités les ayant déclaré puis rattaché • aux formations auxquelles ils ont été affectés • Ils peuvent ainsi vérifier qu’ils n’ont pas été affectés à une formation qu’ils n’auraient pas assurée.

26. Les formateurs, les assistantes : quelles fonctionnalités ? • En fonction des droits qui leur sont octroyés : • Déclarer des sessions • Enregistrer les évaluations (ou résultats) • Clôturer des sessions • Editer des certificats

27. Présentation de l’outil de gestion FORPREV – 13 juin 2013 • Architecture générale du site www.forprev.fr Accès public Accès réservé Informations / Offre de formation Assurance Maladie – Risques Pro / INRS Listes Organismes de formation habilités Demande d’un compte provisoire Organismes de formation Entreprises Formateurs

28. Les nouveaux organismes : quelle démarche ? • Accès public • Demande d’habilitation • Dossier administratif : tronc commun • Dossier technico-pédagogique • Transmission à la CARSAT + envoi des pièces justificatives par courrier • Engagement du responsable juridique de l’entité • Document de présentation de l’organisme • Noti 2 ou attestations de paiement des cotisations • Bilan pédagogique et financier • Déroulé pédagogique et programme • Copies des certificats des formateurs ou attestations de formation • Modèle de fiche d’évaluation de fin de stage Demande d’un compte provisoire

29. Les organismes déjà habilités avant forprev : quelle démarche ? Réception par mail au correspondant habilitation déclaré A partir des données intégrées dans forprev, l’OF devra : Créer ses formateurs, Définir ses utilisateurs et leurs droits d’accès, créer sa structure (pour les multi- établissements), Créer ses sessions de formation. Login Mot de passe Login = N° Forprev (3 lettres + 5 chiffres)

30. Créer ses formateurs • Définir la qualification du formateur : • Individu (nom, prénom, civilité, date de naissance) • Domaine/niveau de certification • Date de délivrance du certificat • Date de fin de validité • Définir la qualification du formateur : • Permet de qualifier un individu en tant que formateur dans forprev et ainsi de lui attribuer un N° de certificat. Qualification reconnue quelque soit le partenaire sur présentation du certificat édité. • Référencer le formateur : • N° forprev • Qualification, • N° certificat • Date de délivrance du certificat • Date de fin de validité • Référencer le formateur : • Permet à un partenaire d’associer à un formateur existant dans forprev ses qualifications (N° certificats et dates de validité) • Rattacher le formateur : • Permet à un partenaire d’indiquer pour quelles entités ce formateur pourra animer des sessions. Rattacher le formateur

31. Créer ses formateurs • Formateur inconnu de forprev • Déclarer la qualification (Nécessité de déclarer la qualification de ce formateur à partir d’un ancienne carte (qualification sur l’honneur)

32. Créer ses formateurs • Formateur inconnu de forprev • Déclarer la qualification (Nécessité de déclarer la qualification de ce formateur à partir d’un ancienne carte (qualification sur l’honneur)

33. Créer ses formateurs • Formateur inconnu de forprev • Déclarer la qualification (Nécessité de déclarer la qualification de ce formateur à partir d’un ancienne carte (qualification sur l’honneur) Ancien modèle de certificat

34. Créer ses formateurs • Formateur inconnu de forprev • Déclarer la qualification (Nécessité de déclarer la qualification de ce formateur à partir d’un ancienne carte (qualification sur l’honneur)

35. Créer ses formateurs • Formateur connu de forprev Planche certificats

36. Créer ses formateurs • Formateur connu de forprev • Référencer le formateur

37. Créer ses formateurs • Formateur connu de forprev • Référencer le formateur

38. Créer ses formateurs • Formateur connu de forprev • Référencer le formateur

39. Créer ses formateurs • Formateur connu de forprev • Référencer le formateur

40. Créer ses formateurs • Formateur connu de forprev • Référencer le formateur

41. Créer ses formateurs • Formateur connu de forprev • Référencer le formateur

42. Créer ses formateurs • Formateur connu de forprev • Rattacher le formateur

43. Créer ses formateurs • Formateur connu de forprev • Rattacher le formateur Formation prévention 1 Formation prévention 2

44. Créer ses utilisateurs (assistantes, correspondants entité)

45. Créer ses utilisateurs (assistantes, correspondants entité)

46. Créer ses utilisateurs (assistantes, correspondants entité)

47. Créer ses utilisateurs (assistantes, correspondants entité)

48. Créer ses utilisateurs (assistantes, correspondants entité)

49. Créer ses utilisateurs (assistantes, correspondants entité)

50. Créer ses utilisateurs – liste des utilisateurs