1 / 22

SIU Leonardo videreutviklingsprosjekter - Oppstart og prosjektadministrasjon

SIU Leonardo videreutviklingsprosjekter - Oppstart og prosjektadministrasjon Bergen 29. september 2011 Anne Kloster Holst. Prosjektsyklus videreutvikling. Utlysning fra EU Søknadsskriving Innvilget prosjekt Kontrakt skrives Oppstartsdato 1. Utbetaling ”Kick-off” 1.Besøk fra SIU

vala
Download Presentation

SIU Leonardo videreutviklingsprosjekter - Oppstart og prosjektadministrasjon

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. SIU Leonardo videreutviklingsprosjekter - Oppstart og prosjektadministrasjon Bergen 29. september 2011 Anne Kloster Holst

  2. Prosjektsyklus videreutvikling • Utlysning fra EU • Søknadsskriving • Innvilget prosjekt • Kontrakt skrives • Oppstartsdato • 1. Utbetaling • ”Kick-off” • 1.Besøk fra SIU • Interimrapport • Kontroll av interimrapport • 2.Utbetaling • 2.Besøk fra SIU • Sluttrapport • Kontroll av sluttrapport • Sluttutbetaling

  3. Agenda • Oppstart • Kontrakter • ”Kick off” • Prosjektadministrasjon • Kommunikasjon • Interimrapportering – beskrivende del • Prosjektøkonomi • Interimrapportering – økonomisk del • Første del – 13.30-14.30 • Andre del – 14.45-15.45

  4. Oppstart

  5. Viktige datoer i prosjektet • Kontraktsperiode: start / slutt på prosjektperioden • Kick-off – anbefales avholdt før midten av desember 2011 • Midtveisrapport (Interim report) – frist: ett år + 2 mnd fra start • Sluttrapport (Final report) – frist: to år + 2 mnd fra start

  6. Kontrakter

  7. Kontrakter i videreutviklingsprosjekter Sub-contracting (possible) Partner 1 National Agency (SIU) Sub-contracting (possible) Beneficiary (Contractor) Sub-contracting (possible) Partner 2 Partner …n Sub-contracting (possible) PARTNERSHIP

  8. Økonomiske betingelser i kontrakten (1) • Utbetalingsprosedyre • 40/40/20 % • Alle utbetalinger blir sett på som forskuddsutbetalinger inntil sluttrapport er godkjent • Frister for rapportering • Interimrapport 2 mnd etter første år av kontrakten • Sluttrapport 2 mnd etter andre år av kontrakten

  9. Økonomiske betingelser i kontrakten (2) Rapporteringskrav • Spesifisert i General Conditions (GC) - Part B - Financial provisions – Art. II.15.4 • Bankkonto Egen eurokonto for prosjektet I kontraktens generelle betingelser (GC) står det for øvrig om • Godkjente kostnader • Sluttutbetaling • Fastsettelse av sluttoppgjør • Kontroller og revisjon

  10. Endringer i kontrakten • ”ContractAmmendmentRequest Form” på: www.siu.no/leonardo/videreutvikling/kontrakt • Sendes SIU • Vanligvis kan SIU godkjenne eller avslå søknad om endringer, men i noen tilfeller må vi spørre EU-kommisjonen

  11. Kick-off

  12. Kick-off Viktigste møte i prosjektperioden? • Tid til både faglig og sosialt – bruk gjerne 2-3 dager • Justering av budsjett, oppgaver og evt. ansvar? • Avklare rollefordeling • Inviter SIU – vi bør og vil gjerne være med • Intellectual property rights (IPR) - diskuter og avklar tidlig

  13. Prosjektadministrasjon

  14. Hvordan administrere et prosjekt på en god måte? Organisering: • Contractor er ansvarlig for prosjektet, både faglig og økonomisk • Styringsgruppe – anbefales • Arbeidsgrupper - kan fungere bra, men ikke alltid nødvendig • Referansegrupper? - tenk ’valorisering’ • Arbeidspakker – tema og om mulig geografi

  15. Kommunikasjon • Bruk e-post og telefon og sett faste datoer for rapporteringer både for det faglige og økonomien • Vær klar i kommunikasjonen med tanke på regler, rapporteringer og hva som er forventet i dialog med partnerne • Videokonferanse – et verktøy verdt å prøve når prosjektet er kommet i gang • Kommunikasjon med SIU – en gylden regel: ”Det er større sjanse for tillatelse enn tilgivelse” • Mangelfull kommunikasjon er den hyppigste grunnen til at prosjekter ikke når sine mål

  16. Valorisering • Valorisering = spredning og bruk av ideer, metoder, og verktøy • Transfer ofInnovation– valorisering svært viktig begrep • Plan for valoriseringsaktiviteter for alle partnere • Økende fokus på valorisering fra Europakommisjonen • Handbook for Dissemination, Exploitation and Sustainability of Education Projects (Diva)

  17. (Interim)Rapportering

  18. Rapportering • In-situ besøk I frå SIU 3-6 mnd etter oppstart Fokus på regnskap og orientering om midtvegsrapport – Interim rapport • Midtveisrapportering (30.09.2011 + 2 mnd) Partnerkontrakter, framdrift, kommunikasjon og regnskap, godkjennes av SIU • In-situ besøk II frå SIU 3-6 mnd før prosjektslutt Fokus på sluttrapport • Sluttrapport (30.09.2012 + 2 mnd) Fokus på resultatet og på valorisering, samt på økonomi. Evalueres av intern og ekstern ekspert

  19. Midtveisrapportering – beskrivende del • Oppsummering aktiviteter og resultater i prosjektets første år – dato til dato • Endringer i forhold til søknad: bytte av partnere, skifte av oppgaver, endringer i budsjett • Prosjektmøter – referat legges ved • Fremdrift i forhold til arbeidsprogrammet • Arbeidspakker og relaterte resultater • Spredning og bruk av resultatene • Involvering av målgruppene • Dokumentasjon!

  20. Sist, men ikke minst…

  21. … • ’Kritiske venner’ er godt å ha • Bruk bransje/nettverk aktivt • Forankring i egen administrasjon • Koordinatorrollen: pådriver, inspirator og kvalitetssikter

  22. LYKKE TIL! (www.siu.no/leonardo/videreutvikling/kontrakt)

More Related