Anforderungen der europäischen Finanzkontrolle an die Abwicklung von Forschungsprojekten

1. Anforderungen der europäischen Finanzkontrolle an die Abwicklung von Forschungsprojekten Date of this version:10 December2004

2. Übersicht • 1.Prüfungsziele, -anlässe, -ergebnisse • 2 Externe und interne Prüfungen • 3. Prüfungsabschnitte • 4. Prüfungs-Check Liste • 5. Follow-up der Prüfungen • 6. Beispiele von festgestellten Fehlern/Mängel • 7. Management des 5.FRP und Ausblick auf 7.Rahmen- programm • 8.Referenzen Date of this version:10 December2004

3. 1.Prüfungsziele, -anlässe, -ergebnisse 1.1.- Finanzprüfung (Ordnungs- und Rechtmäßigkeit - Performance Prüfung 1.2. – Zuverlässigkeitsprüfung - Thematische Prüfungen 1.3. - Jahresbericht - Sonderbericht - Stellungnahmen Date of this version:10 December2004

4. 2. Externe und interne Prüfungen 2.1 Europäischer Rechnungshof (Prüfung der Rechnungslegung und Mittelverwendung der EU; Entlastung) 2.2. Prüfung durch die Kommission 2.3. Zertifizierung der cost-statements Date of this version:10 December2004

5. 3. Prüfungsabschnitte • Prüfungsplanung (Risikoanalyse; APM; AWP) • Stichprobe; Projektauswahl • Aktenprüfung Kommission • Prüfungsankündigung (vor Ort) • Vor Ort Prüfung • Vorläufige Prüfungsfeststellungen an die Kommission • Endgültige Bemerkungen (ggf. Bezug in Berichten) – follow-up Date of this version:10 December2004

6. 4. Prüfungs-Check list -1 • Informationen über den Zuwendungsempfänger • Statut, Eigentümerverhältnisse, letzte Jahresabschlüsse mit Prüfungsbericht • Organisationsplan • Liste der mit dem Projekt befassten Personen • Interne Vorschriften o. Richtlinien für die finanzielle und wissenschaftliche Vw. des/der EU-Verträge • Liste aller abgeschlossenen u. laufenden F&E Verträge mit der Kommission (1997 – 2004) • Liste anderer EU Zuwendungen (Referenz, Beträge) (1997 –2004) Date of this version:10 December2004

7. 4. Prüfungs-Check list -2 • Eingang und Verteilung der Zuwendungen • Projekt Berichte und Vertragsänderungen • Rechnungslegungssystem für das Projekt • Detaillierte Liste und Zusammenfassung der/des cost statement Date of this version:10 December2004

8. 4. Prüfungs-Check list –3 • Personalkosten - Liste der Personen (Zeitraum im Projekt; Position; Kategorie) - Arbeitsverträge (bzw. Nachweis der Abordnung) - Gehaltsliste und Nachweis der Gehaltszahlungen - Kalkulation der Stundensätze (Btto plus Abgaben) - Bestätigte Zeitnachweise aller am Projekt beteiligten Personen Date of this version:10 December2004

9. 4. Prüfungs-Check list - 4 • Anschaffungen von Geräten (inkl.Leasing) - Originalrechnung - Abschreibungsberechnung - Inventarverzeichnis (sofern für das Projekt) - Benutzernachweis (z.B. Laborlogbuch) - physischer Nachweis Date of this version:10 December2004

10. 4. Prüfungs-Check list - 5 • Unterverträge - Vergaberichtlinien des Zuwendungsempfängers - Originalvertrag (mit datierten Unterschriften inkl. Techn. Anhänge) - Anfrage und Genehmigung durch die Kommission - Rechnungen - Nachweis der Lieferungen/Leistungen - Status/Eigentümerverhältnisse des Untervertragsnehmers Date of this version:10 December2004

11. 4. Prüfungs-Check list - 6 • Reisekosten - interne Reiserichtlinien - Liste mit allen Personen, Zielen, Daten und Kosten der projektbezogenen Reisen - Genehmigte (Dienst-)Reiseanträge - Kommissionsgenehmigung für Länder außerhalb der EU/EFTA - Rechnungen für Reisen, Unterkunft etc. und boarding card bzw. Tickets Date of this version:10 December2004

12. 4. Prüfungs-Check list - 7 • Verbrauchsmaterial - interne Vorschriften zur Beschaffung - Bestellung - Rechnungen - Lagerentnahmenachweis Date of this version:10 December2004

13. 5. Follow-up der Prüfungen • Kommission veranlasst Nachgang bei Zuwendungsempfänger (Zusatzprüfung; Stellungnahme des ZWEmpfängers; Rückforderungen ggf. „red flag procedure“ • Bei Unregelmäßigkeiten: OLAF • Überprüfung der von der Kommission getroffenen Maßnahmen und Bericht im Jahresbericht (follow-up der Hofbemerkungen und Auflagen im Entlastungsverfahren) • Impact assessment der RP Date of this version:10 December2004

14. 6. Beispiele von festgestellten Fehlern/Mängel • Antragsverfahren (Evaluierung) • Verträge • Zahlungen • Fehlende Zeiterfassung • Budgetierte statt reale Kosten • Überhöhte Abrechnungen • Doppelabrechnungen • Fehlende Projektbuchhaltung • Reisekosten • Geräte und Verbrauchsmaterialien • Fehlende Zielerreichung • Berichtswesen • Unzureichende Zertifikate Date of this version:10 December2004

15. 7. Management des 5.RP und Ausblick auf 7. Rahmenprogramm • Systemanalyse und Tests des Management des 5.RP hat erhebliche Schwachstellen nachgewiesen. • Zahlreiche Empfehlungen zur nachhaltigen Verbesserung (z.B. IT Instrumente, Antragsverfahren, Rolle des Koordinators, Bedeutung des audit certificates; Sanktionen) • Intensive Diskussion mit Fachministerien auf Basis des SB u. mit EP, im Hínblick auf 7RP (eventuell “avis” vom ERH) Date of this version:10 December2004

16. 8.Referenzen • Sonderbericht Nr. 9/99 „Forschungsmaßnahmen im Bereich der Landwirtschaft u. Fischerei; Programm FAIR“ ABL C 92 30.03.2000 • SB Nr.10/2000 „GFSM Vergabe von öffentlichen Aufträgen“, ABL C 172 21.06.2000 • SB Nr. 9/2000 „Ausbildung und Mobilität von Forschern“, ABL C 349 10.12.2001 • SB Nr.2/2002 „Sokrates und Jugend für Europa“, ABL C 136 07.06.2002 • SB Nr. 1/2004 „Verwaltung indirekter FTE Aktionen (5.RP)“, ABL C 99 23.04.2004 Date of this version:10 December2004

17. Kontakte: Prof. Dr. Hendrik FEHR Abteilungsleiter am Europ. Rechnungshof 12, rue Alcide De Gasperi L-1511 Luxemburg +352.43 98 45503 hendrik.fehr@eca.eu.int www.eca.eu.int Date of this version:10 December2004

18. Ihre Steuergelder, unsere Prüfungsfelder - herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Date of this version:10 December2004