Zaman Yönetimi ve Yönetim Fonksiyonları ile İlişkisi A.Murat DEMİR Burak YAKARÖZKAN S.Onur KASAP

1. Zaman Yönetimi ve Yönetim Fonksiyonları ile İlişkisi A.Murat DEMİR Burak YAKARÖZKAN S.Onur KASAP

2. Zaman nedir Zaman; Yerine konması, geri döndürülmesi, yenilenmesi, depolanması, satın alınması mümkün olmayan bir kaynaktır.

3. Neden Zaman Yönetimi Çünkü üretim ve tüketim kaynağı olarak görülen ve kıt kaynak olan zamanın yönetilmesi önemli bir sorundur. Bu nedenle zamanı belirli bir hedef ve amaç doğrultusunda planlayarak kullanmak ve her saati, her dakikayı değerlendirmek gerekmektedir.

4. Zaman Tuzakları • 1)Yönetim Fonksiyonları Açısından • Planlama • Örgütleme • Yöneltme • Koordinasyon • Denetim • 2)Kişisel Kaynaklı Zaman tuzakları • Öncelikler • Erteleme • 3)Çevrenin Neden Olduğu Zaman Tuzakları

5. Beklenmeyen ziyaretçiler • Toplantılar, toplantılar…(Gündemsiz ve Verimsiz) • “Hayır” diyememek (Açık kapı politikası) • İletişim bozukluğu • Plansızlık

6. Gereksiz telefon görüşmeleri • Önceliklerin yokluğu • Dağınıklık – düzensizlik • Kararsızlık – ertelemecilik • Kendini gereğinden fazla işe adamak

7. Acelecilik • Verimsiz okuma • Rutin ve gereksiz işler • Yetki verememek

8. Günün yüzde 20’sini açık bırakmak • Zamanı aşırı yüklememek • İşler için harcanan zamanı kaydetmek • Zaman sınırı koymak • Saate bağlı olmak

9. Benzer işleri birleştirmek • Hızlı okumayı öğrenmek • Zor işleri önce yapmak • Zevkli işleri sona bırakmak

10. İşleri standartlaştırmak • Gelen evrakı elemek, önceliklendirmek • Dosyalama sistemi geliştirmek • Çöp tenekesini kullanmak • Tarihlendirilmiş takip dosyası tutmak

11. Masanızın üstünü temiz ve düzenli tutmak • Fazla mesaiye karşı çıkmak • Evrak çantasını işte bırakmak • Her gün sakin bir saat ayırmak • Ekip çalışması yapmak

12. Yöneticilere tam, net, doğru ve sözlü rapor vermek • İşleri yaparken öncelikleri belirlemek • Yetki ve sorumluluk devretmek • Vadeli işlerin listesini çıkarmak • Hızlı iş temposuna ayak uydurmak

13. Bitiş tarihleri belirleyip duyurmak • Gelişmeleri gözden geçirme toplantıları yapmak • Faaliyetler ve işlem sırası listesi oluşturmak

14. Çalışırken “erişilememek” • Telefonları ertelemek • Ziyaretçileri randevuyla kabul etmek • Meşgul olduğunuzu açıklıkla söylemek

15. Ziyaretlerin bir amaca hizmet etmesini sağlamak • Proje denetim çizelgeleri geliştirmek ve kullanmak • Toplantı ve ziyaretleri bitirmeyi öğrenmek

16. Zaman Yönetimi Tablosu

17. İşin büyük olması • Karar verememek • Riske girme ihtimali düşüncesi • Kişinin kendini enerjik hissetmemesi • Mevcut işin bitirilmemiş olması

18. Zamanı İyi Kullanma Yolları 1)Düzen Yaklaşımı 2)Sahip Çıkma yaklaşımı 3)Başarı Yaklaşımı 4)ABC Yaklaşımı 5)Teknoloji Yaklaşımı 6)Beceri 7)Planlama 8)Karar Verme 9)Yetki Devri 10)Bireyin Kendini Yönetmeyi Bilmesi

19. Zamanın İyi Kullanılmasının Kuralları 1)Düşünün 2)Bütünleştirici Olmak 3)Seçici Olun 4)Kararlı Olun 5)Ayrım Yapın 6)Konsantre Olun 7)Düzenli Olun 8)Değerlendirici Olun 9)Kendinizi de Düşünün 10)Esnek Olun

20. Toplantı Yönetimi Toplantılar “teşhis” için yapılmaz Tüm katılımcılar toplantıdan bir sonuçile ayrılmalıdır ve “bir sonraki adım”ı düşünmelidir.

21. Her toplantının bir amacı olmalıdır Her toplantı bir maliyet oluşturmaktadır. Kendinize mutlaka sorun; Bu toplantı bir katma değer Oluşturacak mı?

22. Toplantı Gündemi • Konulara göre detaylandırılmışbir gündem oluşturmak • Toplantı gündeminin önceden yayınlanması. • Tüm katılımcıların önceden hazırlanmasını sağlamak • Zamana uymak • Tartışma konularının belirlenmesi • Konuların paylaşılması • Her konu için zaman belirlenmesi

23. Zaman Toplantının belirlenen zamanda başlayacağını duyurun Toplantı duyurusunu outlook’dan gerçekleştirin. Toplantının zamanında başlamasını sağlayın Geç kalan kişilere gösterdiğiniz hoşgörü grubun standart davranış oluşturmasına neden olabilir.

24. Konular Toplantı konusunun dışına çıkmayın Toplantı dışı konuları engelleyin Her bir konuyu Ayrı ayrı Ele alın zaman sınırını unutmayın!

25. Hedefler Hedeflerin tanımlanması ve toplantı öncesinde varsa diğer yazılı dökümanlar ile birlikte dağıtılması. Katılımcı sayısının minimumu seviyede olması – Yolculara ihtiyacınız yok! sadece orada bulunması gereken ve ihtiyaç duyulan katılımcıların bulunmasını sağlayın. Dökümanların minumum seviyede çoğaltılması

26. Toplantıyı yönetmek Ortak Temel Kültürü bulun Beklentileri saptayın Toplantı sırasında notların alınması gerekiyorsa Aksiyon Planını oluşturun Toplantıyı yönetirken sakın gergin olmayın 

27. Toplantı Sonrası • Aksiyon planının tüm katılımcılar ile paylaşılması • Gerekiyorsa aksiyonların • Katılamayanlara • İlgili kişilere iletilmesi • Toplantıda alınan aksiyonların takibi

28. Verimli bir toplantı için basit kurallar Herşey zaman ile ilgili Her toplantının bir hedefi olmalı Toplantıya Yolcu almayın Toplantı zaman planlamasını unutmayın

29. X

30. Kaynaklar • İşletmelerde Yönetim ve Organizasyon -İsmail Efil • Orhan Holding Zaman Yönetimi Sunumu Bize zaman ayırdığınız için teşekkürler.