GOEDE PRAKTIJK 11 / BONNE PRATIQUE 11 Numérisation des Collections d’Œuvres d’Art du Service des Arts plastiques de la

1. GOEDE PRAKTIJK 11 / BONNE PRATIQUE 11 Numérisation des Collections d’Œuvres d’Art duService des Arts plastiques de la Communauté française Ariane Fradcourt & Marie-Claire Neuray

2. Table des matières A. Introduction B. Description de la Bonne Pratique • Contenu principal • Raisons • Processus de réalisation • Résultats • Difficultés rencontrées C. Perspectives D. Transférabilité E. Conclusion 2

3. A. Introduction • Service des Arts plastiques • Le Service fait partie des 6 Services généraux de la DG Culture du Ministère de la Communauté française • Ses missions majeures : • Allocations de subsides • Promotion et diffusion du domaine par le biais d’activités propres • Conservation et mise en valeur de ses collections d’œuvres d’art • Il se subdivise en plusieurs secteurs internes dont celui de la Conservation des Collections    3

4. Conservation des Collections • Description • Les fonctions • Le personnel • Les parties prenantes • La nécessité de numériser ses collections 4

5. B. La Bonne Pratique :« La numérisation des Collections d’Œuvres d’Art du Service des Arts plastiques de la CF» • Contenu principal • Raisons • Processus de réalisation • Résultats • Difficultés rencontrées 5

6. B.1 Contenu principal • Mise en œuvre des normes européennes de numérisation (Programme Minerva) • Mise en œuvre de partenariats • Intégration de nouveaux logiciels répondant aux exigences socio-économiques, politiques et culturelles. • Extension de la mise en œuvre des procédures et du logicielau sein d’autres services et institutions culturelles gérant des collections d’œuvres d’art (Service du Patrimoine culturel actuellement). 6

7. B.2 Raisons de la Bonne Pratique Le programme de numérisation s’organise autour de deux axes majeurs : • Amélioration du système d’inventaire et de gestion des collections(sauvegarde et restauration des œuvres, gestion des prêts et mises en dépôt) ; • Amélioration de l’accès aux collections par le public belge et européen(Programme Minerva). 7

8. B.2.1 Améliorer le système d’inventaire et de gestion des collections • Amélioration des procédures et du niveau d’exigence • Améliorations organisationnelles • Développement de nouveaux services 8

9. B.2.2 Amélioration de l’accès aux collections par le public belge et européen (Programme Minerva) • Étendre le nombre et améliorer la qualité des données disponibles • Numériser les données portant sur les collections : • accès sur le net • interopérabilité entre institutions culturelles. 9

10. B.3 Processus de réalisation / méthodologie Les différentes étapes d’implémentation du programme • Collecte des données sur le Programme Minerva et étude comparative avec le Musée Royal de Mariemont • Etude des besoins (prospection avec l’Etnic et auto-évaluation CAF) • Choix d’outils répondant aux besoins identifiés • Implémentation et mise en œuvre 10

11. B.4 Résultats  Réussite de l’implémentation et respect du plan de mise en œuvre Toutefois : !!! Evaluation des résultats globaux trop précoce • La maîtrise du logiciel par les agents nécessite un temps d’adaptation ; • L’accès au réseau internet est prévu pour fin 2008. 11

12. B.5 Difficultés rencontrées • Le manque de personnel spécialisé • Le financement pour l’acquisition du matériel • L’adaptation du personnel utilisateur aux nouveaux logiciels • Le manque de locaux adaptés 12

13. C. Perspectives • L’extension de l’implémentation • Etude et tests comparatifs avec le Musée Royal de Mariemont • Application des nouvelles procédures à d’autres services/ institutions relevant de la CF • La mise en ligne de l’inventaire pour le grand public • Informer les citoyens-usagers 13

14. D. Transférabilité • L’importance des partenariats • L’approche TQM Amélioration du système de gestion des collections sur les 3 axes définissant cette approche : • la qualité d’un processus • la qualité de son service • la qualité observée de manière continue 14

15. E. Conclusion Le processus de numérisation engendre des changements importants dans l’organisation de l’institution et nécessite : • des partenaires stratégiques ; • des mesures régulières d’évaluation sur le moyen et long terme pour assurer sa bonne utilisation et ses adaptations au fil du temps ; • des moyens supplémentaires. 15

16. Personnes de contact • Service des Arts plastiques de la Communauté • française • Ariane FRADCOURT, Directrice • Marie-Claire NEURAY, Conservatrice des Collections • Secrétariat : 02 / 413.24.23 • 44, Bvd Léopold II – 1080 Bruxelles 16