IDENTIFICAÇÃO, MODELAGEM E ANÁLISE DE PROCESSOS

1. IDENTIFICAÇÃO, MODELAGEM E ANÁLISE DE PROCESSOS LUÍS GONZAGA TRABASSO Professor Associado Divisão de Engenharia Mecânica

2. ETAPAS DA DEFINIÇÃO DO PROCESSO • Listar entradas e saídas do processo (principais) • Identificar os clientes e fornecedores • Identificar os requisitos desejados para as entradas • Identificar interfaces • Listar atividades • Listar as áreas executantes do processo • Fazer a Descrição e Objetivos do processo • Identificar os indicadores #

3. ETAPAS DA MODELAGEM DO PROCESSO • Detalhar o processo; • Construir o fluxo do processo; • Comportamento das atividades; • Modelar as alternativas do processo; • Identificar pontos de inspeção; • Detalhamento das atividades do processo.

4. ELEMENTOS / ATRIBUTOS DO PROCESSO

5. ELEMENTOS / ATRIBUTOS DO PROCESSO

6. ELEMENTOS / ATRIBUTOS DO PROCESSO

7. ELEMENTOS / ATRIBUTOS DO PROCESSO

8. NOTAÇÃO DO FLUXOGRAMA = Atividade = Evento (ação ou acontecimento) = Decisão = Processo/sub-processo = Banco de dados = Início/ fim = Documento = Entradas e/ou saídas = Conector

9. NOTAÇÃO DO FLUXO Fluxo na vertical

10. NOTAÇÃO DO FLUXO Fluxo na horizontal

11. Cozinha limpa ? Cozinha limpa Sim Não Cozinha Suja Fim Lavar utensílios Enxugar utensílios Arrumar utensílios FLUXOGRAMA (Limpar cozinha) Realizar a limpeza dos utensílios Limpar o lixo Realizar a limpeza de chão e azulejos Início

12. Cozinha limpa ? Cozinha limpa Sim Não Cozinha Suja Fim Lavar chão e azulejos Enxugar chão e azulejos FLUXOGRAMA (Limpar cozinha) Realizar a limpeza dos utensílios Limpar o lixo Realizar a limpeza de chão e azulejos Início

13. Cozinha limpa ? Cozinha limpa Sim Não Cozinha Suja Fim Arrumar o lixo Retirar o lixo FLUXOGRAMA (Limpar cozinha) Realizar a limpeza dos utensílios Limpar o lixo Realizar a limpeza de chão e azulejos Início

14. FLUXOGRAMA (Limpar cozinha) Início Lavar utensílios Enxugar utensílios Arrumar utensílios Lavar chão e azulejos Enxugar chão e azulejos Arrumar o lixo Recolher o lixo Cozinha Limpa ? Não Cozinha Suja Sim Cozinha limpa Visto que o número de atividades de cada sub-processoé pequeno, é aconselhável que o fluxo final seja somente de atividades e não de sub-processos. Fim

15. ATIVIDADES SEQUENCIAIS E PARALELAS ATIVIDADES SEQÜÊNCIAIS • Atividades dependentes; • Podem ser executadas pela mesma pessoa. Atividade 1 Atividade 2 t

16. ATIVIDADES SEQUENCIAIS E PARALELAS • ATIVIDADES PARALELAS • Atividades independentes; • Dependem da disponibilidade de recursos. Cada pessoa é responsável por uma atividade diferente • Geralmente reduzem o tempo de ciclo do processo, mas normalmente demandam mais recursos. Atividade 1 t t Atividade 2 t

17. FLUXOGRAMA (Limpar cozinha) Lavar utensílios Enxugar utensílios Arrumar utensílios Arrumar o lixo Recolher o lixo Pessoa 1 Início ATIVIDADES PARALELAS Lavar chão e azulejos Enxugar chão e azulejos Pessoa 2 Cozinha limpa ? Fim

18. PROCESSOS COM ATIVIDADES ACOPLADAS • Atividades interdependentes; • Geralmente são executadas em sequência, porém podem existir vários ciclos de execução dessas atividades. Atividade 1 Atividade 2 t

19. ? MODELAGEM DE ALTERNATIVAS DO PROCESSO

20. ALTERNATIVAS DO PROCESSO As alternativas do processo representam caminhos diferentes pelos quais o processo pode ser executado. Necessariamente, compreendem diferentes/novas atividades que devem ser executadas ou podem acionar diferentes processos. Fim Início

21. DECISÃO COM DOIS CAMINHOS Planejar vendas Desenvolver vendas Analisar créditos Montar contratos Efetivar contratos O crédito está aprovado ? Sim Crédito aprovado ... ... Montar contratos Processo Não Crédito reprovado Comunicar clientes Processo

22. DECISÃO COM MÚLTIPLOS CAMINHOS Realizar a limpeza do carro Qual o tipo de limpeza ? Lavagem geral do carro escolhida Lavagem simples do carro escolhida Polimento do carro escolhido

23. DECISÃO COM MÚLTIPLAS PERGUNTAS Preparar-se para ir ao trabalho Opção por tomar café definida Vou tomar café da manhã? Tem comida ? Tenho tempo? ... Sim Tomar Café da manhã Sim Sim Não Não Não Opção por não tomar café definida Vestir a roupa Ir para o trabalho

24. OBJETIVIDADE DA DECISÃO Tenho 15 minutos? Tenho tempo? Subjetivo Objetivo ? ?

25. COMENTÁRIOS • As decisões podem acionar atividades ou processos diferentes; • Para cada decisão, devem ser identificadas as condições que realmente devem ser atingidas (desejo, viabilidade, tempo, recursos, dinheiro etc.) • Quanto mais específica e objetiva a decisão for elaborada, melhor (mensurável, padronizável); • Deve-se evitar decisões subjetivas com múltiplas interpretações.

26. MODELAGEM DE PONTOS DE INSPEÇÃO

27. PONTOS DE INSPEÇÃO DO PROCESSO • Os pontos de inspeção servem para detectar erros ou desvios do processo. • Servem para averiguar a qualidade das saídas dos processos. • Têm o objetivo de garantir a satisfação dos clientes.

28. Lavar / Enxugar / Arrumar utensílios Lavar / Enxugar chão e azulejos Arrumar / Recolher o lixo Cozinha limpa ? Cozinha limpa Fim EXEMPLO INSPEÇÃO DO PROCESSO Sim Início Não Cozinha Suja Os Pontos de Inspeção não representam decisões para alternativas (caminhos) do processo

29. RESULTADOS DA INSPEÇÃO • Positivo (as saídas atingem todos os requisitos) Segue o processo. • Pontos a Melhorar (não atingiu os requisitos) 1 - Refazer etapas do processo (retrabalhar as saídas) 2 - Refazer o processo inteiro (descartar as saídas) Deve sempre existir uma tomada de decisão após a inspeção de uma passagem do processo

30. ELEMENTOS DO PONTO DE INSPEÇÃO (EX.1) Preparar-se para ir ao trabalho • Resultado esperado: Empregado pronto, arrumado para ir ao trabalho • Ponto de inspeção: Verificação do visual no espelho. • Ferramenta de apoio: checklistde verificação (Rosto/ Maquiagem, Perfume, Cabelo, Roupa, Sapatos, Relógio/Joias etc.)

31. DISTRIBUIÇÃO DOS PONTOS DE INSPEÇÃO Arrumar / Recolher o lixo Lavar / Enxugar / Arrumar utensílios Lavar / Enxugar chão e azulejos Empregada Lixos OK? Utensílios OK? Chão/ azulejos OK? Dona de casa Preferencialmente, os pontos de inspeção devem ser dispostos onde os erros, geralmente, acontecem. Isso pode ser visto como ponto a ser melhorado. (modelagem To Be)

32. COMENTÁRIOS • Após a verificação de um Ponto de Inspeção, pode ser necessário refazer atividades do processo, ou até mesmo o processo inteiro; • Os Pontos de Inspeção têm como objetivo assegurar a qualidade do processo, mantendo os padrões aceitáveis pelos clientes. Eles devem ser específicos, objetivos e mensuráveis; • Eles demandam tempo para a realização da atividade de inspeção; • Os Pontos de Inspeção devem ser dispostos no local onde os erros geralmente acontecem.

33. Lavar / Enxugar / Arrumar utensílios Lavar / Enxugar chão e azulejos Arrumar / Recolher o lixo Cozinha limpa ? Cozinha limpa Cozinha Suja Fim Lista dos itens recicláveis e suas quantidades Louças arrumadas Banco de dados Documento Preparar Mesa para as Refeições FLUXOGRAMA (LIMPAR COZINHA) Início

34. ? ? ? ? ? ? ? DETALHAMENTO DAS ATIVIDADES Início Realizar Refeições Cozinha Suja Lavar utensílios Enxugar utensílios Arrumar utensílios Lavar chão e azulejos Enxugar chão e azulejos Arrumar o lixo Recolher o lixo Cozinha Limpa ? Cozinha Suja Não Sim Cozinha limpa Preparar Mesa para as Refeições Fim

35. DETALHAMENTO DA MODELAGEM Para cada atividade é necessário: 1 – Descrição; 2 – Entradas/Saídas – Fornecedores/Clientes; 3 – Ferramentas (software, checklists, métodos); 4 – Documentos utilizados (procedimentos, normas, manuais etc.); 5 – Tarefas; 6 – Infraestrutura (nem sempre é necessário); 7 – Conhecimentos/Habilidades; 8 – Observações; 9 – Problemas e sugestões de melhoria; 10 – Tempo de execução.

36. Detalhar o processo escolhido por sua DR. Construir o fluxo do processo; Detalhar três atividades (no. mínimo). Í O E E X R C C I