PRAKTIKUM MENADŽERSKIH VJEŠTINA

1. PRAKTIKUM MENADŽERSKIH VJEŠTINA Poslijediplomski specijalistički studij, Menadžment neprofitnih organizacija i socijalno zagovaranje Mr.sc. Željko Burcar

2. Sastanak! • Mjesto gdje svi izmjenjuju sve informacije istovremeno, gdje se rješavaju problemi, razvijaju kreativne ideje, ILI • gubitak vremena?

3. Treba li nam sastanak? • DA AKO, • Postoji neki problem koji se najbolje može rješiti u grupi • Postoji potreba za komunikacijom, • Postoji potreba za jačanjem kohezije tima, • Trebaju li nam savjeti prije donošenja neke odluke.

4. Što učiniti prije sastanka? • Odrediti zašto se sastanak održava? • Dolaženje do ideja, • Savjetovanje menadžera, • Donošenje odluke. • Odlučiti se tko su sudionici – kroz odgovore na pitanja! • Tko ima informacije neophodne za sastanak? • Tko treba sudjelovati zbog strateških razloga (na koga utječu odluke)? • Koliki broj osoba omogućava kvalitetan rad (5-7) ? • Koliko je važno da tim bude homogen ili heterogen? • Pozicije ljudi u pravnom subjektu (poslovne funkcije)! • Pošaljite pozive pravovremeno i uskladite mogućnosti sudjelovanja svih sudionika sastanka!

5. Koje je trajanje sastanka? • U pozivu najavite: • Dan, vrijeme i mjesto početka • Teme o kojima će se raspravljati • Ciljeve koji se žele postići • Trajanje pojedinih točaka i njihove nositelje • Ukupno vrijeme trajanja sastanka • VAŽNO: sastanak duži od 90 minuta je neproduktivan

6. Što činiti za vrijeme sastanka kao voditelj? • Provjerite poznaju li se svi sudionici, ako ne zamolite ih da se svi predstave, tko su i zašto su na sastanku. • Započnite s pregledom dnevnog reda i iznesite očekivanja od sastanka (opis problema i traženje novih rješenja) – zamolite da to netko učini kao uvod. • Napišite činjenice na flip-chartu. • Ne budite previše precizni i ne objašnjavajte previše precizno što želite, naznačite samo smjer, jer preciznost smanjuje kreativnost. • Pripremite pitanja otvorenog tipa kojima bi potakli sudionike na raspravu. • Vodite računa o svakom pojedincu i onom stidljivom i onom dominantnom. • Svojim ponašanjem pokažite da sve komentare i prijedloge jednako vrednujete. • Svaku suglasnost zapišite na flip-chart. • Izbjegavajte prepirke i usmjeravajte raspravu. • Ne stajte ni na čiju stranu, a u slučaju prepirke zaključite i odgodite točku.

7. Što činiti za vrijeme sastanka kao sudionik? • Dođite na vrijeme. • Pitajte voditelja što se očekuje od sastanka i od vas na sastanku. • Posvetite sastanku pozornost (isključite telefon, ne izlazite). • Što trebate reći recite prije kraja točke ili sastanka, • Pitajte da Vam se razjasni. • Sudjelujte aktivno. • Pokažite poštovanje. • Budite uljudni.

8. Što poslije sastanka? • Napravite kratak zapis sa sastanka. • Tko, što, zašto, gdje, kada, s kim, s čim, kako! • Javno obznanite zapis sa sastanka, • Dostavite zapis sudionicima i svima koji su sastankom dotaknuti - odlukama ili zaključcima. • Vodite računa o provođenju odluka. • Izvještavajte o provođenju odluka.

9. Što treba znati! • Izbjegavajte točku razno jer netko baš nju čeka, a nitko se za nju nije pripremio – bolje je za zadnju točku predvidjeti prijedloge tema za sljedeći sastanak. • Istraživanja pokazuju da u grupi od 7-8 članova 80% vremena govore dvojica najdominantnijih - ne često najstručnijih. • Osobe s višim formalnim statusom često sprečavaju niže rangirane sudionike da se izjasne, pa postoji mogućnost da ne čujete sve informacije. • Često se troši puno vremena na početno upoznavanje i prilagođavanje – predvidite to. • Postoji tendencija da se na sastanku izgubi smjer i razgovara o trivijalnim stvarima. • U grupi često vlada konformizam, pa pojedinac s oprečnim mišljenjima obično nailazi na otpor grupe.

10. Sastanak nije gubitak vremena! • Ako se poštuju protokoli i pravila vođenja sastanka i ako je dobro vođen prema ciljevima.