Betriebsprüfung durch die Rentenversicherungsträger

1. Betriebsprüfung durch die Rentenversicherungsträger Referent: André Köstner Betriebsprüfer und Referent der Deutschen Rentenversicherung Bund

2. Gliederung der Sozialen Sicherheit Soziale Sicherheit Renten- versicherung Kranken- versicherung Arbeitslosen- versicherung Unfall- versicherung Pflege- versicherung

3. Gliederung der Sozialen Sicherheit Zusätzliche spezielle Versicherung im Sozialversicherungssystem • Künstlersozialversicherung • für freischaffende Künstler • für freischaffende Publizisten

4. Prüfungszuständigkeit der RV - Träger Endziffer der Betriebsnummer des Arbeitgebers/ Abrechnungsstelle: Deutsche Rentenversicherung Bund Deutsche Rentenversicherung Regionalträger   Sonderzuständigkeiten: Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See • bei der Abrechnungsstelle maßgebend für alle Mandanten • Prüfung nur von einem RV- Träger

5. Umfang der Betriebsprüfung Gesamtsozialversicherungsbeitrag (GSV) Umlagen Künstlersozial- versicherung Unfall- versicherung Renten- versicherungs- beitrag Kranken- versicherungs- beitrag Umlage U1 / U2 Künstler- sozialabgabe Beiträge an Zuständige UV-Träger Arbeitslosen- versicherungs- beitrag Pflege- versicherungs- beitrag Insolvenzgeld- umlage Wertguthabenvereinbarung Insolvenz- schutzregelung

6. Umfang der Betriebsprüfung

7. Umfang der Sozialversicherungsprüfung • vom Arbeitgeber vorgenommene Beurteilung der Beschäftigungsver- hältnisse • vom Arbeitgeber vorgenommene Beurteilung des Arbeitsentgelts für die Beitragsberechnung • vom Arbeitgeber vorgenommene Berechnung und zeitliche Zuordnung der Beiträge • in diesem Zusammenhang abgegebene Meldungen • die vom Arbeitgeber zu führenden Entgeltunterlagen • Abgabepflichten gegenüber der KSK • Abführung Insolvenzgeldumlage und ggf. Umlage nach dem AAG • Insolvenzsicherung von Wertguthaben • Entrichtung der Beiträge zur UV

8. Versicherungsrechtliche Beurteilung - 1 • geringfügig bzw. kurzfristig Beschäftigte • (der oben genannte Personenkreis wird speziell in diesem Vortrag näher erläutert) • Selbständige mit einem Auftraggeber • Beschäftigte ohne Arbeitsentgelt (z.B. Personen in Berufsausbildung) • Bezieher einer Rente der gesetzlichen Rentenversicherung • Schüler, Praktikanten, Diplomanden und Studenten • versicherungsfreie bzw. von der Versicherungspflicht befreite • Arbeitnehmer • Beschäftigte auf Honorarbasis/ Nebentätigkeiten

9. Grundprinzipien • Der AN ist nach den Rechtsvorschriften des Heimatlandes zu versichern, wenn er • > dort selbständig ist oder • > sich dort in einem abhängigen Beschäftigungsverhältnis befindet und in seinem bezahlten Erholungsurlaub in Deutschland arbeitet. • Der AN unterliegt den deutschen Rechtsvorschriften, wenn er • - Schüler, Student, Rentner oder Hausfrau ist (sozialversicherungsfreie Beschäftigung unter Einhaltung der Grenzen möglich) • - In seinem Heimatland abhängig beschäftigt ist und im unbezahlten Urlaub in Deutschland arbeitet (Sozialversicherungspflicht) • - In seinem Heimatland arbeitslos ist oder Sozialhilfe bezieht (Sozialversicherungspflicht)

11. Geringfügig entlohnte Beschäftigungen Klarstellungen der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung im Zusammenhang mit der Ermittlung des regelmäßigen Arbeitsentgelts für die Prüfung des Vorliegens einer geringfügig entlohnten Beschäftigung: Beginnt oder endet eine regelmäßige Beschäftigung im Laufe eines Kalendermonats, gilt für diesen Kalendermonat ebenfalls die Arbeitsentgeltgrenze von 400 EUR. Das regelmäßige Arbeitsentgelt kann stets zu Beginn eines jeden Kalenderjahres neu ermittelt werden, damit der Zeitraum aus der für 12 Monate anzustellenden vorausschauenden Jahresbetrachtung dem abrechnungstechnisch relevanten Kalenderjahr entspricht.

12. Beginn der Beschäftigung im Laufe eines Kalendermonats Beginnt oder endet eine regelmäßige Beschäftigung im Laufe eines Kalendermonats, gilt für diesen Kalendermonat ebenfalls die Arbeitsentgeltgrenze von 400 EUR. Ausnahme: Befristung der Beschäftigung auf weniger als einen Zeitmonat, dann ist vom anteiligen Monatswert auszugehen: Formel: 400 EUR x Kalendertage = anteiliger Monatswert 30

13. Beginn der Beschäftigung im Laufe eines Kalendermonats Beispiele: Beschäftigung vom a) 25.04. bis lfd.  voller Monatswert auch für April b) 31.03. bis 01.05.  voller Monatswert (3 x 400 Euro) c) 27.03. bis 20.04.  anteiliger Monatswert (66,67 Euro + 346,67 Euro)

14. Überschreiten der Arbeitsentgeltgrenze Beispiel: Eine Raumpflegerin arbeitet gegen ein monatliches Entgelt von 390 EUR. Am 15.05. wird eine Erhöhung des Arbeitsentgelts auf 410 EUR mit Wirkung vom 01.06. vereinbart. Lösung: Da das Arbeitsentgelt vom 01.06. an die Entgeltgrenze von 400 EUR im Monat überschreitet, endet die Versicherungsfreiheit in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung am 31.05.

15. Gelegentliches Überschreiten der Arbeitsentgeltgrenze Ein nur gelegentliches undnicht vorhersehbares Überschreiten der Arbeitsentgeltgrenze führt nicht zur Versicherungspflicht. Als gelegentlich ist dabei ein Zeitraum bis zu zwei Monaten innerhalb eines Zeitjahres anzusehen. Hinweis: Ein nicht vorhersehbares Überschreiten der Arbeitsentgeltgrenze liegt beispielsweise in Fällen einer kurzfristigen Krankheitsvertretung vor.

16. Gelegentliches Überschreiten der Arbeitsentgeltgrenze • Bekannt: • Überschreitet das AEG regelmäßig 400 Euro, tritt VP vom Tage des Überschreitens an ein •  für Vergangenheit bleibt es bei Versicherungsfreiheit; gelegentliches Überschreiten unschädlich • Gelegentlich= zweimaliges Überschreiten in einem Zeitjahr (nicht Kalenderjahr!) • Bildung des Zeitjahres: Zeitraum von 12 Monaten, der mit dem Monat endet, für den die Überschreitung geprüft werden soll • Beispiel: • Überschreiten im Juni 2009 •  Zeitraum 01.07.2008 bis 30.06.2009

17. Zusammenrechnung von geringfügig entlohnten mit nicht geringfügigen Beschäftigungen Beim Zusammenrechnen von geringfügig entlohnten mit nicht geringfügigen versicherungspflichtigen Beschäftigungen bleibt eine geringfügig entlohnte Beschäftigung ohne Anrechnung, d. h. versicherungsfrei. Jede weitere hinzutretende geringfügig entlohnte Beschäftigung ist durch Zusammenrechnung mit der nicht geringfügigen versicherungspflichtig.

18. Zusammenrechnung von geringfügig entlohnten mit nicht geringfügigen Beschäftigungen Hauptbeschäftigung (nicht geringfügig) eine geringfügig entlohnte Beschäftigung + versicherungsfrei

19. Zusammenrechnung von geringfügig entlohnten mit nicht geringfügigen Beschäftigungen Arbeitgeber A seit Jahren ausgeübte Hauptbeschäftigung mit mtl. 1000 EUR Arbeitgeber B seit 01.06.2009 geringfügig beschäftigt mit mtl. 230 EUR Arbeitgeber C seit 01.08.2009 geringfügig beschäftigt mit mtl. 200 EUR + + Versicherungs- pflichtig (mit Ausnahme der Arbeitslosenversicherung) versicherungs-pflichtig Versicherungsfrei, da zeitlich zuerst aufgenommen

20. kurzfristige Beschäftigung (§ 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV) • Voraussetzung: • zeitliche Befristung (50 Arbeitstage/ 2 Monate im Kalenderjahr) • keine Berufsmäßigkeit • Folge: • Versicherungsfreiheit • keine Pauschalbeiträge (im Gegensatz zur geringfügig entlohnten Beschäftigung)

21. Berufsmäßigkeit • Beschäftigung nicht von untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung • Bezug von Leistungen nach dem SGB III • Beschäftigung während Elternzeit oder unbezahltem Urlaub

22. keine Berufsmäßigkeit • Beschäftigungen, die nur gelegentlich ausgeübt werden, z. B. • zwischen Schulabschluss und beabsichtigter Fachschulausbildung bzw. beabsichtigtem Studium • neben dem Bezug von Vorruhestandsgeld oder einer Altersvollrente • neben einem freiwilligen sozialen oder ökologischen Jahr

23. Berufsmäßigkeit - Prüfung - Prüfung ist nicht erforderlich, wenn: • monatliches Arbeitsentgelt < 400,- EUR oder • die Beschäftigung bereits infolge Überschreitens der Zeitgrenze als nicht geringfügig anzusehen ist

24. Umlage (U1/U2) für das Ausgleichsverfahren der Arbeitgeberaufwendungen • Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen als Ausgleich für die Verpflichtung zur Entgeltfortzahlung • Umlagesatz U1 bei kurzfristig Beschäftigten nur dann, wenn Beschäftigung länger als 4 Wochen dauert • Umlagesatz U2 : kurzfristige Beschäftigungen sind uneingeschränkt umlagepflichtig • Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See ist für geringfügige (kurzfristige) Beschäftigungen grundsätzlich für den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen zuständig

25. Aufwendungsausgleichsgesetz – Umlageverfahren • Saisonarbeitskräfte, die im Besitz einer Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften des Wohn- oder Herkunftsstaates sind (Vordruck E 101) und im Rahmen dessen auch Anspruch auf Geldleistungen im Krankheitsfall und bei Mutterschaft nach Maßgabe der VO (EWG) Nr. 1408/71 haben, sind nicht in das Verfahren zum Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen nach dem AAG eingebunden. • Sie bleiben daher bei der Feststellung der Arbeitnehmerzahl unberücksichtigt. • Für diese Personen sind Umlagebeträge nicht zu entrichten. • Etwaige Aufwendungen des Arbeitgebers für Entgeltfortzahlung bzw. im Falle der Mutterschaft sind nicht erstattungsfähig.

26. Versicherungsrechtliche Beurteilung - 2 • Beschäftigungsverhältnisse von Vorruhestandsgeldbeziehern, Familienangehörigen, Beamten, Ruhegehaltsempfängern, Beziehern von Leistungen gem. Altersteilzeitgesetz • Arbeits- und Beschäftigungsverhältnisse von Gesellschaftern, Heimarbeitern, Hausgewerbetreibenden • Arbeitnehmer, die im Rahmen einer Entsendung im Ausland tätig sind bzw. im Inland im Rahmen eines ausländischen Beschäftigungsverhältnisses tätig werden • Personen, die aufgrund von Maßnahmen zur beruflichen Wiedereingliederung tätig sind

27. Versicherungsrechtliche Beurteilung - 3 • Personen im freiwilligen sozialen oder freiwilligen ökologischen Jahr • Beurteilung des Sozialversicherungsverhältnisses in Zeiten der Arbeitsunterbrechung (z.B. Streik/ Aussperrung, unbezahltem Urlaub, Elternzeit, Wehrübungen, Kurzarbeit und witterungsbedingtem Arbeitsausfall) • Leiharbeitnehmer • Behinderte Menschen • satzungsmäßige Mitglieder geistlicher Genossenschaften, Diakonissen und Angehörige ähnlicher Gemeinschaften • usw.

28. Beitragsrechtliche Beurteilung - 1 • Abfindungen • Arbeitgeberzuschüsse (zur freiwilligen bzw. privaten Kranken- und • Pflegeversicherung, zum Kurzarbeitergeld) • Auslagenersatz, Arbeitsmittel und Aufwandsentschädigungen • Belegschaftsrabatte • Betriebliche Altersvorsorge • Gruppenunfallversicherungen • Dienstbekleidung • Darlehen • Fahrzeugüberlassung und Fahrtkostenersatz • Gehaltsumwandlung • Jubiläumszuwendungen

29. Beitragsrechtliche Beurteilung - 2 • Mehrarbeitsvergütungen • Mindestlohnregelungen • Provisionen • Rabatte fremder Firmen • Sachzuwendungen • Tantiemen • Urlaubsabgeltungen • Verpflegungsmehraufwendungen • usw.

30. Laufend gezahltes Arbeitsentgelt • Monatsgehälter • Wochen- und Tagelöhne • Mehrarbeitsvergütung • Zuschläge und Zulagen • Geldwerte Vorteile aus der ständigen Überlassung von • Dienstwagen zur privaten Nutzung • Provisionen • usw.

31. Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt • 13. und 14. Monatsgehälter • einmalige Abfindungen und Entschädigungen • Gratifikationen und Tantiemen (ohne fortlaufende Zahlung) • Jubiläumszuwendungen • Urlaubsgelder (ohne fortlaufende Zahlung) • Weihnachtszuwendungen • Urlaubsabgeltungen • usw.

32. Betriebsprüfungen nach § 28p Abs. 1a SGB IV i.V.m. § 35 KSVG • Prüfung der rechtzeitigen und vollständigen Entrichtungen der Künstlersozialabgabe durch die Deutsche Rentenversicherung • mittels einer Anschreibeaktion (2007-2011) und • im Rahmen der turnusmäßigen Prüfung Anschreibeaktion • Prüfung der Abgabepflicht/ Feststellung der KSA mittels Erhebungsbogen • Auskunftsverpflichtung des Arbeitgebers • Ergebnis der Prüfung mittels Bescheid • Entscheidung im Anschreibeverfahrennicht möglich  Prüfung vor Ort bei dem Arbeitgeber

33. Prüfung der Insolvenzgeldumlage • Insolvenzgeldumlage wird durch die Einzugsstelle mit dem • Gesamtsozialversicherungsbeitrag eingezogen und an die • Bundesagentur für Arbeit weitergeleitet • Berechnungsgrundlage: • rentenversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt bzw. Arbeitsentgelt, das bei Rentenversicherungspflicht zu Grunde zu legen wäre • Umlagesatz durch Rechtsverordnung • Prüfung im zeitlichen Zusammenhang mit Prüfung des • Gesamtsozialversicherungsbeitrags

34. Prüfung der Unfallumlage • Prüfung der Höhe der Arbeitsentgelte und der abgegebenen Meldungen an • die Unfallversicherung • Prüfung der Zuordnung der Arbeitsentgelte zu den Gefahrenklassen/ • Tarifstellen • Prüfung erstmalig für Zeiträume ab 2009 • Informationen an die Unfallversicherung über Ergebnis der Prüfung •  keine Bescheiderteilung durch die Rentenversicherungsträger

35. Prüfung der Insolvenzsicherung von Wertguthabenvereinbarungen zur Flexibilisierung der Arbeitszeiten (Ausnahme: Altersteilzeit) • betrifft nur Vereinbarungen, die nicht nur auf flexible Gestaltung der • täglichen Arbeitszeiten oder den Ausgleich von Produktionszyklen • ausgerichtet sind • keine ausreichende Insolvenzsicherung, wenn •  keine Regelungen getroffen wurden •  die Sicherungsmittel nicht geeignet sind •  die Sicherungsmittel unzureichend sind •  die Sicherungsmittel nicht den Gesamtsozialversicherungsbeitrag umfassen

36. Die Entgeltunterlagen - 1 • Name, Geburtsdatum und Anschrift • ggf. Staatsangehörigkeit und Aufenthaltstitel • Beginn/ Ende der Beschäftigung/ der Altersteilzeit • Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit • Angaben zur Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der • Versicherungspflicht • beitragspflichtiges Entgelt bis zur BBG der RV • Arbeitnehmeranteil am GSV- Beitrag (nach Beitragsgruppen getrennt) • Angaben zur Entsendung • Angaben zu Kurzarbeitergeld

37. Die Entgeltunterlagen - 2 • Vergütungsabrechnungen • Tarif- oder Einzelverträge • Betriebs- oder Einzelvereinbarungen • Urlaubskarteien • Stempelkarteien (Zeiterfassung) • Aufzeichnungen über Mehrarbeit • Provisionsabrechnungen • Erklärung des Arbeitnehmers • (z.B. Verzicht auf Rentenversicherungsfreiheit bei • geringfügiger Beschäftigung

38. Die Entgeltunterlagen - 3 • Unterlagen im Sinne von § 8 Abs. 1. Nr. 9 und 17 BVV • (Unterlagen über Versicherungsfreiheiten und Befreiungen von der • Versicherungspflicht bzw. Entsendebescheinigungen) • Schlüsselverzeichnisse (über Lohnarten, Krankenkassenschlüssel, Abrechnungsfaktoren und Beitragsgruppen) • Beitragsnachweise • Jahreslohnkonten • Sozialversicherungs- oder Beitragslisten • Dokumentationen über abgegebene DEÜV- Meldungen

39. Die Beitragsabrechnung Zur Prüfung der Vollständigkeit der Lohn- und Gehaltsabrechnung hat der Arbeitgeber für jeden Abrechnungszeitraum alle Beschäftigten listenmäßig zu erfassen: • beitragspflichtiges Arbeitsentgelt bis zur BBG der RV • Beitragsgruppenschlüssel • GSV- Beitrag nach Beitragsgruppe • Liste der Beschäftigten, für die Beiträge nicht gezahlt werden.

40. Wir danken Ihnen für Ihren Besuch und Ihre Aufmerksamkeit. Wir würden uns freuen, Sie auch bei weiteren Vorträgen begrüßen zu dürfen. Mehr Vortragstermine unter www.deutsche-rentenversicherung.de oder zum Nulltarif unter Servicetelefon: 0800 – 10 00 48 070