CHE COS’E’ IL CAF EXTERNAL FEEDBACK?

1. CHE COS’E’ IL CAF EXTERNAL FEEDBACK? a cura di Daniela Nieri e Vincenzo Tedesco in preparazione della visita on site relativa al PEF (Procedura External Feedback) del 22 dicembre 2011 Sintesi estratta dai documenti del CAF-Formez

2. CAF EXTERNAL FEEDBACK • E’ una procedura comune europea implementata nei diversi Stati Membri su base volontaria. • Promuove una valutazione delle modalità con cui viene realizzato il processo di autovalutazione CAF (Common Assessmen t Framework – griglia comune di autovalutazione) e dei suoi effetti sull’organizzazione. • La valutazione è condotta con la tecnica dei pari in logica di peer evaluation. • Conduce al riconoscimento europeo “Effective CAF User” (ECU) con validità due anni • Si basa su tre Pilastri • 1. il processo di autovalutazione • 2. il processo di miglioramento • 3. il livello di maturità dell’organizzazione rispetto ai principi del TQM Incontro autoformazione 20 dicembre 2011

3. Obiettivo del PEF (Procedura External Feedback) • analizzare il processo di autovalutazione e di miglioramento intrapreso dall’organizzazione sulla base del modello CAF • valutare la maturità dell’organizzazione nel suo complesso secondo l’applicazione dei principi fondamentali del TQM (Total Quality Management) • fornire feedback e suggerimenti sul processo di autovalutazione e di miglioramento basato sul modello CAF • contribuire a rinnovare e sostenere l’entusiasmo dell’organizzazione verso l’autovalutazione ed il miglioramento continuo Incontro autoformazione 20 dicembre 2011

4. Chi può partecipare alla procedura ? • Possono accedere alla procedura le amministrazioni che hanno concluso un processo di autovalutazione basato sul modello CAF (noi abbiamo partecipato al laboratorio CAF CRUI). • L’autovalutazione deve essere stata conclusa non prima di 6 mesi e non dopo 1 anno (il tempo è calcolato considerando il periodo compreso fra il mese di conclusione/approvazione del rapporto di autovalutazione e l’iscrizione alla procedura). • Condizione è che l’organizzazione sia registrata (o provveda alla registrazione) come Utente CAF nel database online gestito dal CENTRO RISORSE EUROPEO CAF • Le amministrazioni che si candidano a partecipare devono aver elaborato un Piano di Miglioramento formalmente condiviso con il management di riferimento. Piano che deve esser stato avviato a realizzazione. (non avendo uno specifico piano abbiamo utilizzato alcuni progetti contenuti nel piano delle performance 2011-2013 come piano di riferimento per la procedura) Incontro autoformazione 20 dicembre 2011

5. Quando è utile partecipare? • Si è acquisita una conoscenza approfondita del modello CAF (cultura dell’autovalutazione ed esperienze di autovalutazione • L’autovalutazione viene realizzata nel rispetto dell’applicazione corretta del modello e riesce a lasciar traccia dei ragionamenti fatti e delle scelte effettuate (cultura della documentazione) • Si è completato il percorso dall’autovalutazione all’elaborazione e implementazione di un piano di miglioramento (gestione del piano di miglioramento) • Si è acquisita la consapevolezza che gli obiettivi dell’autovalutazione e del miglioramento vanno perseguiti con costanza e metodicità • La Dirigenza ha acquisito la consapevolezza che la politica del cambiamento richiede uno sforzo e un atteggiamento positivo e la piena e dedita collaborazione di tutto il Personale Incontro autoformazione 20 dicembre 2011

6. I principi fondamentali della procedura CAF • PRIMA FASE: INIZIO • Step 1 Decidere come organizzare e pianificare l’autovalutazione • Step 2 Comunicare il Progetto di Autovalutazione • SECONDA FASE: PROCESSO DI AUTOVALUTAZIONE • Step 3 Formare uno o più gruppi di autovalutazione • Step 4 Organizzare la Formazione • Step 5 Condurre l’autovalutazione • Step 6 Stendere un report descrittivo dei risultati dell’autovalutazione • TERZA FASE: IL PIANO DI MIGLIORAMENTO • Step 7 Delineare un Piano di Miglioramento • Step 8 Comunicare il Piano di Miglioramento • Step 9 Attuare il Piano di Miglioramento • Step 10 Pianificare la successiva Autovalutazione Incontro autoformazione 20 dicembre 2011

7. PRIMA FASE: INIZIO • Decidere come organizzare e pianificare l’autovalutazione • Fare in modo che la decisione della dirigenza dell’ente sia consapevole e basata su una adeguata consultazione dei portatori d’interesse • Definire un ambito preciso in cui effettuare l’autovalutazione e nel contempo decidere l’approccio da utilizzare • Individuare le risorse necessarie e renderle disponibili, nonché nominare un Responsabile • Comunicare il Progetto di Autovalutazione • Definire ed avviare un Piano di Comunicazione • Stimolare il coinvolgimento del personale nell’Autovalutazione • Comunicare con i portatori d’interesse durante tutte le fasi della procedura Incontro autoformazione 20 dicembre 2011

8. SECONDA FASE: PROCESSO DI AUTOVALUTAZIONE • Costituire il gruppo/i di autovalutazione stabilendone il numero di composizione e le caratteristiche dei soggetti che lo/li andranno a comporre • Realizzare interventi formativi/informativi per la dirigenza e per il gruppo/i di autovalutazione • Fornire un elenco di tutte le informazioni, di tutti i documenti ritenuti significativi • Condurre l’autovalutazione individuale e di gruppo con raggiungimento del relativo consenso ed attribuzione del punteggio • Preparare il rapporto finale con i risultati dell’autovalutazione. • I risultati vanno presentati ed approvati dalla dirigenza, e successivamente anche all’organizzazione nel suo complesso ed ai principali portatori d’interesse Incontro autoformazione 20 dicembre 2011

9. TERZA FASE: IL MIGLIORAMENTO • Identificare le priorità d’azione • Collocare le azioni da realizzare secondo un piano di sviluppo temporale realistico e che abbia obiettivi e fasi di controllo • Integrare il piano nel normale processo di pianificazione strategica dell’ente • Definire un piano di comunicazione per il progetto di miglioramento (singole azioni) • Comunicare il piano alle tutte le parti interessate • Definire un approccio coerente di monitoraggio e valutazione delle azioni di miglioramento basato sul ciclo PDCA • Nominare un responsabile per ciascuna azione prevista • Pianificare le successive attività di valutazione. Valutare l’esito delle azioni di miglioramento attraverso una nuova autovalutazione Incontro autoformazione 20 dicembre 2011

10. ALCUNE CONSIDERAZIONI • Nella nostra prima applicazione del CAF abbiamo incontrato alcune difficoltà per la mancanza di misurazioni • Questa mancanza è stata comune a molte amministrazioni che, spesso, fra le prime azioni di miglioramento conseguenti all’autovalutazione hanno proprio avviato SISTEMI DI MISURAZIONE • La procedura di autovalutazione dovrebbe andare oltre la stesura del rapporto di autovalutazione. Essa dovrebbe condurre direttamente alla definizione di azioni volte a migliorare la performance dell’organizzazione e a sviluppare un sistema di valutazione. • Il piano d’azione è uno dei principali scopi dell’autovalutazione condotta con il CAF e anche il mezzo per apportare informazioni fondamentali al sistema di programmazione strategica dell’organizzazione Incontro autoformazione 20 dicembre 2011

11. LOGICA PORTANTE DEL PIANO DI MIGLIORAMENTO • Azione di pianificazione sistematica ed integrata che riguarda il funzionamento complessivo dell’organizzazione • Fondato sui risultati dell’attività di autovalutazione ed è pertanto basato su evidenze e dati forniti dall’organizzazione stessa e – cosa assolutamente fondamentale – sul punto di vista del personale dell’organizzazione • Prende spunto dai punti di forza focalizzandosi nel contempo sull’eliminazione dei punti deboli dell’organizzazione associando a ciascuno di essi appropriate azioni di miglioramento Incontro autoformazione 20 dicembre 2011

12. INDIVIDUARE LE PRIORITA’ DA SEGUIRE NELLE AZIONI DI MIGLIORAMENTO • Nel preparare il piano di miglioramento, la dirigenza potrebbe considerare l’uso di un approccio strutturato che comprenda le seguenti domande: • Tenuto conto della visione e della strategia dell’organizzazione, dove vogliamo essere fra due anni? (Logica del piano delle performance) • Quali azioni devono essere intraprese per raggiungere questi obiettivi? (strategia/compiti)? (Gli obiettivi ritenuti necessari) Incontro autoformazione 20 dicembre 2011

13. STRUTTURAZIONE DEL PROCESSO PER DEFINIRE UN PIANO DI MIGLIORAMENTO • Raccolta delle idee per il miglioramento contenute nel report di autovalutazione e aggregazione per temi • Analisi delle aree di miglioramento e delle idee emerse dall’autovalutazione per formulare azioni di miglioramento coerenti con gli obiettivi strategici dell’organizzazione • Individuazione priorità delle azioni di miglioramento usando criteri condivisi per calcolare il loro impatto (basso, medio, alto) sulle aree di miglioramento, come: • Peso strategico dell’azione (una combinazione di impatto sui portatori di interesse, impatto sui risultati dell’organizzazione, visibilità interna/esterna); • Facilità di implementazione delle azioni (considerando il livello di difficoltà, le risorse necessarie e la velocità di realizzazione) • Assegnare la responsabilità di ciascuna azione definendo le scadenze temporali, i risultati intermedi attesi e le risorse necessarie Incontro autoformazione 20 dicembre 2011

14. ESEMPIO DI SCHEDA PER LE AZIONI DI MIGLIORAMENTO: • Programma Azione 1 : (es. Leadership) • Azione 1.1 : descrizione dell’azione • Sponsor: la massima autorità responsabile dell’ambito che vuole sostenere una specifica azione; potrebbe essere considerata come l’utilizzatore finale • Responsabile: la persona o il servizio responsabile dell’azione • Team operativo: le persone identificate per realizzare l’azione: possono essere sia interne che esterne all’organizzazione • Contatti: • Ambito: • Portatori di interesse: • Punti di forza definiti nell’autovalutazione: • Contesto e aree di miglioramento: • Opzioni alternative da esplorare: • Vincoli: • Risorse umane necessarie (in giorni/uomo): • Budget: • Risultato atteso: • Data inizio: • Data di conclusione prevista Incontro autoformazione 20 dicembre 2011

15. MONITORARE I PROGRESSI E RIPETERE L’AUTOVALUTAZIONE • Una volta formulato il piano di miglioramento e avviati i cambiamenti, è importante assicurarsi che questi producano un effetto positivo, e non l’opposto, sulle attività che in precedenza l’organizzazione realizzava con successo. Alcune organizzazioni hanno regolarmente inserito l’autovalutazione nel proprio processo di pianificazione organizzativa: le attività di valutazione sono pianificate temporalmente al fine di orientare la definizione annuale degli obiettivi e la richiesta di risorse finanziarie Incontro autoformazione 20 dicembre 2011

16. Il PUNTO DI VISTA DELLE AMMINISTRAZIONI “Effective CAF User” Incontro autoformazione 20 dicembre 2011

17. Chiara Morandini – Dirigente responsabile Area Risorse Umane, finanziarie e strumentali, Comunicazione e rete civica, Qualità Totale del Comune di Trento • Il Comune di Trento ha introdotto principi, strumenti e tecniche della “Qualità” a partire dal 2001 e questo ha permesso una riduzione dei tempi dei procedimenti, una semplificazione, la riduzione degli errori, per mezzo di una forte condivisione a livello politico e con un forte coinvolgimento della dirigenza • Successivamente è stato adottato come modello di riferimento il CAF ed è stato individuato un numeroso gruppo di VALUTATORI fra i collaboratori nelle varie articolazioni organizzative • Hanno alternato con successo autovalutazione e valutazione esterna • La valutazione PEF (Procedura External Feedback) può risultare particolarmente utile ed efficace per organizzazioni che sono state impegnate nella prima applicazione del modello (come Unipi), così da poter correggere fin da subito eventuali carenze nell’impostazione del processo. • Il sistema di pianificazione dell’ente è strettamente in raccordo con i risultati dell’autovalutazione e alla conseguente pianificazione del miglioramento. Incontro autoformazione 20 dicembre 2011

18. Grazia Castelli – Dirigente Scolastico III Circolo Didattico San Giovanni Bosco di Massafra (TA) • Hanno iniziato con la certificazione UNI EN ISO 9001 dall’a.s. 2001/2002 e la prima applicazione CAF nel 2007/2008 • Si è realizzato nella scuola un clima particolare, generato da una cultura della trasparenza e della condivisione che incide sui comportamenti, sulla motivazione e sulla comunicazione • L’autovalutazione è diventata un esame critico e una diagnosi delle attività e dei risultati dell’organizzazione • Il punteggio con la griglia di valutazione PDCA permette all’organizzazione anche la misura, non solo della situazione presente, ma del progresso conseguito su base periodica • La diffusione del CAF ha favorito e incentivato azioni di benchlearning e benchmarking • La valutazione esterna è “un terzo occhio” che, non facendo parte del corpo che opera, ha una visione più nitida e meno contaminata ed è capace di guardare oltre il consueto e già noto Incontro autoformazione 20 dicembre 2011

19. E LE UNIVERSITA’ ? Incontro autoformazione 20 dicembre 2011

20. Stato dell’arte nelle Università italiane • Al laboratorio CAF-CRUI hanno aderito 38 Università • Alcune Università hanno creato una pagina web relativa alla sperimentazione del CAF , dopo aver aderito al laboratorio CAF-CRUI (Università di Catania, Università degli studi di Bari Aldo Moro, Università del Salento che ha istituito anche un servizio helpdesk, Università di Modena e Reggio Emilia, all’interno dell’ufficio organizzazione, Università di Macerata) • Alla procedura FEF per il 2011, fra le Università, si è candidata solo l’Università di Pisa • Per il 2012 si sono candidate l’Università di Firenze e l’Università degli Studi del Piemonte Orientale • L’Università di Bari e di Cagliari sono coinvolte perché propri dipendenti sono diventati valutatori EFAC – External Feedback Actor nellambito della procedura europea CAF External Feedback (l’università di Bologna ha inviato propri dipendenti al corso EFAC, ma non sono diventati valutatori) Incontro autoformazione 20 dicembre 2011

21. SINTESI DELLE AUTOVALUTAZIONI EFFETTUATE PER LA PARTECIPAZIONE ALLA PROCEDURA EXTERNAL FEEDBACK Incontro autoformazione 20 dicembre 2011

22. Griglia di valutazione sul metodo applicato • La griglia di valutazione ha cinque livelli: • 1 = Le attività sono state svolte in modo molto limitato • 2= Le attività sono state svolte in modo limitato • 3= Le attività sono state svolte in modo accettabile • 4= Le attività sono state svolte in modo soddisfacente • 5= Le attività sono state svolte in modo eccellente (Sulla tabella seguente è stata effettuata la media aritmetica delle autovalutazioni e arrotondata inferiormente) Incontro autoformazione 20 dicembre 2011

23. Autovalutazioni NOVEMBRE 2011 Incontro autoformazione 20 dicembre 2011

24. Griglia di valutazione relativa ai concetti fondamentali • La griglia di valutazione ha quattro livelli: • 0= Il livello iniziale non è stato raggiunto • I= Livello inizio • R= Livello di realizzazione • M= Livello di maturità Incontro autoformazione 20 dicembre 2011

25. Autovalutazioni Incontro autoformazione 20 dicembre 2011

26. IL NOSTRO PRIMO OBIETTIVO DURANTE LA VISITA ON SITE E’ QUELLO DI DARE EVIDENZA (attraverso documenti ed esempi) CHE LE NOSTRE AUTOVALUTAZIONI SONO SOTTO-STIMATE Incontro autoformazione 20 dicembre 2011

27. UN OBIETTIVO ANCORA PIU’ AMBIZIOSO E’ QUELLO DI OTTENERE IL RICONOSCIMENTO EUROPEO DI“Effective CAF User” (ECU)con validità 2 anni(ricordare che la valutazione si basa sull’esame di un modello di processo e non di un modello dell'essere bravi…) Incontro autoformazione 20 dicembre 2011

28. Per il futuro ………………..1) DEFINIZIONE SISTEMA DI VALUTAZIONE(EX DLGS 150/2009)2)AGGIORNAMENTO PIANO DELLE PERFORMANCE (2012-2014)3) ANALISI DEI RAPPORTI DI VALUTAZIONE CAF-CRUI E PREMIO QUALITA’4)PREMIO QUALITA’ – MAGGIO 2012?ETC….. Incontro autoformazione 20 dicembre 2011