LUOGO E DATA

1. TITOLO QUICK PLANNING Sistema integrato planning alberghiero LUOGO E DATA CODICE CATALOGO

2. Premessa Il nuovo Quick Planning è la soluzione applicativa per la gestione integrata del Front Office, pensata e realizzata al fine di rendere ancora più facile e veloce la risoluzione delle varie problematiche facenti parte della gestione di un albergo/villaggio/resort.. L’ambiente applicativo, facile da usare, affidabile ed intuitivo, è stato sviluppato con tecnologie avanzate, l’innovativo Visual Studio.NET ultimo nato dell’ambiente Microsoft in grado di realizzare un software, lineare, veloce ma soprattutto sicuro.

3. Quick Planning La piattaforma Quick Planning è predisposta per adattarsi completamente alle esigenze presenti e future degli operatori, alla loro realtà, capacità. La filosofia con cui è stato concepito Quick Planning Dall’operatore che deve adattarsi al programma e alle sue rigidità Ad oggi in cui è: Quick Planning che si adatta, si plasma all’utente

4. innovazione Continua Il sistema è predisposto per poter rispondere ad ulteriori esigenze di implementazione, è integrato per soddisfare ogni eventuale richiesta degli operatori che possa migliorare la gestione dell’hotel. Il nuovo software è nato per rendere più semplice e meno critico il lavoro del front office Quick Planning utente Di facile uso e comprensione: migliora l’acquisizione del metodo di lavoro

5. Overview dell’applicazione QUICK PLANNING Integrazione automatica di tutte le informazioni MONDO QUICK PAY Funzione di Set up Gestione clienti Camere Check In Listearrivi Schedinedipolizia • Definizione ad inizio stagione per ogni villaggio del: • Tipo camere • Edifici • Piano • Reparto • Zona • Assegnazione posto • Cambio camera • Set up ad inizio stagione per ogni villaggio di: • Tipo clienti • Stato cliente • Tipo documento • Tipo Arrivo/Partenza • Gestione • Situazione • occup. camere Quick Fidelity • Importazione • Gestione / Nuovo inserimento • Stampa Check out Stampe

6. Premessa Facilità di gestione e rintracciabilità del dato Il programma prevede una gestione “a finestra” di tutti i principali dati presenti nel sistema, in particolare per ogni videata viene sempre proposta una funzione di “Selezione Dati” (cod. prenotazione, numero della camera, cognome cliente, data) che permette la ricerca veloce e mirata del cliente. La schermata iniziale evidenzia una serie di menù a tendina nella parte superiore dello schermo. All’interno dei vari menù esistono funzioni abilitate e funzioni inibite che permettono di aiutare l’operatore nelle scelte applicative possibili in quel determinato momento.

7. Vantaggi Quick Planning RISPETTO ALLA PRECEDENTE VERSIONE Si sono notevolmente migliorate alcune gestioni fondamentali per la realtà di un albergo. 1. Importazione della lista arrivi, nuovo inserimento cliente 2. gestione camere, cambio camere 3. check in e check out, variazione periodo di soggiorno 4. Schede di polizia e visualizzazione statistiche

8. Vantaggi Quick Planning Oggi Il programma prevede il controllo e la risoluzione di tutta una serie di errori, inserimenti successivi, modifiche e cancellazioni in corso d’opera manuali, permettendo l’importazione della lista arrivi senza intoppi di alcun genere.

9. Vantaggi Importazione Lista Arrivi • possibilità di stampare la lista arrivi più volte ma soprattutto di stampare l’elenco • desiderato inserendo i campi “filtri” opportuni • possibilità di modificare la lista arrivi una volta importata • possibilità di inserire direttamente in lista arrivi un nuovo cliente. Il data base confluisce • in un’ unica Anagrafica Cliente

10. Il software mi evidenzia il numero totale dei clienti attesi come risulta dalla lista arrivi importata Gestione Lista Arrivi Ricerca veloce ed estrazione dati dei clienti con il check in effettuato Le 3 operazioni sono aggregate in un unico punto e rendono molto più facile la gestione

11. Inserimento manuale cliente E’ previsto l’inserimento manuale dei clienti non presenti nella lista arrivi importata. La funzione è stata resa molto più semplice rispetto a come veniva fatta precedentemente. La maschera a sinistra prevede la ricerca veloce per cognome, cod. di prenotazione, camera, num. progressivo e date di entrata e uscita. Ma soprattutto è possibile fare l’estrazione di tutti i clienti che hanno già fatto il check in. Inserimento nuovo cliente I dati inseriti confluiscono direttamente nell’Anagrafica Clienti

12. Stampa lista arrivi Possibilità di stampare l’elenco dei clienti di un determinato periodo di soggiorno compilando tutti i campi previsti nella maschera. L’ordinamento di stampa, per Anagrafico o Codice di Prenotazione, è di estrema utilità per poter analizzare in dettaglio i clienti in arrivo.

13. Vantaggi Gestione camere • Semplicità nel controllo della situazione delle camere, visualizzazione veloce di quale di queste assegnare o no al cliente. • Possibilità di fare ulteriori inserimenti di camere, o di estrazione dei dati che servono compilando i campi necessari a sinistra, come evidenziato nella slide seguente. • Non ci sono vincoli sulla codifica delle camere (campo alfanumerico) • Possibilità di mantenere visualizzate le note per i singoli clienti inserite nelle lista arrivi • Semplicità nell’operazione di blocco camera Ma è anche possibile... Con Quick Planning visualizzare lo stato di occupazione delle camere per tutti i clienti (numero di camera) e le date della loro permanenza (data di arrivo e partenza)

14. Gestione camere Il Quick Planning permette la gestione delle camere in modo facile ed intuitivo grazie all’ interfaccia grafica molto user friendly. Accesso alle informazioni tramite la compilazione dei diversi filtri. Semplicità nel bloccare o no una camera cliccandoci sopra e cambiandone lo status nel campo relativo

15. Gestione camere Stato occupazione camere Ricerca veloce per numero di camera o descrizione Visione del periodo di soggiorno di ogni cliente e della camera occupata

16. Vantaggi gestione Check In • La fase di Check In è stata molto snellita nelle attività di: • Assegnazione camera e relativo blocco • Controllo disponibilità camere libere • Cambio camera • Cambio camera per singolo cliente e/o gruppo • Possibilità di assegnare “camere non ancora pulite” • Aggiunta in camere già occupate • Attribuzione in automatico del “codice di fidelizzazione”

17. Gestione Check In Filtri per la ricerca veloce. Se si vista il campo Check In si estraggono solo quelli con il Check In fatto Si vistano le persone che devono passare al Check In Presa visione delle note per ogni cliente Dettaglio di prenotazione per nucleo famigliare

18. Gestione Check In Controllo occupazione camere Il menù di Check In permette la visualizzazione dei clienti ancora in attesa del Check In. In basso si ha la visione del nucleo famigliare per ogni cliente. Si procede quindi al Check In per nucleo famigliare in cui viene assegnata la camera pulita, disponibile e libera al momento. Possibilità di porre filtri per estrazione veloce Visione immediata delle camere libere Eventualmente se le prime camere visualizzate non dovessero andar bene si effettua una forzatura andando sull’ elenco generale dei posti liberi e dei posti occupati Visione immediata dei posti bloccati e periodo di durata Sono messi in evidenza il nome del cliente al quale si vuol assegnare la camera e le note personali

19. Assegnazione Posti Occupati Nel momento in cui si decide di effettuare una forzatura nell’assegnazione delle camere cliccando su “posti Occupati” si presenta la videata con l’elenco delle camere non libere. Una volta scelta la camera il software mostra una finestra di dialogo in cui dice di fare attenzione e chiede se si è sicuri di voler assegnare una camera occupata.

20. Assegnazione Posti Bloccati Il software consente di forzare l’assegnazione camere agendo anche sull’elenco delle stanze bloccate. A fianco al tasto “posti bloccati” il menù a tendina mi permette di visualizzare l’elenco dei codici di blocco che l’operatore ha assegnato ad ogni cliente nel momento in cui ha importato la lista arrivi. Per convenzione il cod. blocco è il cognome del cliente, ed è poi visibile nelle note di ognuno.

21. Vantaggi Cambio camera • Possibilità di effettuare il cambio della camera per i clienti scelti compilando i filtri di ricerca del Nr. Camera o Cognome • Il cambio può essere gestito per una parte dei componenti del nucleo famigliare o per tutti mantenendo inalterate le relative note . • Visione nella parte bassa della schermata dei clienti per nucleo famigliare ai quali si vuole cambiare camera mentre in alto a destra viene visualizzato il movimento effettuato, ossia, i clienti che da una camera passano alla nuova ed i clienti che dalla nuova vengono spostati nella vecchia. Questo consente di non perdere “l’orientamento” negli spostamenti. • Prima, tutta questa procedura era gestita manualmente creando notevoli rallentamenti.

22. Vantaggi Cambio camera Nel momento in cui si clicca sul tasto “cambia camera” appare la schermata che propone le camere a disposizione: libere, occupate o bloccate. Cliccando su quella scelta, il programma fa comparire il messaggio di “attenzione” in cui rende noto che si sta assegnando una camera sporca od occupata e chiede, quindi, se si vuole comunque continuare l’operazione. Una volta confermato la camera viene cambiata e si ha la situazione come segue:

23. Gestione Check In- Cambio camera Innovativo per il Quick Planning è la possibilità di cambiare la camera di un cliente dopo che il Check In è già stato compiuto. Scelta dei clienti da spostare Parte dedicata al transito dell’intera situazione di cambio camera Possibilità di scegliere le persone facenti parte del nucleo famigliare da spostare vistando o no il campo Visualizzazione continua delle note

24. Cambio camera E’ stato effettuato il cambio camera solo per 1 componente con la “storicizzazione” dei cambi effettuati Ho la camera nuova e la vecchia

25. Vantaggi Schedine di polizia • Perfettamente integrato alla Anagrafica del Cliente dal Quick Planning • Facile e veloce l’inserimento delle schedine di polizia attraverso automatismi • Monitoraggio continuo del numerico che resta da caricare • Inserendo i dati comuni del capofamiglia aggiorna in automatico tutto il • gruppo famigliare nei campi riservati del domicilio. INOLTRE…SCHEDINE DI POLIZIA AUTOMATICHE DATABASE CENTRALIZZATO CLIENTI VILLAGGIO • STAMPA AUTOMATICHA SCHEDINE DI POLIZIA • PER I CLIENTI CHE HANNO SOGGIORNATO ALMENO • UNA VOLTA • VELOCITA’ ALLA RECEPTION • ELEVATO LIVELLO DI IMMAGINE VS. I CLIENTI NETWORK

26. Gestione schede di polizia La gestione delle schede di polizia mi permette di estrarre i dati in maniera veloce sia dei clienti per i quali devono essere ancora compilate le schedine sia di quelli già inseriti. A video con la scritta in rosso è sempre evidenziato il numero dei restanti clienti la cui schedina è ancora da compilare. Basta posizionarsi sul record del cliente e cliccare sul tasto “schede di polizia” e entrare nella videata per la compilazione di tutti i campi necessari ai fini della questura. Nella videata si ha a sinistra l’intera situazione del cliente: nome, cognome, progressivo, camera, arrivo, partenza. Di seguito, si ha la visualizzazione del nucleo famigliare con nome e cognome e numero di camera. Controllo costante dello status del cliente

27. Schedine di polizia Stato “presente” attesta che il cliente ha già effettuato il check in. Posizionandosi sul nominativo scelto e cliccando sul tasto “schede di polizia” si entra nella schermata per la compilazione dei dati personali Da evadere ed evase sono i filtri che permettono l’estrazione dati mirata. Da notare i tasti non abilitati di colore chiaro

28. Schede di polizia E’ messo sempre in evidenza il Capofamiglia Dati riportati in automatico per tutto il nucleo famigliare Controllo costante dati del cliente e nucleo famigliare

29. Variazione periodo di soggiorno Quick Planning permette la variazione del periodo di soggiorno in modo semplice e veloce posizionandosi sul cliente scelto e cliccando su “modifica”.

30. Variazione del periodo di soggiorno Sempre avendo la visione dello stato del cliente nella parte sinistra, posso modificare le date del soggiorno cliccando sul tasto modifica. Il nuovo Quick Planning gestisce in maniera corretta il cambio di provenienza del cliente uscito e rientrato.

31. Variazione del periodo di soggiorno Ad esempio un cliente di provenienza Italia che soggiorna dall’1 all’8 febbraio e che decide di prolungarlo. Al giorno 8 effettua il check out con provenienza Italia e il giorno 9 entra in check in con provenienza Forfait. Con il vecchio applicativo non si riusciva a gestire in automatico il cambiamento di provenienza facendo, così, risultare il cliente come doppione La provenienza è un metodo di raggruppamento clienti

32. Gestione Check Out del cliente Mentre prima, la gestione delle uscite dei clienti, poteva risultare macchinosa e lenta, ora, con il nuovo software è possibile inserire una data e automaticamente tutti i clienti che hanno come data di fine soggiorno quella prescelta passeranno dallo stato di “presente” allo stato di “usciti”

33. Vantaggi Gestione delle stampe • Snellimento nella produzione e gestione separata di tutte le stampe. Facilità di estrazione • dei dati di interesse a seguito della compilazione di campi “filtri”. • Si è migliorata la visualizzazione della stampa per la governante • Innovativa è la stampa presenze pasti fondamentale per vedere la situazione del villaggio e • sua organizzazione nel lunch e dinner . • Innovativa anche la possibilità di stampare l’elenco delle camere bloccate per numero di • camera e nome cliente. Esempio esplicativo è la stampa presenze pasti con la quale si sono riassunte 7 stampe del vecchio planning in una del nuovo Quick Planning. Come segue

34. Gestione delle stampe 7 stampe riunite in una sola Gestione separata delle stampe necessarie alla gestione del villaggio

35. Stampa clienti Dal menù stampa clienti oltre ad avere la stampa dell’anagrafica completa è possibile ricavare la stampa dei clienti che hanno il conto aperto o chiuso. E’ necessario imputare la data di partenza e nel campo “conto Quick Pay” il codice “1” per clienti con conto aperto o “0” per clienti con conto chiuso.

36. Stampa clienti per anagrafico Il programma consente dal “menù stampa clienti” di avere la stampa dell’elenco di tutti i clienti che hanno il conto aperto o chiuso, nel documento non compare la scritta dello stato del conto.

37. Stampa presenze pasti E’ possibile in una sola schermata avere la totale situazione Provenienza Situazione settimana precedente • Situazione complessiva della settimana per il Lunch e il Dinner • Clienti arrivati che effettuano il Lunch • Clienti arrivati che effettuano il Dinner • Clienti che partono che hanno il Lunch • Clienti che partono che hanno il Dinner

38. Stampa presenze pasti In effetti con il vecchio software per riuscire ad estrapolare tutte queste informazioni era necessario fare molti più passaggi con il rischio, quasi certo, di commettere errori o dimenticanze, con relativa perdita di tempo. Questa stampa è il punto di partenza per andare a compilare in automatico il “libro pasti”ora gestito su una serie di fogli excell alquanto critici da compilare senza commettere errori di ricopiatura.

39. Stampa Questura E’ notevolmente migliorata la stampa del libro questura. Il documento parte dall’ultimo numero di bollato stampato la volta prima in poi.

40. Stampa Istat

41. Stampa Controllo Arrivi/Partenze Facilita il controllo degli arrivi e delle partenze per gli italiani e gli stranieri gestendoli in modo separato a seguito dell’inserimento del periodo di riferimento.

42. Stampa Controllo Arrivi/Partenze