Pertemuan - 04 Importing& Export File with Macro/VBA

1. Pertemuan - 04Importing& Export Filewith Macro/VBA Matakuliah : F0292 Pengantar Macro dan VBA Tahun : 2007 Versi : 1

2. Learning Outcomes Pada akhir pertemuan ini, diharapkan mahasiswa akan mampu : • Membuat Macro untuk mengimpor data dari file lain • Membuat Macro untuk mengekspor data ke file baru

3. Outline Materi • Import File dengan Macro • Export File dengan Macro

4. Tahap Impor File Importing File with MACRO Other File (txt, csv, rtf mdb dll) Ms Excel File File Format ? Delimiter ? Sheet Name ?

5. Format File Ms Excel dapat mengimpor hampir semua jenis format file, di antaranya : • *.txt (text) • *.csv (comma separated value) • *.rtf (rich text) • *.mdb (Ms Access) • dll

6. Delimiter • Delimiter (pembatas data) agar data-data dari file yang diimpor dapat dipisahkan berdasarkan Cell. Bila file diimpor tanpa menggunakan delimiter maka data tetap terbaca, hanya semua data akan tertumpuk dalam sebuah Cell sehingga menyulitkan perhitungan / analisis data dalam Ms Excel.

7. Contoh Delimiter • Comma • Tab • Other Character (Misal : Tanda Kutip)

8. Contoh Delimiter • Space (spasi) Catatan : Delimiter Tab dan Space hampir sama, TETAPI jarak setiap field data dengan delimiter Tab lebih lebar daripada jarak data dengan delimiter Space. • Combination : Tanda kutip (“) dan koma (,)

9. Latihan : Import File • Buatlah file Ms Excel baru bernama F0292_Lat041_NamaSingkat.xls dalam directory server jaringan (G://) • Buatlah Macro bernama ImportCustomer, Short-cut Key = Ctrl+Shift+C • (Macro dalam kondisi terekam / Record) Buka file bernama Customers.txt • Tentukan bentuk delimiternya untuk memisahkan data sehingga tersusun rapi. • Stop Macro. • Save file tersebut. • Lakukan pengujian macro tersebut beberapa kali.

10. Tahap Ekspor File Exporting File with MACRO Ms Excel File Other File Delimiter ? File Format ? Sheet Name ?

11. Ekspor File Ekspor file dengan macro sebenarnya adalah kebalikan prosedur dari Impor file yang telah anda lakukan, dengan urutan macro sbb : • (data telah siap diekspor) • Buat Macro baru dan Short-cut Key, tekan Record • Pilih menu File, Save As • Tentukan nama file dan formatnya, misal : txt • Tentukan bentuk delimiter • Tekan Ok (untuk ekspor file tersebut) • Tekan Stop Macro • Tekan Save (untuk simpan file tersebut)

12. Memilih Delimiter Pertimbangan memilih bentuk delimiter : • Delimiter COMMA -> lebih cocok untuk angka yang TIDAK mengandung koma. Bila data berupa pecahan desimal, sebaiknya menggunakan delimeter TAB atau COMBINATION agar data-data tersebut tidak “rusak”. • Delimiter SPACE -> sebaiknya TIDAK digunakan untuk ekspor/impor data yang berbentuk kata dengan spasi, misal : alamat = PB 7 No. 20 karena data ini akan dipecah menjadi 4 field, padahal data tersebut berupa kata-kata dengan spasi. • Sebaiknya gunakan delimiter COMBINATION untuk menjaga keutuhan data dan pemisahan field yang konsisten.

13. Modifikasi Impor File 1 Macro impor file dgn contoh awal memang belum sepenuhnya stabil dan sesuai dgn sel tujuan. Kita perlu memo-difikasinya dgn cara yang lebih baik yaitu : Get External Data Kemudian pilih directory file yang akan di- impor, tekan OK. 2 3

14. Import File : Step 1 of 3 Checklist pada pilihan Delimiter untuk membatasi field agar semua data terpisah secara otomatis. Tekan NEXT. 4 5

15. Import File : Step 2 of 3 Perhatikan data dan pilih jenis Delimiter. Dalam contoh ini Delimiter adalah Comma (bila keliru memilih delimiter, maka data tidak akan terpisah secara otomatis seperti ini). Tekan NEXT. 6 Data telah terpisah secara otomatis 7

16. Import File : Step 3 of 3 Tunjuk Header setiap kolom dan pilih format datanya (dalam contoh ini semua format data kolom = General) Lakukan ber-ulang-ulang s/d semua data telah sesuai formatnya Geser Scrollbar untuk lihat kolom di sebelah kanan 9 8 10

17. Import File : Step 3 of 3 (lanjutan) Pilih kolom (field) yang tidak akan digunakan. (dalam contoh ini ada sebuah field yang tidak ada datanya) Pilih SKIP (untuk mempercepat waktu proses impor) Tekan FINISH jika telah selesai. 12 11 13

18. Cell Destination (Lanjutan) 16 Cara Get External File lebih akan lebih baik, karena pada langkah terakhir user dapat menentukan lokasi hasil impor file. Pilih Existing worksheet bila sel tujuan adalah worksheet yang telah anda buka sebelum-nya (seperti contoh ini), atau pilih New Worksheet untuk meletakkan hasil impor data ke file baru. Pilih sel tujuan (misal-nya di A1). Tekan OK. 17 14 15 • Latihan : • Buatlah macro dan lakukan langkah No. 1 s/d 17 pada saat RECORD macro sedang aktif. • Lihat hasil coding macro di Visual Basic Editor (VBE), bandingkan dengan rekan anda : Macro yang terpendek adalah macro yang paling baik (efisien).

19. Modifikasi Import File • Proses impor file ke file dengan format yang lain (misal : txt, csv, mdb, dbs dll) cukup dengan SAVE AS dan pilih format file yang diinginkan. • Modifikasi impor file untuk Advance Level akan mengarah pada efisiensi kode macro (coding) dan keamanan data (password) ataupun mengacak data agar tidak terbaca oleh pihak yang tidak berkepentingan (data encryption). • Khusus untuk mata kuliah ini, data encryption belum diberikan.