Guía para una Presentación Efectiva usando PowerPoint

1. Guía para una Presentación Efectiva usando PowerPoint Autor Afiliación

2. Puntos a discutir • Ambiente • Título • Bosquejo de contenido • Objetivos • Estructura diapositiva • Font y espacios • Colores • Diseño y trasfondo • Gráficas, tablas y fotos • Gramática y deletreo • Postura • Resumen o conclusión • Agradecimientos • Preguntas

3. Ambiente Considere lo siguiente antes de comenzar la presentación: • Temperatura e iluminación de la facilidad • Arreglo del salón para acomodar a los participantes • Utilizar lenguaje apropiado, evitar lenguaje ofensivo • Manejar el tiempo según lo programado en la agenda • Proveer periodos de descanso a los participantes

4. Título • Incluya un título en la primera diapositiva de la presentación. • Este debe ser uno descriptivo, que refleje el contenido de la presentación. • También añada en la primera diapositiva lo siguiente: • Nombre del presentador • Afiliación • La afiliación se refiere al nombre de la Institución donde labora, Departamento u Oficina.

5. Bosquejo de contenido • Incluya un bosquejo de contenido en la presentación. • Ver un ejemplo en la diapositiva 2. • Siga el orden descrito en el bosquejo de contenido en el resto de la presentación. • Sólo incluya puntos principales en el bosquejo de contenido. • Puede utilizar el título de la diapositiva como punto principal.

6. Objetivos • Incluya un listado de los objetivos de la presentación. • Defina la audiencia a ser impactada. • Enfóquese de acuerdo al nivel de la audiencia. • Déjele saber a la audiencia qué van a aprender durante la conferencia. • Asegúrese de cumplir con los objetivos establecidos.

7. Objetivos de la presentación • Discutir las guías de cómo se debe preparar una presentación en PowerPoint. • Examinar las estrategias para hacer una buena presentación.

8. Estructura de la diapositiva • Considere presentar 1-2 diapositivas por minuto. • Seleccione Slide Layout en Format. • Elija la manera en la que quiere colocar el texto. • Escriba frases o palabras claves, pero no oraciones. • Incluya 4-6 puntos por diapositiva o entre 6-10 líneas. • Evite palabrerías y párrafos. • Considere utilizar el Slide Master.

9. Slide master • Home • View • Slide master • Font • Create New Theme Font • Layout • Two content • Insert

10. Estructura de la diapositiva • Esto es un ejemplo de una diapositiva que no tiene una estructura adecuada. No está escrita utilizando frases o palabras claves y por lo tanto, se dificulta la lectura. La misma luce complicada porque está escrita en forma de párrafo. En resumen, la audiencia pasará mucho trabajo tratando de descifrar el párrafo y no prestará atención a lo que se esté diciendo.

11. Estructura de la diapositiva • No utilice animaciones ni ruidos que distraigan. • No introduzca punto a punto. • Consume más tiempo. • Dificulta retroceder. • Colocar los textos en bullets y colocar puntos al final de las oraciones.

12. Font y espacios • Utilice al menos 18 puntos de tamaño. • Emplee tamaños diferentes para puntos principales y secundarios. • Use un font estándar, por ejemplo Times New Roman o Arial. • Use itálico para palabras en inglés. • Coloque letras mayúsculas sólo cuando sea necesario. • No utilice font complicados.

13. Font y espacios • Utilice espacio sencillo (1.0). • Seleccione en Line Spacing 1.0. • Seleccione en Line Spacing Options: • Espacio antes 0 pt • Espacio después 0 pt • Deje un espacio entre líneas.

14. Colores • Use colores que hagan contraste con el diseño y trasfondo. • Por ejemplo font azul y fondo blanco. • Emplee colores que van a tono con la estructura. • Por ejemplo título azul claro y texto azul oscuro. • Utilice colores para enfatizar puntos importantes. • Hágalo sólo ocasionalmente. • Algunas veces los colores se ajustan automáticamente al cambiar el diseño y el trasfondo.

15. Colores • Evite el uso de colores que no contrasten con el trasfondo. • Por ejemplo, este color. • El uso de colores decorativos: • Representa una distracción. • Puede ser molestoso. • Es innecesario usar un color diferente para cada punto. • Es innecesario usar un color diferente para los puntos secundarios. • Tratar de sercreativopuede ser una mala idea.

16. Diseño y trasfondo • Seleccione Slide Design en Format: • Elija el trasfondo de predilección. • Los colores se ajustarán solos, dependiendo del trasfondo. • Use un trasfondo atractivo y simple, como éste. • Utilice trasfondos con colores claros. • Sea consistente utilizando el mismo trasfondo en toda la presentación. • Evite trasfondos que distraen y dificultan la lectura.

17. Gráficas, tablas y fotos • Incluya gráficas, tablas y fotos siempre que sea posible: • Es más fácil visualizar los datos en una gráfica o tabla. • Las tendencias se visualizan mejor en forma de gráfica. • Siempre incluya un título a cada gráfica o tabla. • Evite distracciones de líneas pequeñas innecesarias, patrones de colores ilógicos y font pequeños. • Discuta cada figura.

18. Gráficas, tablas y fotos • Seleccione el Layot apropiado para la la foto o figura a insertar. • Para insertar la imagen seleccione: • Insert • Picture • From File • También puede insertar la imagen usando: • Edit copy • Edit paste

19. Ejemplo de una gráfica buena Cantidad vendida Abril Mayo Junio Julio Meses del año Azules Rojos Gráficas, tablas y fotos • Esto es un ejemplo de una buena gráfica porque contiene: • Título • Leyenda • Ambos ejes están identificados • Note la selección adeudada de colores y el patrón simple de líneas.

20. Gramática y deletreo • Verifique el contenido para prevenir: • Errores de deletreo • Faltas de gramática • Para cotejar deletreo: • Seleccione todo en edit • Seleccione lenguaje en tools • Elija español o el idioma que esté utilizando • Si la presentación es en inglés y éste no es su primera lenguaje, pídale a alguien que coteje la presentación.

21. Postura • Evalué el salón antes de comenzar: – Podio – Micrófono – Apuntador – Orden – Luces – Ángulo • Evalué la presentación con la computadora y proyector. • Párese derecho y evite movimientos bruscos. • Mire al público mientras habla y no le dé la espalda. • Utilice un apuntador para señalar.

22. Postura • Conozca las reglas de la presentación: • Formato • Tiempo • Transporte • Mantenga varias copias de la presentación.

23. Resumen o conclusión • Cierre la presentación con un comentario conciso y efectivo. • La audiencia probablemente recordará sus últimas palabras. • Utilice esta diapositiva para: • Resumir los puntos más importantes • Sugerir actividades futuras

24. Agradecimiento • Agradezca a todas las personas que colaboraron con usted en el proyecto. • Incluya al personal que colaboró en el campo, si aplica. • También dé las gracias al personal que hizo posible el trabajo aportando ideas. • No olvide agradecer a las personas o entidades que proveyeron el auspicio económico.

25. Preguntas • Termine la presentación con una diapositiva de preguntas para: • Invitar a la audiencia a hacer preguntas. • Proveer una ayuda visual durante el periodo de preguntas. • Prevenir terminar la presentación repentinamente.