Dasar Pengelolaan Event Organizer Jurusan Marcom Universitas Mercu Buana

1. Dasar Pengelolaan Event OrganizerJurusan Marcom Universitas Mercu Buana Oleh: Lidia Evelina MM HP: 0812 801 1789 Event Management, Marcom, Mercu Buana

2. Dasar pengelolaan Event • Event itu menjual ide yang diwujudkan ke dalam sebuah konsep event. • Konsep yang dapat dinyatakan dan mampu untuk dilaksanakan dan dapat diterima oleh semua pihak yang terlibat dalam event. • Unik dan spektakuler. • Bermanfaat bagi banyak orang Event Management, Marcom, Mercu Buana

3. Alasan Perusahaan menggunakan Event Organizer • Lebih hemat waktu • Lebih hemat Tenaga (Sumber Daya Manusia) • Anggaran dapat disesuaikan dengan budget. Event Management, Marcom, Mercu Buana

4. Kunci sukses sebagai Event organizer • Motivasi • Database • Network • Permodalan dana segar yang cukup sampai BEP dan mampu pre-financing • SDM yang dinamis, mobile, hardworker • Teamwork spirit • Creativity, imagination & Concept • Individual skill yang tepat guna • Tidak Gaptek • Personality yang baik • Inisiatif tinggi • Jeli, cermat dan peka terhadap perkembangan Event Management, Marcom, Mercu Buana

5. Event period • Dimulai 24 jam sebelum jam acara dimulai (H-Hour minus 24 Hours) • Ketahanan fisik dan stamina sangat diandalkan • Manajemen operasional memegang peranan penting • Teamwork sangat berpengaruh • Diperlukan Person-in Charge/project coordinator yang memiliki dedikasi kepemimpinan (Leadership) • Sebaiknya bekerja dengan daftar periksa (check list) • Usahakan semua berlangsung tepat waktu (on-time) Event Management, Marcom, Mercu Buana

6. Langkah-langkah dalam menyusun Event • Tetapkan tema Event • Amati pasar (studi Kelayakan) • Kumpulkan data base yang cukup • Tentukan SDM yang akan menjadi Tim dalam Event tersebut • Tetapkan lokasi dan waktu penyelenggaraan event • Penentuan kontraktor • Menentukan organisasi, media massa dan lembaga pendukung • Menentukan acara dan pendukung acara • Menentukan strategi pemasaran dan promosi • Menyusun dan menganalisa anggaran. Event Management, Marcom, Mercu Buana

7. 5 W + 1 H dalam panduan pembuatan Event • Why (alasan event dibuat) • Who (Siapa saja yang akan dilibatkan dalam event) • When (kapan event tersebut dilaksanakan) • Where (lokasi event tersebut) • What (apa yang disuguhkan event Itu) • How (Bagaimana mempromosikan dan melaksanakan event tersebut). Event Management, Marcom, Mercu Buana

8. Lokasi • Pilihlah lokasi yang sesuai dengan kebutuhan acara, ketersediaan anggaran dan infrastruktur yang ada. • Bandingkan beberapa lokasi sebelum menentukan pilihan (hotel, public hall, function hall di business area/office building, convention center, dsb.) • Buatlah daftar periksa (check list) sesuai dengan kebutuhan acara dan periksalah pada saat kunjungan. • Konfirmasikan segera apabila pilihan sudah final dan penuhi semua syarat administrasi secepatnya. Event Management, Marcom, Mercu Buana

9. Pemilihan lokasi Event • Strategis (mudah dijangkau), akses dan ketersediaan alat tranportasi lokal • Terjaga kebersihan dan kenyamanan • Terjamin keamanan • Tersedianya lahan parkir yang memadai • Tersedia fasilitas lainnya seperti toilet, kantin, ATM, mesin otorisasi kartu kredit, public telpon, press room. Event Management, Marcom, Mercu Buana

10. Tema dan waktu • Ikut trend atau menciptakan trend baru • Tema akan berpengaruh dalam memilih peserta dan menetapkan target pengunjung • Pemilihan tema akan berpengaruh terhadap sponsor/donatur yang akan berpartisipasi dalam sebah event. • Timing harus tepat sesuai dengan tema • Waktu persiapan cukup Event Management, Marcom, Mercu Buana

11. Data Base • Dari katalog • Dari iklan di berbagai media massa • Dari Event atau pameran sebelumnya • Dari searching di Internet • Dari brosur-brosur • Dari buku kuning/Yellow pages • Dari literatur lainnya • Dan sumber lainnya. Event Management, Marcom, Mercu Buana

12. Pemilihan Jasa Boga • Apakah lokasi menyediakan jasa boga • Hotel biasanya mempunyai bagian banquet yang mengurus hal ini; sementara lokasi lainnya kadang kala menyediakan daftar rekanan catering. • Prasmanan atau served (dibantu pelayan) • Bagaimana pilihan menunya? Banyak variasinya? • Hati-hati apabila kebutuhan untuk memilih vegetarian menu. • Tanyakan pilihan makanan untuk peserta dari daerah tertentu termasuk pantangannya. Perhatikan pula pengolahan makanan dengan mayoritas umur dari peserta. Event Management, Marcom, Mercu Buana

13. Acara • Susunlah dengan seksama dan terperinci – lengkapi dengan technical Run Down termasuk durasi tiap mata acara • Perhatikan waktu ibadah, jam-jam berkendaraan lalu lintas (3-in-1 atau peak hours) dan sebagainya • Pilihan pemandu acara (MC) maupun pengisi acara (performer, pembicara) yang tepat sesuai kebutuhan acara dan segmen. • Siapkan agenda alternatif (Plan “B” untuk cadangan Event Management, Marcom, Mercu Buana

14. Menggolkan proposal • Konsep unik merupakan plus point • Target jelas • Promosi gencar dan merata sesuai dengan segmen yang dituju • Lokasi mudah diakses • Timing yang tepat • Fasilitas lengkap: Sarana parkir, kebersihan, Cara pembayaran (ATM), kartu kredit, dsb. • Benefit jelas untuk para sponsor Event Management, Marcom, Mercu Buana

15. Keberhasilan meraih sponsor • Berkaitan dengan tema event • Amati calon sponsor dari promosi yang pernah mereka lakukan kurang lebih 3 bulan belakangan • Tanyakan langsung kemungkinan mereka berpartisipasi sebelum Anda mengajukan proposal (Tersediakan budget untuk event dalam program promosi mereka) Event Management, Marcom, Mercu Buana

16. Pemanfaatan teknologi informasi • Database – modal utama kegiatan untuk perolehan peserta, pengunjung, sponsor dsb. • Direct e-mail sebagai pengganti directmail konvensional • Faxshoot- mekanisme otomatisasi untuk mengurangi human error, energi dan waktu • Mailist – penyebar luasan infromasi secara massal tetapi langsung dengan mekanisme eMail • Registration process yang kemudian menjadi masukan tambahan database. Event Management, Marcom, Mercu Buana

17. Scheduling/penjadwalan • Berapa lama (bulan) persiapan sebuah event? • Tahapan Kerja sebuah event (pre conditioning, pre event, event, post event) • Target dan hasil akhir yang mau diraih • Atas permintaan persiapan event bisa dihentikan bila dalam perjalanan banyak terdapat kendala. • Buatlah rangkaian perkerjaan itu mudah dan sederhana untuk dimengerti. Event Management, Marcom, Mercu Buana

18. Stake Holders • Media massa • Organisasi Profesi • Perusahaan swasta • Instansi pemerintahan yang terkait • Organisasi kemasyarakatan yang ada • Organisasi hobi • Kalangan akademis • Advertising agencies • Hotel, travel, catering dan sebagainya Event Management, Marcom, Mercu Buana

19. Dekorasi dan perlengkapan • Apakah dekorasi diperlukan? • Apa tema dekorasi yang akan dipergunakan • Dikerjakan sendiri, diserahkan ke EO atau ke Dekorator • Membuatnya atau menyewa yang sudah ada? • Dekorasi apa yang tersedia di lokasi • Apa perlu koordinasi dengan tata lampu, tata suara, penata pentas, pemandu acara dll. ? Event Management, Marcom, Mercu Buana

20. Post Event • Lakukan evaluasi dan audit selengkapnya (tidak hanya financial audit), termasuk audit kelancaran acara, audit penyelenggaraan dan sebagainya. • Simak apa saja hasil yang diperoleh (financial profit, portfolio/references, database, network, pengakuan/endorsement, dsb) • Rapikan dokumentasi (foto, video, dokumen) dengan cermat • Siapkan laporan tertulis yang terperinci dan sistematis • Manfaatkan semua berkas untuk event serupa di masa mendatang. Event Management, Marcom, Mercu Buana

21. Press & media • Special deal with media relation/PR Firm • Press/News Release, Press Kit • Press Conference/gathering • Press Center • Special admission Pas for Press Event Management, Marcom, Mercu Buana

22. Printed Materials • Invitation • Ticket • Site plan • Directory • Daily news letter • Phamphlets/poster/flyer/leaflet/folder,etc Event Management, Marcom, Mercu Buana

23. PaS (promotion at Show) • Outdoor – Billboard, Petunjuk arah, Umbul-umbul, balon, dll. • Indoor – Vertical Banner, News clipping board, souvenir dsb. • Electronic – TV News, talk show, web site, advertisement • Printed – iklan, advertorial, berita dsb. Event Management, Marcom, Mercu Buana

24. Evaluation • Financial, participants, program complaints, compliments, bussiness transaction, coment, request • Prime target – Zero Compalint • Second target – Profit at least Break Event Point. Event Management, Marcom, Mercu Buana

25. MOTTO EVENT ORGANIZER: ZERO COMPLAINTS IS THE TARGET !!! Event Management, Marcom, Mercu Buana