Supervision et revue mi parcours
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Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT. Supervision et revue à mi-parcours. République du Togo Programme d’Appui aux Développement Agricole au Togo (PADAT). Lomé, 23 au 26 janvier 2012. Apprécie l’’état d’avancement des activités du projet

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Presentation Transcript


Supervision et revue mi parcours

Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

Supervision et revue à mi-parcours

République du Togo

Programme d’Appui aux Développement Agricole au Togo (PADAT)

Lomé, 23 au 26 janvier 2012


Atelier sur la mise en uvre la gestion financi re du padat

  • Apprécie l’’état d’avancement des activités du projet

  • N’est pas un exercice de police

  • Deux missions de supervision et deux missions de suivi par année pour:

    • Mise en œuvre du projet avec efficacité, efficience, et pour produire un IMPACT

    • Atteinte des objectifs du projet (et s’ils sont toujours valides)

    • Identification des problèmes et mesures correctives/ajustements

    • Appui pour la mise en œuvre: former et renforcer les capacités de l’UCP

Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

  • Equipe de Supervision

    • Equipes Pays Rome et Togo

    • CPM et équipe consultants

    • Partenaires du projet (institutions nationales concernées, co-financiers, UCP, opérateurs partenaires, groupes cibles et unité d’appui à la mise en œuvre du portefeuille des projets du FIDA en Guinée)


Atelier sur la mise en uvre la gestion financi re du padat1

Avant la mission - SE PREPARER A L’AVANCE! C’est 50% du travail effectué avant de se rendre sur le terrain

Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

  • Rôles du CPM

    • Préparer les TDR, recruter les consultants

    • Confirmer les dates de mission et notifier le Gouvernement et les institutions clefs

    • Logistique de terrain, collecte et transmission des documents clefs aux consultants (PTBA, PPM, rapports d’activités, états des décaissements, etc.)

  • Rôles du Projet

    • Envoyer documents clefs au CPM

    • Finaliser agenda mission

    • Etat sur comptes spécial et désigné

    • Suivi recommandations rapport audit

    • Ebauche annexes Aide-mémoire


Supervision et revue mi parcours

Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT


Supervision et revue mi parcours

Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

  • Objectif: Revue des forces, faiblesses, améliorations requises:

    • Stratégie générale du projet et ses objectifs

    • Etat d’exécution des activités, résultats et l’IMPACT

  • Procédures et programmation:

    • Visites: sites à problème et sites à résultats positifs

    • Réunions: population, agents techniques & opérateurs

    • Comparer conclusions rapports d’activités avec situation sur terrain

    • Encourager échanges interactifs sur l’impact, les contraintes et solutions

    • Encourager les bénéficiaires à parler: éviter que le projet/opérateurs parlent à leur place


Supervision et revue mi parcours

Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

Mission de Supervision/ Réunions Techniques

  • Objectifs:

    • Réunion individuelle avec le projet et les opérateurs partenaires pour une meilleure prise en compte des leçons tirées des visites sur le terrain

    • Identifier et documenter les forces et faiblesses de chaque volet

    • Proposer l’ensemble des améliorations et le calendrier de mise en œuvre des recommandations

    • Paragraphes synthétiques préparés par chaque consultant, avec annexe technique pour AM

    • Chef de mission consolide l’Aide Mémoire


Supervision et revue mi parcours

Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

Mission de Supervision/ Revue des aspects fiduciaires

Structure organisationnelle

Gestion des actifs immobilisés

  • Manuel des procédures administratives, financières et comptables

  • Manuel de gestion des fonds de développement à la base/manuel des opérations du projet

  • Inventaire

  • Contrôle des véhicules

  • Assurance des actifs

Gestion du PPM

Gestion du PTBA

  • Processus de passation de marchés et contractualisation

  • A posteriori et PPM, fiches de suivi et registre de contrats

  • Tableaux de contrôle d’exécution physique et financière des contrats

  • Exécution du PTBA en cours

  • Exécution des PTBA consolidés

  • Appréciation du taux d’exécution moyen par rapport à l’indicateur de performance d’exécution du PTBA


Supervision et revue mi parcours

Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

Mission de Supervision/ Revue des aspects fiduciaires (suite)

Gestion financière

Gestion comptable

  • Performance de la mobilisation des fonds (registre des DRF/DPD)

  • Performance financière par bailleur et par composante

  • Décaissement des fonds du don (Tableau 3C, DTS)

  • Reconstitution du CS ou désigné et revue des ECD

  • Etat du fonds de contrepartie et de la contribution des bénéficiaires

  • Mise en œuvre des fonds de développement à la base

  • Etats synthétiques mensuels

  • Fonctionnement du CS et des états de rapprochement bancaires + analyse des comptes

  • Tenue documents comptables et classement

  • Calendrier clôture annuelle comptes + élaboration audit

  • Revue de conformité avec AF

Gestion du personnel

  • Effectif, mouvement, évaluation du personnel

  • Renforcement des capacités


Supervision et revue mi parcours

Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

Mission de Supervision/ Suivi du Rapport d’Audit

  • Vérification de la qualité du système comptable et des contrôles internes

  • Vérification ponctuelle de la documentation relative aux ECD

  • Vérification de la passation des marchés non soumis a priori à revue/examen

  • Vérification du respect des recommandations de l’audit


Supervision et revue mi parcours

Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

Mission de Supervision/Debriefing et Feedback

  • Conclusion mission avec équipe de supervision pour:

    • Partager l’évaluation globale de mise en œuvre du projet

    • Revue des résultats, contraintes et améliorations requises pour chaque volet

    • Vérifier la pertinence globale recommandations

  • Revue détaillée de l’AM avec la direction/ les experts techniques du projet pour clarifications et

    commentaires

  • Feedback auprès des institutions clefs:

    • Ministère des Finances et Ministères techniques

    • Co-financiers, UCP, opérateurs clefs


Supervision et revue mi parcours

Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

Mission de Supervision/Finalisation d’Aide Mémoire

Rapport de supervision

  • Format standardisé (9-12 pages)

    • Introduction

    • Evaluation générale de la mise en œuvre

    • Activités et résultats

    • Evolution de la mise en œuvre du projet

    • Aspects fiduciaires

    • Durabilité

    • Autres

    • Conclusion

  • Rester succinct et précis pour :

    • AM soit lu

    • Permettre une discussion de fond pendant la restitution

  • Appendices et annexes:

    • Synthèse sur l’état et les caractéristiques du projet

    • Synthèse des actions à mener et les calendriers convenus

    • Performance financière par bailleur, catégorie et composante

    • Respect des conventions et de l’AF

    • Évolution physique au regard du PTBA, surtout indicateurs SYGRI

    • Cadre logique mis à jour (évolution par rapport aux cibles)

    • Gestion des savoirs: apprentissage et innovation

    • Annexe I : Rapport technique

    • Annexe II : Complémentaires, demandées par la mission

  • La Lettre de la Direction:

    • Envoyée aux autorités par le Directeur de la Division

    • Synthétise principales actions à prendre


Supervision et revue mi parcours

Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

Revue à Mi-Parcours/Mise en Œuvre

  • Initiée par le Gouvernement (FIDA comme cellule d’appui)

  • Revue complète du projet à mi-parcours pour:

    • Ajuster la formulation et le cadre initial (quel est l’impact des changements de circonstances et de l’environnement sur la mise en œuvre?)

    • Laisser tomber ce qui ne marche pas et ne peut probablement pas être amélioré (être flexible)

    • Nécessité de modifier l’AF (moment le plus opportun)

Début

Achèvement

Revue à

Mi-Parcours


Supervision et revue mi parcours

Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

Revue à Mi-Parcours/Amendement à l’AF

  • A tout moment (souvent après la mi-parcours), sur demande officielle et justifiée du Gouvernement:

    • Réaffectation des ressources du don parmi les catégories ou le montant non alloué

    • Extension de l’éligibilité des ECD

    • Augmentation en % de financement

    • Création/réduction des zone(s) du projet, composantes ou catégories

    • Prorogation de la date d’achèvement et de la date de clôture du don

    • Augmentation du niveau d’affectation autorisée


Supervision et revue mi parcours

Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

Revue à Mi-Parcours/Prorogation de la Date d’Achèvement

  • Sur sollicitation du Gouvernement, le FIDA peut accorder l’extension si:

    • consentement de toutes les parties à un effort concerté pour aborder les questions relatives au retard

    • le projet reste viable

    • l’engagement des emprunteurs demeure fort

  • Récemment, quelques demandes de prolongation n’ont pas été approuvées

Début

Mi-parcours

Achèvement


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