Organisasi dan Sistem

1. Organisasi dan Sistem Dr.Eng. Retno Supriyanti, ST, MT

2. SISTEM Definisi : “Sekumpulan Unsur/ elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan” “Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”

3. KARAKTERISTIK SISTEM Komponen/elemen (Component) Batas Sistem (Boundary) Lingkungan Luar (Environment) Penghubung (Interface) Masukan (Input) Pengolah (Process) Keluaran (Output) Sasaran (Objective) /Tujuan (Goal)

4. KLASIFIKASI SISTEM • Abstract System & Physical System • Natural System & • Human Made System • Deterministic System & Probabilistic System • Closed System & Open System

5. Klasifikasi Sistem(1/2) • Sistem Abstrak (Abstract System) adalah sistem yang tidak tampak secra fisik, karena hanya berupa pemikiran atau ide-ide. Contoh, sistem Teologia yang merupakan suatu sistem yang menggambarkan hubungan manusia dengan Tuhan. • Sistem Fisik (Physical System) adalah sistem yang tampak secara fisik. Contoh, Sistem Komputer, Sistem Produksi, Sistem Pendidikan dll • Sistem Alamiah (Natural System) adalah sistem yang terjadi dari proses-proses alam. Contoh Sistem Geologi. • Sistem buatan Manusia (Human made system) adalah suatu sistem yang dirancang atau didisain oleh manusia. Contoh Sistem Informasi.

6. Klasifikasi Sistem (2/2) Sistem Deterministik (Deterministic System) adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diramalkan. Interaksi antar elemen-elemen dapat diteteksi, sehingga outputnya juga dapat diramalkan. Contoh sistem komputer Sistem Probabiltas (Probabilistic System) adalah sistem yang tidak bisa diramalakan Contohnya Sistem Manusia. Sistem Tertutup (Closed System) adalah sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem Terbuka (Open System) adalah sistem yang berhubungan atau dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.

7. MODEL UMUM SISTEM UMPAN BALIK INPUT PROSES OUTPUT TUJUAN KENDALA KONTROL

8. Jenis Sistem Pada dasarnya sistem dibagi dua jenis, yaitu sistem alami seperti sistem matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dan lain sebagainya; kedua, sistem buatan manusia seperti sistem hukum, sistem perpustakaan, sistem transportasi dan lain sebagainya. Sistem yang akan dipelajari adalah sistem yang terotomasi, yang merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan berinteraksi atau dikontrol oleh satu/lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat modern.

9. Evolution ?

10. Organization INFORMATION SYSTEM Processes Standards and Procedures Management Research and Development People and Culture Human Resources Products and Services Infrastructure Internet INFORMATION TECHNOLOGY Intranet Rules and Policy Electronic Commerce Digital Nervous System ISDN, VSAT Extranet Cost and Investment COMPUTER Electronic Data Interchange Market and Customers HARDWARE SOFTWARE Decision Support System Operating System Strategic Business Plan PC Desktop Database Notebook and Palmtop Data Mining Applications Printer Macro Environment Modem Programming Languages Multimedia Workgroup Computing Outsourcing Information Technology Domain

11. Pelaku Sistem Pelaku sistem terdiri dari tujuah kelompok, yaitu: a. Pemakai Pemakai adalah pelaku yang terpenting karena sistem diciptkaan untuk pemakai dan melalui komunikasi dengan pemekai sistem dibuat dan dirancang hingga mencapai bentuk terakhir.Pada umumnya pemakai dibagi menjadi tiga jenis, yaitu : - Operasional, yang penting adalah bagaimana warnanya, seperti apa perangktaa masukannya dan hal spesifik lainnya (umumnya user tidak akrab dengan sistem secara keseluruhan dan cenderung lebih keraah sistem secara detil) - Pengawas, yang penting bagaimana mereka dapat mengawasi sistem bekerja dan bagaimana performansi pemakai operasionl mengoperasikan sistem. - Eksekutif, secara umum mereka tidak terlalu akrab dan terkait secara langsung dengan pengembanan sistem. Biasanya lebel ini lebih berminat pada ynaga sifatnya strategic dan konsep sistem secara global, misalnya kesempatan untuk berkompetisi, produk baru yang bisa mereka dapatkan dari sistem baru.

12. b. Manajemen Umumnya terdiri dari tiga jenis manajemen, yaitu manajemen pemakai (menangani pemakaian dimana sistem baru diterapkan), manajemen sistem (terlibat dalam pengembangan sistem itu sendiri) dan manajemen umum (yang terlibat dalam strategi perencanaan sistem dan sistem pendukung pengambilan keputusan). c. Pemeriksa Ukuran sistem yang dikerjakan dan bentuk alami organisasi dimana sistem tersebut diimplementasikan dapat menentukan kesimpulan perlu tidaknya pemeriksa. Pemerika biasanya menentukan segala sesuatunya berdasarkan ukuran standar yang dikembangan pda banyak perusahaan sejenis. d. Penganalisa Sistem Fungsi-fungsinya adalah: sebagai arkeolog (yang menelussuri bagaimana sebeanrnya sistem lama berjalan, bagaimana sistem tersebut dijalankan dan segala hal yang menyangkut sistem lama), inovator (membantu mengembangkan dan membuka wawasan pemakai bagi kemungkinan-kemungkinan lain), mediator (menjalankan fungsi komunikasi dari semua level yaitu pemakai, manajer, pemrogarm, pemeriksa dan pelaku sistem lainnya yang mungkin belum mempunyai sikap dan cara pandang yang sama), pimpinan proyek (sebagai personil yang lebih berpengalaman dari pemrogram dan ditunjuk dalam pekerjaan lebih dulu sebelum pemrogram bekerja)

13. e. Pendesain Sistem Pendesain sistem menerima hasil penganalisa sistem (kebutuhan pemakai tidak berorientasi pada teknologi tertentu), yang kemudian ditransformasikan ke desain arsitektur tingkat tinggi dan tidak diformulasikan oleh pemrograman. f. Pemrogram Setelah penganalisa sistem memberikan hasil kerjanya dan kemudian diolah oleh pendesain sistem baru, pemrograman dapat mulai bekerja. g. Personil Pengoperasian Bertugas dan bertanggung jawab di pusat komputer misanya jaringan, keamanan perangkat keras, keamanan perangkat lunak, pencetakan dan back-up. Kadang-kadang pelaku sistem ini memang tidak diperlukan karena sistem yang berjalan tidak besar dan tidak membutuhkan kualifikasi khusus untuk menjalankan sistem.

14. Komponen Sistem Informasi Kendali Input Pemakai Dasar Data Model Teknologi Output

15. JENIS-JENIS SISTEM INFORMASI Sistem pengolahan transaksi, adalah sistem informasi terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin dan inventarisasi. Sistem otomasi perkantoran, sistem yang dipakai untuk menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum membaginya atau menyebarkannya secara keseluruhan, dengan organisasi dan kadang-kadang di luar itu

16. JENIS-JENIS SISTEM INFORMASI, con’t... Sistem kerja pengetahuan, adalah sistem yang mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur dan doktor dengan membantu mereka menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkonstribusikannya ke organisasi atau masyarakat. Sistem informasi manajemen, merupakan sistem yang menghasilkan informasi untuk kepentingan manajerial atau proses-proses manajemen (perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi) kegiatan organisasi

17. JENIS-JENIS SISTEM INFORMASI, con’t... Sistem pendukung keputusan, merupakan sistem informasi terkomputerisasi di atas sistem informasi manajemen yang lebih menekankan pada fungsi mendukung pengambilan keputusan di seluruh tahap-tahapnya. Sistem pakar dan kecerdasan buatan, merupakan sistem yang menggunakan pendekatan kecerdasan buatan untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis dan secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuan seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi.

18. Studi Kasus 1Sistem Informasi Rumah Sakit

19. SIRS IDEAL • Dinamis sesuai kebutuhan rumah sakit • Aman dalam pengelolaan data • Sesuai dengan aturan hukum yang berlaku di Indonesia

20. DAMPAK PENGEMBANGAN SIRS Akan terjadi peningkatan: Kinerja Informasi Aspek ekonomis Pengendalian Efisiensi Operasional Pelayanan

21. METODE PENGEMBANGAN SIRS SDLC (System Development Life Cycle), meliputi tahapan analisis, desain, implementasi dan perawatan Metode Paket (Package), merupakan pembelian modul dalam bentuk paket sistem informasi. Prototype, mengandalkan pengembangan paket kecil secara terus-menerus selama digunakan sampai prototype tersebut memiliki bentuk jadi yang diinginkan EUC (End User Computing) yang dikembangkan para praktisi dari dalam/insourcing Outsourcing, merupakan sistem informasi yang dikembangkan dan dioperasikan oleh pihak ketiga/vendor

22. Pengaplikasian dari sistem informasi di RS dapat dilakukan dengan berbagai cara. • Penerapan aplikasi ini dapat mengikuti fungsi-fungsi organisasi RS atau tingkatan manajemen RS dimana sistem informasi tersebut diaplikasikan: • SI Administrasi Pelayanan RS • SI Pelaporan RS • SI Klinik • SI SDM • SI Pemasaran • SI Keuangan

24. PENGINTEGRASIAN SIRS • Pengintegrasian sistem informasi merupakan salah satu hal penting dari sistem informasiRS yang baik. • Secara manual, integrasi dapat juga dicapai, misalnya data dari satu bagian dibawa ke bagian lain, dan oleh petugas administrasi data tersebut digabung dengan data dari sistem yang lain. • Berbagai sistem di rumah sakit dapat saling berhubungan satu dengan yang lain dengan berbagai cara yang sesuai dengan kebutuhannya. • Aliran informasi diantara sistem sangat bermanfaat bila data yang tersimpan dalam suatu sistem diperlukan juga oleh sistem yang lainnya, atau output suatu sistem menjadi input bagi sistem lainnya.

25. Keuntungan utama dari integrasi sistem informasi RS adalah membaiknya arus informasi dalam rumah sakit mengingat bahwa RS memiliki berbagai unit yang operasionalnya saling tergantung • Keuntungan: sifatnya yang mendorong manajer untuk mendistribusikan (mengkomunikasikan) informasi yang dihasilkan oleh departemen/bagian/unitnya agar secara rutin mengalir ke sistem lain yang membutuhkan.

26. Pengembangan SIRS di RS Pertamina Cirebon th 2003

27. KESIMPULAN • Pengembangan sistem informasi RS dapat diawali dengan pengembangan sistem informasi di berbagai unit pelayanan yang selanjutnya diintegrasikan secara keseluruhan untuk mengoptimalkan fungsi dari sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang baik • Pengembangan sistem informasi RS terintegrasi merupakan upaya yang penting dilakukan untuk efektifitas dan efisiensi pelayanan di rumah sakit

28. Sistem Informasi Pendidikan

29. SISTEM BELAJAR MENGAJAR ON-LINE Pembelajaran on-line adalah pembelajaran yang menggunakan internet untuk menyampaikan bahan ajar kepada siswa yang dipisahkan oleh waktu atau jarak, atau keduanya (Dempsey & Eck, 2002). Medium yang digunakan adalah sistem komunikasi jaringan. • Perancang Pembelajaran on-line harus memperhatikan hal-hal berikut : • Hasil belajar yang diinginkan (learning outcomes) internet lebih bermanfaat untuk hasil belajar kognitif ketimbang pengembangan keterampilan psikomotor (psychomotor skill development) atau perubahan sikap (attitudinal change) • Penggunaan konsep interactions dan interactivity  seringkali dikacaukan antara penggunaan konsep interaksi dengan konsep interaktif. Interaksi merujuk kepada keterlibatan perilaku dimana secara langsung saling mempengaruhi; interaktif merujuk kepada lingkungan belajar dua arah • Lingkungan on-line sebagai komunitas belajar  meskipun tampaknya sebagai perolehan pengalaman yang terisolasi karena hanya berhadapan pada komputer, tetapi dapat dirancang untuk membentuk komunitas belajar seperti perancang, tutor kelompok, kolaborasi sehingga berkembang kreativitas dan partisipasi

30. E-education • Sistem pendidikan berbasis media elektronik internet • Pola e-education berkembang sejalan dengan perkembangan teknologi yang ada • Perkembangan tersebut memungkinkan akses melalui berbagai terminal yang mobilitasnya tinggi sehingga disebut dengan m-education (mobile-education) • Keinginan agar e-education mampu berinteraksi dengan pengaksesnya, maka tercipta sistem e-education yang interaktif, disebut i-education (interactive-education)

31. Lingkungan e-education SI e-education Konsultasi elektronik E-laboratory Chatting E-library News group E-book Web page E-news Rencana belajar Video conference

32. MANFAAT E-EDUCATION • Manfaat bagi Lembaga Pendidikan : • memperpendek jarak • perluasan pasar/jangkauan pendidikan • perluasan jaringan mitra kerja • biaya terkendali dan lebih hemat • peningkatan layanan pendidikan • penyederhanaan proses • peningkatan produktivitas • mempermudah akses informasi • Manfaat bagi siswa/masyarakat : • biaya terkendali dan lebih hemat • fleksibel • masyarakat dapat menikmati pendidikan berkualitas dengan harga • kompetitif karena adanya kompetisi antarlembaga

33. MANFAAT E-EDUCATION • Manfaat bagi dunia akademik : • tantangan untuk mempersiapkan SDM yang menguasai sistem dan teknologi informasi • tantangan untuk mengembangkan penelitian tentang pergeseran pola belajar, pengembangan teori dan konsep baru • Tantangan untuk menemukan pola pendidikan jarak jauh yang bermakna

34. Kendala • Belum terbentuknya high trust society • Masih belum memadainya sarana / prasarana • Masih kurangnya SDM yang memahami dan menguasai konsep dan implementasi sistem dan teknologi informasi • Belum adanya aturan yang jelas dari pemerintah • Etika dan moralitas masih belum mendapat tempat yang memadai • Sulitnya mengubah perilaku siswa yang cenderung pasif untuk menghadapi pola siswa aktif

35. LSM PEMERHATI PENDIDIKAN FORUM LEMBAGA PENDIDIKAN PENYEDIA INFRASTRUKTUR E-EDUCATION INTERNAL PEMERINTAH PENYELENGGARA GURU PENERBIT, E-BOOK, E-MEDIA PEMAKAI LULUSAN SISWA ORANG TUA SISWA AGEN PENDIDIKAN KOMUNITAS E-EDUCATION

36. E-learning • E-learning update content (inform) mengunjungi berbagai situs dalam rangka update pengetahuan • Persoalannya adalah bagaimana memperoleh informasi melalui internet tersebut secara tepat dalam pengertian memperoleh informasi apa yang diperlukan (efektif) dan informasi tersebut diperoleh dengan biaya murah (efisien).

37. E-learning • Bagaimana seseorang dapat mencari dan menemukan informasi yang diperlukan dari sedemikian banyak sumber informasi dengan cara tepat yakni efektif dan efisien merupakan inti dari e-learning • Persoalan akan muncul apabila siswa tidak mengetahui alamat situs

38. E-learning Mengatasi permasalahan akses ke sumber informasi melalui : • Directory : (atau seringkali disebut sebagai portal) merupakan sekumpulan situs informasi yang diorganisasi seperti organisasi file dalam Windows Explorer yang dikenal dengan istilah percabangan Search Engine : merupakan salah satu fasilitas yang disediakan oleh situs penghimpun informasi berupa program piranti lunak yang mampu mencari dan menghimpun hasil pencarian

39. Fasilitas di Internet yang dapat digunakan untuk pembelajaran • Pembelajaran synchronous : • Tele conference • Netmeeting • Chatting • Pembelajaran asynchronous : • Email • Message board • Mailing list • WWW

40. Pembelajaran Synchronous • Tele conference : adalah pembelajaran yang dikembangkan melalui internet di mana pembelajar berkumpul pada suatu tempat dan instruktur berada pada tempat yang terpisah dan komunikasi dilangsungkan melalui internet dengan menggunakan kamera dan audio • Netmeeting : hampir menyerupai tele conference, perbedaannya terletak pada pembelajar yang juga dipisahkan oleh tempat, dan komunikasi dilangsungkan melalui internet dengan menggunakan kamera dan audio

41. Pembelajaran Synchronous • Chatting : kegiatan pembelajaran yang dilakukan melalui fasilitas chat-room, di mana instruktur dan pembelajar terhubung melalui internet pada waktu yang bersamaan, dan komunikasi dilakukan secara tertulis

42. Pembelajaran Asynchronous • Email : pembelajaran dilakukan melalui surat menyurat (elektronik/internet) antara instruktur dengan pembelajar • Message-board : pembelajaran dilakukan secara tertulis melalui fasilitas papan pesan • Mailing-list : pembelajaran dilakukan melalui surat menyurat (elektronik/internet) antara instruktur dengan pembelajar, di mana seluruhnya tergabung dalam kelompok mailing list

43. Pembelajaran Asynchronous • WWW (World Wide Web) adalah pembelajaran yang dikembangkan melalui berbagai situs yang terdapat di internet. Pembelajaran melalui WWW terbagi atas : • E-learning update content (inform) mengunjungi berbagai situs dalam rangka update pengetahuan • Artikel, jurnal, situs spesifik • E-book • E-laboratory • E-news • E-library • E-learning (perform) terbagi atas : • Perform-procedure membelajarkan langkah demi langkah tugas (task), contoh training keterampilan komputer • Perform-principle membelajarkan berbasis prinsip di mana jawaban tidak hanya satu, contoh training tentang bagaimana mendisain web

44. WEB-BASED LEARNING Pedoman untuk mempertimbangkan implementasi Web-based learning : Prinsip 1 : sistem adalah seperangkat komponen yang terorganisasi dan mempunyai tujuan. Pengembang jangan hanya terpaku pada guru, siswa, materi, tetapi juga memperhatikan komponen biaya pengembangan dan biaya-biaya lain  dipertimbangkan bentuk pembelajaran, biaya yang diperlukan, seberapa jauh tujuan tercapai Prinsip 2 : perubahan dari 1 komponen menyebabkan perubahan di setiap komponen yang lain dalam sistem tersebut. Memperkenalkan pembelajaran melalui web membutuhkan pertimbangan terhadap perubahan aspek-aspek sistem yang lain. Bagaimana perubahan yang terjadi terhadap penggunaan buku teks, bagaimana pengembangan fungsi perpustakaan, apakah penyediaan fasilitas sistem informasi cukup memadai. Prinsip 3 : setiap sistem pendidikan berbeda. Setiap sistem unik meskipun secara makro tampak komponen sama seperti siswa, guru, penilaian, penyampaian, pengelolaan, tetapi setiap sistem yang dibangun memiliki lingkungan dan penekanan kebutuhan yang berbeda.

45. 5 TINGKATAN PENGGUNAAN WEB 5 tingkatan penggunaan web dalam kegiatan persekolahan, yang memperlihatkan kontinum dari penggunaan berdasarkan kebutuhan mendasar sampai kepada penggunaan lanjutan (Harmon & Jones, 1999)

46. Level 1 : Informational • Pada level ini penggunaan web hanya pada pemaparan informasi. • Masalah yang perlu diperhatikan  penanggungjawab updating konten, pemilik konten, pemeliharaan • Contoh : informasi peraturan sekolah, kalender akademik, pengumuman kegiatan khusus, silabus, kontak informasi untuk menghubungi pihak sekolah • Level 2 : Supplemental • Pada level ini penggunaan web lebih ditujukan melihat dampak aktual di kelas. Guru membuat handout yang diupload ke web. • Masalah yang perlu diperhatikan  menurunnya keinginan siswa untuk masuk kelas, pemilahan bahan untuk di kelas atau di web • Contoh : handout, bahan ajar yang dibuat melalui powerpoint, penuntun belajar menghadapi tes, pekerjaan rumah • Level 3 : Essential • Pada level ini penggunaan web ditujukan melibatkan siswa. Siswa harus mengakses web sebagai bagian dari proses belajar. • Masalah yang perlu diperhatikan  keterampilan siswa mengakses internet, kemampuan guru dalam teknologi informasi • Contoh : latihan secara interaktif, penggunaan buletin board

47. Level 4 : Communal • Pada level ini penggunaan web sudah lebih kompleks. Guru tidak hanya membuat informasi yang on-line tetapi juga harus mengelola lingkungan belajar. Siswa mulai mengumpulkan pengetahuannya sendiri, bertanggungjawab atas pembelajarannya. Pada level ini pembelajaran diarahkan kepada high-order thinking skills dan problem solving • Masalah yang perlu diperhatikan  pengelolaan sistem persekolahan secara menyeluruh, keamanan informasi • Contoh : penggunaan chat dan email, siswa membuat sendiri halaman web untuk topik tertentu, kerjasama antar guru di tempat berbeda • Level 5 : Immersive • Pada level ini guru dan siswa berinteraksi baik secara langsung on-line maupun berinteraksi dengan pengetahuan (on-line). Kelas benar-benar menjadi komunitas belajar di mana pengetahuan diperoleh, dikreasi, dan didistribusikan berbasis egalitarian • Masalah yang perlu diperhatikan  persiapan yang matang dalam hal alokasi waktu, pengelolaan kelas, jumlah siswa dalam 1 kelas • Contoh : siswa melakukan penelitian dan dan mempublikasikan secara on-line, makalah on-line

48. KETERBATASAN WEB-BASED LEARNING • Masalah penyediaan sarana prasarana baik bagi siswa, maupun sekolah • Kurangnya tenaga pendidik yang trampil berteknologi, kreatif, dan inovatif untuk menyusun bahan ajar berbasis web yang interaktif dan dapat selalu diperbaharui • Masyarakat masih mengutamakan formalitas dan legalitas (belajar konvensional) • Disiplin dalam belajar masih kurang, sedangkan dalam belajar berbasis web sangat ditekankan pada disiplin mandiri • Validitas hasil ujian

49. APLIKASI PEMBELAJARAN BERBASIS WEB • Silabus berbasis web • E-mail • Forum diskusi elektronik (mailing list) • Bahan kuliah on-line • Buku nilai on-line • Ujian berbasis komputer

50. Sistem Informasi Pemerintah Daerah