Pengurusan Sistem Maklumat dan Kaitan dengan Organisasi Pendidikan

1. Pengurusan Sistem Maklumat dan Kaitan dengan Organisasi Pendidikan

2. Apakah PSM? • Tiada definisi yang diterima secara universal • Banyak definisi mengikut apa yang dirasakan atau difikirkan sesuai oleh penulis • Banyak definisi mengaitkan PSM dengan pemprosesan data menggunakan komputer

3. Apakah PSM? • PSM: Gabungan sumber manusia dengan sumber berasaskan komputer yang melibatkan aktiviti pengumpulan, penyimpanan, retrieval, komunikasi dan penggunaan data untuk tujuan mempercekapkan pengurusan

4. PSM berfokus keputusan Proses PSM Proses pengguna Aliran Maklumat Aliran Data Keputusan

5. Apakah PSM? • PSM secara kualitatifnya adalah berbeza daripada sistem pemprosesan data • Penglibatan pengurusan dan interaksi antara pengurusan dengan pakar maklumat adalah kunci utama kepada kejayaan rekabentuk PSM

6. Apakah PSM? • Untuk kuliah ini PSM didefinisikan seperti berikut: Suatu sistem untuk mengubah data daripada sumber dalaman dan luaran kepada maklumat dan menyalurkan maklumat tersebut dalam bentuk yang sesuai kepada pengurus di semua tahap yang melakukan pelbagai fungsi bagi membolehkan mereka membuat keputusan (yang efektif dan tepat pada masanya) untuk perancangan, pengarahan dan pengawalan aktiviti yang dipertanggungjawabkan kepada mereka

7. Masalah dengan PSM • Walaupun dengan menggunakan komputer yang canggih, kajian di USA dan UK menunjukkan terdapat beberapa masalah dengan PSM • Kurang penglibatan pengurusan dalam reka bentuk PSM • Terlalu memberi penekanan kepada aplikasi pemprosesan data • Kurang pengetahuan pengurusan tentang komputer • Pakar maklumat yang tidak jelas dengan keperluan maklumat pihak pengurusan dan masalah organisasi • Kurang sokongan daripada pengurusan atasan

8. Faktor Pembentukan dan Operasi PSM Tingkah laku Keperluan Pengetahuan untuk PSM Konsep Umum Sistem Keadaan data, maklumat dan komunikasi Tahap dan fungsi pengurusan Kaedah dan teknik perancangan dan membuat keputusan Pengaruh Teknologi Maklumat Struktur dan proses organisasi Prinsip kawalan: maklum balas

9. Keadaan Data, Maklumat dan Komunikasi • Pemprosesan data kepada maklumat dan komunikasi - menghasilkan maklumat kepada pengguna adalah perkara penting dalam PSM • Data ialah hasil pengumpulan fakta dan angka yang disimpan, dianalisis, dibanding, dikira untuk menghasilkan mesej dalam bentuk yang dikehendaki oleh pengguna (ini yang dikatakan maklumat)

10. Keadaan Data, Maklumat dan Komunikasi • Dalam mereka bentuk PSM, selain menghasilkan laporan biasa, perkara seperti sumber maklumat, cara maklumat itu akan disebarkan dan makna yang terdapat dalam maklumat perlu juga diberi perhatian. Ini penting kepada pereka bentuk sistem maklumat dan pengguna • Sebagai rumusan, data memerlukan kos; maklumat yang disampaikan dengan baik dan diambil tindakan akan memberi nilai sebenar.

11. Konsep umum sistem • Banyak konsep Teori Umum Sistem (General System Theory) boleh digunakan untuk organisasi dan PSM • TUS memberi penekanan bukan sahaja kepada keperluan untuk mengkaji dan menganalisis bahagian-bahagian dalam sistem atau organisasi (pendekatan reductionist) juga perlu melihat sistem atau organisasi secara keseluruhan (pendekatan holistik) • Sistem meliputi sub-sistem atau organisasi mempunyai jabatan dan bahagian di mana semua ini berinteraksi antara satu dengan lain

12. Konsep umum sistem • Hubungan antara jabatan ini perlu diberi perhatian, jika tidak keseluruhan sistem tidak dapat berfungsi dengan efisien dan akan menjadi lambat untuk memberi tindak balas kepada perubahan – yang sangat penting untuk terus hidup • Pendekatan reductionist mengabaikan hubungan antara jabatan dan memberi perhatian kepada setiap jabatan secara berasingan sebagai satu entiti tersendiri (sebenarnya tidak begitu)

13. Struktur dan Proses Organisasi • Organisasi berusaha mendapat struktur yang mempunyai prosedur dan objektif yang boleh disesuaikan dengan perubahan dalam persekitaran • PSM sepatutnya menolong organisasi mencapai objektif ini, merancang dan mengawal proses dan operasi, menangani ketidaktentuan dan sesuaikan dengan perubahan, dan juga menggerakkan perubahan • Pereka bentuk sistem maklumat perlu peka kepada pelbagai pengaruh ke atas organisasi • Ini termasuk perubahan kepada corak pengurusan organisasi yang bermula dengan konsep mekanistik kepada idea yang mengiktiraf manusia dan ciri-cirinya

14. Tahap dan Fungsi Pengurusan • Nilai maklumat bergantung kepada tindakan yang diambil hasil daripada mengguna maklumat • Pakar maklumat perlu tahu jenis tugas dan fungsi pengurusan supaya mereka dapat menghasilkan maklumat yang boleh digunakan oleh pihak pengurusan • Biasanya tugas dan fungsi pengurusan berbeza antara satu dengan yang lain mengikut tahap kedudukan mereka dalam organisasi

15. Tahap dan Fungsi Pengurusan • Fungsi pengurusan boleh dikelompokkan kepada 5 bidang • Perancangan • Membuat keputusan • Menyusun dan mengkoordinasi • Kepimpinan dan motivasi • Kawalan

16. Tahap dan Fungsi Pengurusan • Secara umumnya, terdapat tiga tahap pengurusan dalam organisasi: • Pengurusan atasan atau strategik • Pengurusan peringkat tengah atau taktikal • Pengurusan junior atau operational • Daripada 5 bidang tugas, 3 yang banyak perlukan maklumat iaitu: • Perancangan • Membuat keputusan • Kawalan

17. Kaedah dan teknik perancangan dan membuat keputusan • Tugas utama pengurusan ialah merancang dan membuat keputusan • Perancangan ialah proses menentukan terlebih dahulu apa yang akan dilakukan dan bagaimana ia akan dilakukan • Hasil perancangan ialah rancangan yang akan menjadi panduan dalam menjayakan sesuatu aktiviti atau tindakan • Perancangan berkait rapat dengan membuat keputusan • Tanpa keputusan dan tindakan, proses perancangan menjadi tidak bermakna

18. Kaedah dan teknik perancangan dan membuat keputusan • Untuk memastikan perancangan dan keputusan dibuat dengan baik, maklumat yang diperoleh oleh pengurusan mestilah tepat dan sesuai • Pereka bentuk PSM mesti tahu jenis perancangan dan keputusan yang akan dibuat oleh setiap tahap pengurusan supaya maklumat yang tepat dan sesuai dapat disalurkan • Membuat keputusan boleh diklasifikasikan kepada bidang yang diprogramkan dan bidang tidak diprogramkan

19. Kaedah dan teknik perancangan dan membuat keputusan • Keputusan diprogramkan ialah keputusan yang rutin dan berulang di mana peraturan keputusan diketahui • Keputusan tidak diprogramkan adalah keputusan yang tidak distrukturkan dan keadaan masalah dan peraturan keputusan adalah kompleks dan tidak banyak difahami. Maklumat dan prosedur yang berbeza diperlukan bagi jenis keputusan yang berlainan • Oleh itu, PSM mesti direka bentuk mengikut jenis keputusan bagaimana keputusan diambil, bagaimana pembuat keputusan mengaitkan keputusan dengan organisasi, keadaan organisasi, persekitarannya dan sebagainya

20. Kaedah dan teknik perancangan dan membuat keputusan • Kedua-dua pihak pengurusan dan pakar maklumat perlu faham dan menerima penekanan ini dan ini merupakan prasyarat kepada reka bentuk PSM yang efektif • Pengurus dan sistem yang membantu mereka mesti membezakan antara keberkesanan (effectiveness) dan kecekapan (efficiency) • Keberkesanan  melakukan dengan betul yang menghasilkan hasil yang dikehendaki • Kecekapan  mengukur penggunaan sumber untuk mencapai hasil

21. Kaedah dan teknik perancangan dan membuat keputusan • Ada organisasi yang mungkin menghasilkan dengan cekap output yang salah dan oleh itu dianggap sebagai organisasi yang tidak efektif • Pengurusan yang baik memberi tumpuan kepada apa yang mesti dilakukan sebelum memikirkan bagaimana ianya patut dilakukan dan sistem maklumat perlu membantu mereka melakukannya

22. Prinsip Kawalan • Banyak usaha pengurusan peringkat bawah dan tengah tertumpu kepada kawalan • Kawalan ialah proses memastikan operasi berjalan sepertimana yang dirancang • Biasanya dilakukan dengan membandingkan hasil sebenar dengan target yang ditetapkan. Perbezaan yang wujud akan diperbaiki terutamanya menyelaraskan input supaya aktivitinya berada di atas landasan mencapai target yang ditetapkan

23. Prinsip Kawalan • INPUT  PROSES  OUTPUT  MEMANTAU DAN MEMBANDINGKAN  MENYESUAIKAN INPUT (Feedback control loop) • Jika sistem maklum balas sedia ada tidak dapat mengawal proses secukupnya, maka agak sesuai jika digunakan FEEDFORWARD • Feedforward  memantau di peringkat awal proses, membantu membuat penyesuaian dengan cepat dan bukan menanti di peringkat akhir

24. Pengaruh Teknologi Maklumat • IT meliputi komputer, telekomunikasi dan elektronik dan banyak mempengaruhi semua aspek kehidupan termasuk organisasi dan PSM • Tiga jenis sistem menggunakan IT • Pemprosesan data (transaksi) • Sistem sokongan pejabat  pemprosesan perkataan, email, telefon dan faks • End User Systems  menyediakan kepada pengurusan bantuan terus berkait dengan kerja mereka (DSS, Expert System, Executive Information System)

25. Pengaruh Teknologi Maklumat • IT jika disalah guna tanpa menjalankan analisis yang lengkap tentang sesuatu masalah pengurusan dan organisasi, maka ia tidak memberi faedah, sebaliknya wang dihabiskan • Begitu juga pekerja yang akan mengendalikan komputer yang tidak mendapat latihan secukupnya tidak akan dapat membuat kerja dengan sebaiknya

26. PERUBAHAN YANG MEMBERI KESAN KEPADA ORGANISASI • Lebih banyak persaingan • Kadar yang cepat • Masyarakat dan industri • Barangan keluaran menjadi obsolete • Cita rasa manusia yang berbeza dan berubah-ubah • Pengetahuan dan kemahiran menjadi obsolete sebab keperluan berubah • Corak kerja dan amalan perlu dikemaskini • Perkembangan maklumat dengan cepat

27. PERUBAHAN YANG MEMBERI KESAN KEPADA ORGANISASI • Globalisasi • Bincangkan cabaran globalisasi dalam pendidikan • Bincangkan kesan globalisasi kepada pendidikan

28. USAHA KE ARAH KUALITI DAN PRODUKTIVITI • Bertambahnya persaingan dan cita rasa pengguna membuat semua jenis organisasi berusaha ke arah mempertingkatkan produktiviti dan kualiti • Ini tidak terkecuali dalam bidang pendidikan  zero defect, ISO 9000 • Just-in-time Systems (JIT)  menghasilkan item yang diperlukan yang berkualiti tinggi dan tepat pada waktu dikehendaki. Elemen utama JIT: • Zero inventory • Elimination of non value-added activities • Zero defect • Short set-ups • Batch size • 100% on time deliveries • Demand-pull

29. USAHA KE ARAH KUALITI DAN PRODUKTIVITI • Penggunaan teknik pengeluaran yang efisien seperti JIT dan penggunaan komputer dan robot (Advanced Manufacturing Technology) telah membolehkan syarikat seluruh dunia menjadi lebih berjaya • Peningkatan dalam penggunaan IT telah membolehkan masyarakat bank dan binaan mempertingkat perniagaan dan mengurangkan jumlah pekerja • Usaha menswastakan syarikat kerajaan juga mempertingkat mutu perkhidmatan dan barang keluaran syarikat

30. PERUBAHAN CORAK PEKERJAAN • Banyak pekerja separuh masa • Bertambah pekerja wanita • Banyak pekerja sementara • Perubahan teknik perusahaan memerlukan pengetahuan dan kemahiran baru • Lebih pekerja berkemahiran dan berpengetahuan diperlukan • Perubahan ini juga membawa kesan tidak baik kepada masyarakat seperti tekanan bertambah, rasa tidak selamat, jurang bertambah besar antara orang berpendapatan dengan tidak berpendapatan, kesihatan merosot, kemungkinan bertambah jenayah