TJT-A26 Tietotyö ja sen välineet cc.jyu.fi/~pmakkone/tjt-a26

1. TJT-A26Tietotyö ja sen välineethttp://www.cc.jyu.fi/~pmakkone/tjt-a26 Luento 2:Henkilökohtainen tietotyö ja sen tuottavuus ja kuinka henkilökohtaista tietotyötä voidaan tukea tietotekniikan avulla The main points of the second lecture can be found in English at the address HTTP://JARING.NMHU.EDU/notes/Mis423/ch3.html Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

2. Tiedon rooli yrityksessä tai muussa toimintayksikössä • Nykyisen käsityksen mukaan tieto ja tietotekniikka liittyvät toisiinsa toimintayksiköissä. Nämä voivat tukea organisaation toimintaa kolmella tavalla • Tuotteet ja palvelut • Tietotekniikka voi olla upotettu tuotteeseen (katso esim. www.nokia.com) tai palveluun(katso esim. www.merita.fi) • Liiketoiminnan prosessit • Tietotekniikka voi olla liiketoiminnan prosessien uudelleenorganisoinnin keskeinen tekijä. Tällöin tavoitteena on nopeuttaa yrityksen erilaisia prosesseja (sis. esim. tavaroiden toimittamista ym. konkreettista). Katso esim. Microsoft Finlandin esimerkit • Tietotyö • Tiedon käsittely eri tehtävissä informaation tuottamiseksi Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

3. Organisaation tietojenkäs. järjestelmä ja henkilökohtainen tietojenkäs. järjestelmä Pääsy ulkopuolisiin järjestelmiin Henkilöhtainen tietojenkäs. järjestelmä Organisaation tietojenkäs. järjestelmä Liittymä organisaation ja yksilön järjestelmän välillä Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

4. Organisaation tietojenkäsittelyprosessit • 1. Tietojärjestelmien kokonaissuunnittelu organisaatiota varten sisältäen tekniset ja hallinnolliset komponentit (esim. yo:n tietohallinto) • 2. Teknologia, tieto ja henkilöstö infrastruktuurien kehittäminen, toteuttaminen ja ylläpito • 3. Ydinsovellusohjelmien kehittäminen ja käyttöönotto (esim. opintosuoritusrekisteri) • 4. Organisaation tietojärjestelmien ja sen sovellusohjelmien ylläpito • 5. Käytön tuki (esim. Atk-keskuksen neuvonta) Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

5. Henkilökohtaisen tietojenkäsittelyjärjestelmän tarve • Roolit • 1.Tukea sellaisia aktiviteetteja, jotka eivät saa tukea koko organisaation tietojärjestelmältä • 2.Tuki henkilökohtaisiin tiedon haku ja käsittely tehtäviin Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

6. Henkilökohtaisen tietojenkäsittelyn tehtäviä Epäsäännöllisesti Säännöllisesti Esim. Tarkista päivittäinen tuotanto, myynti etc. Rutiininomaisesti Esim. Laadi veroilmoitus Esim. analysoi ja luokittele tuotepuuteluettelo Ei-rutiininomaisesti Esim. Arvio ehdotetun hankinnan kannattavuutta Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

7. Henkilökohtainen tietotyö • Käsitteitä • Tehtävä (task) • Tehtäviä tietotyön tekijällä on kolmentyyppisiä • 1) Työlle ominaisia tehtäviä • 2) Tiedon hankintaa ja ylläpitoa • 3) Työn hallintaa ja ohjausta • Aktiviteetti • Jokaiseen tehtävätyyppiin liittyy neljäntyyppisiä aktiviteetteja • 1) Tiedonhankintaa 2) Suunnittelua • 3) Päätöksentekoa 4) Kommunikointia • 5) Lisäaktiviteetit (kuten kirjoittaminen, tekstinkäsittely, tiedostojen haku ja käsittely, viestien käsittely) Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

8. Työlle ominaiset tehtävät • Työlle ominaisten tehtävien tuloksena on konkreettisia lopputuloksia. Esim. • Budjetin laatiminen • Budjettien analysointi • Projektien suunnittelu • Uusien liiketoiminnan mahdollisuuksien kartoitus Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

9. Tiedon keruu ja ylläpitotehtävät • Tiedon keruun ja ylläpidon tarkoituksena ammattitaidon ylläpito. Esimerkkejä: • Ammattikirjallisuuden tutkiminen • Kokouksiin osallistuminen • Uuden teknologian opiskelu • Uusien tietokoneohjelmien opiskelu • Yhteistyöverkoston ylläpito Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

10. Työn hallinnan tehtävät • Nämä sisältävät tehtävien järjestämisen niin, että ne tulevat tehokkaasti hoidettua • Esim.: • Useiden tehtävien järjestyksen määrittely • tietolähteiden varmistaminen Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

11. Lähestymistapa henkilökohtaisen tietotyön ja sen tietotekniikkatuen analysoimiseksi • Tehtävä-aktiviteettimatriisi • Vaiheet • Määrittele tehtävät • Arvioi tehtävien vaatima panos • Arvioi tehtävien vaatimat aktiviteetit • Tulkitse tehtävä-aktiviteetin matriisia ja arvioi tietotekniikan tukea tehtävien suorittamiseksi Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

12. Esimerkki tehtävä/aktiviteettimatriisista • http://jaring.nmhu.edu/notes/Mis423/prof.html Lisäksi luennolla läpi käytävä ja jaettava esimerkki! Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

13. Esimerkki tehtävä-/aktiviteettimatriisin tulkinnasta • Esimerkki jaetaan ja käydään läpi luennolla Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

14. Kuinka henkilökohtaista tietotyötä voidaan tukea tietotekniikan avulla? • Elementit • Sovellusohjelmat ja niiden oikea käyttö • Tiedonhallinta • Tietoliikenneyhteydet ja jo olemassa olevan tiedon hyödyntäminen • Huomioitava on kuitenkin, että eri ohjelmistojen ja laitteiden teho riippuu tilanteesta (kontekstista) • esim. opetusohjelmat ja tietokoneavusteiset oppimisympäristöt: • ”the success of a computer-supported learning environment depends not just on the software, but on the context in which that software is used” Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

15. Sovellusohjelmat tietotyön tehostajina (keskeisiä esimerkkejä) • Tekstinkäsittely • Asiakirjapohjat • Ohjelman mukana tulevat ja itse tehdyt • Tyylit • Ohjelman mukana tulevat ja itse tehdyt • Makrot • Automaattiset toiminnot (tunnisteet, sis. luettelot, hakemistot yms.) • Esitysgrafiikka • Valmiit rakenteet, ulkoasut ja kaaviopohjat Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

16. Taulukkolaskenta • Mitä jos analyysit ja vaihtoehtojen vertailu • Makrot • Internet(WWW)-selaimet • Kirjanmerkit ja niiden kansiointi (folders) Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

17. Tiedonhallinta (keskeisiä esimerkkejä) • Hakemistorakenteet • Tietokantaohjelman hyödyntäminen • osoitteistot, operatiivinen toiminta (raportit, laskut yms.) • Ajankäytön hallinta (kalenteri) Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

18. Tietoliikenneyhteydet ja olemassaolevan tiedon hyödyntäminen • Lähiverkot • Tiedot verkon palvelijakoneella (client-server-ratkaisu) tai muilla tietokoneella(peer to peer-verkossa) • Internet • WWW (World Wide Web) • Uutisryhmät (News) • FTP (File Transfer Protocol) • muut • Internetin yhteydessä on huomattava digitaaliset tekijänoikeudet Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

19. Tärkeitä asioita turvattaessa tietokoneen käytön tehokkuutta ja luotettavuutta työssä • Virheiden kumoamisen osaaminen • Tiedon varmuuskopiointi ja palauttaminen • Arkistointi ja muistissa säilyttäminen • Henkilökohtainen tietoturva Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

20. Virheiden kumoamisen osaaminen • Kumoa-toiminto sovellusohjelmissa ja käyttöjärjestelmissä (Edit-Undo) • Roskakori (Recycle Bin) Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

21. Tiedon varmuuskopiointi • Tallenna kovalevylle kun teet töitä tasaisin väliajoin tietyn taktiikan mukaan. Tallennus voi olla myös ohjelman automaattitallennus • Varmuustallennus toiselle tietovälineelle tasaisin väliajoin • Tallenna varmuuskopio työskentelyn lopuksi (levyke, lähiverkon levy, WWW-palvelin jne.) Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

22. Jyväskylän yliopiston atk-keskuksessa on suositeltavaa tehdä oma hakemisto D-levylle OMA-hakemiston alle. Tämän omalla nimellä tehdyn hakemiston alle voidaan tallentaa omat tiedostot työskentelyn aikana/lopuksi (kohta 1). Työskentelyn aikana (kohta 2) ja lopuksi tehdään varmuuskopiot omalle levykkeelle sopiviin hakemistoihin. Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

23. Arkistointi ja muistissa säilyttäminen • Kaikkien päättyneen projektin tiedostojen arkistointi • Kaikkien niiden tiedostojen arkistointi jotka ovat tiettyä päivää vanhempia • Niiden tiedostojen arkistointi, jotka dokumentoivat projektin edistymisen • Arkistoinnin ohjelmina käytetään tiedonpakkaaja ohjelmia (esim. WinZIP-ohjelmat-Kts. esim. Tucows (compression utilities)) Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

24. Henkilökohtainen tietoturva • Huomioitavia tekijöitä • Salasanat järjestelmään (koneeseen) tai tiedostoihin pääsemiseksi (vrt. atk-keskus) • Arkaluonteisen tiedon tallentaminen piilotettuihin hakemistoihin ja tiedostoihin • Enkryptaus (salakirjoittaminen) suojaa arkaluonteisia tiedostoja • Viruksiin on varauduttava Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

25. Virukset • Tietokonevirus on ohjelmakoodia, joka pystyy automaattisesti liittämään itsestään itsestään leviämiskelpoisen kopion muihin ohjelmiin (Marko Helenius-Tampereen yo) • Virukset siis tarttuvat muihin ohjelmiin ja lisääntyvät tartuttuaan • Esimerkkejä viruksista ovat mm. Troijan hevonen, tietokonemato, looginen pommi • Virustyyppejä ovat ohjelmatiedostovirus, käynnistyslohkovirus ja makrovirus Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

26. Kuinka viruksia voi torjua? • Käytä vain alkuperäisiä ohjelmistoja • Älä avaa hämäperäisistä paikoista saatuja tiedostoja (esim. word-liitetiedostot on tarkistettava ensin) • Käytä viruksen torjuntaohjelmia • Muistinvaraiset torjuntaohjelmat • Virusten etsintäohjelmat • Viruksen torjuntaohjelmia on • Kaupallisia • Ilmaisia • Katso esim. Tucows (www.tucows.fi) Luento 2-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001