Toimistopalvelut Opettajan aineisto

1. ToimistopalvelutOpettajan aineisto Kirsti Kosonen Lea Pekkanen

2. Sisällys • Luku 1 Työssä toimistossa • Luku 2 Toimiston työ- ja viestintävälineet • Luku 3 Toimiston palvelutehtävät • Luku 4 Toimisto palvelee • Luku 5 Laskutus ja reskontrat • Luku 6 Palkanlaskenta • Luku 7 Toimistotyön kehittäminen ja oman työn suunnittelu

3. 1 Työssä toimistossa 1.1 Toimistotyö 1.2 Toimistotyö on tiedon käsittelyä 1.3 Monia tapoja hoitaa toimistotöitä 1.4 Toimistotyö ja kestävä kehitys 1.5 Toimistotyön haasteita 1.6 Työsopimus 1.7 Työsopimuksen sisältö 1.8. Työsuhteen irtisanominen 1.9 Irtisanomisajat 1.10 Toimisto ergonomisena työympäristönä 1.11 Näyttöruudun sijoittaminen 1.12 Hyvä istuma-asento 1.13 Hiirijumppa 1.14 Tietoturva 1.15 Turvallisesti netissä Tehtävät

4. 1.1 Toimistotyö • Olennainen osa liiketoimintaa. • Kaikissa organisaatioissa, niin pienissä kuin suurissa, on hoidettava tietyt toimistotyöt: • lakisääteiset työt (esim. palkanmaksu) • toiminnan luonteesta johtuvat työt (vrt. kioski, tavaratalo, paperitehdas). • Toimistotyötä sisältyy yrityksen • ohjaustoimintoihin • esim. suunnittelu, tavoitteiden asetanta, päätöksenteko • perustoimintoihin • esim. pankki, tilitoimisto, vakuutus, toimitustyö, asiantuntijapalvelut • tukitoimintoihin. • esim. rahoitus, tuotekehitys, markkinointi, henkilöstöhallinto

5. 1.2 Toimistotyö on tiedon käsittelyä • Tietoa • vastaanotetaan • muokataan • siirretään • tallennetaan. • Tiedon on oltava oikeaan aikaan oikeassa paikassa ja käsiteltävässä muodossa. • Sidosryhmät • asiakkaat • tavarantoimittajat • rahoittajat • julkinen valta • omistajat Yritys

6. 1.3 Monia tapoja hoitaa toimistotöitä Esimerkiksi • suurissa yrityksissä tehtäviin erikoistuneet työntekijät (sihteerit, palkanlaskijat) • pienissä yrityksissä monialaosaajat • asiantuntijayrityksissä itsepalvelu • ostopalvelut.

7. 1.4 Toimistotyö ja kestävä kehitys

8. 1.5 Toimistotyön haasteita • Pidä huolta omasta osaamisestasi: • monialaisuus, joustavuus • sopeutuminen muutokseen • ryhmä- ja tiimityötaidot • elinikäinen oppiminen • Itsepalvelun periaate – • työstä selviydyttävä omin avuin: • tekstinkäsittely ja taulukkolaskenta • sähköposti • kopiointi, faksi • tiedonhaku verkosta • liikesalaisuus ja tietoturva • salasanat • puhelut • asiakirjojen säilytys • kassakaappi, paloturvakaappi • kulunvalvonta • roskakorit • siivoushenkilöstö • disketit, kasetit • Kansainvälistyminen – • pidä pallo hallussa ja langat käsissä: • kansainvälisen kaupan toimintakuviot • viestintä verkossa • kielitaito • kulttuurien tuntemus Uusi teknologia antaamahdollisuuksia: PIDÄ HUOLTA TIETOTURVASTA

9. 1.6 Työsopimus

10. 1.7 Työsopimuksen sisältö • työnantajan nimi • työntekijän nimi ja henkilötunnus • työsuhteen alkamispäivä • työsopimuksen voimassaoloaika (toistaiseksi tai määräajaksi) • peruste määräajalle (esimerkiksi sijaisuus) • mahdollinen koeaika (enintään 4 kk, virkasuhteisilla enintään 6 kk) • työtehtävät • työaika • palkan suuruus ja mahdollinen ajallinen porrastus (esim. koeajan jälkeen tietty summa) • irtisanomisaika • mahdolliset esimerkiksi lomaoikeuteen liittyvät asiat

11. 1.8 Työsuhteen irtisanominen • Työsuhde voidaan irtisanoa koeajan ulkopuolella mm. seuraavin perustein: • työntekijästä johtuvat perusteet • työntekijän perusteettomat poissaolot • työnantajan ohjeiden vastainen menettely • työn laiminlyönti tai työn suorittaminen huolimattomasti • työntekijän sopimaton käytös • työntekijän soveltumattomuus työhön • kilpaileva toiminta ja työnantajan liikesalaisuuksien paljastaminen ulkopuolisille • työnantajasta johtuva peruste. • taloudelliset ja tuotannolliset syyt, esim. yrityksen tuotteiden kysynnän voimakas ja pysyvä pieneneminen • Kaikkien perusteiden on oltava vakavia ja toistuvia.

12. 1.9 Irtisanomisajat

13. 1.10 Toimisto ergonomisena työympäristönä • Ergonomia on työn sovittamista ihmisen mukaan: ergonomian avulla pyritään ehkäisemään ennalta työntekijöiden työperäisiä fyysisiä ongelmia ja lisäämään työympäristön viihtyisyyttä. • EU:n näyttöpäätedirektiiviin pohjautuva valtioneuvoston päätös näyttöpäätetyöstä 1405/93 velvoittaa työnantajan huolehtimaan työpisteen ergonomiasta. • Päätöksen pääkohdat: • työpiste on arvioitava • työtä pitää tauottaa tai monipuolistaa • työympäristön vähimmäismääräykset pitää täyttää • työstä ja laitteiden käytöstä on saatava opastusta • näöntarkastus pitää tehdä määräyksien mukaan • työntekijälle on tarvittaessa hankittava sopivat silmälasit.

14. 1.11 Näyttöruudun sijoittaminen • Näyttöpääte on sijoitettava riittävän alas. • Katselukulman tulisi olla • istuttaessa n. 25 astetta • nojattaessa 35–45 astetta. • Katselukulmasta saadaan sopiva, kun • katseluetäisyys on 50–60 senttimetriä • ylin tekstirivi on 20–28 senttimetriä katsekorkeuden alapuolella. • Hyvässä asennossa hartiat pysyvät rentoina ja silmälihasten kuormitus on mahdollisimman pieni, jalat ovat tukevasti lattialla ja kyynärvarret pöydällä.

15. 1.9 Hyvä istuma-asento

16. 1.10 Hiirijumppa

17. 1.11 Tietoturva • Keskeneräisten asioiden säilytys • Tietoa sisältävien jätteiden hävitys • Tallennettujen tietojen tietoturvan säilyminen • Tietojärjestelmien suojaaminen viruksilta ja hakkereilta

18. 1.12 Turvallisesti netissä

19. Tehtävät: luku 1 • Luvun 1 tehtävät ovat pääasiassa havainnointi-, pohdiskelu- ja keskustelun virittelytehtäviä, joiden ratkaisut lähtevät kulloisestakin toimintaympäristöstä. • Tehtävien tavoitteena on saada opiskelijat kiinnittämään huomiota työympäristöönsä niin oppilaitoksessa, kotona kuin työssäoppimispaikoissakin. • Tehtävissä 4 ja 5 s. 28 käytä mallina oppikirjan s. 14 esimerkkiä tai etsi netistä työsopimuspohja. • Tehtävä 1 s. 28 • Tehtävä 11 s. 29

20. Tehtävä 1 s. 28Työpaikkailmoituksen esimerkkianalyysi • Tehtävänimike:myyntireskontran hoitaja • Tiimin jäsen, tehtävänä myyntireskontran hoito. • Sopii esim. taloushallintoonsuuntautuneelle merkonomille. • Osaamisen lisäksi edellytetään • kaupallista peruskoulutusta • hyvää organisointikykyä • kykyä suoriutua useista asioista samaan aikaan • kommunikaatiokykyä • positiivista asennetta • joustavuutta • numerotarkkuutta.

21. Tehtävä 11 s. 29Työympäristön vähimmäisvaatimukset koskevat • laitteita, esimerkiksi: • Kuvaruudun asennon, kontrastin ja kirkkauden on oltava helposti säädeltävissä. • Näppäimistön on oltava helppokäyttöinen ja sijoitettu siten, että työntekijä saa mukavan työasennon. • Työpöydän tai -tason on oltava riittävän suuri, ja sen ympärillä on oltava riittävästi tilaa. • Työtuolin on oltava tukeva ja säädeltävä, ja jokaiselle on pyynnöstä annettava käyttöön jalkatuki. • työympäristöä, esimerkiksi: • Työntekijällä on oltava työpisteessään riittävästi tilaa muuttaa asentoaan. • Valaistuksen on oltava riittävä, ja se on suunniteltava siten, että kuvaruudun katsominen on helppoa. • Häiritsevien heijastuksien ja häikäisyn syntyminen on estettävä. • Melutasoon, lämpötilaan, säteilyyn ja ilman kosteuteen on kiinnitettävä huomiota. • tietokoneen käyttöliittymää, esimerkiksi: • Ohjelmiston on oltava helppokäyttöinen ja tarkoituksenmukainen. • Järjestelmän on annettava käyttäjälle palautetta toiminnastaan ja näytettävä tieto sellaisessa muodossa ja sellaisella nopeudella, jota käyttäjä pystyy seuraamaan.