L’esperienza ventennale di una agenzia di congressi a Roma

1. Master di linguaggi del turismo e comunicazione interculturaleUniversità degli Studi Roma3 anno 2008/2009 L’esperienza ventennale di una agenzia di congressi a Roma

2. Il turismo congressuale nel mondo Le principali associazioni di categoria • MPI - Meeting Professionals International (25.000 cs membri in 80 Paesi) • ICCA – International Congress & Convention Association (membri in più di 80 Paesi)

3. Il turismo congressuale in Italia Le principali associazioni di categoria Il 27 ottobre 2004 nasce a Bologna Federcongressi che riunisce • AIMP • APICEF • Italcongressi/PCO • Meet in Italy • MPI Italian Chapter • SITE Italia

4. I soci Federcongressi • AIMP – Associazione Italiana Meeting Planners • APICEF – Associazione Professionisti e Imprese Congressi e Fiere • Italcongressi/PCO – Associazione Nazionale Imprese dell’Industria Congressuale • Meet in Italy – Associazione delle Destinazioni e dei Centri Congressi Italiani • MPI Italian Chapter – Associazione Internazionale dei Professionisti dell’Industria Congressuale • SITE Italian Chapter – Associazione Internazionale dei Professionisti dell’Incentivazione

5. Fatturato del Turismo Congressuale in Italia • Secondo i dati dell’Osservatorio Congressuale Italiano il fatturato annuo del settore si aggira intorno ai 23 miliardi di Euro • I dati più recenti sono stati presentati in occasione della BTC, Borsa del Turismo congressuale, tenutasi alla nuova Fiera di Roma dal 5 al 6 novembre 2009 e dovrebbero essere disponibili a breve nel sito dell’Osservatorio ".

6. Posizionamento Internazionale dell’Italia secondo i dati ICCA Secondo i dati ICCA: • nella classifica dei paesi, l'Italia è posizionata più o meno stabilmente, da 10 anni a questa parte, al 5º - 6º posto dopo USA, Germania, UK, Francia e Spagna. • Il numero dei convegni presi in considerazione è cresciuto negli ultimi 10 anni di circa il 37%. • Il nostro Paese è cresciuto meno degli altri: il 12% contro il 45% della Spagna, il 35% della Germania, il 24% Francia, il 15% UK, il 13% USA. • La prima città italiana è Roma, al 36º posto, dopo grandi capitali e metropoli, ma anche dopo città come Budapest, Seoul, Kuala Lumpur, Helsinki, Dublino, Santiago del Cile, Lisbona, solo per citarne alcune.

7. Agenzie per l’organizzazione di congressi in Italia • MPI Italian Chapter riunisce circa 300 soci tra planners e suppliers • Italcongressi/PCO riunisce circa 85 agenzie italiane per l’organizzazione di congressi

8. La BTC • La Borsa del Turismo Congressuale è la Fiera specializzata dedicata al settore congressuale e dei viaggi Incentive in Italia • Costituisce la più importante occasione di incontro tra l’offerta di servizi congressuali e i buyers, con una media di circa 6000 presenze • Esiste da 25 anni, è gestita da EXMEDIA, società controllata al 95% da TTG Itala Spa (Gruppo Rimini Fiera) • Negli ultimi 3 anni si è tenuta a Roma, ma il prossimo anno si terrà nel nuovo Palacongressi di Rimini in estate e non più in autunno

9. Symposia srl • È nata nell’88 e festeggia quest’anno i suoi 21 anni di attività • Opera sia nel campo dei congressi medici che in quello dei congressi istituzionali e scientifici • È provider ECM dal 2002 • Cura la segreteria di varie società mediche • AIGO Lazio 2. SoSTE/SITE Nazionale

10. Eventi organizzati nell’anno 2008 Settore medico farmaceutico • 6 importanti cicli di incontri di aggiornamento in anestesia e gastroenterologia • Un Master in chirurgia della mammella • Un Forum Nazionale di Gastroenterologia • Un congresso Trisocietario Laziale di Gastroenterologia • 3 congressi nazionali (SIMA, SoSTE, AIFEG) • 30 incontri di dimensione medio piccola su tutto il territorio nazionale

11. Eventi organizzati nell’anno 2009 • Settore medico farmaceutico • 4 cicli di incontri di aggiornamento in gastroenterologia • 3 convegni in gastroenterologia e chirurgia

12. Eventi organizzati nell’anno 2008 Settori Istituzionale e Scientifico • Congresso internazionale di Statistica Q 2008 Roma, 8 – 11 luglio • Congresso internazionale di Fisica EPS 2008 Roma, 24 – 29 agosto • Congresso internazionale sulla Elettroluminescenza EL 2008 Tivoli, 9 – 12 settembre

13. Eventi Organizzati nell’anno 2009 Settore Istituzionale e Scientifico • Convegno Internazionale Ivec, Roma 27 - 30 aprile • Convegno internazionale ECW-ECONOS, Enea Frascati, 25 – 27 maggio • Presentazione Rapporto Annuale ANIA, Roma, 2 luglio • Congresso Internazionale di Fisica QIPC, Roma 20 – 25 settembre • Convegno Internazionale Emslibs, Tivoli 27 – 30 settembre • Congresso Internazionale di Fisica ICCF15, Roma 5 – 9 ottobre • Evento internazionale per conto di AgCom, Capri 13 – 16 ottobre • 5 eventi nel settore dell’Energia in varie sedi istituzionali

14. Un Organigramma ben assortito Amministratore unico – Patrizia Pasolini (Genova) Event manager – Veronica De Angelis (Roma) Eventi manager – Mirta Varvesi (Roma) Responsabile Hotels ed Eventi ECM – Gui Costa (Capo Verde) Relazioni esterne – Andrea Sparisci (Roma e Romanista) Responsabile amministrativo – Stefano Palma (Roma e Romanista) Segreteria/contatti con i partecipanti – Sara Megale (Roma) Ufficio Acquisti – Odoardo Sodano (Catanzaro) Marketing e Nuovi progetti – Carla Lombardi (Roma) Accoglienza presso un cliente esterno – Giorgio Toesca (Roma)

15. Funzionamento generale dell’agenzia • Ruolo dell’amministratore unico e dell’event manager • Il committente: cliente/sponsor/responsabile scientifico • I fornitori ed il personale esterno • Gestione generale del convegno: • La divisione dei compiti ed il coordinamento da parte dell’event manager • Il controllo regolare delle attività organizzative • Il lavoro di equipe

16. Le nostre modalità operative • Professionalità e creatività nell’approccio al lavoro • Obiettivi, ovvero come far sì che l’incontro sia in ogni caso un successo • Organizzazione del lavoro di gruppo • Scelta dei fornitori/consulenti esterni • Controllo di qualità • Criticità, ovvero la gestione delle emergenze

17. Aspetti di bilancio di un convegno • Stesura e controllo del preventivo • Definizione del fee d’agenzia • Il controllo del mark up per ogni evento • Il preventivo come contratto con il cliente • Rapporti con i fornitori • La parte amministrativa: fatturazione attiva e passiva • Il consuntivo • L’invio al cliente ed il commento conclusivo

18. Il programma per l’organizzazione di convegni • Gestione del convegno su SEM 2000 • La raccolta delle iscrizioni con SEM on line • Le prenotazioni alberghiere • Organizzazione viaggi relatori e partecipanti • Il programma sociale e degli accompagnatori • I rapporti con i relatori e partecipanti • La fatturazione con SEM • Dati e statistiche

19. Fasi organizzative di un convegno Fase di pianificazione qualche mese prima dell’evento • Definizione del budget e delle fonti di finanziamento e delle eventuali quote di partecipazione • Scelta della sede, della data, durata dell’evento e numero dei partecipanti • Eventuale sopralluogo tecnico • Eventuale invio della proposta di sponsorizzazione ai possibili sponsor • Richiesta preventivo ai fornitori • Stesura del preventivo e discussione con il committente

20. Attività organizzative Da 90 gg a 60 prima dell’evento • Stesura del programma dei lavori • Contatti con i relatori/moderatori/presidenti ed eventuali autorità • Richiesta patrocini • Elaborazione bozza grafica del programma e degli stampati • Per i convegni medici: Accreditamento ai fini ECM – Pratica AIFA • Pubblicizzazione del convegno: sito del convegno, mailing, inserimento nei siti di interesse, diffusione a mano, affissione locandine • Eventuale creazione web form per iscrizioni on line con il programma Sem on line • Organizzazione viaggi relatori e partecipanti • Ideazione e promozione del programma sociale e degli accompagnatori

21. Attività finali prima del convegno • Raccolta delle iscrizioni e conferme ai partecipanti • Contatti con il personale esterno e relative conferme • Conferme ai fornitori • Invio istruzioni agli sponsor per il montaggio e smontaggio degli stand e spedizione materiali • Preparazione dei materiali per il convegno: segnanomi, badges, attestati, kit congressuali, documentazione ECM • Allestimenti tecnici e segnaletica presso la sede congressuale • Predisposizione della segreteria organizzativa in sede congressuale, del centro slides, della sala di regia e del desk di accoglienza

22. Attività in sede congressuale • Accreditamento dei partecipanti, degli sponsors, della stampa e dei relatori • Distribuzione kit congressuali e materiali ECM • Controllo elettronico delle presenze • Gestione delle presentazioni dei relatori • Assistenza con hostess/steward della sala principale e sale sottogruppi • Raccolta questionari di valutazione ECM a fine evento • Consegna degli attestati di partecipazione

23. Attività post-congressuali • Commenti con l’equipe circa lo svolgimento dell’evento e raccolta di eventuali suggerimenti migliorativi • Controllo delle fatture dei fornitori • Redazione del consuntivo e discussione con il committente • Ringraziamenti ai relatori ed agli sponsors • Controllo questionari ECM • Inserimento dei dati relativi ai questionari nel sito del Ministero della Salute • Stampa ed invio degli attestati ECM • Eventuale stampa e distribuzione atti del convegno

24. Conclusioni • Un settore in difficoltà, ma con delle prospettive di crescita • Possibilità di inserimento lavorativo • Le opportunità di stage presso le aziende del settore • Domande e commenti • Esercitazione pratica: • Redazione del preventivo di un congresso • Stesura di una lettera di proposta di sponsorizzazione • Commento dei risultati dell’esercitazione

25. Sarà possibile scaricare la documentazione sul sito, in symposia news: www.grupposymposia.it