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“Quando un sistema di posta elettronica di 5 anni fa non basta più”

“Quando un sistema di posta elettronica di 5 anni fa non basta più”. Pasquale D’Agnese Technology Advisor Divisione grandi clienti Microsoft Italia. Emanuele Paris Regional CIO Microsoft Corporation. Agenda. Il ruolo critico della e-mail A cosa deve rispondere un sistema di posta oggi

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“Quando un sistema di posta elettronica di 5 anni fa non basta più”

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Presentation Transcript

  1. “Quando un sistema di posta elettronica di 5 anni fa non basta più” Pasquale D’Agnese Technology Advisor Divisione grandi clienti Microsoft Italia Emanuele Paris Regional CIO Microsoft Corporation

  2. Agenda • Il ruolo critico della e-mail • A cosa deve rispondere un sistema di posta oggi • Perché Exchange 2003 Server • La piattaforma di collaborazione • Opportunità con Exchange 2003 Server • La sicurezza con Exchange 2003 Server • I costi di possesso (TCO) • Il futuro di Exchange

  3. Domanda • Che tipo di soluzione di posta elettronica avete? • Exchange 5.5 • Exchange 2000 • Exchange 2003 • Lotus Notes • Soluzione OpenSource (Sendmail, Postfix, altro) • Altro

  4. Il ruolo critico delle e-mail • La posta elettronica è ormai lo strumento di comunicazione e collaborazione più utilizzato dagli utenti • Da un efficiente sistema di messaggistica dipende oggi la produttività e l'efficienza di realtà aziendali di qualsiasi dimensione • Secondo una ricerca di Meta Group (http://www.metagroup.com/letter/eMailvsPhone.html) • L’80% dei dirigenti aziendali preferisce l’e-mail al telefono • Il 74% giudica un guasto al sistema di messaggistica aziendale come il danno più critico per i sistemi IT

  5. A cosa deve rispondere un sistema di posta oggi • Non solo mail • Calendario, contatti, attività, oltre alla posta • Multicanalità in sicurezza • Tecnologia che abilita la collaborazione • Soluzione mission critical • SLA stringenti su disponibilità del servizio e tempi di recovery • Attenzione alla bontà delle informazioni • Spamming e Virus • Efficienza IT per i servizi di posta • Consolidamento e semplicità di gestione • Ottimizzazione nell’uso delle risorse

  6. Perchè Exchange 2003 Server IDC: Giugno-Settembre 2004

  7. Perchè Exchange 2003 Server IDC: Giugno-Settembre 2004

  8. Perchè Exchange 2003 Server IDC: Giugno-Settembre 2004

  9. COLLABORAZIONE REAL-TIME COLLABORAZIONE ASINCRONA COLLABRAZIONE DEI PROCESSI DI BUSINESS SERVIZI DI INFRASTRUTTURA Windows SharePointServices Windows MediaServices Windows RightsManagement Services La piattaforma di collaborazione

  10. Opportunità con Exchange 2003 Server • “Open standard” • RFC Standard: SMTP, LDAP v3, IMAP4, POP3, XML, HTML, xHTML, cHTML, DAV • Accesso dall’esterno, semplice e sicuro • Outlook 2003 su connessione internet standard con elevati criteri di sicurezza • Concetto di chiosco (https://mail.company.com) • Accesso da dispositivi “Mobile” ad ampia diffusione • Accesso con banda controllata • Utenti roaming e uffici remoti con connettività latenti (Filiali, agenzie, hotel)

  11. Domanda • Che tipo di client di posta prevalente avete in azienda? • Outlook 2003 – XP – 2000 • Outlook 97 o 98 • Client IMAP4/POP3 • Browser • Client Lotus Notes • Altro

  12. Outlook 2003

  13. Outlook 2003 Cartelle più usate Vista per conversazione Anteprima a tutta pagina Cartella dei Follow-up Viste personalizzate Follow-up in un click

  14. Outlook 2003 Cartelle più usate Vista per conversazione Anteprima a tutta pagina Cartella dei Follow-up Information Right Management: Protezione dei messaggi con policy centralizzate Viste personalizzate Follow-up in un click

  15. Collaborazione Real-Time Integrazione dello stato di presenza delle persone in OfficeSystem • Più produttività per l’utente

  16. Collaborazione Real-Time Integrazione dello stato di presenza delle persone in OfficeSystem • Più produttività per l’utente

  17. Collaborazione Real-Time Motore di presenza su workspace e portali • Abilita presenza/Instant Messaging su Windows Sharepoint Services e Sharepoint Portal Server

  18. Microsoft IT 100,000 e-mail account 300,000+ PC e dispositivi 3 siti Exchange nel mondo Dublin Redmond Silicon Valley Tokyo 92,000 utenti Singapore 89 nazioni 400 sedi 7M connessioni remote/mese 3M+ messaggi e-mail al giorno (internamente)

  19. Outlook Web Access • Interfacce Premium e Basic • Tutti i browser sono supportati • Compressione dati – migliorata di circa il 30% rispetto a Exchange 2000

  20. Outlook Web Access Possibilita’ di bloccare gli allegati per controllo virus Menu contestuali Viste personalizzate Regole gestione posta Anteprima a tutta pagina

  21. Outlook Mobile Access • Email • Lettura, risposta, inoltro, cancellazione messaggi • Ricerca contatti sul Directory • Ricerche su Address List con chiamate telefoniche dirette su numeri trovati • Calendario • Visualizzazione, creazione e gestione di appuntamenti • Risposta a richieste/cancellazioni appuntamenti • Attività e Contatti Ogni dispositivo con un browser può accedere alla mailbox

  22. Exchange 2003 “Server ActiveSync” • Soluzione per PDA di sincronizzazionedella mailbox via GPRS • Email, calendario, contatti • On demand • Silenziosamente, su notifica (“Always Up to Date” con WindowsMobile 2003) • Client Microsoft • Pocket PC, Pocket PC Phone Edition, Smartphone • Licenza per Client 3°parti • PalmOne, Symbian, Nokia • Sicurezza • S/MIME (Pocket PC 2003)

  23. Domanda • Avete utenti che usano dispositivi diversi per accedere alla propria mail dall’esterno? • Si, con dispositivi Palmari e/o Cellulari • Si, con PC portatili e Outlook • Si, con accesso browser • Altro • No

  24. Soluzione di posta elettronica sicura • Autenticazione e controllo degli accessi integrati con Windows (Single Sign-On) • Gestione dello Spam • Protezione da Virus • Difesa perimetrale contro attacchi (ISA Server) • Firma digitale e cifratura mail • Protezione dell’informazione (RMS) • Canali sicuri nell’accesso dall’esterno

  25. Come ottenere scalabilità, sicurezza e alta affidabilità? L’architettura di Exchange Server 2003 multilivello garantisce scalabilità orizzontale e verticale, sistemi di cluster specifici, difesa perimetrale, servizi di antispam e antivirus a più livelli Exchange Back-end Cluster Exchange Front-end Cluster Firewall Domain Controller

  26. Come ottenere scalabilità, sicurezza e alta affidabilità? L’architettura di Exchange Server 2003 multilivello garantisce scalabilità orizzontale e verticale, sistemi di cluster specifici, difesa perimetrale, servizi di antispam e antivirus a più livelli Internet Security & Acceleration Server fornisce la prima linea di difesa contro Spam, Virus ed attacchi esterni Exchange Back-end Cluster Exchange Front-end Cluster ISA 2004 Sever Domain Controller

  27. Come ottenere scalabilità, sicurezza e alta affidabilità? L’architettura di Exchange Server 2003 multilivello garantisce scalabilità orizzontale e verticale, sistemi di cluster specifici, difesa perimetrale, servizi di antispam e antivirus a più livelli Internet Security & Acceleration Server fornisce la prima linea di difesa contro Spam, Virus ed attacchi esterni Exchange Back-end Cluster Exchange Front-end Cluster ISA 2004 Sever Domain Controller Microsoft Operations Manager Microsoft Operations Manager permette di monitorare tutta la architettura consentendo di ottimizzare la gestione dei server e di controllarne lo stato

  28. Il Problema della posta nel 2005 • Report Gartner “E-mail in 2003: The Risk Level Rises”:lo Spam cresce con un tasso annuale del 1000%. Ciò implica l’aumento di traffico di oltre il 50% se le aziende non implementano servizi antispam; • Report META “The Future of Spam”:il costo per lo spam è stato calcolato in 7-10 € ad utente e un amministratore dedicato ogni 10000 utenti; • Ricerca META Group: entro il 2004 il 70 % delle aziende deve implementare servizi contro lo Spam, con crescita fino al 100% nel 2005

  29. Domanda • Sentite critico il problema dello Spam nella vostra azienda? • Si, ho già implementato una soluzione • Si, mi sto attrezzando per affrontarlo • Si, ma stò ancora cercando la soluzione più adatta • No

  30. Antispam sul server a due livelli A livello di gateway Blocchi di controllo seriali Gestione dello Spam Exchange Server 2003 – due livelli Gateway Liste Real Time Filtri SMTP Exchange Intelligent Message Filter Messaggio + SCL SCL = Spam Confidence Level

  31. Antispam sul server A livello di gateway Blocchi di controllo seriali A livello di mailbox Blocco decisionale sulla base di SCL e definizioni utente Gestione dello Spam Exchange Server 2003 – due livelli Gateway Mailbox Liste definite dall’utente Liste Real Time Messaggio + SCL Spam? Filtri SMTP Posta indesiderata Inbox Exchange Intelligent Message Filter SCL = Spam Confidence Level

  32. Gestione dello Spam Exchange Server 2003 – due livelli Liste definite dall’utente Inbox Gateway Mailbox Spam? Liste definite dall’utente Liste Real Time Posta indesiderata Messaggio + SCL Spam? Filtri SMTP Outlook 2003 Posta indesiderata Inbox Liste definite dall’utente Exchange Intelligent Message Filter SCL = Spam Confidence Level Exchange 2003 OWA

  33. Protezione contro i Virus • Miglioramento ed arricchimento delle funzioni per la scansione dei Virus in Exchange 2003 • Scansione ai gateway (non sui mailbox server) con blocco degli allegati come impostazione di base • Azioni sui messaggi “infetti” (es.: cancellazione) • Scansione dei messaggi verso l’esterno • Tecnologia abilitante per soluzioni 3rd party • Trend Micro, McAfee, Sybari, CA, etc.

  34. Ca. 25% messaggi bloccati dal primo livello Ulteriore 59% dei rimanenti messaggi bloccati dal secondo livello 38% dei restanti messaggi bloccati dall’Intelligent Message Filter Virus Scanning sul serverExchange Spam e Virus scan sul client Mail “Hygiene” in Microsoft 85 % del traffico totale di messaggi entranti viene scartato (8.8M di messaggi al giorno da internet)

  35. Privacy e Integrity della posta Verifica del destinatario Confidenzialità, integrità, non ripudiabilità del messaggio Controllo della propagazione delle informazioni

  36. Exchange e Windows Server 2003 • Integrazione con Active Directory • Autenticazione integrata (Single sign-on) • Utilizzo nativo dei certificati (integrazione PKI) • Controllo degli accessi a risorse condivise • Tempi ridotti per Backup & Restore

  37. Exchange e Windows Server 2003 • Soluzioni affidabili (i quattro “9”) • Uptime di Microsoft Messaging 99,99% • (Ri)utilizzo e ottimizzazione di hardware per storage • Soluzioni scalabili • Cluster di back-end a 8 nodi • Cluster di front-end con servizi di bilanciamento di rete (NLB o soluzioni esterne) • Storage supportato: SAN, iScsi NAS • Gestibilità delle soluzioni • Soluzioni di 3rd party per storage management (es.: KVS-Veritas, Legato, CommVault, RISS HP) • Microsoft Operations Manager (MOM)

  38. Distribuzione Exchange pre-2003 • 150,000+ PC • >10,000 server • 90,000 mailbox • 85,500 liste di distribuzione • 230,000 Public Folders • 3M+ messaggi mail al giorno • 5M messaggi mail da Internet al giorno • 215 Exchange server/110 server di posta • 4 Domini Exchange • 310 sedi/230 città • 74 sedi con Exchange Server

  39. Distribuzione Exchange post-2003 • 300,000+ dispositivi • 8,000 server • 100,000 mailbox • 110 Exchange server/38 server di posta • 2 Domini Exchange • 8.8M di messaggi mail al giorno da Internet • 400 sedi • 3 sedi con Exchange Server (+1 di backup)

  40. Perchè è stato possibile consolidare • Outlook 2003 Cached Mode • Transazioni Client-Server sono spesso processi di background • In Foreground si ha: • Informazioni di Free-Busy • Accesso delegato • Regole • Accesso Public Folder • Compressione dati Outlook 2003 Client <–> Exchange 2003 Server • OTG ha verificato un 40% di miglioramento • Riduzione dei costi di banda • Mobility: Exchange 2003/Office 2003 (OWA, RPC/HTTP, EAS)

  41. Modello amministrativo • Amministrazione centralizzata 24X7 • OTG fornisce una struttura a 2 livelli • L’amministrazione degli Account/Mailbox è effettuata centralmente • L’amministrazione del 99% dei gruppi di distribuzione e di sicurezza è automatizzata (AutoGroup) • Knowledge Management • La disponibilita’ del servizio è passata dal 99.9% al 99.99% nonostante i processi di “dogfood” • Monitoring – MOM!

  42. Microsoft Operations Manager (MOM) http://www.microsoft.com/exchange/mom

  43. Microsoft Operations Manager consente agli amministratori di monitorare un numero elevato di server da una console centrale di ridurre il tempo per risolvere il problema Exchange Management Pack è sviluppato dal team di sviluppo di Exchange insieme al supporto tecnico Consolidamento degli eventi in alert significativi Indicazione di una possibile soluzione Viste e report: stato dei sistemi in tempo reale e capacity planning Monitoring di Exchange 2003 Server

  44. Monitoring di Exchange 2003 Server • Disponibilità • Servizi • Database • Protocolli • Performance

  45. Monitoring di Exchange 2003 Server • Stato Database • Dimensione storage • Dimensione mailbox • Public folder

  46. Monitoring di Exchange 2003 Server • Stato di “salute” • Code di posta • Spazio occupato • Performance • Stato aggiornamenti

  47. Exchange Hardware Servers Operations 9% 9% Banda 4% Exchange Help Desk Costo licenze 32% 16% Utility per la gestione 8% Exchange Pianificazione Deployment Operations 20% Training 2% META Group ReportDistribuzione dei costi di possesso

  48. Banda Migliori prestazioni con Outlook 2003 e Outlook Web Access Hardware Operations Riduzione numero dei server nei datacenter e nei siti remoti Licenze Software Licensing più flessibile Front-End Standard Internet connector Exchange Hardware Servers Operations Help Desk Minori chiamate grazie ai log e al cache mode di Outlook 2003 9% 9% Banda 4% Exchange Help Desk Costo licenze 32% 16% Utility per la gestione Riduzione server Utility per la gestione 8% Exchange Pianificazione Operations Nuove funzionalità amministrative Monitoring proattivo (MOM) Deployment Operations 20% Training 2% Pianificazione e deployment Nuovi strumenti e risorse META Group ReportDistribuzione dei costi di possesso

  49. META Group ReportRisparmio di costi nella migrazione da Exchange 5.5 a Exchange 2003http://www.microsoft.com/exchange/evaluation/ExchangeScenarios.asp Grande multinazionale • 45000 utenti Exchange 5.5 in 17 siti • Riduzione # Mailbox server: 37 -> 17 • Risparmio di $606000 all’anno Azienda media • 11000 utenti Exchange 5.5 in 19 siti • Riduzione # Mailbox server: 15 -> 5 • Risparmio di $240000 all’anno Oltre $606K di riduzione dei costi per anno! Oltre $240K di riduzione dei costi per anno!

  50. META Group ReportConfronto TCO tra Exchange 2003 Server e Lotus Domino • Studio condotto su aziende con numero di utenti tra 500 e 6000 • Aree: messaggistica pura, infrastruttura e costo per “dipendente” • Roadmap più chiara!

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