Records management als bestandteil von ecm suiten
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Records Management als Bestandteil von ECM-Suiten. Christian Weisz OPTIMAL SYSTEMS GmbH . Records Management in ECM- Systemen. Records Management. Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schrift­gut Dossiersicht : betrifft den Inhalt der Records

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Records Management als Bestandteil von ECM-Suiten

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Presentation Transcript


Records management als bestandteil von ecm suiten

Records Management als Bestandteil von ECM-Suiten

Christian Weisz

OPTIMAL SYSTEMS GmbH


Records management in ecm systemen

Records Management in ECM-Systemen

Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH


Records management

Records Management

  • Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schrift­gut

  • Dossiersicht: betrifft den Inhalt der Records

  • Prozesssicht: Entstehungszusammenhang von der Neuanlage bis zur Vernichtung oder Archivierung

  • RM ist eine organisatorische Aufgabe

Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH


Ecm und dms im unternehmen

ECM und DMS im Unternehmen

Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH


Zwei ans tze

Zwei Ansätze

„flache“ Ablage

Ablage in großen Datenbereichen

Keine festen Strukturen

Objekte tragen redundante Informationen

Akten sind „views“ auf die Hierarchie, keine Standorte

keine Vererbung von Rechten

Bewegen von Objekten über Veränderung der Metadaten oder Datenbankaktionen

„strukturierte“ Ablage

  • Ablage in Strukturen analog zum herkömmlichen Arbeiten:

    • Schrank

    • Ordner

    • Register

    • Objekt

  • jede Ebene verfügt über Metadaten

  • Objekte habe „Standorte“

  • Rechte werden vererbt

  • Bewegen von Objekten „windowslike“

Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH


Ablage in schr nken am beispiel gesch ftspartner

Ablage in Schränken am Beispiel „Geschäftspartner“

  • Für jeden Geschäftspartner gibt es einen Ordner.(Record, Folder, Akte, …)

Firma A

Firma B

Firma C

Firma D

Firma E

Firma F

Firma G

Firma H

  • Alle Ordner stehen in einem großen Schrank.(Cabinet, Repository, Archiv,…)

  • Nach den Daten auf dem „Ordnerrücken“ können Sie suchen.(Metadaten, Index, Schlagwort, …)

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Ablage in schr nken am beispiel gesch ftspartner1

Ablage in Schränken am Beispiel „Geschäftspartner“

Ein Geschäftspartner (Ordner) realisiert …

… mehrere Aufträge (Register), die …

… ihrerseits unterschiedliche Vertragswerke (UnterRegister) enthalten können, die wiederum …

… verschiedene Verträge einschließen.

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Dynamische vererbung mit echter struktur

Dynamische Vererbung mit „echter“ Struktur

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Beispielakten

Beispielakten

Genereller Aufbau von Akten/Records

Darstellung von Akten/Records

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Beispielakten fachlogik

Beispielakten: Fachlogik

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Beispiele f r strukturierte ablage und recherche

Einstieg

Stichwörter

Index

BoolescheOperatoren

Links

Beispiele für strukturierte Ablage und Recherche

hierarchisch

direkt

Navigation

Ordner wählen

Inhaltsverzeichnis

Dokumente

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Historie und audit trail

Historie und Audit Trail

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Historie und audit trail1

Historie und Audit Trail

  • Zur Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Arbeitsschritten ist eine vollständige Historisierung von Aktionen an Akten notwendig.

  • Hierbei sollte sowohl Nutzer als auch Aktivitäten protokolliert werden.

  • Um eine Zulassung nach z.B. FDA GxP Level 4 oder CFR 21 Chapter 11 zu bekommen ist dies eine zwingende Voraussetzung.

  • Wichtig ist ein frühzeitige Abstimmung mit den Mitarbeitervertretungen, da Kontrollsysteme dieser Art Mitbestimmungspflichtig sind (Leistungs- und Verhaltenskontrolle).

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Historie und audit trail2

Historie und Audit Trail

Akten- und Objekt-information

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Historie und audit trail3

Historie und Audit Trail

Prozess-Information

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Elektronische signatur

Elektronische Signatur

  • Einfach qualifizierte, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieterakkreditierung

  • Rechtskonforme Signierung im PDF-Format

  • Erfüllung des Signaturgesetzes und der Signaturverordnung

  • Stapelsignatur: Signatur von mehreren Dokumenten bei nur einer PIN-Eingabe

  • Mehrfachsignatur eines Dokuments durch mehrere Anwender

  • Massensignaturen beim Import oder bei diversen Scan-Szenarien

  • Einbindung der elektronischen Signatur in Workflow-Prozesse, wie z. B. Freigabeprozesse

  • Verifikationsmodus für eingebettete (PDF) oder PKCS#7-Signaturen

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Sicherheitsstufen und benutzerrechte

Sicherheitsstufen und Benutzerrechte

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Benutzer und systemrechte

Benutzer und Systemrechte

Zuordnung von Rollen für:

  • Funktionen

  • Prozesse

  • Systemfunktionen

    sowie von Aktionen wie:

  • Anlage

  • Änderung

  • Administration

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Benutzer und systemrechte1

Benutzer und Systemrechte

Zuordnung von Rechten für:

  • Akten

  • Register

  • Objekte

    sowie von Aktionen wie:

  • Sichtbarkeit

  • Anlage

  • Bearbeitung

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Systemverwaltung

Systemverwaltung

Wünschenswert ist eine einfache Integration in die Standard Systemverwaltung (Enterprise Manager) zur Administration der Eigenschaften und Berechtigungen des Record Management Systems.

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Aufbewahrungsfristen und protokolle

Aufbewahrungsfristen und Protokolle

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Automatische berechnung der retentionperiode

Automatische Berechnung der Retentionperiode

In Abhängigkeit von z. B.

Server,

Objekt,

Inhalt und

Format

sollte ein RM-System automatisch

die Aufbewahrungszeit von Objekten

festlegen können.

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Rendition management

Rendition-Management

  • ServerseitigesRendition-Management

  • Konvertierung von Dokumenten in universelle Formate – beispielsweise TIFF oder PDF

  • Umwandlung in langlebige, standardisierte Dateiformate – z. B. PDF/A

  • Automatisierte Renditionierung – z. B. von E-Mail-Anhängen

  • Bereitstellung von renditioniertenDokumenten in OS|WebCLIENT oder Unternehmensportalen

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Verfahrensdokumentation

Verfahrensdokumentation

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Was ist eine verfahrensdokumentation

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation hat die Zielsetzung, den organisatorischen und technischen Prozess von der Entstehung der Informationen über die Indizierung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion am Bildschirm und auf dem Drucker zu dokumentieren.

Anforderungen:

Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen

Gibt dem Betreiber die nötige Sicherheit eines voll funktionsfähigen Systems

Der Betreiber ist verantwortlich für die Erstellung und Pflege einer Verfahrensdokumentation, der Hersteller kann (und wird) dieses Vorhaben unterstützen.

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Fazit

Fazit

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Qualifiziertes records management

Qualifiziertes Records Management

Lückenlose Dokumentation der Bearbeitung von Records: Erstellung, Bearbeitung, endgültige Löschung

Automatische Erstellung von Aktenplänen

Flexibilität bei Ordnern und Registern: Aktenstrukturen nach Kundenwunsch

2

Ablage von Dokumenten an mehreren Standorten ohne Kopien: Aktuelle Akten, keine Redundanz

3

1

6

4

5

Pflege von Metadaten auf Objekten zur Realisierung von Statusinformationen und Fachlogik

Änderungen von Metadaten auf Ordnern oder Registern müssen nicht aufwändig und zeitversetzt auf Dokumente übertragen werden

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Der nutzen von records management

Der Nutzen von Records Management

  • Compliance & Sicherheit: Umsetzung von internen & externen Anforderungen im Informationsmanagement

  • Produktivität: Redundanzfreie Datenhaltung

  • Prozesskontrolle: Einheitliche Bearbeitung & „Denkweise“ bei Geschäftsvorgängen

  • Wissensmanagement: Verknüpfung einfacher Informationen zu komplexem Wissen über Zusammenhänge, Vorgänge und Hintergründe

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Vielen dank f r ihre aufmerksamkeit

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Christian Weisz

Stellv. VertriebsleiterVertrieb & Partnermanagement

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