ISTÓK ANNA GÖDÖLLŐI VÁROSI KÖNYVTÁR ÉS INFORMÁCIÓS KÖZPONT 2007. június 27.

1. A benchmarking módszer alapján kidolgozott könyvtári teljesítménymérési mutatórendszer alkalmazásának tapasztalatai az érdi és a gödöllői városi könyvtárban ISTÓK ANNA GÖDÖLLŐI VÁROSI KÖNYVTÁR ÉS INFORMÁCIÓS KÖZPONT 2007. június 27.

2. ELŐZMÉNYEK • 2002: doktori kutatási téma • OSZK Könyvtári Intézet: Teljesítménymutatók a magyar könyvtári rendszerben - MSZ ISO 11620:2000 szabvány alapján – 2003 • NKA Könyvtári Szakmai Kollégiumának 2006-os Könyvtári Minőségbiztosítási Projekt pályázata

3. Mi a benchmarking? • Teljesítménymérési módszer • Legsikeresebb céghez hasonlít • Folyamatorientált módszer • Pontos diagnózist ad • Folyamatos javításra nyújt lehetőséget – önmagunkhoz is tudunk viszonyítani

4. Könyvtári sajátosságok: • Mi számít sikeresnek? Nehéz eldönteni, esetünkben ez még nem volt fontos, hiszen „próbaüzemről” van szó. Sikeresség mérése: szubjektív – kérdőívben figyelembe vettük

5. Könyvtári sajátosságok: • Azonos adottságok nehezen biztosíthatók Más az intézmény szociológiai, demográfiai, kulturális környezete egy közművelődési és egy egyetemi könyvtár esetében. De: a benchmarking lényege: tanulni mindenkitől lehet és érdemes is! Kérdőív igyekezett általánosan alkalmazható és összevethető kérdéseket feltenni.

6. Kérdőív felépítése • Folyamatorientált módszer – könyvtári munkafolyamatokra bontott kérdések • Minden munkafolyamathoz tartozik egy kulcsmutató, ami több részmutatóból áll össze. A mutatók önmagukban nem, csak összevontan értelmezhetők – ld. Grafikon • Kulcsmutatónként 5-15 kérdés

7. Kérdőív felépítése • Nem foglalkoztunk olyan kérdésekkel, ami másoknál fontosak voltak, pl. ülőhelyek, tárgyi eszközök kihasználtsága, válaszadási idő. Ezek okozatok, nem okok a mi felfogásunkban. • Helyette próbáltunk olyan kérdésekre választ találni, mint a munkatársak motiváltsága, az információáramlás hatékonysága, stb.

8. Kérdőív felépítése • Vezetőségi és munkatársi kérdőív • Kulcsmutatók kétféle kérdésből állnak: • Objektív és szubjektív adatok felvétele • „Minden szentnek maga felé hajlik a keze.” • Mindenhol a rosszabbik adatot vettük figyelembe. • Nehézségek a pontozásnál – több intézmény esetén ez könnyebb lesz • Mindkét választ lehet számszerűsíteni és grafikont, ábrát készíteni belőle

9. Kulcsmutatók elemzése • Munkaerő hatékonysági kulcsmutató (grafikon 6) Végzettség, képzettség, összedolgozás és egy főre jutó olvasók, látogatók, kölcsönzött dokumentumok száma • Eredmények: mindkettőnek van még javítanivalója, de a számszerű adatoknál egyértelműen Érd teljesít jobban • De: Gödöllő adatain ront egy adottsága: a nagy épület, sok dolgozó – ld. Feldolgozóknál megegyeznek az adatok

10. Motivációs kulcsmutató(grafikon 1) • Munkavállalók és vezetőség oldaláról is vizsgáltuk a kérdést. • Eredmények: mindkettőnek van hátránya, de egyértelműen Gödöllőn jobbak az eredmények

11. Stratégiai vezetés kulcsmutató

12. Stratégiai vezetés kulcsmutató • A vezetőség mennyiben próbálja megvalósítani a könyvtár küldetését. • Eredmények: Két adat is félreértésre ad okot: relatív kölcs. létszám és a potenciális olvasók adata A többi kérdésnél van amiben Gödöllő, van amiben Érd a jobb. De: a nyitvatartási órák száma sokatmondó!

13. Marketing-orientált kulcsmutató (2) • Mennyire tervezett vagy ad hoc jellegű az intézmény marketingje? • Eredmények: mindketten elég jól teljesítenek, de Gödöllő egy lépéssel előrébb van. • Csak szubjektív válaszokat dolgoztunk fel.

14. Partnerségi kulcsmutató (5) • Hogyan viszonyul az intézmény környezetéhez? • Eredmények: alapvetően nincs probléma egyiknél sem

15. Beszerzés-hatékonysági kulcsmutató (7) • A beszerzés formái, a gyűjtőköri szabályzat érvényesülése a gyakorlatban • Eredmények: többnyire szubjektív válaszokkal dolgoztunk, Érd teljesítménye jobb, elsősorban a két kemény mutató esetében. • Up-to-date mutatója nagyon jó Érdnek: ezért is lehetnek jók a forgalmi adatai • Beszerzés/apasztás adatait kihagytuk Gödöllő új épültbe költözése miatt

16. Feldolgozás-hatékonysági kulcsmutató

17. Gyűjtemény-hatékonysági kulcsmutató (8) • Az állomány kihasználtsága, az olvasók és az olvasószolgálatos kollégák aktivitásának mérése csak kemény adatokkal • Eredmények: az új könyvek kölcsönzése mindkét esetben nagyon alacsony! (52%) Mik lehetnek az okok? • Majdnem az összes mutatóban Érd magasan jobban teljesít: vonatkozik ez az olvasókra és a dolgozókra is. Mik lehetnek az okok? • Érdekes eredmény: az egy könyvtárosra jutó olvasók száma majdnem megegyezik, de a kölcsönzött dok. száma duplája Érden. Tehát a baj az olvasókkal van? Mi lehet az oka? • Kölcsönzési mutatók Gödöllőn: a könyvek és az audiovizuális dokumentumok kölcsönzése látványosan eltér. Mi lehet az oka? • Jövőben mérni fogjuk a gyerekkönyvtári adatokat is

18. Kölcsönzés-hatékonysági kulcsmutató

19. Könyvtárközi-hatékonysági kulcsmutató

20. Ellenőrzési kulcsmutató (3) • Mennyire jellemző a munkafolyamatok során az ellenőrzés? Szubjektív válaszok. • Eredmények: Gödöllő teljesítménye egyértelműen jobb.

21. Adminisztrációs kulcsmutató (4) • Mennyire bürokratikus az intézmény vezetősége és szervezete, mennyire önállóak a dolgozók? • Eredmények: mindkét intézmény kb. azonos szinten van, elég jók a mutatóik. • Gödöllő: dolgozók önállótlansága probléma – motivációs feladat

22. Csoportos feladat – változtatás menedzsment • Ishikawa-diagram – adott probléma ok-okozati viszonyainak feltárása brainstorming keretében • Legyen mindenki aktív! • Két kérdés – két csoport vegyesen érdiek, gödöllőiek

23. Kérdések • Mi lehet az oka annak, hogy Gödöllőn a potenciális közönség 20%-a a könyvtár olvasója, míg ugyanez az arány Érden 8%? • Mi lehet az oka annak, hogy Érden többet és többször kölcsönöznek az olvasók, noha a nyitva tartási idő szinte fele a gödöllőinek és az 1 olvasó szolgálatos könyvtárosra eső olvasók száma szinte megegyezik?