Neues Rechnungswesen an der HS OWL

1. Neues Rechnungswesenan der HS OWL Infoveranstaltung 18. März 2011

2. Teilbereich Rechnungswesen 18. März 2011

3. Altes / Neues Rechnungswesen Geldverbrauchskonzept Einnahmen / Ausgaben Ressourcenverbrauchs- konzept Erträge / Aufwendungen 18. März 2011

4. NeuesRechnungswesen • Was ändert sich? • Vollständige Vermögenserfassung / Vermögensbewertung • Abschreibungen • Nachweis von Vermögen sowie Schulden in der Bilanz • Bilanzierung von Zuwendungen und Beiträgen als Sonderposten • und abschreibungssynchrone Auflösung • Kosten- und Leistungsrechnung 18. März 2011

5. Neues Rechnungswesen • Um den gesetzlichen Anforderungen an das Rechnungswesen der Hochschule (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung) gerecht zu werden, ändern sich Abläufe: • Zeitnahe Einreichung von • Eingangsrechnungen (Skontoabzug!!!) • Ausgangsrechnungen Verträgen • Erfassungsbogen für inventarisierungspflichtige Gegenstände • (Vermögensgegenstände > 410 € netto sind in einem Verzeichnis aufzunehmen. Vermögensgegenstände < 410 € werden über Aufwendungen in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) abgebildet) 18. März 2011

6. Neues Rechnungswesen 18. März 2011

7. Neues Rechnungswesen 18. März 2011

8. Neues Rechnungswesen Info: Ab dem 01. Januar 2011 wickelt die Hochschule den Zahlungsverkehr nicht mehr über die Uni-Kasse Bielefeld ab. Der Zahlungsverkehr wird durch die Verwaltung direkt abgewickelt. 18. März 2011

9. Neues Rechnungswesen • Weitere Info`s: • Derzeit bleibt das Formular „Reisekostenabrechnung“ soweit bestehen. Bitte achten Sie darauf, dass Sie auf der zweiten Seite des Formulars immer Ihre Bankverbindung vermerken, damit ein zügiger Geld-Ausgleich stattfinden kann. ! Wichtig: Änderung der Bankverbindung bei Einzugsermächtigung (Telefon) mitteilen • Die Abrechnungspapiere hinsichtlich der interne Leistungsverrechnungen (z. B. Weiterbelastung von Kopierkosten, Bürobedarf etc.) werden beibehalten. … 18. März 2011

10. Neues Rechnungswesen • Weitere Info`s: • Wenn für ein Projekt ein Mehrwertsteuerabzug zulässig ist, vermerken Sie dies bitte – wie auch in der Vergangenheit – auf der Rechnung unter Angabe der Projektbezeichnung. • Die Belege der Barkasse (ehemals „Handvorschuss“) werden im darauf- • folgenden Monat erfasst und sind auch erst nach Erfassung sichtbar • auf der Buchungsübersicht (ehem. Kontoauszug). • Welches „neue“ Aussehen die Buchungsübersicht hat, erläutern wir Ihnen • im späteren Verlauf des Vortrages. 18. März 2011

11. Alt Kapitel 55750 Titel 54794 Kostenstelle 04680000 Kostenart 3110 Geschäftsbedarf Neu Abrechnungsobjekt 5504680000 (zehnstellig, 1. beiden Stellen des Kapitels und Kostenstelle) Sachkonto 68 000 0000 (neunstellig) Büromaterial u. Drucksachen Neues RechnungswesenKontierung von Eingangsrechnungen 18. März 2011

12. Neues RechnungswesenAbrechnungsobjekte:Die Abrechnungsobjekte setzen sich aus den 1. beiden Stellen des bisherigen Kapitels und der achtstelligen Kostenstellennummer zusammen. Dabei kennzeichnen die aus dem bisherigen Kapitel abgeleiteten ersten beiden Stellen die Mittelherkunft:Kapitel Abrechnungsobjekt Mittelherkunft55750 55xxxxxxxx Haushaltsmittel65750 65xxxxxxxx Sondermittel (Ministerium)66750 66xxxxxxxx Drittmittel (steuerpflichtig)67750 67xxxxxxxx Drittmittel (steuerfrei)68750 68xxxxxxxx Studienbeitragsmittel69750 69xxxxxxxx Hochschulpakt 2020 18. März 2011

13. Neues Rechnungswesen • Wo erhalten Sie die Informationen: • Aufruf Internet-Seite der Hochschule • Service • Formulare • Dezernat IV Finanzen / Controlling • Finanzbuchhaltung • (z. B. Kontenplan, Kontierungsblatt etc.) 18. März 2011

14. Neues Rechnungswesen Zwecks Vereinheitlichung wurde ein Kontierungsblatt entwickelt, das den alten Stempel abgelöst hat. 18. März 2011

15. Neues Rechnungswesen Grund: In der Einführungsphase der doppelten Buchführung sollten Informationen über die wichtigsten Änderungen in die Fachbereiche gehen und Informationen aus den Fachbereichen zurückkommen. 18. März 2011

16. Neues Rechnungswesen Nach 2-monatiger Erfassung der durch die Fachbereiche eingereichten Belege, bedarf es unserer Einschätzung nach nicht weiter eines separaten Kontierungsblattes. Fazit: Die Erfassung der Informationen auf einem Kontierungsstempel ist ausreichend. 18. März 2011

17. Neues Rechnungswesen Vorschlag Kontierungsstempel • Beleg Nr. ……………………………………………………. • Sachkonto ………………………………………………….. • AObj –Kostenstellen/Projekt ……………………………… • Bei öff. Geförderten Forschungsproj. Ausgabeposition • gem.AZA/Finanzplan………………………………………. • Inventarisierungs-Nr. ……………………………………….. • Ruf. Nr. für Rückfragen …………………………………… • Sachlich richtig • ………………………………………………………………. • (Datum, Unterschrift eines Zeichnungsbefugten) 18. März 2011

18. Neues Rechnungswesen Buchungsübersicht Überblick über das Gesamtjahr alle Buchungen im ausgewählten Zeitraum 18. März 2011

19. NeuesRechnungswesen • Wenn Sie eine „Buchungsübersicht“ erhalten möchten, wenden Sie sich bitte per e-mail an folgende Ansprechpartner/innen: • Frau Barbara Stodieck (barbara.stodieck@hs-owl.de) • Herrn Pascal Rilk (pascal.rilk@hs-owl.de) 18. März 2011

20. Kosten- und Leistungsrechnung Mittelübertragungen: Die Umstellung auf das kaufmännische Rechnungswesen hat mehr Ressourcen in Anspruch genommen als ursprünglich geplant war, so dass wir Sie bitten, dass Sie bei Fragen – welche Mittel stehen mir zur Verfügung - wie auch in der Vergangenheit, die Verantwortlichen Herrn Schulze und Herrn Krause, direkt ansprechen.

21. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !