Eiropas Savienības fondu departaments Agnese Lūse – ES fondu uzraudzības nodaļas referente,

1. Finansēšanas kārtība un izdevumu atzīšana Eiropas Trešo valstu valstspiederīgointegrācijas fonda projektiem Eiropas Savienības fondu departaments Agnese Lūse – ES fondu uzraudzības nodaļas referente, agnese.luse@km.gov.lv, tel. 67330318 Evija Vārna – ES fondu uzraudzības nodaļas referente, evija.varna@km.gov.lv, tel. 67330326

2. Avansa maksājuma saņemšana Avansa maksājuma (50 % apmērā no līgumā noteiktajām maksimālajām kopējām attiecināmajām izmaksām) saņemšanai 5 darba dienu laikā pēc granta līguma parakstīšanas Finansējuma saņēmējs Vadošajai iestādei iesniedz šādus dokumentus: - avansa maksājuma pieprasījumu ar pavadvēstuli (granta līguma 4.pielikums); - Projekta norēķinu konta rekvizītu veidlapu (granta līguma 3.pielikums) un to personu parakstu paraugus brīvā formā, kas ir tiesīgas apstiprināt finansējuma pieprasījumus un parakstīt ar projekta maksājumiem saistītos dokumentusar pavadvēstuli. Vadošā iestāde 5 darba dienu laikā no avansa pieprasījuma saņemšanas brīža, kad Vadošajai iestādei ir pieejami Fonda finanšu resursi, avansu pārskaita uz Finansējuma saņēmēja norādīto kontu Valsts kasē.

3. Starpposma maksājuma saņemšana • Starpposma maksājuma (ne vairāk kā 40 % apmērā no noteiktajām maksimālajām kopējām attiecināmajām izmaksām) saņemšanai Finansējuma saņēmējs Vadošajai iestādei iesniedz šādus dokumentus: • starpposma maksājuma pieprasījumuar pavadvēstuli (granta līguma 4.pielikums); • progresa ziņojumu (granta līguma 5.pielikums), iesniedz granta līguma 4.2.1.punktā norādītajā termiņā par laika periodu līdz 31.03.2013. (ieskaitot), var iesniegt ātrāk, ja izlietoti 60% no avansa un sasniegti 30% no projekta iesnieguma 3.8.2.punktā norādītā uzraudzības rādītāja, ar pavadvēstuli. Vadošā iestāde 10 darba dienu laikā izskata progresa ziņojumu un, ja nav nepieciešams veikt labojumus un iesniegt papildus dokumentus, apstiprina progresa ziņojumu, sniedz atzinumu par izdevumu atbilstību un pārskaita starpposma maksājumuieturot no tā neatbilstoši veiktos izdevumus (ja attiecināms).

4. Starpposma maksājuma saņemšana Ja līdz 31.03.2013. nav izlietoti 60% no saņemtā avansa un nav sasniegti 30% no granta līguma 1.pielikuma 3.8.2.punktā norādītā uzraudzības rādītāja, starpposma maksājuma pieprasījumu iesniedz kopā ar gala pārskatu, summu iekļaujot finansējuma pieprasījumā gala maksājumam.

5. Gala maksājuma saņemšana Gala maksājuma (nepārsniedzot 10 % vai 50 % (ja nav saņemts starpposma maksājums) no noteiktajām maksimālajām kopējām attiecināmām izmaksām) saņemšanai Finansējuma saņēmējs Vadošajai iestādei iesniedz šādus dokumentus: - gala maksājuma pieprasījumu ar pavadvēstuli (granta līguma 4.pielikums) (atbilstoši faktiski veikto izdevumu summai, no kura atskaitīts avansa un starpposma maksājums (ja attiecināms)); - gala ziņojumu (granta līguma 5.pielikums),iesniedz granta līguma 4.6.punktā norādītajā termiņā par laika periodu līdz 30.06.2013. (ieskaitot), ar pavadvēstuli. Vadošā iestāde gala maksājumu, ieturot no pieprasīto līdzekļu apjoma konstatētos neatbilstoši veiktos izdevumus, veic 30 darba dienu laikā no Vadošās iestādes atzinuma par izdevumu atbilstību parakstīšanas un Projekta gala ziņojuma apstiprināšanas dienas, pārskaitot to uz Finansējuma saņēmēja norādīto Projekta norēķinu kontu Valsts kasē.

6. Gala maksājuma saņemšana Projekta iesniedzējam, plānojot projekta finansējumu, sākotnēji jānodrošina savs finansējums gala maksājuma apmērā no projekta attiecināmo izmaksu kopsummas, jo gala maksājums tiek pārskaitīts pēc projekta beigām.

7. Neattiecināmās izmaksas • Finansējuma saņēmējam jāiemaksā projekta norēķinu kontā Valsts kasē savi līdzekļi neattiecināmo izmaksu segšanai • vai • maksājumu jādala, attiecīgi: • no projekta norēķinu konta Valsts kasē maksā attiecināmo daļu un • no organizācijas konta –neattiecināmo izmaksu daļu. • Sniedzot ziņojumus vadošajai iestādei, jāiesniedz informācija arī par veiktajiem izdevumiem par neattiecināmo izmaksu daļu • * Neattiecināmās izmaksas definētas: • MK 03.07.2012. noteikumu Nr. 478 10.pielikuma IV.daļā.

8. Biežāk veiktie neatbilstošie izdevumi un to iemesli • kļūdaini aprēķināta alga un ar to saistītie nodokļi; • kļūdaini uzskaitītas nostrādātās darba stundas • nekorekti aprēķinātas dienas par neizmantoto ikgadējo atvaļinājumu (ja beidzas darba tiesiskās attiecības), līdz ar to nekorekti aprēķināta kompensācija par neizmantoto atvaļinājumu; • darba tiesiskās attiecības noformētas neatbilstoši MK 03.07.2012. noteikumiem Nr.478, piemēram, nekorekti noteikts atalgojuma apmērs, noslēgts apakšuzņēmuma līgums ar organizācijas darbinieku, biedru, valdes locekli u.tml.; • telekomunikāciju izdevumi: • pakalpojuma sniegšanas periods neatbilst projekta īstenošanas periodam, • paaugstinātas maksas sakaru pakalpojumi, mazcenas mobilā telefona ikmēneša maksājumi, • pieļaujamā sarunu limita pārsniegumi, • soda naudas par maksājumu kavējumiem; • izdevumi, kas radušies pirms, piemēram, rīkojuma parakstīšanas par sakaru izdevumu apmaksu, par pakalpojumu, kas sniegts pirms līguma noslēgšanas vai līgumā norādītā pakalpojuma sniegšanas uzsākšanas datuma;

9. Biežāk veiktie neatbilstošie izdevumi un to iemesli • nav sasniegti uzraudzības rādītāji; • izdevumi, kas radušies pēc projekta ieviešanas termiņa beigām (30.06.2013.); • izdevumi par precēm, kas iegādātas pēc projekta pasākuma; • izdevumi par precēm/pakalpojumiem, kas neattiecas uz projektu; • maksājumi par sakaru /komandējuma izdevumiem/kancelejas precēm personām, kas nodarbinātas uz uzņēmuma līgumu/autoratlīdzības līgumu pamata, kad šādas papildus izmaksas nav atrunātas konkrētajā līgumā; • degvielas izdevumi: • kļūdaini aprēķini, • braucieni veikti neatbilstoši paredzētajam mērķim, • nav iespējams izsekot brauciena maršrutam, • nepamatoti braukts ar vairākiem transportlīdzekļiem, lai sasniegtu gala mērķi.

10. Budžeta grozījumu veikšana Finansējuma saņēmējs var, nesaskaņojot ar Vadošo iestādi, veikt Projekta budžeta veidlapas 2., 3., 4., 5. un 6. budžeta līnijā paredzēto attiecināmo izmaksu summu grozījumus (izņemot granta līguma 4.budžeta līnijā norādītās uzņēmuma līgumu un autoratlīdzības līgumu summas) izmaiņas budžetā, uzrādot tās Projekta progresa/gala ziņojumā. Grozījumi nedrīkst pārsniegt 10% no tās budžeta 2., 3., 4., 5. vai 6. līnijas paredzētās attiecināmo izmaksu kopsummas, kurā izmaksas tiek palielinātas. Grozījumi 10% apmērā no budžeta 2., 3., 4., 5. vai 6. līnijā paredzētās attiecināmo izmaksu kopsummas var tikt veikti, nepārsniedzot granta līguma 3.1. punktā norādīto kopējo attiecināmo izmaksu apjomu. Nedrīkst grozīt Projekta mērķi vai uzraudzības rādītājus, kā arī jautājumus, kuri ietekmē tādos vērtēšanas kritērijos noteikto informāciju, kuri MK 03.07.2012. noteikumos Nr. 478 attiecībā uz konkrēto aktivitāti norādīti kā neprecizējami.

11. Budžeta grozījumu veikšana • Budžeta grozījumu veikšanai ar pavadvēstuli jāiesniedz: • Izziņa par ierosinātajiem grozījumiem granta līgumā (granta līguma 10.pielikums); • Labota granta līguma 1.pielikuma attiecīgā sadaļa (-as); • Labota granta līguma 2.pielikuma attiecīgā sadaļa (budžeta līnija); Pieprasījums līguma grozījumiem jāiesniedz vismaz 5 darba dienas pirms to stāšanās spēkā. Vadošā iestāde sagatavo līguma grozījumus 5 darba dienu laikā no grozījumu pieprasījuma saņemšanas. Grozījumi stājas spēkā, kad tos parakstījusi pēdējā no līgumslēdzējpusēm.

12. Budžeta grozījumu veikšana Bez grozījumu pieprasījuma iesniegšanas – 1. piemērs 4. budžeta līnija – plānsTulkošanas izmaksas 100,-Publicitātes un izplatīšanas pasākumu izmaksas 150,-Kopā: 250,- 4. budžeta līnija – faktsTulkošanas izmaksas 110,-Publicitātes un izplatīšanas pasākumu izmaksas 155,-Kopā: 265,- 5. budžeta līnija – plānsPalīgmateriāli 300,-Apmācību un semināru izmaksas 200,-Kopā: 500,- 5. budžeta līnija – faktsPalīgmateriāli 285,-Apmācību un semināru izmaksas 200,-Kopā: 485,- 10% no plāna 250,- = 25,-Starpība fakts pret plānu 265-250=15,- budžeta izmaiņas vadošajai iestādei nav jāiesniedz (atspoguļo progresa/gala ziņojumā)

13. Budžeta grozījumu veikšana Bez grozījumu pieprasījuma iesniegšanas – 2. piemērs 5. budžeta līnija– plāns1.Palīgmateriāli 300,-2.Transporta izdevumi (mērķgrupai) 400,- 3.Preces semināra nodrošināšanai 100,-Kopā: 800,- 5. budžeta tāmes kods – fakts1. Palīgmateriāli 350,-2. Transporta izdevumi (mērķgrupai) 450,- 5.4. Teātra biļetes (mērķgrupai) 100,-Kopā: 900,- 3. budžeta līnija - plāns1.Telpu noma semināram 300,-Kopā: 300,- 3. budžeta līnija - fakts 1.Telpu noma semināram 200,-Kopā: 200,- 10% no plāna 800,- = 80,-Starpība fakts pret plānu 900-800=100,- 80,- OK 20,- neatbilstoši veikti izdevumi! !!! Lai izdevumus - 20,- atzītu par atbilstoši veiktiem vadošai iestādei jāiesniedz budžeta grozījumi

14. Budžeta grozījumu veikšana Bez grozījumu pieprasījuma iesniegšanas – 3. piemērs 5.budžeta līnija – plānsDienas nauda 100,-Pārējās komandējumu un dienesta braucienu izmaksas 200,-Kopā: 300,- 5.budžeta līnija - fakts Dienas nauda 50,- Pārējās komandējumu un dienesta braucienu izmaksas 250,- Kopā: 300,- Budžeta līnijas kopsumma netiek palielināta, līdz ar to budžeta izmaiņas nav nepieciešamas

15. Granta līguma ar pielikumiem atrašanās vieta KM mājas lapā KM Eiropas Savienība Starptautiskā finansējuma avoti ETVVIF Saistošie dokumenti

16. Jautājumi Paldies par uzmanību!