Projektdatenbank PDB Einführung Verwaltung BFH 18. April 2007

Projektdatenbank PDBEinführung Verwaltung BFH18. April 2007 Sarah Naef und Frédéric J. Beaud

Programm • Einführung – Ausgangslage und Ziele • Was kann die PDB an Informationen liefern? • Einstellungen des Internet-Browsers • Einführung in die Datenerfassung • Verwaltung • Projektleitung • Moderation • Weiteres Vorgehen • Fragen, Feedback Programm

Viele hervorragende Projekte – schwierige Übersicht Projektdatenbank PDB Ausgangslage Zahlreiche Forschungsprojekte an der BFH – bis heute lediglich einzeln und spezifisch kommuniziert. • Gesamtüberblick fehlt für potentielle Partner aus Wirtschaft und Gesellschaft. Einführung

Kommunikation – intern wie auch nach aussen Ziele der PDB • Die PDB ist in die bestehende IT- und Prozesslandschaft integriert; aus ihr werden Internetseiten, Kenndaten sowie Dokumentationen für Projektleiter und Internet-Besucher generiert. • Die interdisziplinäre Forschung wird dank der inter-departementalen Kommunikation durch die PDB gefördert. • Die Forschungsaktivitäten werden mit einem hohen Grad an Automation zielgruppenspezifisch nach aussen kommuniziert. Einführung

Kommunikation – intern wie auch nach aussen « Innovation ist ein Begriff, der nur schwer fassbar ist.…wir haben drei Dimensionen ermittelt: • Erstens möchten wir über Innovation kommunizieren und zwar intern und extern. Wir möchten zeigen, dass wir innovativ sind und damit unsere Mitarbeiter weiter motivieren. • Die zweite Dimension: Wir bekennen uns zu einer Kultur der Anerkennung und Wertschätzung. Die beginnt bei einem Lob wie «Danke für Deine gute Idee!» und geht bis zur formalen Verankerung in Führungsinstrumenten… • Und drittens möchten wir verhindern, dass gute Ideen versanden, weil Ressourcen oder Finanzen fehlen. Aus diesem Grund haben wir einen Innovationsfonds gegründet.» Otto Preiss, Leiter Forschungszentrum ABB Schweiz Zitat aus SwissEngineering STZ 4/07 p 8 Einführung

Projekte werden kundenorientiert hervorgehoben. Suchmaske mit der Anzeige der neusten Projekte Was kann die PDB?

Spezifische Suchfunktionen helfen. Erweiterte Suchmaske Was kann die PDB?

PR-Instrument für die Projektleiterund Information für die Öffentlichkeit als Projektliste … Anzeige der Suchergebnisse Dazu kommt die Möglichkeit eine Liste der gesuchten Projekte auszudrucken (PDF). Was kann die PDB?

… oder einzelnes Projekt. Ausgabe als Projektdatenblatt Dazu kommt die Möglichkeit das Projektdatenblatt auszudrucken (PDF). Was kann die PDB?

Für den internen gebrauch das vollständige Datenblatt Ausgabe als internes Projektdatenblatt (PDF) Dieses Datenblatt enthält alle Angaben und ist deshalb nur intern verfügbar. Was kann die PDB?

Statistische Auswertungen in den Verwaltungen. Ausgabe als Excel-Datei (Intern, Verwaltungen) Rohe Darstellung der Daten. Eine Excel-Pivot-Tabelle zur besseren Nutzung ist in Vorbereitung. Was kann die PDB?

Schutz der beteiligten Partner Geheime Projekte • Nur geschulte und berechtigte Personen haben Zugriff auf die Editierwerkzeuge der Datenbank. • Es werden nur Projektdaten öffentlich ausgegeben, die nicht geheim und die vom Moderator freigegeben sind. • Der Projektleiter kann aus drei Geheimhaltungsstufen wählen: • Öffentlich zugängliche Projekte (alle Daten einsehbar) • Projekte, bei denen nur Titel und Beschrieb öffentlich sind. • Geheime Projekte (sind nur vom Projektleiter und der Verwaltung einsehbar). Was kann die PDB?

Einstellungen des Internet-Browsers Einstellungen

Link – Login – Eingangsbildschirm – Verwaltung https://spsbfh01.bfh.ch/sites/bfh/pdb_fe/default.aspx Wenn nicht auf einem PC mit BFH-Login dem Link gefolgtwird, erscheint eine Anmeldungsmaske:User: bfh\ihr_bfh_kürzelPasswort: ihr_bfh_passwortDann erscheint die PDB mit folgendem Bildschirm: Datenerfassung

Rechten Maustaste: Eingangsbildschirm – Link Anleitung – alle Öffnen in neuem Bildschirm, damit in der Anleitung parallel nachgeschlagen werden kann Datenerfassung

Neues Projekt – Verwaltung Datenerfassung

Person wählen – Verwaltung (und auch Projektleitung) Datenerfassung

Auschecken des Projekts – Verwaltung Nach der Wahl « Projekt editieren »: Mit dem Auschecken des Projekts wird verhindert, dassmehrere Personen gleichzeitig Daten verändern. Nachdem Auschecken wird der Projekttitel rot eingefärbt undkann durch ein «klick» ausgewählt werden. Datenerfassung

Projekt editieren – Basisdaten – Verwaltung Datenerfassung

Projekt editieren – Finanzdaten – Verwaltung Cash-Beiträge an Forschungsinstitutionen Datenerfassung

Projekt editieren–Finanzdaten – Verwaltung Eigenfinanzierung durch die Forschungsinstitutionen Datenerfassung

Projekt editieren–Finanzdaten – Verwaltung Eigenleistungen der Wirtschaftspartner und der öffentlichen Hand Datenerfassung

Projektleiter – Projekt editieren – Einchecken Nachdem alle Daten erfasst sind, muss dass Projekt wieder «eingecheckt» werden. Ohne Einchecken bleibt das Projekt blockiert, das heisst, für die Verwaltung ist das Projekt nicht in den Übersichtslisten enthalten, der Projektleiter kann keine Daten erfassen und der Moderator kann das Projekt nicht freigeben. Bitte Meldung an den Projektleiter,damit er die Projektdaten erfassen kann. Die Berechtigung der Projektleiter muss noch im SharePointServer eingetragen werden. Bitte Meldung an den Administrator, falls ein Projektleiter zum ersten mal eingetragen wird. Datenerfassung

Link – Login – Eingangsbildschirm – Projektleiter https://spsbfh01.bfh.ch/sites/bfh/pdb_fe/default.aspx Wenn nicht auf einem PC mit BFH-Login dem Link gefolgtwird, erscheint eine Anmeldungsmaske:User: bfh\ihr_bfh_kürzelPasswort: ihr_bfh_passwortDann erscheint die PDB mit folgendem Bildschirm: Datenerfassung

Auschecken des Projekts – Projektleiter Nach der Wahl « Projekt editieren »: Mit dem Auschecken des Projekts wird verhindert, dassmehrere Personen gleichzeitig Daten verändern. Nachdem Auschecken wird der Projekttitel rot eingefärbt undkann durch ein «klick» ausgewählt werden. Datenerfassung

Projektleiter – Projekt editieren – Basisdaten Datenerfassung

Projektleiter – Projekt editieren – Beschrieb Datenerfassung

Personenerfassung Projektleiter – Projekt editieren – Beteiligte Datenerfassung

Projektleiter – Projekt editieren – Ergebnisse Datenerfassung

Projektleiter – Projekt editieren – Multimedia Datenerfassung

Projektleiter – Projekt editieren – Einchecken Nachdem alle Daten erfasst sind, muss dass Projekt wieder «eingecheckt» werden. Ohne Einchecken bleibt das Projekt blockiert, dass heisst, für die Verwaltung ist das Projekt nicht in den Übersichtslisten enthalten und der Moderator kann das Projekt nicht freigeben. Bitte Meldung an den Moderator, damit er das Projekt freigeben kann. Nach der Freigabe erscheinen die öffentlichen Projekte im allgemein zugänglichen Teil des Internets. Datenerfassung

Link – Login – Eingangsbildschirm – Moderator https://spsbfh01.bfh.ch/sites/bfh/pdb_fe/default.aspx Wenn nicht auf einem PC mit BFH-Login dem Link gefolgtwird, erscheint eine Anmeldungsmaske:User: bfh\ihr_bfh_kürzelPasswort: ihr_bfh_passwortDann erscheint die PDB mit folgendem Bildschirm: Datenerfassung

Freizugebende Projekte – Moderator Projekt freigeben Datenerfassung

Einführung der PDB in eurem Departement • Einführung der Projektleiter eures Departements • Ansprechperson für die PDB im Departement • Eventuelle Fehlermeldungen notieren(am besten mit Printscreen und kurzer Erklärung) Weiteres Vorgehen

Anpassung der PDB an die Bedürfnisse • Ergänzungsanträge für die Scroll-Listen • Im Moment noch an frederic.beaud@bfh.ch melden. • SharePointServer-Funktionalitäten werden für Meldungen eingerichtet. Weiteres Vorgehen

Erfassungsziel bis zum Tag der Forschenden • Bis Ende April 2007 je 5 Projekte pro Departement • Bis zum Vorabend des Tages der Forschenden, am 9. Mai 2007,je 10 Projekte pro Departement Weiteres Vorgehen

Besten Dank im voraus • für Ihre Mitarbeit!

PDB – Gesamtübersicht

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