REALIZACJA PROJEKTU SYSTEMOWEGO W RAMACH PRIORYTETU VII POKL

1. REALIZACJA PROJEKTU SYSTEMOWEGO W RAMACH PRIORYTETU VII POKL

2. Realizacja projektu wymaga: • otwarcia dodatkowego rachunku bankowego • prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej • oznaczania i archiwizacji dokumentów • prowadzenia sprawozdawczości • poddawania się kontrolom

3. Projekt może obejmować: • Formy aktywnej integracji • Kontrakt socjalny • Program aktywności lokalnej • Wsparcie działań na rzecz integracji społecznej i zawodowej • Upowszechnianie aktywnej integracji i pracy socjalnej

4. Działania realizowane w ramach projektu muszą być opisane i wycenione we wniosku o dofinansowanie projektu Te działania muszą być zgodne z „Zasadami przygotowania, realizacji i rozliczania projektów systemowych Ośrodków Pomocy Społecznej, Powiatowych Centrów Pomocy Rodzinie oraz Regionalnego Ośrodka Pomocy Społecznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013”

5. Budżet projektu – budżet zadaniowy. Tworzą go • koszty bezpośrednie, bezpośrednio związane z zadaniami realizowanymi w ramach projektu • koszty pośrednie, związane z obsługą techniczną projektu, których nie można bezpośrednio przyporządkować do konkretnego zadania realizowanego w ramach projektu

6. Koszty bezpośrednie (kategorie budżetowe) • zarządzanie projektem • promocja projektu • aktywna integracja • praca socjalna • zasiłki i pomoc w naturze • działania o charakterze środowiskowym • prace społecznie użyteczne

7. Katalog kosztów pośrednich • koszty zarządu • koszty personelu obsługowego • koszty obsługi księgowej • koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych • usługi pocztowe, telefoniczne, telegraficzne, teleksowe i internetowe • opłaty za najem powierzchni biurowych lub czynsz • opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową, wodę, opłaty przesyłowe, odprowadzenie ścieków itp. • amortyzacja • koszty ubezpieczeń majątkowych • koszty ochrony • sprzątanie pomieszczeń

8. Koszty pośrednie wykazane w budżecie projektu nie mogą być jednocześnie przypisywane do zadań w ramach kosztów bezpośrednich. • Koszty pośrednie mogą być rozliczane na dwa sposoby: • ryczałtem – jako procent poniesionych kosztów bezpośrednich • na postawie rzeczywiście poniesionych wydatków – jako określona kwota kosztów pośrednich, z pełnym udokumentowaniem wydatków • W ramach kosztów pośrednich nie są wykazywane żadne wydatki objęte cross-financingiem w projekcie

9. Ryczałt określa procentowy udział kosztów pośrednich w odniesieniu do wydatków bezpośrednich. • Wysokość ryczałtu powinna wynikać z indywidualnej metodologii dotyczącej kalkulacji kosztów przedstawionej przez beneficjenta i zaakceptowanej przez instytucję będącą stroną umowy. • Dokumenty księgowe dotyczące kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem nie podlegają wymogom ewidencyjnym dotyczącym dokumentacji projektu. • Ryczałt kosztów pośrednich ograniczony jest limitami: • do 20% bezpośrednich kosztów projektu – w przypadku projektów o wartości do 2 mln PLN, • do 15% bezpośrednich kosztów projektu – w przypadku projektów o wartości od 2 do 5 mln PLN włącznie, • do 10% bezpośrednich kosztów projektu – w przypadku projektów o wartości powyżej 5 mln PLN.

10. Rozliczanie kosztów pośrednich na podstawie wydatków • Korzystne w przypadku gdy obliczona kwota kosztów pośrednich jest wyższa niż kwota możliwa do rozliczenia na podstawie ryczałtu. • Zasady dotyczące ewidencji dokumentów dotyczących kosztów pośrednich są analogiczne jak w przypadku kosztów bezpośrednich. • Przedstawiona kwota kosztów pośrednich powinna wynikać z indywidualnej metodologii dotyczącej kalkulacji kosztów przedstawionej przez beneficjenta.

11. W przypadku zlecania usług w ramach projektu, należy zawrzeć odpowiednie zapisy we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. W innym przypadku wydatki poniesione na realizację zleconych usług przez wykonawcę mogą zostać uznane za niekwalifikowalne na etapie rozliczania projektu.

12. !! Należy dbać o to, by każdy wydatek ponoszony w ramach projektu był odpowiednio udokumentowany !!

13. Wydatek odpowiednio udokumentowany: • Musi być poniesiony w związku z realizacją projektu (zasadny, niezbędny z punktu widzenia projektu) • Musi być zapłacony • Musi być ujawniony w wersji papierowej (lista płac, nota księgowa, rachunek, faktura vat, umowa) • Musi zostać ujęty w odrębnej ewidencji księgowej • Dokument poświadczający musi być odpowiednio opisany (np. informacja o współfinansowaniu)

14. Zakres praw i obowiązków beneficjenta reguluje Umowa ramowa w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (podpisywana przez Kierownika OPS lub PCPR działającego z upoważnienia wójta lub zarządu powiatu) Kwalifikowalność wydatków regulująWytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał

15. Realizacja Projektu systemowego następuje zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie realizacji projektu Środki na finansowanie Projektu systemowego przyznawane są corocznie, dlatego wniosek składany jest co rok i wymaga aneksowania umowy

16. Beneficjent sporządza harmonogram płatności w porozumieniu z Instytucją Wdrażającą Dotacja rozwojowa na realizację Projektu systemowego jest wypłacana w formie zaliczki zgodnie z harmonogramem

17. Należy wyodrębnić osobny rachunek bankowy (najlepiej nieoprocentowany), na który przekazywane będą środki finansowe. Z tego rachunku należy także pokrywać wszelkie wydatki związane z projektem Rachunek służy tylko do obsługi projektu

18. Na potrzeby projektu należy prowadzić odrębną ewidencję księgową, która uwzględniać będzie tylko dokumenty finansowe związane z realizacją projektu Wydruk z tej ewidencji oraz wydruki operacji z rachunku bankowego należy załączać do wniosku o płatność

19. Wnioski o płatność należy składać zgodnie z harmonogramem płatności Wnioski należy sporządzać w specjalnym programie generator wniosków płatniczych

20. Instytucja Wdrażająca dokonuje weryfikacji formalno-rachunkowej i merytorycznej wniosku o płatność, w terminie 20 dni roboczych od daty jego otrzymania W przypadku błędów wniosek jest zwracany do poprawy

21. Po zaakceptowaniu wniosku o płatność, Instytucja Wdrażająca przekazuje kolejną transzę na realizację projektu Beneficjent zobowiązany jest do rozliczania 100% otrzymanej dotacji rozwojowej wraz z wnioskiem o płatność końcową

22. Wszystkie wydatki muszą być związane z realizacją projektu! W przypadku wydatkowania środków na działania niezwiązane z projektem, beneficjent obowiązany jest do ich zwrotu wraz z odsetkami

23. Należy na bieżąco kontrolować, czy projekt przebiega zgodnie z planem (monitoring) W razie problemów należy niezwłocznie kontaktować się z Instytucja Wdrażającą Należy gromadzić i przekazywać, w formie elektronicznej, wraz z wnioskiem o płatność, informację o wszystkich uczestnikach projektu

24. Należy archiwizować dokumenty związane z realizacją projektu. Dokumenty należy przechowywać przynajmniej do 31.12. 2020 r.

25. Jeśli projekt wart jest więcej niż 750 000 zł lub łączna wartość projektów realizowanych przez beneficjenta w ramach priorytetu przekracza 1 000 000 zł Należy przeprowadzić audyt projektu (założyć w budżecie)

26. W celu umożliwienia monitoringu, kontroli i ewaluacji konieczne jest przetwarzanie danych osobowych. Jedynie osoby, które uzyskały imienne upoważnienie mogą mieć dostęp do danych osobowych w związku z realizowanymi obowiązkami

27. Należy odpowiednio promować projekt Na wszelkich zakupionych z projektu materiałach, sprzętach oraz na wszystkich dokumentach powinna znajdować się informacja o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej oraz odpowiednie logotypy (udostępnia je Instytucja Wdrażająca)

28. Wszystkie informacje można odnaleźć w dokumencie Ministerstwa Rozwoju Regionalnego „Zasady przygotowania, realizacji i rozliczania projektów systemowych Ośrodków Pomocy Społecznej, Powiatowych Centrów Pomocy Rodzinie oraz Regionalnego Ośrodka Pomocy Społecznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013”

29. Dziękuję za uwagę KONTAKT pis@wup-krakow.pl 012 42 87 838 012 42 87 845 PUNKT INFORMACYJNY efs@wup-krakow.pl 012 42 40 737