Realizacja i rozliczenie projektu w ramach Działania 2.1

1. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw Realizacja i rozliczenie projektu w ramach Działania 2.1 Wzrost konkurencyjności małych i średnich przedsiębiorstw poprzez doradztwo.

2. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw Realizacja umowy: niezbędne dokumenty, terminy, zasady realizacji projektów Dokonywanie zmian w umowie o dofinansowanie: terminy, rodzaje dokumentów niezbędnych do wprowadzenia zmian Zasady rozliczania projektów (w tym wniosek o płatność i sprawozdanie z realizacji projektu) Promocja projektu Najczęściej popełniane błędy

3. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw Realizacja umowy Zgodnie z §. 2 ust. 3 pkt. 12 Umowy o dofinansowanie projektu Beneficjent zobowiązuje dostarczyć do RIF w terminie 15 dni od dnia podpisania umowy, potwierdzony notarialnie weksel In blanco, opłacony do wysokości kwoty dofinansowania. Do weksla należy również załączyć: 1. deklarację wekslową, 2. dokument rejestrowy (nie starszy niż 3 miesiące), 3. w zależności od osobowości prawnej: kserokopię umowy spółki cywilnej potwierdzoną przez Beneficjenta / kserokopię aktu notarialnego o rozdzielności majątkowej lub oświadczenie o nie pozostawaniu w związku małżeńskim lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na zaciągnięcie zobowiązania przez współmałżonka jeśli nie istnieje jego podpis na wekslu (spółka cywilna lub osoba fizyczna). Niedostarczenie zabezpieczenia w postaci weksla może skutkować rozwiązaniem umowy o dofinansowanie.

4. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw Realizacja umowy Zgodnie z §. 2 ust. 3 pkt. 10 umowy o dofinansowanie projektu przedsiębiorca jest zobowiązany przedłożyć w RIF umowę z akredytowanym wykonawcą w terminie 7 dni od daty jej zawarcia. Należy do niej załączyć: wydruk zaproszenia do składania ofert zamieszczony na stronie internetowej PARP, wszystkie oferty wymienione w protokole wyboru wykonawcy, 3.protokół z przeprowadzonego wyboru wykonawcy, zawierający : dane oferentów, ceny usług oraz terminy realizacji, wyboru wykonawcy należy dokonać na podstawie kryteriów zamieszczonych w ogłoszeniu.

5. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw Realizacja umowy Umowa z akredytowanym wykonawcą powinna być zgodna z umową o dofinansowanie oraz harmonogramem zadaniowo – finansowym projektu w zakresie: • okresu realizacji • liczby roboczogodzin • kosztów Wszystkie dokumenty powinny być potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez Beneficjenta czytelnym imieniem i nazwiskiem lub pieczątka imienną. Należy pamiętać, że realizacja projektu powinna się zacząć w terminie dwóch miesięcy od daty rozpoczęcia projektu wyznaczonej w § 3 ust. 1 umowy dofinansowania.

6. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw Realizacja umowy Zaplanowane działania muszą zostać zrealizowane w okresie realizacji projektu określonym w § 3 ust. 1 umowy o dofinansowanie. Realizacja powinna być zgodna z założeniami rzeczowymi. Wydatki niezbędne do realizacji projektu muszą być poniesione przez Beneficjenta w okresie realizacji projektu określonym w § 3 ust. 1 umowy o dofinansowanie. Płatności mogą być regulowane do momentu złożenia wniosku o płatność Płatności muszą być dokonane za pośrednictwem rachunku bankowego Beneficjenta (płatności gotówkowe są niekwalifikowane). Koszty rzeczywiście poniesione przez Beneficjenta, muszą być udokumentowane fakturami oraz dokumentami potwierdzającymi dokonanie płatności.

7. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw Realizacja umowy • Dofinansowanie może być wyłącznie refundacją poniesionych przez Beneficjenta wydatków kwalifikowanych ujętych w harmonogramie zadaniowo-finansowym. • Zmiany w umowie dotyczące: • Przesunięcia terminu realizacji projektu, • Pozostałych kwestii tj. zmiany numeru rachunku bankowego, zmiany nazwy Beneficjenta, zmniejszenia kwot lub przesunięcia między kategoriami wydatków kwalifikowanych przekraczających 10 % ich początkowej wartości itp.Wymagają sporządzenia aneksu do umowy dofinansowania.

8. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw Dokonywanie zmian w umowie o dofinansowanie W przypadku zaistnienia konieczności wprowadzenia zamian, w terminie 14 dni od zaistnienia przyczyn należy złożyć wniosek o zaakceptowanie zmian. W przypadku zaistnienia okoliczności mogących opóźnić realizację projektu lub jego etapu w terminie 30 dni przed upływem okresu realizacji projektu należy wystąpić z wnioskiem o wydłużenie okresu realizacji. Nieprzekraczalny termin zakończenia projektu to 30 czerwca 2008r. Do wniosku o aneks należy załączyć dokumenty potwierdzające konieczność wprowadzenie zmian np.: Wypis z KRS Zaświadczenie o zmianie numeru konta bankowego Harmonogram zadaniowo – finansowy Skwantyfikowane wskaźniki realizacji celów projektu – tabelę 15 z wniosku o dofinansowanie (w przypadku aneksowania okresu realizacji projektu).

9. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw Zasady rozliczania projektów Do prawidłowego rozliczenia projektu niezbędne jest dostarczenie: Kserokopii dokumentów będących rezultatem projektu (lub ich 8-10–stronicowe streszczenia w przypadku, gdy Beneficjent podlegał kontroli w trakcie realizacji Projektu) np.: Dokumentacja wdrożeniowa dotycząca systemu informatycznego, Kserokopie uzyskanych certyfikatów, Kserokopia Księgi Jakości lub Księgi Środowiskowej, Kopii faktur (dla działania 2.1 oryginały do wglądu), Dowodów zapłaty np. poleceń przelewu potwierdzonych przez bank lub wyciągów bankowych,

10. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw Zasady rozliczania projektów Protokołów odbioru wraz z rozliczeniem roboczogodzin przypadających na każdy etap Wniosku o płatność Sprawozdania z realizacji projektu Wniosek oraz sprawozdanie wraz z wymaganymi dokumentami należy złożyć do RIF najpóźniej do 25 dnia po zakończeniu terminu realizacji projektu podanego w § 3 ust. 1 umowy o dofinansowanie.

11. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw Wniosek Beneficjenta o płatność

12. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw

13. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw

14. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw

15. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw INFORMACJA FINANSOWA dotycząca wniosku (20_) ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem

16. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw (21_) ŹRÓDŁA Z KTÓRYCH ZOSTAŁY SFINANSOWANE WYDATKI

17. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw (22_) UZYSKANY PRZYCHÓD w okresie objętym wnioskiem (jeżeli zostało przewidziane w umowie/decyzji o dofinansowaniu) Uwaga! Tabeli nie wypełnia się w przypadku projektu realizowanego w ramach SPO WKP. Pole to pozostawiamy niewypełnione. RAPORTOWANIE *w przypadku SPO RiMSŻROW oraz SPO RiPR zamiast pkt 23 i 24 beneficjent wypełnia zestawienie rzeczowo-finansowe, stanowiące załącznik do wniosku o płatność.

18. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw (25_) Oświadczenie beneficjenta: Ja, niżej podpisany, niniejszym oświadczam, że informacje zawarte we wniosku są zgodne z prawdą, a wydatki wykazane we wniosku zostały zapłacone. Jestem świadomy odpowiedzialności karnej wynikającej z art. 271 kodeksu karnego, dotyczącej poświadczania nieprawdy co do okoliczności mającej znaczenie prawne. Oświadczam, że dokumentacja związana z projektem przechowywana jest: należy podać adres przechowywania dokumentacji

19. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw (26_) Załączniki: 1. Potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur lub dokumentów księgowych o podobnej wartości dowodowej, zgodne z poz. (20_) wniosku, wraz z dowodami zapłaty; 2. Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzające odbiór/wykonanie prac; 3. Oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie wyciągów bankowych lub przelewów bankowych, dokumentujących operacje na rachunku, którego wniosek dotyczy; 4. Inne dokumenty, o ile są wymagane zgodnie z umową/decyzją o dofinansowanie: należy wymienić załączone do wniosku o płatność dokumenty tj. kopie certyfikatów, księgi jakości, kopię raportów itp. (27_) Miejscowość: Data: Podpis (imię i nazwisko):

20. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw Sprawozdanie z realizacji projektu w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego „Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw” lata 2004 - 2006

21. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw I. INFORMACJE OGÓLNE

22. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw I. INFORMACJE OGÓLNE II. PRZEBIEG I POSTĘP REALIZACJI PROJEKTU W OKRESIE SPRAWOZDAWCZYM II.1 RZECZOWY POSTEP REALIZACJI PROJEKTU1. Opis zrealizowanych zadań/etapów w okresie sprawozdawczym

23. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw 2. Informacja na temat zadań planowanych a niezrealizowanych w okresie sprawozdawczym wraz z podaniem przyczyn 3. Opis zadań/etapów projektu planowanych do zrealizowania w kolejnym okresie sprawozdawczym* *Tylko dla okresowych i rocznych sprawozdań z realizacji projektu

24. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw 4. Opis przeprowadzonych kontroli realizacji projektu 5. Wskaźniki a) osiągnięte wskaźniki produktu

25. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw b) osiągnięte wskaźniki rezultatu* *Tylko dla sprawozdania końcowego c) osiągnięte wskaźniki oddziaływania* Nie ma obowiązku wypełniania *Tylko dla sprawozdania końcowego, o ile wskaźniki te zostały określone we wniosku o dofinansowanie

26. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw d) inne niemierzalne wskaźniki realizacji projektu* *Tylko dla sprawozdania końcowego z realizacji projektu Informacje dla pkt II.2.6 sprawozdania W kolumnie Wr oraz Wn należy wpisać te same kwoty - dla wiersza „wydatki kwalifikowane” – należy wpisać wartość wydatków kwalifikowanych zgodnią z pkt. 20 wniosku o płatność dla wiersza „wydatki niekwalifikowane” – należy udokumentować fakturami wszystkie wydatki niekwalifikowane uwzględnione w pkt. 22 wniosku o dofinansowanie - dla wiersza „wydatki w projekcie” – jest to suma wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych- wiersz przychód projektu nie dotyczy projektu realizowanego w ramach działania SPOWKP 2.1.

27. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw II.2 FINANSOWY POSTĘP REALIZACJI PROJEKTU 6. Struktura wydatków oraz przychodywydatki faktycznie poniesione w trakcie realizacji projektu.

28. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw 7. Prognoza finansowa projektu* nie dotyczy * Tylko dla okresowych i rocznych sprawozdań z realizacji projektu III ZGODNOŚĆ PROJEKTU Z POLITYKAMI WSPÓLNOTY 1. Zgodność projektu z zasadami udzielania zamówień publicznych □ dotyczy X nie dotyczy Jeżeli dotyczy, należy opisać działania

29. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw 2. Zgodność projektu z polityką ochrony środowiska □ dotyczy □ nie dotyczy Jeżeli dotyczy, należy opisać działania podjęte w toku realizacji projektu. * Tylko dla okresowych i rocznych sprawozdań z realizacji projektu 3. Zgodność projektu z polityką równych szans □ dotyczy □ nie dotyczy Jeżeli dotyczy, należy opisać działania

30. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw 4. Zgodność projektu z zasadami pomocy publicznej X dotyczy □ nie dotyczy Czy projekt jest realizowany zgodnie z zasadami pomocy publicznej? X tak □ nie Jeżeli nie, należy podać przyczyny niezgodności 5. Czy w ramach projektu podejmowane są działania mające na celu poprawę poziomu bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) w przedsiębiorstwie* □ tak, projekt jest bezpośrednio nakierowany na poprawę BHP □ tak, poprawa BHP jest dodatkowym elementem projektu □ nie Jeżeli tak, należy proszę krótko opisać, na czym polegają podejmowane działania.

31. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw IV. PROMOCJA PROJEKTU Opis działań podjętych przez beneficjenta w celu informowania o udziale w Programie V. ZAGROŻENIA REALIZACJI PROJEKTU Opis zidentyfikowanych lub przewidywanych zagrożeń realizacji projektu* * dotyczy tylko okresowych i rocznych sprawozdań z realizacji projektu

32. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw VI. OŚWIADCZENIE BENEFICJENTA Oświadczam, iż informacje zawarte w niniejszym sprawozdaniu są zgodne z prawdą. Data: Pieczęć i podpis: VII. ZAŁĄCZNIKI Jako załączniki do niniejszego wniosku należy załączyć kopie raportów z kontroli lub wizyty monitorującej, jeżeli zostały przeprowadzone w ramach realizacji Projektu. VIII. INFORMACJE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO* *wypełnia instytucja otrzymująca sprawozdanie

33. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw Promocja projektu Zgodnie z art. 12 umowy o dofinansowanie promocja projektu może przebiegać W jeden z następujących sposobów: a) poprzez tablice reklamowe lub pamiątkowe, na których należy wskazać wkład ze środków finansowych pochodzących z Unii Europejskiej w realizowanym Projekcie (bezwzględnie wymagana dla inwestycji o wartości powyżej 3 mln euro), b) poprzez umieszczenie plakatów w siedzibie lub innych pomieszczeniach należących do beneficjenta. Beneficjent musi utrzymać plakat/tablicę informacyjną 5 lat od daty zakończenia realizacji projektu.

34. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw Promocja projektu Ponadto, w przypadku materiałów promocyjnych, szkoleniowych lub edukacyjnych, a także strony internetowej, należy umieścić logo programu SPOWKP oraz symbol Unii Europejskiej (dostępne na stronie www.konkurencyjnosc.gov.pl i www.parp.gov.pl), a także napis informujący o współfinansowaniu projektu z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Podsumowując, umowa o dofinansowanie zobowiązuje beneficjenta do informowania opinii publicznej o tym, że realizacja projektu została sfinansowana z udziałem środków finansowych pochodzących z Unii Europejskiej.

35. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw Najczęściej popełniane błędy: Niedotrzymywanie terminów przy składaniu dokumentów wymaganych na podstawie umowy o dofinansowanie, Brak poleceń przelewów lub wyciągów bankowych potwierdzających dokonanie płatności, Polecenia przelewów nie są podstemplowane przez bank (nie dotyczy dokumentów elektronicznych nie wymagających podpisu), Zakup niezgodnie z harmonogramem lub zapłata po terminie przewidzianym umową o dofinansowanie, Brak wersji elektronicznej wniosku i sprawozdania, Kserokopie dokumentów nie są potwierdzone za zgodność z oryginałem, Brak oryginałów faktur przedstawionych do wglądu,

36. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw